江蘇省中醫(yī)院移動辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與應用

顧明辰，陳　功，李建兵，沈?qū)m建，范曉薇，余春蘭

江蘇省中醫(yī)院移動辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與應用

顧明辰，陳功，李建兵，沈?qū)m建，范曉薇，余春蘭

目的：加強醫(yī)院內(nèi)部信息整合，推動醫(yī)院內(nèi)部各個職能科室在管理上的協(xié)同配合，推動醫(yī)院管理的規(guī)范化、流程化、數(shù)字化，有效地提升醫(yī)院行政管理效能，更好地為醫(yī)院的經(jīng)營和管理服務。方法：根據(jù)醫(yī)院內(nèi)各部門的需求，基于瀏覽器/服務器（Browser/Server，B/S）架構(gòu)設(shè)計移動辦公自動化（office automation，OA）系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務整合和信息共享。結(jié)果：該系統(tǒng)已在江蘇省中醫(yī)院上線使用，各種功能被不斷優(yōu)化和完善。結(jié)論：該系統(tǒng)提高了員工的工作效率,實現(xiàn)了醫(yī)療及管理等各類信息高效率交互。

信息共享；數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)；數(shù)據(jù)交互；醫(yī)院管理；醫(yī)院辦公自動化

0　引言

辦公自動化（office automation，OA）系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能相結(jié)合的一種新型辦公方式。它將醫(yī)院的內(nèi)部資源整合在一個統(tǒng)一的平臺上進行管理，并將更先進的管理理念、更科學的管理方式、更廣泛的知識共享方式都融入到日常的管理工作中。它實現(xiàn)了醫(yī)院內(nèi)部資源的“協(xié)同”和系統(tǒng)各功能模塊之間的“協(xié)同”，以高度共享、有序、集成和個性化的信息，高效和規(guī)范的電子化業(yè)務流程，強大的分析統(tǒng)計以及靈活的自定義功能，使醫(yī)院變成一個電子化的協(xié)同工作組織，為醫(yī)院的行政、醫(yī)療、護理、教學、科研、后勤等工作提供充分和準確的信息[1]。而移動OA系統(tǒng)在原有的強大功能基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了移動終端對系統(tǒng)的訪問，解決了時間和空間問題，大大地方便了使用，為醫(yī)院各個部門帶來了全新、高效的工作模式[2]。

1　醫(yī)院管理現(xiàn)狀

1.1人數(shù)眾多

隨著業(yè)務的快速發(fā)展，醫(yī)院的員工不斷增多，人員結(jié)構(gòu)復雜且員工身份多樣化，各類信息維護困難。這一點在大醫(yī)院中尤為明顯。

1.2流程審批流轉(zhuǎn)不便

醫(yī)院內(nèi)有會議申請、財務報銷、請假審批、車輛申請等諸多業(yè)務流程。所有流程的申請、審批都只能手工傳遞，即使一個簡單的流程，從申請到批復往往也需要很長時間，費時費力且效率低下。

1.3報表統(tǒng)計困難

醫(yī)院的報表種類眾多，除院內(nèi)報表外，還需向衛(wèi)生廳等上級部門提供各類報表，統(tǒng)計收集工作量巨大且數(shù)據(jù)準確性較差，更缺少強大的分析工具。

1.4信息維護和共享困難

員工檔案、會議信息、財務報銷等資料的管理依然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工處理上，信息的廣度和深度不夠、準確度低，維護困難，無法充分共享和交換，安全性也難以保證，易形成“信息孤島”和“信息煙囪”[3]。

綜上所述，由于管理的特殊性，醫(yī)院迫切需要建設(shè)具有人性化的操作界面、靈活的流程管理、多角度的權(quán)限分配以及豐富的信息傳遞功能的移動OA系統(tǒng)，為醫(yī)院的管理工作提供有效支撐。

2　系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

2.1平臺和環(huán)境

移動OA系統(tǒng)基于開放架構(gòu)及標準的3層瀏覽器/服務器（Browser/Server，B/S）結(jié)構(gòu)，瀏覽器操作，客戶端零安裝。系統(tǒng)采用SQL Server大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和主流編程語言Java進行設(shè)計，支持運行于當前業(yè)界絕大多數(shù)Windows操作系統(tǒng)平臺，如Windows 2008、Windows XP、Windows 7等。

整個移動OA系統(tǒng)的運行中心設(shè)在機房，主要設(shè)備有應用服務器、數(shù)據(jù)庫服務器、網(wǎng)絡交換機、短信服務器和防火墻。醫(yī)院內(nèi)的各部門用戶可使用支持包括普通臺式機、便攜式計算機、手機、掌上電腦等在內(nèi)的各類終端設(shè)備來進行對OA系統(tǒng)的訪問。

2.2系統(tǒng)架構(gòu)與功能模塊

移動OA系統(tǒng)的總體架構(gòu)分為3個層面：（1）作為整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源的資源層；（2）集成、整合資源層數(shù)據(jù)應用的集成層；（3）提供所有服務的應用層。該架構(gòu)可為系統(tǒng)的建設(shè)提供應用支持框架和底層通用服務，并利用應用層提供的服務實現(xiàn)業(yè)務服務。

在功能模塊上，系統(tǒng)需包含信息發(fā)布、流程管理、公文管理、個人事務管理、會議管理、郵件管理等。其中，信息發(fā)布分為醫(yī)院新聞、通知公告、會議日程表、值班表、一周安排、門急診日報表等板塊，所有的發(fā)布功能需同時具備標題、作者、正文、附件及圖片等要素。而作為移動OA系統(tǒng)核心功能的流程管理，在安全性和穩(wěn)定性的基礎(chǔ)上，需具有強大的可擴展性及自定義功能，在不編寫任何代碼的前提下即能實現(xiàn)審批流轉(zhuǎn)、表單設(shè)計、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)定義等。流程流轉(zhuǎn)在自定義上需做到所見即所得，可根據(jù)要求通過圖形化界面設(shè)置出不同的流程，包括并發(fā)、分支、匯總和循環(huán)等流程，并提供文字審批、手寫簽名、電子簽名、電子簽章等多種批示方式以及流程提醒、郵件提醒、短信提醒等多種提醒方式。此外，申請人或?qū)徟四軌蛟诹鞒讨型瓿缮蟼鲯呙韪郊⒋蛴‰娮颖韱?、導入導出申請記錄等操作?/p>

2.3移動化辦公

由于醫(yī)院對事務處理具有較高的緊迫性要求，為了提高系統(tǒng)的使用率和便利度，移動OA系統(tǒng)用戶可在Android和iOS系統(tǒng)的移動端（如手機、iPad等）訪問OA系統(tǒng)，達到隨時隨地辦公。移動化辦公融合了3G移動技術(shù)、智能移動終端、虛擬專用網(wǎng)絡（virtual private network，VPN）、數(shù)據(jù)庫同步、身份認證及Web Service等多種移動通信、信息處理和計算機網(wǎng)絡技術(shù)，依靠通用分組無線服務技術(shù)（general packet radio service，GPRS）、增強型數(shù)據(jù)速率GSM演進技術(shù)（enhanced data rate for GSM evolution，EDGE）、碼分多址（code division multiple access，CDMA）作為數(shù)據(jù)傳輸方式，通過安全鏈接將OA系統(tǒng)中的公文、流程、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等應用擴展到手機等移動終端，可獨立部署，也可以使用運營商平臺部署，具有安全性高、速度快、功能強大、界面美觀的特點，為用戶帶來更方便、更靈活的移動辦公體驗[4]。

2.4系統(tǒng)接口設(shè)計

系統(tǒng)預留與醫(yī)院數(shù)據(jù)中心的集成接口，實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導入和與醫(yī)院信息中心部分系統(tǒng)（如短信平臺、財務系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等）的對接，并為今后的二次開發(fā)做好準備。

2.5安全策略

安全保密的重要性已日益突顯，由于紙質(zhì)密件管理的隨意性較大，易發(fā)生漏定、錯定、丟失、損壞、私自留存、泄密等失控事項，存在較大的安全隱患[5]。

2.5.1身份認證

安全策略中的身份認證是指對信息收發(fā)方進行真實身份鑒別的技術(shù)，主要用于阻止非授權(quán)用戶對系統(tǒng)的入侵[5]。為了保障安全性要求較高的賬號（如院領(lǐng)導、科室負責人）在公網(wǎng)上的安全登錄，該類用戶在特殊網(wǎng)段策略配置的IP地址范圍內(nèi)（如院外）除了輸入賬號密碼外還需輸入短信動態(tài)密碼才可登錄。系統(tǒng)具有驗證碼驗證機制并設(shè)置登錄錯誤次數(shù)限制，嘗試登錄次數(shù)超過規(guī)定次數(shù)時將自動在一段時間內(nèi)中止登錄系統(tǒng)，以防止窮舉攻擊。此外，終端在設(shè)定時長內(nèi)沒有和服務器通信時，即用戶在規(guī)定時間內(nèi)沒有操作時，系統(tǒng)將自動退出登錄。

2.5.2數(shù)據(jù)交換

數(shù)據(jù)交換過程中支持128 bit高強度高級加密標準（advanced encryption standard，AES）加密存儲，確保了數(shù)據(jù)的保密性和完整性，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。為了避免信息的明文傳輸，系統(tǒng)在客戶端與服務端之間搭建基于安全套接層（secure sockets layer，SSL）的傳輸通道，保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃矫苄浴?/p>

2.5.3文件備份

應用服務器的數(shù)據(jù)文件定期備份至本地服務器或遠程文件傳輸協(xié)議（file transfer protocol，F(xiàn)TP）服務器，當數(shù)據(jù)發(fā)生崩潰或其他不可預期突發(fā)事件令數(shù)據(jù)丟失，可利用數(shù)據(jù)備份文件進行恢復。文件編輯時具有緩存和定時保存功能，避免因為斷網(wǎng)等故障的出現(xiàn)造成錄入數(shù)據(jù)的丟失。

2.5.4日志管理

系統(tǒng)需提供日志管理功能，包括日志監(jiān)控、日志審計和日志統(tǒng)計。系統(tǒng)中發(fā)生的所有對數(shù)據(jù)產(chǎn)生變更的操作和系統(tǒng)本身的運行檢測情況都要求記錄在日志平臺中，便于統(tǒng)計分析。

3　系統(tǒng)的實現(xiàn)

任何信息化系統(tǒng)的實現(xiàn)都不可能一步到位。移動OA系統(tǒng)的實現(xiàn)是一個長期的、不斷完善的過程，戰(zhàn)略上可分3個階段：第一階段是實現(xiàn)信息的交互，第二階段是實現(xiàn)流程的審批流轉(zhuǎn)，第三階段是實現(xiàn)數(shù)據(jù)報表統(tǒng)計分析及決策支持[6]。

在移動OA系統(tǒng)的實施過程中，實施部門需廣泛聽取其他管理部門的建議和意見，協(xié)調(diào)好部門之間的管理關(guān)系，理順各個流程。由于使用者往往是相關(guān)的業(yè)務工作人員，為了更好地使用該系統(tǒng)，系統(tǒng)正式上線之后必須對他們進行專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓。培訓從某種程度上決定了系統(tǒng)的使用程度，是成功實施的重要因素[7]。同時，預期與實際總是有一定差距，而這些差距只有在實際應用中才能夠顯現(xiàn)出來[8]。醫(yī)院應利用專業(yè)部門做好跟進工作，找出薄弱環(huán)節(jié)，并在此基礎(chǔ)上改進和優(yōu)化。只有在群策群力的基礎(chǔ)上和各部門的配合支持下，移動OA系統(tǒng)才有用武之地。

4　應用效果

4.1提高工作效率

移動OA系統(tǒng)可隨時隨地通過手機或個人計算機（personal computer，PC）登錄，并針對角色設(shè)計了方便而快捷的信息傳遞機制，能讓用戶以最快速度知道自己要干什么，需要什么樣的資料以及從哪里獲取。同時，該系統(tǒng)在流程處理上完成了從人工處理到工作流的自動化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了事務處理“零響應”，以及流程各個節(jié)點間的“零時間傳遞”[9]，不僅使員工從繁重的日常事務中解脫出來，而且節(jié)省了醫(yī)院成本，大大地提高了工作效率。

以財務報銷流程為例：醫(yī)院在運營中有大量的費用報銷環(huán)節(jié)，在系統(tǒng)中，申請人可選擇經(jīng)費類型（科室基金、科研經(jīng)費、學術(shù)活動經(jīng)費、預算等）并填寫不同的定制表單（差旅費表單、勞務費表單、借款表單等），在表單自動計算總金額后，根據(jù)選擇的經(jīng)費類型的不同，流轉(zhuǎn)到不同的審批人。過去需要一周甚至更久方可完成的財務報銷審批，現(xiàn)在只需要點擊鼠標便可在幾分鐘之內(nèi)完成。同時，表單具備流水號和條形碼的生成功能和識別比對能力，可防止偽造和便于統(tǒng)計。

4.2規(guī)范工作方法

從信息發(fā)布到流程審批，移動OA系統(tǒng)里每項功能都有規(guī)范的工作流程，這種基于工作流約束的機制，帶來了科學化、制度化、無紙化的管理理念。工作流的約束機制并不是一成不變的，可根據(jù)醫(yī)院具體需要進行靈活的配置和調(diào)整。通過對醫(yī)院內(nèi)部工作流程的梳理和規(guī)則的固化，讓每位參與流程流轉(zhuǎn)的用戶無須記住各種復雜的流轉(zhuǎn)規(guī)則即可使流程按規(guī)定的規(guī)則運轉(zhuǎn)，在規(guī)范了工作方法的同時減少了不必要的錯誤，有效地提高了醫(yī)院管理水平。

以會議申請為例：醫(yī)院員工可以通過定制化的界面查看各時間段所有會議室的使用情況、空閑情況和沖突情況（如圖1所示），并可直接在此界面上點擊相應的時間和地點直接發(fā)起會議預約申請并選擇參會人員。會議申請流程會自動流轉(zhuǎn)給領(lǐng)導審批，一經(jīng)通過，即可在指定時間通過郵件、短信等方式通知相關(guān)人員。移動OA系統(tǒng)使會議室的申請和審批更加規(guī)范化，并且可在最大程度上避免會議室使用沖突的情況發(fā)生。

圖1　會議申請界面

4.3增加院內(nèi)互通

由于醫(yī)院的每位職工都有自己的賬號，員工可以在計算機或者手機端登錄移動OA系統(tǒng)進行相互間的留言、郵件和短信，從而使得該系統(tǒng)成為了一個大型的社交網(wǎng)絡，醫(yī)院內(nèi)的互通因此變得非常簡單有效，大大地提升了凝聚力。

4.4知識信息共享

移動OA系統(tǒng)也帶來了醫(yī)院知識管理理念的變革。利用強大的信息發(fā)布和文件檢索功能，系統(tǒng)為醫(yī)院職工提供了一個良好的信息發(fā)布平臺和互動交流場所，使醫(yī)院內(nèi)部的信息交流渠道更加快捷、通暢，部門內(nèi)部和部門之間的信息共享變得非常便利。醫(yī)院各類信息都可通過此平臺進行發(fā)布，員工在登錄系統(tǒng)后即可看到最新的通知公告和文檔發(fā)布，可進行快速的信息閱讀[10]，也可以方便地通過數(shù)據(jù)庫檢索來獲取自己所需的資料。

4.5提供決策支持

移動OA系統(tǒng)整合孤立數(shù)據(jù)，實現(xiàn)全面協(xié)同，實現(xiàn)院內(nèi)數(shù)據(jù)全流程、全方位覆蓋以及平滑的連接、共享和交換。系統(tǒng)提供院級的多維信息查詢、分析處理、數(shù)據(jù)挖掘、流程監(jiān)控和決策支持，通過便捷的報表統(tǒng)計和圖表展示，將用戶希望得到的內(nèi)容統(tǒng)一地展現(xiàn)在眼前。

5　結(jié)語

隨著移動OA系統(tǒng)的推廣以及使用量的不斷增加，

（????）（????）我院的整體協(xié)調(diào)和管理能力得到了很大提高，在提升了經(jīng)濟效益的同時也提高了綜合服務水平。我們將收集用戶反饋的信息，對系統(tǒng)進行功能上的改良，例如：將病例退檔申請、臨時用藥申請等醫(yī)療流程加入系統(tǒng)中，提高臨床業(yè)務效率；將移動OA系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等對接，構(gòu)建統(tǒng)一信息平臺；進一步增強和優(yōu)化移動端的功能，讓用戶使用起來更加便利。

[1]楊霜英，袁波，張曙光.大型醫(yī)院協(xié)同辦公管理平臺的設(shè)計和開發(fā)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2010，31（9）：79-80，83.

[2]李愛勤，陳敏蓮，陳志明.醫(yī)院協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)的集成[J].實用預防醫(yī)學，2011，18（2）：376-377.

[3]劉博，夏新，陳彥東.基于信息集成平臺的業(yè)務整合與數(shù)據(jù)共享方案[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，34（7）：46-48.

[4]郭靜.高校OA協(xié)同辦公自動化實施實踐探討[J].電子技術(shù)與軟件工程，2013（22）：258.

[5]劉艷.基于協(xié)同辦公平臺下的高效安全辦公[J].管理工程師，2014，19（3）：16-19.

[6]王闿祎.辦公自動化OA系統(tǒng)開發(fā)問題分析[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（7）：85.

[7]趙權(quán).淺析0A協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用與實施[J].華東科技：學術(shù)版，2014（4）：484.

[8]鄧晉琦.中國疾控中心協(xié)同辦公平臺架構(gòu)應用心得[J].中國公共衛(wèi)生管理，2012，28（6）：721-722.

[9]肖伽南.吉林省人民醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)的研究[J].科技創(chuàng)新導報，2013（21）：191，193.

[10]陳愛芬，邱艷，陳君.協(xié)同辦公OA在醫(yī)院信息化管理中的應用[J].中醫(yī)藥管理雜志，2012，20（8）：794-795.

（收稿：2014-10-28修回：2015-01-30）

Design and application of mobile office automation system in Jiangsu Hospital of Traditional Chinese Medicine

GU Ming-chen,CHEN Gong,LI Jian-bing,SHEN Gong-jian,FAN Xiao-wei,YU Chun-lan
（Department of Information Engineering,Jiangsu Hospital of Traditional Chinese Medicine,Nanjing 210029,China）

Objective To strengthen the intra-hospital information integration and coordination between the departments of the hospital so as to promote the standardization,streamlining and digitalization of the hospital management.Methods A mobile office automation(OA)system was developed to realize business integration and information sharing,with the considerations on the requirements of all the departments and by using B/S architecture.Results The system was on trial in Jiangsu Hospital of Traditional Chinese Medicine,with the functions being optimized continuously.Conclusion The system enhances the staff efficiency and implements effective information inter-operation for medical service,administration and etc.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（10）：56-58，86]

information sharing;data association;data exchange;hospital management;hospital office automation

[中國圖書資料分類號]R318；TP393A

1003-8868（2015）10-0056-04

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.10.056

2014年度江蘇省衛(wèi)生廳信息化科研課題（X201403）

顧明辰（1989—），男，助理工程師，主要從事醫(yī)院信息化建設(shè)方面的研究工作，E-mail：blcblcblcblc@126.com。

210029南京，江蘇省中醫(yī)院信息工程部（顧明辰，陳功，李建兵，沈?qū)m建，范曉薇，余春蘭）

陳功，E-mail：cracracra@126.com