新時期高校歸檔工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對措施

潘　琦

(棗莊學(xué)院，山東　棗莊277160)

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新時期高校歸檔工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對措施

潘琦

(棗莊學(xué)院，山東棗莊277160)

摘要：高校歸檔工作要能夠從根本上認(rèn)識到現(xiàn)階段歸檔工作中存在的不足，并結(jié)合科學(xué)技術(shù)進(jìn)步、歸檔工作人員綜合素質(zhì)的提升以及其他方法來共同階段性的歸檔工作，從根本上提升高校檔案資料的實際利用價值，從而指導(dǎo)管理以及領(lǐng)導(dǎo)階層做出正確的決策，促進(jìn)我國高等教育教學(xué)事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校歸檔工作；現(xiàn)狀；措施

一、高校歸檔工作現(xiàn)狀以及歸檔指導(dǎo)方法

1、現(xiàn)階段高校檔案工作狀況

首先，產(chǎn)生的檔案數(shù)量相對較少。 現(xiàn)代高校在開展教育教學(xué)、管理、科研以及社會實踐活動過程中很難意識到檔案的重要性，從而造成產(chǎn)生的檔案數(shù)量較少。目前高校設(shè)置的機(jī)構(gòu)較多、職能分工較為明確，教輔以及機(jī)關(guān)單位在整個機(jī)構(gòu)設(shè)置中占有較為顯著的優(yōu)勢，但是，各個教輔以及機(jī)關(guān)單位在各項實踐活動中產(chǎn)生的檔案數(shù)量達(dá)不到實際標(biāo)準(zhǔn)的要求，從而導(dǎo)致檔案數(shù)量相對較少。

其次，檔案管理工作人員較多。從事高校檔案工作的教職工包括兼職檔案員和專職檔案員，根據(jù)現(xiàn)階段高校檔案工作人員結(jié)構(gòu)和數(shù)量來分析，一般學(xué)校的各個二級單位都會設(shè)置1到2名檔案工作人員，整個高校檔案工作人員數(shù)量大約在50名左右，這種檔案工作人員的閑置會造成較大的人才浪費(fèi)，在一定程度上還會影響檔案管理以及歸檔工作的順利進(jìn)行。再次，進(jìn)行歸檔的檔案資料質(zhì)量較低。通過對幾個高校歸檔檔案現(xiàn)狀的分析，發(fā)現(xiàn)在歸檔檔案資料中存在內(nèi)容殘缺、不系統(tǒng)、不完整的現(xiàn)象；檔案所用的材料達(dá)不到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求；用紙和用筆工作不規(guī)范[1]。出現(xiàn)歸檔檔案質(zhì)量較低的主要原因可以分為兩種，首先是由于歸檔單位沒有形成系統(tǒng)的工作方案和工作制度，單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏科學(xué)的檔案意識，很難從根本上認(rèn)識到檔案資料的重要性；在實際歸檔工作中檔案工作人員存在馬虎、懈怠的現(xiàn)象，從而造成各種程度的失誤，進(jìn)一步降低歸檔檔案的質(zhì)量和實際應(yīng)用價值。

2、高校歸檔指導(dǎo)方法

進(jìn)行檔案館指導(dǎo)咨詢。所謂的檔案館指導(dǎo)咨詢也就是引導(dǎo)二級檔案工作人員到學(xué)校檔案館主動進(jìn)行咨詢，或者把需要?dú)w檔的材料送到檔案館，在專職工作人員的指導(dǎo)下現(xiàn)場對相關(guān)材料進(jìn)行立卷以及歸檔處理，從而保證檔案指導(dǎo)工作人員能夠從根本上發(fā)現(xiàn)高校歸檔教職工在實際工作中存在的問題，從而進(jìn)一步對其進(jìn)行指導(dǎo)。這種方法的不足之處就是高校各個二級單位相對較多，要想順利完成歸檔工作需要一定的時間，檔案館的工作人員很難抽出較多的精力和時間來對歸檔人員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；檔案館工作人員在對兼職檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)時，都是針對性地對他們的薄弱環(huán)節(jié)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這必然會導(dǎo)致各個二級兼職歸檔工作人員對于整個檔案的歸檔以及立卷工作規(guī)律難以掌握，從根本上影響到歸檔工作的實際水平。

二、提升高校歸檔工作水平的主要措施

1、對歸檔工作觀念以及指導(dǎo)思想進(jìn)行創(chuàng)新

檔案收集和整理工作是完成新時期環(huán)境下高校檔案管理工作的基礎(chǔ)性工程，任何脫離檔案收集以及整理的檔案管理工作都是“空中樓閣”。而歸檔工作作為檔案收集以及整理工作的核心以及重要內(nèi)容，歸檔工作的指導(dǎo)對于檔案收集工作質(zhì)量將會產(chǎn)生直接的影響[2]。因此，要結(jié)合時代發(fā)展特征，從根本上改變陳舊的檔案指導(dǎo)思想，融入可持續(xù)發(fā)展理念，保證“以人為本”指導(dǎo)思想的核心地位，統(tǒng)籌兼顧檔案歸檔以及其他各項工作共同實施。從根本上實現(xiàn)協(xié)調(diào)與可持續(xù)發(fā)展。在檔案工作指導(dǎo)過程中要重視二級單位歸檔工作人員中心地位，兼顧到檔案源頭以及二級檔案單位的基礎(chǔ)工作方向。

2、傳遞“大檔案”的工作理念

現(xiàn)代高校要想順利完成歸檔工作，就要充分利用不同的形式和途徑對國家關(guān)于檔案管理工作所制定的規(guī)章制度進(jìn)行宣傳、學(xué)習(xí)以及貫徹，從而引導(dǎo)師生樹立起較為全面的檔案意識，讓他們從思想深處認(rèn)識到檔案管理工作是每個學(xué)生和教師都需要積極參與的工程。各個二級單位開展的實行的檔案歸檔工作要盡可能地朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展，保證歸檔工程各項資料以及設(shè)備的完整性。在進(jìn)行歸檔工作時，可以吸收和借鑒較為先進(jìn)的歸檔經(jīng)驗，強(qiáng)化制度建設(shè)工作，例如浙江大學(xué)在進(jìn)行檔案收集以及歸檔工作過程中，就制定了“協(xié)調(diào)統(tǒng)一、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、各司其職、收集完整、管理集中以及有效利用”等具體的工作原則。充分發(fā)揮校長辦公室、檔案部門等職能部門和單位的重要監(jiān)督以及協(xié)調(diào)作用，對于各個二級單位所進(jìn)行的檔案收集、歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，從而保證整個歸檔工作的順利進(jìn)行。

3、明確檔案管理工作人員職責(zé)，提升工作人員的綜合素質(zhì)

高校檔案歸檔工作作為一項細(xì)致而又嚴(yán)肅的工程，必須要明確各個二級檔案管理單位的具體工作職責(zé)，保證檔案收集、檔案整理以及檔案移交活動能夠順利進(jìn)行。還要從根本上明確相關(guān)則責(zé)任人以及責(zé)任部門，對于移交檔案資料的實際期限進(jìn)行明確[3]。不斷提升歸檔工作人員的責(zé)任心以及工作積極性，培養(yǎng)他們的業(yè)務(wù)能力以及對各種計算機(jī)軟件的運(yùn)用以及數(shù)據(jù)處理能力。對于各種新型載體的檔案資料，在進(jìn)行歸檔以及收集過程中，要使用專業(yè)的壓縮軟件以及程序，做好備份以及保密工作。進(jìn)行檔案管理的工作部門要在限定的期限內(nèi)完成檔案收集以及整理工作，并向檔案館進(jìn)行歸檔，避免由于時間因素而造成相關(guān)信息的遺失以及泄密。通過開展系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，能夠讓兼職檔案工作人員掌握相應(yīng)的工作技能，學(xué)習(xí)到更多的工作方法，從而更好地分擔(dān)專職檔案管理工作人員的工作壓力，提升各個單位檔案歸檔工作的質(zhì)量以及水平。在對檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)時，要盡可能實現(xiàn)二者理論與實踐的互相統(tǒng)一。歸檔工作過程中要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范性的要求。讓專業(yè)的檔案工作人員進(jìn)行現(xiàn)場操作，在這種實踐過程中引導(dǎo)兼職檔案工作人員理解相關(guān)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，順利完成檔案歸檔工作，保證他們在今后的工作過程中更加獨(dú)立的完成相應(yīng)的工作。在對兼職工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，要從根本上改變傳統(tǒng)的培訓(xùn)方式，盡可能采取一對一、或者多對多的系統(tǒng)培訓(xùn)和互動交流培訓(xùn)的方式，讓參與培訓(xùn)的工作人員能夠及時反饋培訓(xùn)過程中所遇到的各種問題，發(fā)表自己的建議以及見解，在對各種問題的分析以及解決過程中提升自己的主動性以及積極性。目前多開展的歸檔工作培訓(xùn)過程中，要盡可能地引導(dǎo)工作人員做好所用硬件的防范工作，對于非檔案管理工作單位和部門也要提出具體的歸檔工作規(guī)定和要求，避免出現(xiàn)檔案資料收集片面的現(xiàn)象。在以后的歸檔工作中，要連同各個部門領(lǐng)導(dǎo)建立并完善檔案保管、保密以及歸檔工作方法，提升高校檔案歸檔工作水平。

4、強(qiáng)化檔案的安全管理性能

對于高校開展的各項教學(xué)、科研以及社會實踐等活動，大都需要經(jīng)歷很少的時間。所以，檔案管理部門要將各個階段所形成的原始資料進(jìn)行收集和整理，保證檔案資料的真實性[4]。對于領(lǐng)導(dǎo)審閱或者批注過的文字資料，更是需要按照有關(guān)程序和規(guī)定，進(jìn)行修訂和整理，在妥善保管的基礎(chǔ)之上，及時對相關(guān)材料進(jìn)行歸檔。將各項活動中產(chǎn)生的檔案資料匯編成冊，裝入系統(tǒng)的檔案裝具中，保證日后參考以及借閱工作的順利進(jìn)行。

在完成各項資料以及檔案歸檔工作之后，還要對各項檔案進(jìn)行安全管理。專職工作人員要能夠了解并掌握相關(guān)的工作知識，遵守各項工作紀(jì)律，保證檔案資料的安全性，維護(hù)期準(zhǔn)確、完整以及系統(tǒng)性。在現(xiàn)階段高校檔案資料來源較為廣泛的背景下，首先做好收集整理等工作，還要保證相關(guān)資料在后期的保管過程中，達(dá)到防蟲、防盜、防濕度以強(qiáng)光等系統(tǒng)的要求，保證檔案資料的壽命得以延長。對于各種電子檔案要強(qiáng)化其安全性要求，安裝防火墻以及殺毒軟件，強(qiáng)化數(shù)據(jù)文件的保密性，避免由于人為因素而出現(xiàn)失竊或者篡改現(xiàn)象。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張寒,劉鵬等·高校人事檔案歸檔工作應(yīng)注意的兩個新問題[J].蘭臺世界,2009(5).

[4]李龍鳳·高?？蒲袡n案歸檔工作新問題探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(19) .

(責(zé)任編輯：鄭朝彬)

理工科教學(xué)與應(yīng)用

University Archive Work Status and Its Response in the New Period

Pan Qi

(Zaozhuang University, Zaozhuang 277160, Shandong, China)

Abstract：The university archive work is to be able to understand fundamentally to current problems in archive work, combined with the progress of science and technology, promote the comprehensive quality of archive staff and other methods to common stage of archive work, the actual promotion university archives fundamentally use value thus, to guide the management and leadership to make the right decisions, promote the realization of sustainable development of higher education enterprise in our country.

Key words:university archive work; present situation; measures

中圖分類號：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1673-9507(2015)01-0109-02

作者簡介：潘琦(1987.07~)，女，山東棗莊人，棗莊學(xué)院教師，碩士。研究方向：檔案管理。

收稿日期：2014-11-28