提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

曾華

摘 ?要：人事檔案管理水平的落后已經(jīng)嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的發(fā)展，隨著管理理念的更新，事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理越來(lái)越重視。本文大致分析了事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出針對(duì)性建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理水平

一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案材料的質(zhì)量不高。管理人事檔案的目的就是全面掌握單位人員的信息，是發(fā)現(xiàn)人才的重要途徑。但是，從實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位中人事檔案的材料比較單一，對(duì)于個(gè)人經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)以及能力的描述幾乎沒(méi)什么差別，無(wú)法準(zhǔn)確反映出個(gè)人能力，很多描述不清晰，管理人員無(wú)法通過(guò)這些材料對(duì)員工的實(shí)際情況做出準(zhǔn)確判斷，使檔案管理失去意義。還有一部分人員為了提高自己的“身價(jià)”，刻意對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行偽造，事業(yè)單位在接受個(gè)人檔案的時(shí)候沒(méi)有仔細(xì)甄別這些信息的真假，檔案中存在一定水分。

（二） “人檔分離”的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。當(dāng)前社會(huì)上人才流動(dòng)的速度很快，一份工作干一輩子的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去，人才流動(dòng)過(guò)程中對(duì)于人事檔案的處理不妥當(dāng)，導(dǎo)致出現(xiàn)以下兩種情形：當(dāng)事者已經(jīng)離職，但是單位還保留有此人檔案;或同為一個(gè)單位的職工，但是人事檔案卻分別由人才交流中心、主管局、本單位三方管理。出現(xiàn)這些情況的原因有很多，一方面，事業(yè)單位檔案管理機(jī)制還不夠完善，檔案調(diào)動(dòng)速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于人才流動(dòng)速度。另一方面，員工本身對(duì)自己的檔案也不夠重視，入職或者離職的時(shí)候沒(méi)有及時(shí)聯(lián)系到檔案管理人員詢問(wèn)自己檔案的走向[2]。

（三）信息化管理水平不高。網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展已經(jīng)為檔案信息化管理提供了良好的技術(shù)支持，但是由于管理思維的落后、管理人員水平不高等多方面原因，導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的管理大多數(shù)還停留在人工或者半人工階段，信息化水平不高。一些事業(yè)單位只將檔案的目錄部分存入到電腦中，一旦需要詳細(xì)信息，還需要進(jìn)行手工查找，這種傳統(tǒng)的管理方式效率較低，且浪費(fèi)了不必要的人力。

二、提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

（一）提高檔案材料的質(zhì)量。這里所說(shuō)的提高檔案材料的質(zhì)量，一方面是要保證材料的真實(shí)性，事業(yè)單位在接受人事檔案之后，一定要通過(guò)相關(guān)途徑來(lái)核實(shí)入職人員的檔案是否真實(shí);另一方面是要保證材料的完整性，材料中不僅要反應(yīng)學(xué)歷、從業(yè)經(jīng)歷等基本信息，還要通過(guò)其他附加材料反應(yīng)個(gè)人的個(gè)性與特長(zhǎng)，通過(guò)查看人事檔案就能夠大致判斷出個(gè)人能力。單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要重視對(duì)人事檔案的管理工作，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，要求檔案管理的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)分類，及時(shí)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，提高工作效率。

（二）建立健全管理制度，避免出現(xiàn)人檔分離的現(xiàn)象。事業(yè)單位要建立健全相關(guān)管理制度，使檔案管理能夠有效服務(wù)于人才流動(dòng)。員工入職以后，要提醒其將人事檔案轉(zhuǎn)到本單位來(lái)，同時(shí)，要幫助離職人員及時(shí)辦理好相關(guān)手續(xù)，避免人檔分離現(xiàn)象的發(fā)生。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，增強(qiáng)其責(zé)任感，準(zhǔn)確掌握調(diào)動(dòng)人員的信息，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案做出妥善處理。接收和轉(zhuǎn)出檔案一定要進(jìn)行嚴(yán)格審核，避免出現(xiàn)失誤，并做好相應(yīng)的記錄工作。對(duì)于已經(jīng)產(chǎn)生的“無(wú)頭檔案”，要對(duì)其進(jìn)行細(xì)化分類，根據(jù)檔案的內(nèi)容以及單位的實(shí)際需要來(lái)判斷是否繼續(xù)保留此檔案，如果檔案被保留下來(lái)，一定要進(jìn)行妥善保管，并積極聯(lián)系當(dāng)事人，盡快將檔案轉(zhuǎn)交出去，如果無(wú)法聯(lián)系到當(dāng)事人，要與當(dāng)事人的原籍部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系并協(xié)商對(duì)該檔案的處理辦法。

（三）提高人事檔案的信息化管理水平。事業(yè)單位要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高人事檔案的信息化管理水平。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該擺脫陳舊思想的束縛，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)管理人事檔案，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們掌握信息化管理技能，提升工作效率。這種方式不僅能夠節(jié)省大量人力，同時(shí)還能夠延長(zhǎng)檔案的使用壽命，不必?fù)?dān)心損壞問(wèn)題。如果需要查詢企業(yè)內(nèi)部人員的相關(guān)信息，只需要在電腦上進(jìn)行檢索，就能夠迅速獲取這名職工的全部信息，既及時(shí)又準(zhǔn)確。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)情況對(duì)事業(yè)單位的檔案管理水平產(chǎn)生直接影響，因此，事業(yè)單位要不斷更新管理理念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。人事檔案管理工作的保密性較強(qiáng)，其中也涉及了很多專業(yè)知識(shí)，對(duì)工作人員綜合素質(zhì)要求較高，事業(yè)單位在挑選人事檔案管理工作人員的過(guò)程中，除了要考察其基本技能，還要考察其職業(yè)素養(yǎng)，保證其“德才兼?zhèn)洹?。同時(shí)要加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，提高其管理意識(shí)，不斷提升管理技能，進(jìn)而提升整個(gè)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的水平。

總結(jié)：針對(duì)目前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題，管

理者應(yīng)該提高管理意識(shí)，提升檔案材料質(zhì)量，發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，建立健全檔案管理機(jī)制，避免出現(xiàn)人檔分離現(xiàn)象，同時(shí)要提高人事檔案的信息化水平，加強(qiáng)人事檔案團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，不斷提升人事檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張榮華.事業(yè)單位人事檔案管理制度與管理水平關(guān)系的分析[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012，24：315.

[2] 唐曉云.提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的路徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014，13：235-236.