走進(jìn)人事檔案 了解檔案內(nèi)涵 記載好人生歷史

文/航天科技集團(tuán)一院十八所 李宏

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，地區(qū)、國(guó)家之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，而人才資源與競(jìng)爭(zhēng)是世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主旋律，人力資本的積累和人才資源的開(kāi)發(fā)是經(jīng)濟(jì)騰飛發(fā)展的必然。世界各國(guó)特別是發(fā)達(dá)國(guó)家的企業(yè)都把對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)看作是對(duì)國(guó)家和企業(yè)未來(lái)命運(yùn)的投資，并想盡一切辦法使其投資不斷地保值和增值，創(chuàng)造出更加可觀的效益。加速人才資源開(kāi)發(fā)工作即是我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)進(jìn)步的客觀要求，也是未來(lái)人事管理發(fā)展的趨勢(shì)。而人事檔案是人力資源的重要的信息來(lái)源載體，是寶貴的人才庫(kù)。所以，各單位在招聘人員、選拔人才、聘用干部時(shí)，越來(lái)越依賴人力資源信息，進(jìn)而逐步認(rèn)識(shí)到人事檔案的價(jià)值和它的重要性。

近年來(lái)，在國(guó)家組織部和人事部的不斷要求下，我國(guó)的人事檔案管理系統(tǒng)已形成規(guī)模，大部分單位基本設(shè)有人事檔案管理部門，為便于了解各類人員情況，都已建立了人事檔案，制定了相關(guān)管理制度，使其業(yè)務(wù)管理工作有了一定進(jìn)展。雖然人事檔案管理工作取得了一定成績(jī)，但與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的需求還有一段距離，或多或少存在一些問(wèn)題。如人事檔案缺少必要的材料、一些材料不夠真實(shí)，案卷質(zhì)量有待提高，檔案的信息開(kāi)發(fā)利用較低，未發(fā)揮應(yīng)有的作用。如何保證人事檔案真實(shí)、完整、有據(jù)可依，比較全面反映每個(gè)人各階段歷史的情況，首先應(yīng)對(duì)人事檔案有全面的了解，知道人事檔案的內(nèi)涵、明白它的作用，其次是改變思想觀念，提高全員檔案意識(shí)，最后就是完善管理制度，提升檔案管理人員素質(zhì)。

一、走進(jìn)人事檔案，了解檔案內(nèi)涵

人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的原始記錄，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、照片等形式的檔案。因?yàn)槿耸聶n案記錄了一個(gè)人學(xué)習(xí)工作的主要經(jīng)歷、及政治思想品德等情況，所以它能起到依據(jù)的作用。又因?yàn)槿耸聶n案保存著有關(guān)個(gè)人身份和學(xué)歷、工資和社保等材料，故它又具有法律效應(yīng)，所以，稱之為記載人生軌跡的重要憑證。

人事檔案具有原始性、全面性、機(jī)密性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性等，這里只簡(jiǎn)單談?wù)勅耸聶n案的原始性、真實(shí)性、全面性、動(dòng)態(tài)性和流動(dòng)性。

（一）原始性。人事檔案保存的材料是本人親身經(jīng)歷記錄下來(lái)的原始材料，如學(xué)習(xí)成績(jī)、獲得學(xué)位證明、入黨入團(tuán)材料、工資等，這些是經(jīng)本人簽字、或確認(rèn)、或經(jīng)組織審核的最原始的記錄。

（二）真實(shí)性。人事檔案中的材料有些是本人自己寫的、有些是學(xué)校形成的、有些是單位形成的材料，基本反映了當(dāng)時(shí)個(gè)人的具體情況，所以檔案材料具有客觀性和真實(shí)性。只有確保檔案材料的真實(shí)，才能保證人事檔案為人所用，發(fā)揮它的使用價(jià)值。

（三）動(dòng)態(tài)性。人的成長(zhǎng)過(guò)程不是一成不變的，上學(xué)期間隨著年齡的增長(zhǎng)。個(gè)人的學(xué)歷會(huì)發(fā)生變化，從中學(xué)到大學(xué)，有可能繼續(xù)學(xué)習(xí)到碩士或博士。參加工作后，有可能晉升、有可能被提拔、有可能調(diào)動(dòng)新的部門等等，這些隨著人的情況的變遷，人事檔案的內(nèi)容也隨之不斷變化，要增加一些新的信息材料。因此，人事檔案要注意隨時(shí)收集補(bǔ)充新的材料歸檔，以保證檔案的時(shí)效性，動(dòng)態(tài)化的管理。

（四）全面性。目前人事檔案歸檔的材料有十大類，包括個(gè)人的履歷材料、自轉(zhuǎn)材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷和技術(shù)職務(wù)評(píng)聘材料、政治歷史審查材料、黨團(tuán)及民主黨派材料、獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料以及工資任免離退休等材料，可以說(shuō)，人事檔案比較完整地記錄了一個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程中各個(gè)主要階段的情況，所以人事檔案存儲(chǔ)的是每個(gè)人的信息庫(kù)。

（五）流動(dòng)性。是指人員調(diào)動(dòng)后，人事檔案也隨之轉(zhuǎn)入新的單位，做到“檔隨人走”，這樣才能避免“有檔無(wú)人”或是“人在無(wú)檔”的現(xiàn)象，從而保證人事關(guān)系與人事檔案的管理相一致，利于人事檔案作用的發(fā)揮。

人事檔案由于它的原始性、真實(shí)性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效力。

從人事檔案的特性看，人事檔案不只是一個(gè)單位的某個(gè)部門形成的，它的形成既需要組織不斷收集積累，也需要個(gè)人根據(jù)不同時(shí)代的實(shí)際情況補(bǔ)充完善。從人事檔案的作用看，它既可以為組織在考察員工、選拔人才、聘用干部、晉升調(diào)資、政治審查等方面，提供可靠的依據(jù)；也可以為個(gè)人在職稱評(píng)聘、繼續(xù)教育、福利待遇、遺產(chǎn)繼承、公正等方面提供幫助；同時(shí)它還可作為證據(jù)具有法律效應(yīng)。有些人的檔案不僅自己要用到，且父母或兄弟姐妹也會(huì)用到，甚至自己的子女也可能還會(huì)用到，就是說(shuō)一份人事檔案有可能三代人都會(huì)用到。

由此可見(jiàn)，人事檔案記錄了人的一生學(xué)歷、工作、家庭等情況，較為全面反映了一個(gè)人各方面的情況，所以它是人生的寫照，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。了解了人事檔案的內(nèi)涵，知道了它的重要性，就應(yīng)該加以重視，書寫好自己的歷史。

二、改變思想觀念，提高全員檔案意識(shí)

第一，要確保人事檔案的材料客觀、全面、真實(shí)，首先要解決傳統(tǒng)思想觀念。改變?nèi)藗冃闹兄徽J(rèn)為人事檔案與己無(wú)關(guān)的思想，一些人認(rèn)為檔案中所保存的材料都是組織的事，所以在填寫人事檔案材料時(shí)，隨意性很大，極不負(fù)責(zé)，如履歷表中經(jīng)常出現(xiàn)個(gè)人材料前后說(shuō)法不一致，或是幾份履歷表說(shuō)法不統(tǒng)一。更為甚者考核鑒定材料只寫“成績(jī)”，沒(méi)有“缺點(diǎn)”，或是所有人評(píng)價(jià)“千篇一律”都一樣，使檔案材料存在虛假情況。再者材料有缺失、自己保管不上交材料等情況，這些都造成檔案殘缺、內(nèi)容不真實(shí)，不能客觀、全面、真實(shí)地反映一個(gè)人的全貌。若上述情況不解決，不僅給組織帶來(lái)工作上的困難，對(duì)個(gè)人將來(lái)用到人事檔案，也會(huì)造成一定影響和遺憾。

第二，提高人員的檔案意識(shí)。為使全員檔案意識(shí)得到提高，可采取下列措施：第一，加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)。首先加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的教育，使其認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)每個(gè)人是不可缺少重要資源、有著重要的作用；并將人事檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作考核內(nèi)容，以此引起領(lǐng)導(dǎo)們的重視。這樣能使領(lǐng)導(dǎo)按照相關(guān)的要求，對(duì)此工作進(jìn)行及時(shí)督促檢查，使人事檔案工作走向良性循環(huán)的發(fā)展。第二，普及人事檔案的知識(shí)。通過(guò)培訓(xùn)、布置工作等方式，向全員宣傳人事檔案知識(shí)，讓大家了解人事檔案的內(nèi)涵、用途及重要性，使大家明白人事檔案關(guān)護(hù)著每個(gè)人的切身利益。如職稱的評(píng)聘、職務(wù)的晉升、干部的提拔、申報(bào)各種獎(jiǎng)勵(lì)、遺產(chǎn)的繼承、公證材料、戶口遷移、退休養(yǎng)老福利等等，這些都需要用到人事檔案，由此可見(jiàn)人事檔案的用途越來(lái)越廣，其重要性可想而知。第三，控制源頭。在新員工入職時(shí)、或是填寫第一份履歷表時(shí)，對(duì)其進(jìn)行人事檔案的培訓(xùn)，講解人事檔案的重要性，教會(huì)他們?cè)鯓犹顚懧臍v表，以及后續(xù)補(bǔ)充檔案材料要注意哪些問(wèn)題，使大家對(duì)人事檔案工作有個(gè)全面的了解，以確保后續(xù)收集的材料符合歸檔要求。

三、建立完善管理制度，規(guī)范人事檔案管理

為使人事檔案歸檔齊全，各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，必須建立相適應(yīng)的管理制度?，F(xiàn)在，有些單位基本上按照國(guó)家中組部的文件要求，制定了本單位的相應(yīng)的管理制度，但還沒(méi)有建立完善的檔案整理、歸檔及借閱等相關(guān)制度。一些單位在檔案收集方式，也沒(méi)有形成按期移交歸檔的制度，還是人事檔案管理人員上門索取，致使材料收集的渠道還有其局限性，有些業(yè)務(wù)部門為了省事往往不愿將相關(guān)材料歸入人事檔案，給主管人事檔案部門的工作帶來(lái)一定的困難。

俗話說(shuō)“三流企業(yè)賣苦力、二流企業(yè)賣產(chǎn)品、一流企業(yè)賣專利、超一流企業(yè)賣標(biāo)準(zhǔn)”；這個(gè)觀點(diǎn)不盡全面，但從一個(gè)側(cè)面反映了管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的重要性。在制度建設(shè)中，既要有宏觀的人事檔案管理規(guī)定，還要有微觀的檔案收集、整理、歸檔、借閱的詳細(xì)的制度或標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)人事檔案的管理工作以及管理人員，也應(yīng)有相關(guān)制度的要求，與此同時(shí)對(duì)一些材料要明確規(guī)定，由什么部門什么時(shí)間必須按時(shí)歸檔，以確保檔案的現(xiàn)實(shí)性和動(dòng)態(tài)性。一套嚴(yán)格的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)建立了，還要保證各項(xiàng)工作能按制度的執(zhí)行，這就需要將其納入領(lǐng)導(dǎo)和部門考核中，使得人事檔案收集整理有標(biāo)可依，歸檔管理有章可循，監(jiān)督檢查考核有法可依，形成良好的閉環(huán)管理，使人事檔案走向規(guī)范化管理。

四、加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)，提升管理人員素質(zhì)

人是管理中最積極最活躍的因素。任何工作管理水平和管理效率的高低，在一定程度上取決于管理人員。要確保管理好人事檔案，就需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，與相關(guān)單位開(kāi)展交流活動(dòng)，互相學(xué)習(xí)好的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)工作要按期進(jìn)行梳理總結(jié)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題盡快解決。管理人員還要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，使自己具有良好的政治素質(zhì)、思想品德，以及較強(qiáng)的工作責(zé)任感。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新意識(shí)，以適應(yīng)新時(shí)代對(duì)人事檔案管理新的要求。

走進(jìn)人事檔案，了解人事檔案內(nèi)涵，提高每個(gè)人的檔案意識(shí)，為了完整、準(zhǔn)確記錄好每個(gè)人人生歷史，按照相關(guān)要求認(rèn)真書寫好人生的歷史。

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京:中國(guó)檔案出版社,2002.

[2]馬敬.淺論人事檔案管理[J].中國(guó)管理信息化,2013.