試論醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

文/鄆城縣婦幼保健院　曾穎

試論醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

文/鄆城縣婦幼保健院曾穎

【摘要】醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)存在一些不足，主要表現(xiàn)為基礎(chǔ)設(shè)施不完善、不同類型檔案原件并存、數(shù)字檔案的安全問題、管理人員素質(zhì)偏低等方面。為應(yīng)對(duì)這些問題，今后應(yīng)該采取改進(jìn)對(duì)策，完善檔案管理基礎(chǔ)性工作、重視不同類型檔案保存、確保數(shù)字檔案安全，并提高檔案工作人員素質(zhì)。從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平提高，提高醫(yī)院檔案工作服務(wù)質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；檔案安全

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式也出現(xiàn)新的變革，檔案數(shù)字化成為一種趨勢(shì)。在這樣的背景下，醫(yī)院要想加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，提高檔案管理水平，就應(yīng)該采取有效對(duì)策，做好基礎(chǔ)性工作，并從資金、制度、人員等方面采取改進(jìn)和完善對(duì)策。但一些醫(yī)院對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度不夠，延緩了醫(yī)院檔案數(shù)字化進(jìn)程，對(duì)醫(yī)院運(yùn)行和發(fā)展也帶來不利影響。今后應(yīng)采取改進(jìn)和完善措施，有效推動(dòng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)概述

（一）概念。醫(yī)院檔案數(shù)字化是隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)發(fā)展而出現(xiàn)的，表現(xiàn)為一種新型檔案信息形態(tài)。它以數(shù)字化技術(shù)為手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，通過寬帶網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接并提供給人們使用。隨著技術(shù)發(fā)展和進(jìn)步，該趨勢(shì)進(jìn)一步明顯，在醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用也越來越廣泛。

（二）要求。為加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)，首先就得順應(yīng)這種趨勢(shì)，在思想觀念上重視該項(xiàng)工作。注重計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，并加大資金投入，購置計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，并完善管理規(guī)章制度，提高管理人員素質(zhì)。以更好順應(yīng)醫(yī)院檔案數(shù)字化趨勢(shì)，提高醫(yī)院檔案管理工作水平，更好滿足人們需要。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)存在的不足

盡管檔案數(shù)字化趨勢(shì)給醫(yī)院檔案管理工作帶來變革，也方便人們獲取醫(yī)院檔案資料。但由于資金投入不足，管理制度不完善，工作人員素質(zhì)偏低，目前醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)仍然面臨一些問題。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。檔案是醫(yī)院的重要資料，為疾病診斷和治療，醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)開展等提供重要的數(shù)據(jù)信息，是醫(yī)院很多工作得以順利開展的基礎(chǔ)。但目前很多醫(yī)院對(duì)檔案管理不重視，將工作重心放在先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備購置、疾病診斷和治療水平提高等方面。對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化趨勢(shì)認(rèn)識(shí)不足，未能明確其重要性，忽視技術(shù)引進(jìn)和相關(guān)設(shè)施更新，導(dǎo)致醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。

（二）不同類型檔案原件并存。目前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀是，紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案并存，也就是紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案都存在于醫(yī)院檔案管理室。在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，這兩種檔案形式是并存的，不會(huì)出現(xiàn)電子檔案取代紙質(zhì)檔案的情況，但這種情況的存在對(duì)檔案管理人員素質(zhì)要求提高，這是每個(gè)醫(yī)院開展檔案管理工作時(shí)所必須重視的內(nèi)容。

（三）數(shù)字檔案的安全問題。數(shù)字檔案以電子文件形式為主，包括掃描件、圖像、視頻甚至音頻等。都是以電子文件形式收集，然后將其存儲(chǔ)于硬盤或計(jì)算機(jī)上。這種存儲(chǔ)形式盡管可以方便人們獲取檔案信息，但也存在巨大的安全隱患，如果管理措施不到位，忽視采取加密等措施，很容易導(dǎo)致檔案信息被篡改或者竊取，甚至檔案資料出現(xiàn)丟失情況。

（四）管理人員素質(zhì)偏低。醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)要求管理人員不僅要具備傳統(tǒng)檔案管理基本技能，還提出更高要求。例如，能熟練掌握計(jì)算機(jī)使用，能開發(fā)數(shù)據(jù)庫，建立檢索目錄，從而方便檔案信息查詢，能采取有效的安全防護(hù)措施和保密措施，做好數(shù)字化檔案日常巡視和維護(hù)工作等。但一些醫(yī)院忽視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，導(dǎo)致工作人員難以很好適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)需要。

三、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

為應(yīng)對(duì)醫(yī)院檔案管理存在的不足，更好適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)需要，根據(jù)存在的問題，結(jié)合實(shí)際工作需要，今后應(yīng)該采取以下改進(jìn)和完善對(duì)策。

（一）完善檔案管理基礎(chǔ)性工作。建立完善的基礎(chǔ)設(shè)施，從而有效開展檔案數(shù)字化建設(shè)各項(xiàng)工作。做好檔案室內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，購置配套的目錄柜、檔案柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)等設(shè)施，滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需要，為紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案創(chuàng)造良好條件。重視檔案管理數(shù)據(jù)庫開發(fā)和維護(hù)工作，提高系統(tǒng)存儲(chǔ)和大數(shù)據(jù)處理功能。醫(yī)院還要加強(qiáng)局域網(wǎng)建設(shè)，增進(jìn)檔案室、人事部、護(hù)理部、醫(yī)務(wù)部等各部門聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)不同部門的動(dòng)態(tài)銜接，并促進(jìn)資源共享。從而有效滿足醫(yī)院各部門對(duì)檔案資源的需要，提高醫(yī)院檔案信息服務(wù)水平。

（二）重視不同類型檔案保存。在做好紙質(zhì)檔案管理的前提下，重視數(shù)字檔案管理工作。利用數(shù)字技術(shù)將醫(yī)學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并做好存儲(chǔ)工作，確保數(shù)字檔案滿足實(shí)際工作需要。這樣檔案的利用就不受時(shí)間和空間限制，更好滿足人們對(duì)檔案資料的需要。

（三）確保數(shù)字檔案的安全。提高思想認(rèn)識(shí)，重視醫(yī)學(xué)數(shù)字檔案安全管理工作。建立健全的管理規(guī)章制度，對(duì)電子檔案制作、保管、利用等各流程都要制定科學(xué)合理的規(guī)章制度，確保電子檔案安全。重視殺毒技術(shù)、防火墻技術(shù)應(yīng)用，避免病毒侵襲，或者防止黑客攻擊，保障檔案信息安全。為更好保護(hù)電子檔案，還要采用數(shù)字簽名、密鑰、數(shù)字認(rèn)證、防火墻技術(shù)等措施，對(duì)訪問電子檔案的人員加強(qiáng)管理，避免數(shù)據(jù)資料被篡改和丟失，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息安全的有效保護(hù)。做好電子檔案?jìng)浞莨ぷ?，定期進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，避免數(shù)據(jù)丟失，確保檔案信息資料的安全可靠。

（四）提高檔案工作人員素質(zhì)。重視對(duì)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力強(qiáng)的工作人員引進(jìn)，充實(shí)檔案管理工作隊(duì)伍。重視管理人員培訓(xùn)，主要內(nèi)容為檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全管理技術(shù)等，提高他們綜合素質(zhì)，有效推動(dòng)醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)。

四、結(jié)束語

在醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)背景下，應(yīng)該認(rèn)識(shí)存在的不足，根據(jù)具體工作需要，綜合采取有效對(duì)策，更好順應(yīng)這種趨勢(shì)。從而推動(dòng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行，提高醫(yī)院檔案管理工作水平，更好為醫(yī)院各項(xiàng)工作開展提供服務(wù)。

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