淺析企業(yè)檔案數(shù)字化與辦公自動化融合的問題與對策

文/江蘇省鹽城市公路管理處 王靜宜

檔案，作為一種重要的信息沉淀，在現(xiàn)代生活中扮演著越來越重要的角色。檔案的數(shù)字化是檔案管理在信息化時代的一項基礎(chǔ)性建設(shè)工程。企業(yè)作為當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)中最活躍成分，其檔案保管和利用的效率直接影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展的效率，要適應(yīng)激烈的企業(yè)競爭環(huán)境就必須適應(yīng)信息化時代的形勢要求。當(dāng)前形勢下，企業(yè)實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理顯得尤為重要。

辦公自動化是企業(yè)適應(yīng)當(dāng)前信息化時代發(fā)展要求的一大表現(xiàn)，也是當(dāng)前企業(yè)辦公方式的一次革命。這項革命使得諸如辦公機(jī)構(gòu)、辦公人員、辦公設(shè)備高度整合成為一個有機(jī)整體，極大地提高了企業(yè)辦公效率。企業(yè)要實現(xiàn)檔案數(shù)字化就不可避免的涉及與辦公自動化系統(tǒng)融合的問題，檔案數(shù)字化與辦公自動化的融合是企業(yè)檔案管理工作利用現(xiàn)有平臺進(jìn)行工作質(zhì)量提升的一大重要途徑，研究并總結(jié)檔案數(shù)字化和辦公自動化融合的成果和經(jīng)驗對于提升企業(yè)檔案管理水平和信息化水平具有重大意義和深遠(yuǎn)影響。

一、檔案數(shù)字化與辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化與辦公自動化同為信息化發(fā)展的產(chǎn)物，兩者存在著很多相同點。但是由于經(jīng)濟(jì)效益、技術(shù)水平限制等原因，兩者在發(fā)展現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢上也存在著一定的差距。

（一）檔案數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀。檔案數(shù)字化技術(shù)是指利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫存儲技術(shù)等手段將多種載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的技術(shù)。近年，檔案的數(shù)字化呈較快速度發(fā)展，一方面是由于相關(guān)技術(shù)的快速發(fā)展與成熟，檔案數(shù)字化技術(shù)是伴隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展的，技術(shù)的發(fā)展對檔案的數(shù)字化進(jìn)程有著強(qiáng)大的推動；另一方面，檔案管理在發(fā)展過程中遇到的瓶頸，即一面是越來越多的珍貴檔案隨著歲月的推移而老化，一面是逐年飛速增長的檔案數(shù)量逼近當(dāng)前管理能力的極限。這就要求當(dāng)前的管理模式必須更新，必須大大地提高管理能力以適應(yīng)形勢的需要。可能性與需要性的兼?zhèn)湓炀土藱n案數(shù)字化的迅速發(fā)展，在全國范圍內(nèi)，檔案數(shù)字化工程從試點走向普及，甚至出現(xiàn)了數(shù)字檔案館等新內(nèi)容。

（二）企業(yè)辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀。辦公自動化強(qiáng)調(diào)辦公的便捷方便，提高效率。辦公自動化的發(fā)展主要得益于計算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展。作為一項相對經(jīng)濟(jì)且能夠提高辦公效率的技術(shù)，辦公自動化發(fā)展勢頭迅猛。隨著計算機(jī)的普及與互聯(lián)網(wǎng)的密集覆蓋，企業(yè)辦公自動化由點及面，幾乎呈爆發(fā)式增長。目前，大中小企業(yè)均有能力實現(xiàn)初步的辦公自動化。但是總的來說，辦公自動化的數(shù)字化程度還是比較低的，多數(shù)辦公自動化只是建立在計算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)性推廣應(yīng)用之上，尚未達(dá)到較高層次的辦公自動化要求。主要原因是軟件投入與硬件投入比例失衡，軟件投入明顯少于硬件投入。此外，辦公人員辦公自動化操作應(yīng)用能力水平較低，辦公自動化管理水平較低等原因共同導(dǎo)致建立高層次的辦公自動化系統(tǒng)時往往投資過大而效果不甚明顯。

檔案數(shù)字化與辦公自動化有著諸多相似的地方，又存在明顯的差異。他們同為信息化時代的產(chǎn)物，有著相類似的技術(shù)，使用的目的都是為了提高利用效率。但檔案數(shù)字化主要管理的對象是檔案，而辦公自動化管理的對象則較為豐富；檔案數(shù)字化有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)層次相對較高，且一般有系統(tǒng)性的整體發(fā)展規(guī)劃，辦公自動化則相對缺乏行內(nèi)統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但其“因企制宜”的模式使得它實用性更強(qiáng)；還有，檔案數(shù)字化在企業(yè)中的普及度較之辦公自動化要低。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化中的問題與對策

企業(yè)檔案數(shù)字化過程和數(shù)字化檔案的管理和利用依賴于一套全新的管理模式，以往建立在實體檔案保管和利用之上的經(jīng)驗對此并不完全適用。簡而言之，檔案數(shù)字化的過程以及數(shù)字化檔案的管理和利用對企業(yè)檔案管理提出了新的要求。這些新的要求也影響到企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)，并且辦公自動化系統(tǒng)必須解決諸如兼容性、權(quán)限劃分以及網(wǎng)絡(luò)安全控制等幾個大問題。

（一）企業(yè)檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生的新要求。企業(yè)檔案數(shù)字化為企業(yè)檔案管理提出了新要求。這些要求不僅有硬件上的，也有人才和軟件上的；不僅有具體操作上的，也有核心理念上的。

1.企業(yè)檔案數(shù)字化對檔案的科學(xué)分類提出更高要求。企業(yè)檔案豐富多樣，但是由于管理人員素質(zhì)和管理水平的限制，分類相對比較簡單化或者簡單套用事業(yè)單位的模式。這樣的分類方式不適應(yīng)自身企業(yè)的實際情況，不符合現(xiàn)代檔案管理的要求，更不適應(yīng)檔案數(shù)字化保管利用的要求。因此，檔案的數(shù)字化要求企業(yè)檔案的科學(xué)分類。一是企業(yè)檔案的分類應(yīng)該以科學(xué)合理為首要目標(biāo)。檔案分類必須科學(xué)合理，與企業(yè)的實際情況相結(jié)合，更加務(wù)實，更符合企業(yè)的各項生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理活動，以便于保管和利用；二是企業(yè)檔案的分類必須更加注重經(jīng)濟(jì)化，堅持經(jīng)濟(jì)適用原則。鑒于企業(yè)的盈利性機(jī)構(gòu)這一基礎(chǔ)事實，企業(yè)檔案的分類在注重科學(xué)合理的同時必須同時考慮經(jīng)濟(jì)效益，堅持經(jīng)濟(jì)和實用的原則；三是企業(yè)檔案的分類必須適用辦公自動化系統(tǒng)。檔案數(shù)字化需要通過辦公自動化系統(tǒng)來進(jìn)行管理和利用，因此，在分類過程中，尤其是遇到分類交叉、重疊等情況時必須考慮到與辦公自動化系統(tǒng)的適用性，尋求合理的解決辦法。

2.數(shù)字化檔案對檔案管理人員的素質(zhì)提出新的要求。數(shù)字化檔案需對檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)提出了新的要求。一方面是技術(shù)要求。數(shù)字化檔案需要通過辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)其保管和利用，這就要求檔案管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)管理能力。在一般的中小型企業(yè)中，諸如財會檔案等一般由會計人員、行政人員監(jiān)管，但在數(shù)字化背景下，專門的檔案管理人員是不可免的。對于一般辦公人員，也應(yīng)當(dāng)提高他們對檔案數(shù)字化的認(rèn)識，增強(qiáng)其辦公自動化系統(tǒng)的操作水平，以適應(yīng)新的要求；另一方面是責(zé)任要求。從自覺性來講，數(shù)字化檔案的管理需要全體辦公人員的集體參與，這就要求大家必須具有高度的責(zé)任心；從制度化來講，必須盡快建立和完善相關(guān)的責(zé)任機(jī)制，并且落實到位。

3.企業(yè)檔案數(shù)字化要求檔案保管工作積極介入檔案生成環(huán)節(jié)。在信息化的環(huán)境中，數(shù)字化檔案具有較高的動態(tài)性和流動性。檔案管理人員必須能夠?qū)ζ髽I(yè)的整個信息系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)管，并且積極主動地介入檔案的生成環(huán)節(jié)，做到“形成即入檔，產(chǎn)生即保管”。否則，在信息化的大背景下，失去源頭控制，檔案管理者勢必?zé)o法監(jiān)管企業(yè)信息系統(tǒng)的核心，造成重要檔案內(nèi)容的遺失和疏漏。在具體操作上，檔案管理人員應(yīng)該監(jiān)督檔案的形成過程，主動督促各部門形成的檔案及時入檔，按時核對已入檔的數(shù)字化檔案。

4.企業(yè)檔案數(shù)字化使得檔案工作重心發(fā)生變化。檔案的利用是檔案保護(hù)與管理工作的基礎(chǔ)，也是根本目的。以往，檔案保管工作出于一系列技術(shù)等方面的緣故，一直以保護(hù)為主。檔案數(shù)字化使得檔案的使用更加便利，也不會對檔案原件造成破壞和損耗，因而使檔案的高強(qiáng)度使用成為現(xiàn)實。簡而言之，檔案數(shù)字化改變了檔案的利用方式，打破了以往檔案利用過程中的種種局限性，使得檔案的利用變得安全便捷，從而也就使得檔案工作的重心從保護(hù)轉(zhuǎn)向了利用。

（二）企業(yè)檔案數(shù)字化與辦公自動化系統(tǒng)融合中存在的問題及對策。企業(yè)檔案數(shù)字化與辦公自動化盡管有著諸多的相似點，但兩者的融合仍然不可避免地存在幾大問題。

1.檔案數(shù)字化與辦公自動化系統(tǒng)的兼容性問題。相對于辦公自動化而言，檔案的數(shù)字化有著較為統(tǒng)一的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范。辦公自動化一般是“因企制宜”，追求高效、實用性，但是缺乏統(tǒng)計的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。因此，檔案數(shù)字化與辦公自動化之間存在著兼容性問題，兼容性問題主要包括軟件、文件格式、文件規(guī)格、存儲方式、傳輸標(biāo)準(zhǔn)等。

盡管在檔案數(shù)字化與辦公自動化融合的過程中，兼容性問題廣泛存在，但是它的解決方式也是多樣化的。其中，最根本的解決方式是系統(tǒng)升級，將兩者整合到同一系統(tǒng)之下，使檔案數(shù)字化成為辦公自動化系統(tǒng)的一部分。但是這種方式成本過高，過于繁瑣，不適合中小型企業(yè)。最經(jīng)濟(jì)的解決方式就是格式轉(zhuǎn)換，使用數(shù)字化檔案時將其轉(zhuǎn)化為辦公自動化系統(tǒng)可以識別的方式，這個過程可以通過將辦公自動化系統(tǒng)作適當(dāng)局部升級即可輕松實現(xiàn)，而且有著許多成功的案例。盡管它并不能完善解決兩者之間的全部兼容問題，但是足以應(yīng)付絕大多數(shù)問題。更重要的是，這樣的做法非常經(jīng)濟(jì)實用，適合多數(shù)企業(yè)。

2.在辦公自動化系統(tǒng)中管理和利用數(shù)字化檔案的權(quán)限劃分問題。企業(yè)的檔案類別較多，且很多都是重要數(shù)據(jù)和商業(yè)機(jī)密。因此，對數(shù)字化檔案的管理和使用權(quán)限劃分也有著較高的要求。數(shù)字化檔案權(quán)限劃分的基礎(chǔ)是對辦公自動化的用戶進(jìn)行角色劃分，從而形成用戶、角色、權(quán)限三級體系。每一個用戶都有一個或者幾個角色，每個角色都對應(yīng)著自己固定的權(quán)限。

權(quán)限主要包括用戶的管理、檔案文件的管理和檔案文件的利用三方面。用戶的管理包括新增用戶、刪除用戶和設(shè)置用戶權(quán)限。檔案的管理包括新增文件、刪除文件、修改文件、瀏覽文件、下載文件等。檔案的利用包括瀏覽文件、下載文件等。檔案使用權(quán)限的劃分方式多樣化，但基于企業(yè)的特點，目前被較多采用的是一種部分加等級的權(quán)限控制方式。即每角色均具備部門和等級兩個屬性，每一角色只能對自己所屬部門的不高于自己等級所對應(yīng)層級的檔案進(jìn)行管理和使用。

然而需要指出的是，檔案是一種對保密要求和安全要求都比較高的文件，因此，一些檔案的管理和使用權(quán)限，如刪除、修改、下載等應(yīng)當(dāng)被收歸高等級權(quán)限之列，只能視情況授予少數(shù)高等級管理員，并要求其承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

角色基本可以分為兩大類，即管理者和使用者。管理者又分為高級管理者和普通管理者。高級管理者可以享有諸如用戶管理等高級權(quán)限，而普通管理者則不具備，他們更側(cè)重檔案文件的日常管理。而使用者則可以劃分為諸多角色，其具體權(quán)限則根據(jù)企業(yè)實際需要而定。

3.辦公自動化系統(tǒng)下數(shù)字化檔案的保管與利用的網(wǎng)絡(luò)安全控制問題。辦公自動化系統(tǒng)是一種基于網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)安全一直是其重點。隨著數(shù)字化檔案的融入，這一方面的要求也隨之提高。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理存在的不安全因素有很多方面。第一，計算機(jī)病毒通過網(wǎng)絡(luò)傳播，時刻威脅著網(wǎng)絡(luò)安全。而且，“道高一尺，魔高一丈”，計算機(jī)病毒永遠(yuǎn)都比殺毒軟件更新的快，這就導(dǎo)致沒有任何絕對安全的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境存在。計算機(jī)病毒可以潛入服務(wù)終端，破壞文件，導(dǎo)致嚴(yán)重的檔案管理事故；第二，數(shù)字化檔案的一種電子文件，這就意味著只要獲取，它可以任何時間、任何地點由任何人瀏覽；第三，網(wǎng)絡(luò)犯罪層出不窮。檔案中有很多都涉及商業(yè)機(jī)密、技術(shù)、產(chǎn)權(quán)等，這就吸引了很多網(wǎng)絡(luò)罪犯的目光。數(shù)字化檔案一旦被竊取，就會給企業(yè)帶來無法計算和難以挽回的損失。

為了盡力控制網(wǎng)絡(luò)威脅，最大限度地保證網(wǎng)絡(luò)安全，必須采取一系列防范措施。一是對檔案進(jìn)行分級加密，根據(jù)檔案的涉密程度確定公開程度，對核心機(jī)密嚴(yán)格保護(hù)；二是加強(qiáng)防病毒技術(shù)，及時更新防毒軟件，定期查殺病毒；三是加強(qiáng)對有用戶的身份認(rèn)證，嚴(yán)防黑客入侵；四是加強(qiáng)員工素質(zhì)，強(qiáng)化他們的技能，提高他們的道德意識與防范意識。

三、檔案數(shù)字化與辦公自動化融合的意義

從大局講，檔案數(shù)字化提高了企業(yè)的信息化水平，從而也提高了企業(yè)的競爭力，使之更加適應(yīng)當(dāng)前的信息化與經(jīng)濟(jì)全球化趨勢。從具體講，兩種系統(tǒng)彼此整合，互相影響，檔案的數(shù)字化豐富、充實和完善了企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)；反之，企業(yè)辦公自動化更加務(wù)實便利的整體架構(gòu)也為數(shù)字化檔案的管理提供了值得借鑒的經(jīng)驗，推動了企業(yè)檔案的管理工作發(fā)展。

（一）推動企業(yè)檔案管理工作重心由保護(hù)向利用轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化管理所涉及的相關(guān)具體技術(shù)一般要比辦公自動化系統(tǒng)涉及的層面要高，但是辦公自動化系統(tǒng)的整體系統(tǒng)架構(gòu)卻更為成熟、實用，辦公自動化系統(tǒng)存在的初衷就是高效便捷，以方便利用為直接和最高目標(biāo)，利用也是檔案管理的最高和最終目的。如果考慮將數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)更廣泛地效仿和借鑒辦公自動化系統(tǒng)將能夠大幅提升其利用效率。屆時，人們可以對各種公開的檔案實現(xiàn)利用諸如移動查詢，異地瀏覽等功能。檔案的利用方式更加便利化與多元化，利用率也將大大提高。

因此，兩者成功融合將能為企業(yè)檔案管理領(lǐng)域帶來可以借鑒的有益經(jīng)驗，推動檔案管理的工作重心由保護(hù)向利用轉(zhuǎn)變，從而更加適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)實需要。

（二）鞏固了實體檔案的地位，增強(qiáng)了原件的保護(hù)。檔案數(shù)字化完成之后最直接的結(jié)果之一就是絕大部分直接利用的檔案將是數(shù)字化檔案而非實體檔案，數(shù)字化檔案雖然在利用環(huán)節(jié)很大程度上替代了實體檔案，但這也只是對保護(hù)的一種形式。事實上，檔案的數(shù)字化對于實體檔案的地位并非削弱，而是一種鞏固。

1.安全備份作用。實體檔案作為數(shù)字化檔案的來源，它是數(shù)字化檔案的本體，可以視為一種自然備份。即使當(dāng)數(shù)字化檔案成為主流，其仍然具有非常重要的地位。檔案數(shù)字化系統(tǒng)盡管自身有備份功能，但是考慮到網(wǎng)絡(luò)安全、意外事件等因素，實體檔案的安全備份作用作為一種雙重保險仍然是相當(dāng)重要的。

2.憑證核查作用。數(shù)字化檔案在日常的使用中已經(jīng)顯示了它的憑證作用，但是單獨的電子檔案和實體檔案都存在著破壞的可能。因此，一方面，要不斷加強(qiáng)實體與電子兩種檔案的保護(hù)，增強(qiáng)其安全性；另一方面，也是重視實體與數(shù)字化檔案相結(jié)合、相補(bǔ)充的憑證核查手段，來加強(qiáng)檔案的憑證核查作用。

（三）提高企業(yè)檔案管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。檔案數(shù)字化與辦公自動化是重要的兩項信息化技術(shù)，檔案的數(shù)字化系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)各自具備不同的優(yōu)勢。兩者的有效融合能夠大大地提高企業(yè)信息化和企業(yè)檔案管理水平，縮小我國企業(yè)在檔案管理方面的信息化水平與國際水平之間存在的差距。從而提高企業(yè)的競爭力，使企業(yè)在競爭中取得優(yōu)勢，能夠順應(yīng)信息化與經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢，走出國門，走向世界，拓展海外市場，與世界接軌。