淺談基層單位檔案管理工作

文/河北省唐山市豐潤區(qū)交通運(yùn)輸局　高佩紅

淺談基層單位檔案管理工作

文/河北省唐山市豐潤區(qū)交通運(yùn)輸局高佩紅

【摘要】本文就基層單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行簡要的分析，并提出了相應(yīng)的解決措施，希望通過本文能夠給相關(guān)人員帶來幫助。

【關(guān)鍵詞】基層單位；檔案管理；員工素質(zhì)

基層單位是檔案管理工作的前線，也是檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，基層單位檔案管理工作發(fā)揮的作用也越來越大，檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，有利于促進(jìn)基層單位檔案事業(yè)的發(fā)展，如果管理不好，很容易導(dǎo)致檔案資源的丟失，給事業(yè)單位帶來巨大的損失，因此，加強(qiáng)基層單位檔案管理工作具有重要的意義，檔案管理可以分為檔案資源管理和檔案信息管理，檔案資源管理又叫做檔案實(shí)體管理，具體包括檔案的收集、整理、鑒定和保管等內(nèi)容，通過有效的資源建設(shè)來進(jìn)行檔案管理工作。檔案管理的具體工作包含了信息的輸入、存儲(chǔ)、加工和輸出等一系列過程。

一、基層單位檔案管理工作存在的問題

（一）管理效率不高，檔案建設(shè)滯后。近年來，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展較快，信息化水平日益提高，企事業(yè)單位的工作效率也有了很大的提高，然而，很多基層單位的檔案管理工作方法和工作模式仍然比較落后，缺乏先進(jìn)檔案設(shè)施的投入，仍舊以賬目記錄、書本記載為主要方法，檔案信息化建設(shè)程度偏低，無法有效的對(duì)基層單位的信息量進(jìn)行快速的存入檔案庫，不利于檔案信息的收集、整理和保管，信息化技術(shù)沒有得到充分的應(yīng)用，依然利用人工操作進(jìn)行檔案管理，這樣就嚴(yán)重的影響了檔案管理工作人員的工作效率。

（二）對(duì)檔案管理的重視程度不夠?；鶎訂挝粰n案管理人員沒有充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，因?yàn)闄n案管理工作并不會(huì)給基層單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，將檔案管理工作看作是一份簡單的文件管理和保管工作，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，沒有明確的檔案管理規(guī)劃，致使檔案投入設(shè)備的不足，各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出得不到保障，信息化管理水平不高，文件材料的收集工作出現(xiàn)斷檔，影響他人查閱檔案的查閱效果。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施差，保管不到位。對(duì)于大多數(shù)基層單位而言，基層檔案很少有適應(yīng)需要的檔案庫房，沒有專用檔案室，而是與辦公室合為一體，這樣不僅影響了正常辦公，而且也不利于基層單位的檔案管理，保管條件差，檔案管理軟件設(shè)施不配套、不健全，對(duì)發(fā)生褪變和破損的檔案也沒有采取任何補(bǔ)救措施。檔案資料像垃圾一樣堆放在某一角落，而且收集的僅是紅頭文件、上級(jí)文件，缺少本單位工作活動(dòng)形成的文件及相關(guān)的資料，勢將造成檔案資料的嚴(yán)重毀壞和遺失，忽視了檔案服務(wù)功能的開發(fā)。

二、加強(qiáng)基層單位檔案管理工作的措施

（一）加大宣傳及監(jiān)督力度，增強(qiáng)基層單位檔案管理意識(shí)?；鶎訂挝粦?yīng)積極貫徹落實(shí)《檔案法》和《檔案管理法》等法律法規(guī)，鼓勵(lì)相關(guān)的檔案從事人員努力學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，加大檔案管理工作的力度，對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)行合理的規(guī)劃，為檔案工作營造良好的工作氛圍，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感。

（二）健全基層檔案管理機(jī)制，程序化開展工作。沒有規(guī)則不成方圓?？茖W(xué)的檔案管理體制將規(guī)范檔案工作管理，促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。要不斷完善檔案管理機(jī)制，結(jié)合基層單位的具體情況，建立健全各項(xiàng)管理制度，具體業(yè)務(wù)方面如檔案收集、保管、利用、鑒定等方面，注重抓好責(zé)任落實(shí)。要認(rèn)真梳理檔案管理相關(guān)制度規(guī)范，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)掌握，制訂出臺(tái)切實(shí)可行的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。要?jiǎng)?chuàng)造良好的工作環(huán)境，保障檔案管理工作的程序化開展。

（三）加大檔案工作資金投入，提供檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。為了滿足檔案管理工作的電子化、信息化和辦公自動(dòng)化要求，需要相關(guān)的管理層加大對(duì)檔案工作的資金投入，為檔案管理方面提供必要的辦公設(shè)備，改善檔案管理人員的薪資待遇，加強(qiáng)檔案管理員工的專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，積極推進(jìn)檔案科研工作進(jìn)程，提高檔案管理水平。同時(shí)，可以積極爭取將各項(xiàng)保障措施列入制度建設(shè)中，促進(jìn)基層單位對(duì)于檔案工作的投入，使之逐步走上規(guī)范化和常態(tài)化。

（四）創(chuàng)新檔案管理手段和方法。近年來，我國移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)基層單位的檔案管理工作也提出了更高的要求，因此，需要檔案管理部分不斷的解放思想，積極的創(chuàng)新工作方法和手段，樹立服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理工作在基層單位中的作用。檔案管理的創(chuàng)新具體還表現(xiàn)在思想觀念上的創(chuàng)新、檔案管理方法的創(chuàng)新和檔案管理手段的創(chuàng)新，在信息化時(shí)代，要求檔案管理人員靈活的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維，學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、傳感網(wǎng)技術(shù)、聲像檔案的管理等，將單一的檔案管理變成信息資源，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)檢索，從而更好地為基層單位提供服務(wù)。

三、結(jié)束語

綜上所述，針對(duì)基層單位檔案管理中存在的管理效率不高，檔案建設(shè)滯后、對(duì)檔案管理的重視程度不夠、基層單位檔案管理能力不足等問題，應(yīng)積極的采取相應(yīng)的解決措施，如加大宣傳及監(jiān)督力度，增強(qiáng)基層單位檔案管理意識(shí)、健全基層檔案管理機(jī)制，程序化開展工作、創(chuàng)新檔案管理手段和方法和加大檔案工作資金投入，提供檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等措施，從而提高基層單位的檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的健康快速發(fā)展。

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