新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化分析

文/河北省承德市疾病預防控制中心 杜娟

一、引言

我國傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是建立在一些傳統(tǒng)材料如聲像資料、圖標資料、文字資料等之上的，這種傳統(tǒng)的檔案管理工作需要大量的人力和物力，然而在當前的信息時代背景下，其受到了較大的沖擊。檔案管理工作在如今這種信息時代已經(jīng)逐漸向無紙化、自動化、信息化的方向轉(zhuǎn)變，工作效率逐步得到提高，管理方式也變得越來越規(guī)范和科學。

二、我國事業(yè)單位檔案管理工作存在的弊端

（一）檔案管理觀念相對滯后?！安幻靼讬n案管理所管理的東西到底是什么”是當前我國很多事業(yè)單位檔案管理人員普遍面臨的一個問題。他們認為，所謂的檔案管理應該就是存檔和日常維護本單位日常運營的一些資料，使資料不遭到破壞。這種檔案管理觀念是十分傳統(tǒng)的，同時也是比較落后的觀念。我國事業(yè)單位中的很多檔案管理人員正是因為受到這種傳統(tǒng)觀念的影響，所以普遍都不具備較高的工作積極性。這種現(xiàn)象的存在將會導致事業(yè)單位的檔案管理工作難以進入規(guī)范化的軌道。

（二）比較落后的檔案管理方式。因為受到相對滯后的檔案管理觀念的影響，所以，事業(yè)單位中檔案管理方式也相對比較落后，很多事業(yè)單位主要是依靠人來管理，主要依靠人工來整理和歸類檔案，這種工作方式將直接導致低效率的出現(xiàn)，很多事業(yè)單位出現(xiàn)過一種現(xiàn)象即在需要用到某種檔案的時候難以找到檔案或者難以找到檔案管理人員，這樣一來就難以達到檔案管理的效果。此外，檔案的保護環(huán)境在這種管理方式下難以被保證，很多檔案會因為檔案室沒有較好的通風條件，空氣濕度較大而出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象。不同的檔案管理人員會根據(jù)自身不同的經(jīng)驗來保護檔案，因此就會采用不一樣的保護方式，所以檔案管理工作很難實現(xiàn)規(guī)范化。

（三）檔案管理人員不具備良好的工作態(tài)度。一個事業(yè)單位的工作人員對待工作的態(tài)度往往能夠在很大程度上決定該事業(yè)單位的發(fā)展情況，檔案管理工作也不例外，目前，有很多事業(yè)單位中管理檔案的相關(guān)工作人員在進行工作的時候往往都是一種應付的心態(tài)，如更新檔案不及時，不能及時打掃檔案室的衛(wèi)生、責任心不足、耐心不夠等，如果事業(yè)單位中的檔案管理人員都是抱著這種工作態(tài)度，不僅不能使檔案管理工作變得具有規(guī)范性，還會在很大程度上阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。

三、我國事業(yè)單位的檔案管理工作在新形勢下實現(xiàn)規(guī)范化的途徑

（一）加強認識，對檔案管理人員的相關(guān)職責加以明確。對于做好檔案管理工作來說，加大檔案宣傳的力度是基本前提，而相關(guān)機制和機構(gòu)的健全則是檔案工作得以落實的組織保證。除了要利用宣傳檔案的相關(guān)法律法規(guī)和管理規(guī)定，使各級領(lǐng)導和廣大干部職工增強檔案管理意識，同時還需要在各立檔單位建立起綜合檔案室，將檔案管理人員、檔案室主任、檔案分管領(lǐng)導分別確定下來，并對各自的職責加以明確，如有需要，還可結(jié)合內(nèi)設(shè)機構(gòu)的相關(guān)情況為其配備相關(guān)的兼職檔案管理人員，促使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化得以形成，這樣一來，不僅能夠使檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化，同時還能增強檔案管理工作效率。

（二）利用電子設(shè)備進行檔案管理。實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，不僅符合改革和發(fā)展事業(yè)單位制度，同時也迎合了社會日益增強的檔案信息需求，要實現(xiàn)檔案作用的最大化，就一定要在進行檔案管理工作的過程中有效地運用先進的科學技術(shù)手段。在實施檔案管理工作的過程中如果運用比較落后的設(shè)備，那么，一定會對一個事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生很大的不良影響，這也表現(xiàn)出這一事業(yè)單位已經(jīng)落后于整個時代，因此，事業(yè)單位必須要引進先進的設(shè)備來幫助檔案管理人員管理檔案。在新時代背景下，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理必經(jīng)的步驟，所以每個事業(yè)單位都應該朝著這一方向進行檔案管理工作，只有這樣，在能夠使檔案管理工作更好地為自身服務，也才能使自身的檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化。

（三）提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合服務素質(zhì)。究其根源，人還是促使檔案管理工作有效進行的關(guān)鍵因素。所以，穩(wěn)定檔案管理人員以及增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠從根本上保證檔案工作擺脫困境。由于檔案管理工作不僅具有專業(yè)性和很強的實踐性，所以不具備豐富的實踐工作經(jīng)驗的人是難以在真正意義上達到收集和管理檔案的規(guī)范要求的，因此除了要確保事業(yè)單位中檔案管理人員的穩(wěn)定性，同時還要定期更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，增強其綜合素質(zhì)。主要需要做到以下兩點：第一，要加強檔案管理人員的職業(yè)道德，樹立科學的職業(yè)道德觀念，增強服務社會發(fā)展的意識；第二，要加強檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握，檔案管理人員不僅要加強學習專業(yè)知識，以實現(xiàn)知識面的拓寬、文字能力的提高、綜合分析能力的增強等，同時他們還需要加強學習人事檔案管理軟件知識以及計算機知識，對現(xiàn)代信息管理技術(shù)加以掌握，使自己成為一種復合型人才。通過這種方式也有利于實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化。

四、結(jié)語

總之，事業(yè)單位只有針對檔案管理工作存在的具體問題及時尋找到相關(guān)的解決對策，提高對檔案管理工作的認識，增強檔案管理人員的素質(zhì)，并將先進的現(xiàn)代化檔案管理體系構(gòu)建出來，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。

[1]張麗敏.淺談如何實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化與標準化[J].中文信息,2013,(9):14.

[2]楊華,鄒麗欣,梁秀雪.實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標準化管理應該怎樣做[J].民營科技,2013,(13):172.

[3]周亞娟.淺談如何推進廣電行業(yè)檔案管理規(guī)范化標準化[J].黑河學刊,2014,(3):133.