淺析檔案開發(fā)與利用

文/湖北省十堰市第一中學(xué)　邱菊

淺析檔案開發(fā)與利用

文/湖北省十堰市第一中學(xué)邱菊

【摘要】檔案是重要的信息資源，是科學(xué)決策的重要依據(jù)，開發(fā)利用檔案信息資源，為社會的改革和發(fā)展服務(wù)，是搞好檔案的工作的最終目的。要提高檔案利用效率，須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，豐富檔案資源，積極主動、高效地為社會各類工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案信息資源；檔案開發(fā)；利用

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)取決于是否能有效地利用它為政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及社會各項(xiàng)事業(yè)提供信息服務(wù)，讓“死檔案”變成“活信息”。檔案的利用是整個檔案工作的最終目的，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、充分發(fā)揮檔案作用的重要途徑，是檔案管理的根本目的和中心任務(wù)，也是檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。因此，要求檔案工作人員要不斷挖掘檔案信息，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的同時(shí)，全方位、多途徑、多層次地進(jìn)行開發(fā)檔案信息資源，為利用者提供更多、更良好的服務(wù)。為了做好檔案服務(wù)工作，應(yīng)把開發(fā)利用檔案信息資源作為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。

一、利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，開發(fā)檔案信息資源，適應(yīng)社會發(fā)展的需要

加快檔案信息資源開發(fā)，開展深層次編研工作，不斷挖掘檔案潛在效益，多途徑的滿足利用者對信息的需求，共享檔案信息資源，真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，改變了社會信息的傳播方式，同時(shí)也改變了檔案工作在檢索中的效率，除了大大提高了檔案的存儲、處理、利用等方面的功能，特別是在查閱檔案資料時(shí)間上，節(jié)省了大量的時(shí)間，既提高了工作效率，也減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度，滿足利用者及時(shí)、準(zhǔn)確、多方面檢索檔案的要求。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電電子檔案的全程規(guī)范管理，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性和安全性。

現(xiàn)代通信技術(shù)，包括數(shù)字移動通信技術(shù)、衛(wèi)星通信技術(shù)、光纖通信技術(shù)及數(shù)據(jù)通信與數(shù)據(jù)通信網(wǎng)技術(shù)等。因此在執(zhí)行檔案保密審查的前提下，現(xiàn)代通信技術(shù)在檔案管理工作中可用于組織機(jī)構(gòu)之間的通信連接和檔案聯(lián)網(wǎng)檢索，使檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，并使檔案信息傳遞由成批檢索、聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展為聯(lián)網(wǎng)檢索，真正做到檔案的信息化，讓檔案相互聯(lián)系、相互結(jié)合、互為補(bǔ)充統(tǒng)一，提高工作效率和檔案利用率。在保證檔案數(shù)據(jù)完整一致、保密和安全下，要充分發(fā)揮個人辦公自動化和群眾辦公自動化系統(tǒng)。使檔案信息資源利用成為一個統(tǒng)一的、開放的信息資源系統(tǒng)，使檔案信息利用逐步走向數(shù)字化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。

二、加快檔案信息資源開發(fā)，提高利用效率

不斷提高檔案信息資源開發(fā)利用能夠提高現(xiàn)有資源的社會利用效益，促進(jìn)檔案資源的可持續(xù)性，有助于提高檔案在社會管理活動的實(shí)際作用。同時(shí)可從檔案文件中挖掘出具有宣傳價(jià)值的史料，開展政治教育的重要內(nèi)容，進(jìn)行生動的革命傳統(tǒng)、愛國主義、集體主義和社會主義教育。檔案信息資源開發(fā)利用還可從檔案工作角度落實(shí)信息公開制度。在做好信息公開保密審查工作的前提下，最大限度地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

檔案人員要加強(qiáng)檔案接收，可采用上門征集、跟蹤收集等方式，把有價(jià)值的檔案資料收集收起來，合理分類、組卷，編研?？梢罁?jù)利用者的需求，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，力爭做到檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源服務(wù)體系。建立完善的檢索體系，檔案部門要編制出多功能、多角度更實(shí)用的檔案檢索工具，最大限度地揭示檔案信息價(jià)值，積極利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的進(jìn)行檢索、編目、統(tǒng)計(jì)，從而提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。

三、以利用者的需求和室藏材料為基礎(chǔ)，量體裁衣，發(fā)揮檔案優(yōu)勢

整合檔案資源，要及時(shí)接收檔案進(jìn)館，通過檔案信息的選擇、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，以保證檔案的高效利用與安全管理。并全面開展檔案征集工作，對具收藏利用價(jià)值的珍貴資料進(jìn)行專項(xiàng)征集、全部征集。通過采取有效措施，使檔案館藏更加豐富，結(jié)構(gòu)更加合理。在檔案編研的過程中，要注意整合人才資源，配備檔案業(yè)務(wù)和文化素質(zhì)高的檔案人員成立檔案編研室，專門承擔(dān)編研任務(wù)。在檔案編研工作中，在重視“編”的同時(shí)，還要十分注重“研”。要本著重服務(wù)、重開拓、重創(chuàng)新的原則，編制出適合單位和社會需求的編研成果，提高檔案在編研方面的質(zhì)量，最大限度地滿足利用者的信息需求。因此檔案員要探索檔案利用途徑，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，使檔案信息更好地為政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為廣大人民群眾服務(wù)。

四、做好檔案利用工作，明確檔案服務(wù)思想和服務(wù)態(tài)度

做好檔案利用工作，充分發(fā)揮檔案的獨(dú)特作用，強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識，使檔案管理工作和提供檔案服務(wù)工作相互促進(jìn)，協(xié)調(diào)發(fā)揮。檔案工作的生命力是服務(wù)，要做好檔案工作，首先要有明確的服務(wù)方向，而這種正確的服務(wù)方向是與黨和國家的工作重點(diǎn)、奮斗目標(biāo)一致的。檔案人員須對工作中重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)認(rèn)真分析，進(jìn)行細(xì)化、量化處理，做好檔案資料隨時(shí)收集，隨時(shí)分類，隨時(shí)提供利用。因此檔案員必須勇于吃苦、樂于奉獻(xiàn)、工作作風(fēng)扎實(shí)，在工作中要隨時(shí)了解社會形勢，了解社會需求，及時(shí)地、有針對性地開發(fā)檔案資源，提供社會急需的高價(jià)值、高質(zhì)量的檔案信息。檔案人員還要有良好的服務(wù)態(tài)度，會使利用者有親切感、熱情感、樸實(shí)感、真誠感。

五、加強(qiáng)對檔案的宣傳，提高全社會開發(fā)利用檔案信息資源的認(rèn)識

搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造良好的社會環(huán)境。檔案信息資源的開發(fā)利用需要各級各部門的積極支持和參與，只有這樣才能促進(jìn)工作的開展。需要通過開展靈活多樣的形式進(jìn)行檔案宣傳。首先，要開展有關(guān)檔案價(jià)值、作用及利用效果、編研成果的宣傳，使其成為有價(jià)值、有品位的檔案文化產(chǎn)品，為社會公眾服務(wù)，引導(dǎo)更多的人利用檔案。其次，根據(jù)利用者的需求和檔案的開放范圍，通過新聞媒體、網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)字化等載體宣傳有關(guān)檔案目錄、內(nèi)容及檔案的常識，擴(kuò)大檔案的知名度和影響，消除利用者對檔案的陌生感，營造一個良好的開放環(huán)境，從而引導(dǎo)人們更好地利用檔案。最后，為利用者創(chuàng)造一個舒適、休閑的優(yōu)美環(huán)境，使檔案館成為公眾休閑的好去處。