淺談檔案資料的管理與利用

文/黃石市礦山安全衛(wèi)生檢測檢驗所　曾晶

淺談檔案資料的管理與利用

文/黃石市礦山安全衛(wèi)生檢測檢驗所曾晶

【摘要】管理是檔案資料在收集完成之后檔案工作人員需從事的主要工作，利用則是收集檔案資料的最終目的，可以說它們是檔案資料工作的兩項重要內(nèi)容，因此本文針對檔案資料的管理和利用工作進(jìn)行探討，先從制度確定、過程優(yōu)化及人員素質(zhì)方面提出優(yōu)化檔案管理工作的策略，再介紹優(yōu)化檔案利用率的策略，并對信息化管理的優(yōu)化作用進(jìn)行分析，為今后檔案資料的管理、利用工作提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】檔案資料；管理；利用；策略

一、前言

檔案是指在過去和現(xiàn)在的時間里，個人或團(tuán)體從事某些活動所形成的具有保存價值的歷史記錄，檔案資料是檔案內(nèi)容的最主要構(gòu)成體，也是檔案實現(xiàn)其價值和作用的關(guān)鍵，因此檔案工作需要重視對檔案資料的管理和利用，它們的優(yōu)化對于檔案工作重要性的發(fā)揮意義重大。鑒于此，本文針對檔案資料管理與利用的探討具有現(xiàn)實作用。

二、檔案資料制度化

檔案資料是反映個人或團(tuán)體過去真實情況的憑證，作為一種有價值的參考，在日常的管理和利用中需對其加以規(guī)范，最行之有效的辦法是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》實行制度化管理和利用。

從管理方面來說，檔案管理部門根據(jù)自身特色建立起相應(yīng)的檔案資料管理制度，讓檔案資料從搜集到利用每一個環(huán)節(jié)都實現(xiàn)規(guī)范化，涉及檔案資料的工作都按照規(guī)章制度來執(zhí)行操作，這樣既有利于保證檔案資料收集的真實完整，又有利于管理工作的簡單便捷，可以說，制度化是科學(xué)管理檔案資料的前提和基礎(chǔ)，因此為優(yōu)化檔案資料管理，首先需保證管理工作有制度可遵守。

從利用方面來說，檔案管理部門需建立起嚴(yán)格的檔案資料借閱制度或使用制度，用完善制度做指導(dǎo)以保證檔案利用過程中的安全性，這一方面有利于檔案資料的保密工作，防止資料流失，另一方面也有利于檔案資料的充分利用，從而發(fā)揮檔案的真正作用。

三、優(yōu)化檔案資料管理過程

個人或社會團(tuán)體的檔案資料是處在不斷更新之中的，因此優(yōu)化檔案管理工作的一項重要內(nèi)容便是及時更新現(xiàn)有檔案資料。電子檔案需做好存儲、備份工作，紙質(zhì)檔案則需要持之以恒的進(jìn)行收集和整理，而這一過程也是實現(xiàn)檔案資料管理制度化的過程。

首先，收集環(huán)節(jié)。檔案工作人員需遵循《檔案法》規(guī)定，進(jìn)行細(xì)致全面的材料收集工作，注意收集原則及方法的科學(xué)性及可行性，如工作人員可以上門收集或以通告的方式提示檔案持有人及時上交檔案。收集工作以全面性為主，這一環(huán)節(jié)可進(jìn)行簡單篩選。

其次，甄別環(huán)節(jié)。檔案管理人員在這一環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)將有價值的資料提取出來，不同于收集環(huán)節(jié)的簡單篩選，這一環(huán)節(jié)一定要仔細(xì)進(jìn)行檔案資料鑒別，退回不符合規(guī)定的檔案資料，以保證檔案檔案資料的高質(zhì)量及真實性。

最后，歸檔環(huán)節(jié)。為歸檔時為方便整理，同時給以后的檔案利用工作提供便捷，檔案管理人員在歸檔時應(yīng)將資料分類編排、有序存放，保證存檔條理化。

四、提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案的管理與利用離不開人的操作，因此可以說檔案工作人員的素質(zhì)對檔案資料的管理、利用工作影響重大。制度化、流程化檔案管理工作的實現(xiàn)要求管理人員具備相應(yīng)的管理知識與技能。

以××檔案管理部門為例，該檔案管理部門在早年間忽視對檔案管理人員的素質(zhì)要求，導(dǎo)致其管理規(guī)章制度健全但是檔案資料的實際管理效果卻不夠理想，如檔案資料中混有較多非檔案性資料或檔案存放混亂，需要使用時查找不易等。后來該部門經(jīng)工作總結(jié)認(rèn)識到檔案管理人員素質(zhì)的重要性之后，開始對本部門人員展開了系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，傳授其相關(guān)的檔案管理技能，培養(yǎng)其積極的工作態(tài)度，至此，該部門的檔案管理工作疏漏較之前相比明顯減少。由此可以看出管理人員個人素質(zhì)的重要性，它是工作人員實現(xiàn)檔案資料科學(xué)管理的重要前提，也是優(yōu)化管理工作的重要保證，因此在檔案管理工作中一定要給予足夠的重視。

五、信息化管理優(yōu)化檔案資料的利用

信息技術(shù)的發(fā)展推動了數(shù)字化時代的到來，信息化已經(jīng)成為檔案資料管理工作的必然趨勢。信息化管理是提高檔案資料利用率的有效方式之一，現(xiàn)階段已經(jīng)出現(xiàn)的電子檔案管理就是一種以信息化進(jìn)行檔案管理的模式。

信息化管理是充分利用電子設(shè)備將傳統(tǒng)的紙制資料數(shù)字化，然后建立數(shù)據(jù)庫將檔案資料錄入其中。它的應(yīng)用使網(wǎng)絡(luò)化檔案成為現(xiàn)實，相比較常規(guī)檔案管理工作而言，信息化管理下的檔案資料在存儲、查找及利用方面都更為快捷、方便。此外，由于信息技術(shù)的傳輸性能高，信息化管理下檔案資料的應(yīng)用便更為靈活，這些都極大程度的提高了檔案資料的利用率。

基于信息化管理之上，檔案管理部門還可以開發(fā)具有特色的管理服務(wù)項目，但是由于信息化管理模式的特殊性，在利用其提高檔案資料利用率的同時還應(yīng)該做好存儲、備份工作，避免因操作不當(dāng)給檔案資料的管理和利用帶來不必要的困擾。

六、小結(jié)

管理檔案資料的目的是優(yōu)化使用，利用檔案資料的前提是有序管理，兩者關(guān)系密切，因此做好檔案資料的相關(guān)工作不能將兩者分離開來。實際工作中，優(yōu)化檔案資料管理與利用的也要人員、手段、工作流程等多方面抓起，以保證檔案資料的管理、利用工作能更好的符合現(xiàn)代化需求。

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