企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及措施

文/大慶油田總醫(yī)院檔案室　丁率

企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及措施

文/大慶油田總醫(yī)院檔案室丁率

【摘要】企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下作為生產(chǎn)主體,其檔案管理工作作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)中重要管理之一，重要程度逐步被經(jīng)營(yíng)管理者重視。由于企業(yè)檔案管理工作正處于發(fā)展階段，一些管理機(jī)制尚不成熟，與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展存在不適應(yīng)性。本文論述了企業(yè)檔案管理工作，結(jié)合現(xiàn)有企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際情況,對(duì)如何使企業(yè)檔案更加科學(xué)化,程序化進(jìn)行探討。同時(shí)，指出了企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，并提出了合理的應(yīng)對(duì)策略，希望對(duì)于我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的有序開(kāi)展起到一定的推動(dòng)作用。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；問(wèn)題；措施

企業(yè)檔案管理是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展及信息資源多元化環(huán)境下產(chǎn)生的，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理起著非常重要的作用。企業(yè)的檔案同市場(chǎng)信息及資源情報(bào)形成了信息資源，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，對(duì)經(jīng)營(yíng)方式選擇、項(xiàng)目立項(xiàng)定位、市場(chǎng)策略制定等方面，有著決策和參考的作用。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）重視程度不夠。部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度較輕，主要表現(xiàn)在基本的檔案管理使用配套措施不足，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的重要性也較為淡化，是較普遍存在的問(wèn)題?，F(xiàn)階段大部分企業(yè)管理者都認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，另外，一部分檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重視程度也不夠高，導(dǎo)致在日常檔案管理工作中存在責(zé)任感不強(qiáng)、工作積極性不高等情況。還有一些企業(yè)在檔案管理工作上投入的人力、物力及資金比較少，造成了檔案管理配套設(shè)施缺乏，從而使檔案管理的質(zhì)量、完整性及使用性收到了影響。

（二）企業(yè)檔案管理工作不規(guī)范。一些企業(yè)在檔案管理工作中，將檔案資料只做了一些簡(jiǎn)單的分類，有的企業(yè)并未設(shè)置專門的檔案管理部門，只是各個(gè)職能部門負(fù)責(zé)管理本部門相關(guān)的資料，這種情況容易使檔案管理不透明，同時(shí)也影響了檔案的共享性。檔案在進(jìn)行歸檔保存時(shí)未形成規(guī)范的移交流程，非常容易造車檔案資料的丟失。

（三）檔案的保護(hù)工作做的不到位。企業(yè)的原始檔案容易流失、損壞，因此，檔案對(duì)其存儲(chǔ)環(huán)境要求比較嚴(yán)格，在保存檔案時(shí)要有專門的庫(kù)房進(jìn)行存放，然而由于條件限制一些企業(yè)并沒(méi)有設(shè)置專用的檔案庫(kù)房，有的企業(yè)雖然有，但也不能滿足檔案管理的存儲(chǔ)要求。部分企業(yè)的檔案存放庫(kù)房為按照要求進(jìn)行配置，缺少基本的防范設(shè)備。如：標(biāo)準(zhǔn)檔案柜，除濕機(jī)，空調(diào)設(shè)備，常常因?yàn)闈穸冗^(guò)大造成檔案資料。

（四）檔案管理設(shè)備缺乏。在企業(yè)檔案管理中，使用的設(shè)備陳舊、不足，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。目前，雖然計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)廣泛運(yùn)用到企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中有效提高了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，但是，目前在企業(yè)檔案管理工作中未廣泛應(yīng)用。檔案管理設(shè)備較為落后，導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展較為緩慢。尤其是在聲像檔案管理中，部分企業(yè)管理技術(shù)較為落后，設(shè)備配置比較陳舊，使企業(yè)的聲像檔案保存安全性較低，經(jīng)常會(huì)有檔案資料丟失現(xiàn)象發(fā)生，重要的檔案資料丟失將會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)一定影響，嚴(yán)重者會(huì)給企業(yè)整個(gè)發(fā)展帶來(lái)安全隱患。

二、提高企業(yè)檔案管理水平的對(duì)策

（一）增強(qiáng)企業(yè)檔案管理重視程度。要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，要加大資金的投入力度，可有效的保證企業(yè)檔案管理工作正常開(kāi)展。同時(shí)，要提高員工檔案管理工作認(rèn)知程度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，熟知檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中的實(shí)際作用。企業(yè)管理者應(yīng)該重視檔案管理部門的建設(shè)，要定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化人員素質(zhì)管理，逐步完善檔案管理體系，規(guī)范管理流程，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度。不斷完善企業(yè)檔案管理制度，是開(kāi)展企業(yè)管理工作的重要前提，能有效的提高企業(yè)檔案管理效率，對(duì)保證企業(yè)檔案管理工作正常開(kāi)展有著重要的作用。企業(yè)應(yīng)該以《檔案管理整理規(guī)則》為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)本身的實(shí)際情況，建立適合自身發(fā)展的檔案管理制度，在實(shí)際工作中逐步對(duì)已經(jīng)建立的檔案管理制度進(jìn)行完善和強(qiáng)化，保證檔案管理制度能夠符合國(guó)家相關(guān)要求，確保檔案管理制度能夠達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

（三）強(qiáng)化企業(yè)檔案管理保護(hù)。各企業(yè)應(yīng)該依據(jù)檔案管理保護(hù)相關(guān)要求及規(guī)定，企業(yè)要按照國(guó)家有關(guān)要求及檔案保管保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，做好檔案設(shè)備配置的資金投入，設(shè)置專門的存放庫(kù)房，配備好防盜、防火、防潮、防有害生物等必要設(shè)施，尤其對(duì)特殊載體檔案采取有效的安全防護(hù)措施重點(diǎn)保護(hù)。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，計(jì)算機(jī)逐步被應(yīng)用到檔案管理工作中，也成為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理工規(guī)范化、現(xiàn)代化的重要途徑，為檔案管理正常開(kāi)展提供了保障。企業(yè)必須要加大資金投入力度，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)檔案管理技術(shù)和檔案管理設(shè)備的引進(jìn)，加大檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)力度，能夠增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。同時(shí)，企業(yè)必須要要保證良好的檔案管理環(huán)境，為檔案管理工作提供較大的工作空間，避免檔案管理空間較小而影響到實(shí)際管理水平，影響到企業(yè)相關(guān)工作的正常開(kāi)展。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的檔案管理工作，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中起著較為重要的作用，各企業(yè)應(yīng)高度重視，不要單單將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益作為企業(yè)發(fā)展的主要工作，應(yīng)不斷強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理，從檔案的設(shè)備配置，員工的工作能力等方面增強(qiáng)管理能力，保證檔案資料的準(zhǔn)確性和全面性，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展做好重要保障，有效規(guī)避企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)效益的快速增長(zhǎng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]潘麗娟.當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].企業(yè)科技與發(fā)展, 2011(19).

[2]寧金萍.企業(yè)檔案管理的措施及效果[J].現(xiàn)代交際,2013(05).