淺談事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

文/新泰市宮里鎮(zhèn)人民政府　張欣

淺談事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

文/新泰市宮里鎮(zhèn)人民政府張欣

【摘要】在這個(gè)時(shí)代下我國(guó)的計(jì)算機(jī)行業(yè)得到了空前的發(fā)展，在各大企業(yè)和機(jī)關(guān)單位中，都有計(jì)算機(jī)的存在，人們的辦公都朝著信息化方面發(fā)展，事業(yè)單位作為我國(guó)一個(gè)非常重要的部門，其辦公水平一直是人民群眾所關(guān)注的，事業(yè)單位掌管著非常多的檔案文件，這些檔案文件對(duì)國(guó)家和地方的建設(shè)有十分重要的作用，因此，進(jìn)行事業(yè)單位中廣泛使用信息化產(chǎn)品來(lái)管理檔案是非常有效的，將檔案進(jìn)行信息化的管理不但可以極大程度上提高辦公效率，而且還提高了檔案的使用率，這給事業(yè)單位帶來(lái)極大的福利。因此，筆者通過(guò)走訪調(diào)查事業(yè)單位檔案的相關(guān)情況，對(duì)用信息化水平進(jìn)行檔案管理的主要方式進(jìn)行詳細(xì)的描述，對(duì)其出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行指正，并提出可行性的建議來(lái)解決這些問(wèn)題，從而來(lái)不斷提高事業(yè)單位檔案管理的水平。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)分析

（一）使用現(xiàn)代信息管理軟件可以極大程度上使得檔案的管理期限得到增長(zhǎng)。與傳統(tǒng)的人為檔案保存相比較，采用現(xiàn)代化檔案管理軟件，完全可以擺脫檔案紙質(zhì)化管理受到天氣和季節(jié)影響。在傳統(tǒng)人為的檔案的管理中，一旦天氣潮濕就會(huì)使得用檔案盒保存的檔案出現(xiàn)發(fā)霉的現(xiàn)象，這樣就不便于檔案的合理使用。而且，一旦檔案出現(xiàn)了一定程度的破損，一些重要的數(shù)據(jù)就會(huì)丟失。相比于依賴于天氣的管理模式，使用信息化管理模式可以很大程度上解決這一問(wèn)題，將一些重要的信息存在電腦的硬盤中，不僅不用大量的使用紙張，還可以永久的保存，重要的數(shù)據(jù)也不會(huì)丟失。

（二）使用信息化軟件管理檔案可以極大的提高檔案工作的效率。相比于以前，如果要抽調(diào)一份檔案出來(lái)，就要翻箱倒柜的去找，而且耗費(fèi)的時(shí)間又多，走的程序又繁瑣，非常的不便，現(xiàn)在使用信息化管理之后，只要在計(jì)算機(jī)面前輸入關(guān)鍵詞，就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的檔案。相比于以前，一份檔案只能在一個(gè)單位或者企業(yè)里使用，不能公開(kāi)化。信息化管理以后，可以將檔案公布到互聯(lián)網(wǎng)上去，這樣任何人想查自己檔案的時(shí)候，就可以使用互聯(lián)網(wǎng)渠道查看了，這就省去了許許多多繁雜的程序，使得事業(yè)單位的辦公透明化。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問(wèn)題

第一，目前我國(guó)事業(yè)單位認(rèn)為檔案的管理只要采用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理就可以了，沒(méi)必要采用信息化的管理水平，而且采用信息化的管理，又要投入一筆資金，根本就不重視檔案的管理工作，這樣就給事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了影響。

第二，我國(guó)事業(yè)單位中缺少專業(yè)人才，這樣事業(yè)檔案信息化管理受到約束，很多從事檔案管理的工作人員都是沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的技能培訓(xùn)，而且這些工作人員也缺乏工作的責(zé)任心，在工作中漏洞百出，就是因?yàn)檫@種領(lǐng)導(dǎo)干部不重視，工作人員不想做的情況，檔案信息化管理的腳步就受到了制約。

第三，雖然大部分的事業(yè)單位都已經(jīng)在使用信息化管理軟件來(lái)管理檔案了，但是還是有許多事業(yè)單位的信息化程度不完整，一些重要的系統(tǒng)沒(méi)有得到升級(jí)和更新，這就導(dǎo)致了我國(guó)部分事業(yè)單位檔案管理還停留在紙質(zhì)化的管理程度上。

第四，事業(yè)單位內(nèi)部缺少溝通，沒(méi)有建立起健全的責(zé)任制度，檔案管理的工作人員和后臺(tái)技術(shù)維修人員沒(méi)有及時(shí)溝通，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)不能得到及時(shí)的更新和維護(hù)，給檔案信息化管理模式帶來(lái)了極大的不便。

三、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部一定要重視檔案信息化管理的這項(xiàng)工作。首先，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)管理人員的一些工作技能，更重要的是培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心，只有在思想上轉(zhuǎn)變態(tài)度，才能解決一系列的問(wèn)題；其次要建立一個(gè)健全的管理制度，將責(zé)任個(gè)人化，這樣就會(huì)讓各個(gè)階層的人引起重視，也會(huì)投入更多的精力來(lái)參與這項(xiàng)工作；最后，要完善檔案管理設(shè)備的更新工作，加大資金的投入建設(shè)一個(gè)專門管理檔案的工作室，采購(gòu)一批先進(jìn)的管理設(shè)備進(jìn)行科學(xué)有效的管理，這樣才能一步一步的提升檔案管理的水平。

（二）事業(yè)單位要與其他政府機(jī)關(guān)和企業(yè)單位加強(qiáng)溝通。要將檔案管理工作“走出去”，要成立一個(gè)檔案管理局域網(wǎng)，要體現(xiàn)出信息化的管理水平。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部也要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，并給予一定的支持，只有保持檔案管理工作的先進(jìn)性，加強(qiáng)與其他單位進(jìn)行有效的合作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“透明化”，才能夠?qū)n案管理水平提升上去，從而保障國(guó)家和人民的利益。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位采用信息化的管理軟件來(lái)管理檔案，這是符合時(shí)代發(fā)展的潮流的，對(duì)我國(guó)的機(jī)關(guān)單位的辦公來(lái)說(shuō)是一次很大的突破，但是要一直做好事業(yè)單位的檔案信息化管理工作是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)，因此，要營(yíng)造一個(gè)良好的檔案工作環(huán)境，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案工作人員都要引起足夠的重視。

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