新形勢下地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)分析

文/河北省地礦局石家莊綜合地質(zhì)大隊 相小英

一、地質(zhì)資料檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案管理歷來都是一個單位經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，對于地質(zhì)資料和檔案來說尤為如此。檔案管理的內(nèi)容是十分繁瑣的。

一方面，地質(zhì)資料和檔案是隨著地球運動在不斷變化的，經(jīng)年累計的資料檔案數(shù)目相當(dāng)龐大，這給檔案管理帶來了相當(dāng)大的困難，資料的核查和歸檔變得十分繁瑣復(fù)雜。伴隨著時代的不斷發(fā)展和科技的飛速進步，地質(zhì)檔案資料的信息化一定是大勢所趨。在地質(zhì)單位中，不但包含專業(yè)的各類地質(zhì)資料，還有各部門的行政類文件、基礎(chǔ)建設(shè)類文件以及所有實物檔案。這些都是由單位統(tǒng)一管理的，在這項浩蕩繁雜的工程之中如果僅僅只依靠人工，不僅會在此項上耗費大量的大力資源和財物資源，而且還會出現(xiàn)錯漏。

另一方面，傳統(tǒng)的檔案資料的防潮防塵也是管理文件的重中之重，一旦檔案被因潮發(fā)霉、被蟲蛀或是檔案破損遺失，又沒有備份，那么引發(fā)的后果都是不可估計的。傳統(tǒng)的檔案管理都是人工進行的，但是管理人員的職業(yè)操守和保密意識是有高低之分的，這就為檔案管理工作增加了許多不定因素。很多資料和文件都是需要保密的，一旦發(fā)生信息泄露，會給負責(zé)人和單位造成很多不可估量的損失，帶來很多不必要的麻煩。

因此，傳統(tǒng)模式下的地質(zhì)檔案管理是存在著明顯的缺陷和不足的，應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，緊跟時代的潮流，將地質(zhì)資料檔案實行信息化管理，以一種更為高效便捷的方式來適應(yīng)社會的發(fā)展，也能夠為單位更好的發(fā)展打下基礎(chǔ)，幫助單位完善檔案管理體制，同時這也是處于現(xiàn)代社會的大發(fā)展所不可抵擋的大趨勢。

二、將地質(zhì)檔案進行信息化管理的優(yōu)勢

地質(zhì)資料檔案對于國家的政治和科研來說都是意義十分重大的，是需要長期保存的，如果繼續(xù)延續(xù)傳統(tǒng)的方式進行檔案保管，勢必花掉大量費用，單是防潮防蟲外加庫房租賃就是一筆不小的開支。而且，紙質(zhì)檔的檔案是沒有備份的，僅此一份，所以保管的難度是相當(dāng)大的。相比之下，信息化的保管方式就可以完全避免此類問題的發(fā)生。電子檔的文件不僅可以隨時查閱，還可以進行上傳備份，計算機軟件具有幫助檔案管理人員更好的歸納、保管、查閱、更改、共享和應(yīng)用等優(yōu)點，還能節(jié)省人力、物力的成本，便捷高效。在計算機的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)相當(dāng)普及的今天，可以說，一個單位如果沒有跟上信息化的步伐勢必會被社會的發(fā)展自然淘汰的。

檔案的信息化是一個單位發(fā)展的大方向，不僅可以大量解放和發(fā)展勞動力，節(jié)約成本，還可以提高檔案管理部門的工作效率。信息化讓地質(zhì)資料檔案的收集匯編工作更為有效地進行，加快檔案的整編速度，更好的為其他部門和社會提供服務(wù)。將資質(zhì)檔案信息化之后，檔案管理部門的職能也會隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，從原來的整理和保管職能變成了現(xiàn)在提供電子信息服務(wù)的職能。這可以讓單位更好更快的發(fā)展自身，進行現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型。

對于檔案的二次利用和查詢來說，信息化也能提供便捷高效的服務(wù)。地質(zhì)資料檔案信息體系的建立可以使管理者在幾秒鐘之內(nèi)就通過關(guān)鍵字檢索或者分類查詢的方式找到相應(yīng)的信息，進行查閱、檢驗或是刪改。這對于現(xiàn)代社會的高效管理來說有著莫大的意義，在一定程度上，它加深了管理者對地質(zhì)資料的監(jiān)控和管理。另外，實際應(yīng)用當(dāng)中，信息化的管理模式也十分實用。比如可以更快速的讓社會各界在網(wǎng)站平臺上查閱地質(zhì)資料或是進行資料整理、收集，然后由系統(tǒng)自動反饋、整理、歸編，從而有效地對檔案進行使用和備份，讓資料的運用在信息化的檔案記錄下變得更加透明化、公開化，從另一個角度上來說，地質(zhì)檔案信息化建設(shè)也具有保證公平性和監(jiān)督性的職能。

地質(zhì)資料和檔案有相當(dāng)一部分都是需要保密的，這就要求在檔案管理工作中要十分謹慎，注意保密性，堅決不能把不該泄露的資料文件泄露出去。一旦發(fā)生資料丟失或泄露，會給保管單位帶來嚴重的損失和一些法律的糾紛。因此，信息化的檔案管理方式能夠消除人為因素所帶來的弊端和潛在風(fēng)險。而信息化的檔案管理則更需要提高安全性的警惕，時刻要保持高度的安全意識，為單位各類檔案資料的安全做到未雨綢繆。

三、將地質(zhì)檔案管理信息化的方法和途徑

（一）建立健全地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)。一個完善的地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)是進行高效的地質(zhì)資料管理工作的前提和保障，處在一個科技如此蓬勃發(fā)展的時代的地質(zhì)資料保管單位更應(yīng)如此。一個健全的檔案管理系統(tǒng)可以減少許多繁瑣的人工工作，一切都由信息化來完成，不僅可以更好的保證的地質(zhì)資料檔案管理正確率，減少人為可能會發(fā)生的一系列弊端，還可以提高各部門的工作效率，加強部門之間的聯(lián)系，可以在工作中通過信息化的檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)更好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

（二）規(guī)范管理軟件的權(quán)限、加強信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。地質(zhì)資料管理系統(tǒng)的優(yōu)越性自是不言而喻，但是還應(yīng)該規(guī)范管理軟件的使用權(quán)限。地質(zhì)資料信息化后，如果將其開放，就失去了地質(zhì)資料檔案管理工作的意義和原則。畢竟電子地質(zhì)信息的處理和歸編過程還是一個嚴謹而保密的工作，對軟件使用人員和歸檔處理人員都必須進行嚴格篩選，絕對不能發(fā)生泄露資料等不符合職業(yè)道德的行為。另外，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對于檔案管理系統(tǒng)來說也是相當(dāng)重要的，一旦數(shù)據(jù)庫成形，將會讓地質(zhì)資料管理系統(tǒng)更好的發(fā)揮其優(yōu)勢，做到智能化的管理，這將大大提高地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)越性，能夠保證地質(zhì)資料檔案管理工作的順利進行。

（三）加強檔案系統(tǒng)的安全保障措施。網(wǎng)絡(luò)這個復(fù)雜的環(huán)境并不是那么安全可靠的，地質(zhì)資料檔案管理信息化的一大特點是將各類檔案資料和客戶信息鏈接到了開放而又魚龍混雜的互聯(lián)網(wǎng)上。因此就必須要求企業(yè)所采用的檔案管理系統(tǒng)具有極高的安全性。互聯(lián)網(wǎng)開放的特性會給不懷好意的黑客帶來可乘之機，他們可以肆無忌憚的惡意攻擊單位的管理系統(tǒng)，發(fā)送病毒致使服務(wù)器癱瘓，甚至盜取泄露單位的各類地質(zhì)資料、機密信息。如果單位的地質(zhì)資料檔案被泄露，將使單位陷入十分被動的不利局面。因此對于電子化信息化的檔案來說，保證信息安全，防范信息泄露也是不容忽視的重要工作。在安全系統(tǒng)中，一定要定期檢測、殺毒，防患于未然，避免信息失竊的情況發(fā)生，要確保檔案內(nèi)地質(zhì)電子文件的完整性、有效性和真實性。

四、結(jié)束語

檔案信息化是加速地質(zhì)資料檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高地質(zhì)資料檔案工作水平的必經(jīng)之路。必須要重視這個問題，雖然在地質(zhì)資料信息化的建設(shè)道路中也會存在各種各樣的問題，但是任何事物的發(fā)展都是曲折的，因此應(yīng)該正確的拿出積極的態(tài)度來面對所有可能遇到的難題和困擾，努力加強地質(zhì)資料檔案信息的現(xiàn)代化建設(shè)。

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