檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究

文/無錫市環(huán)境監(jiān)測中心站　李玲

檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究

文/無錫市環(huán)境監(jiān)測中心站李玲

【摘要】信息化時(shí)代，檔案管理工作亟待加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用研究，尤其是在檔案安全保密方面，必須積極采取行之有效的保護(hù)性措施，拓展工作思路，提高工作水平，切實(shí)解決我國當(dāng)前檔案管理中存在的安全問題。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；安全保密；信息化

檔案管理的最終目標(biāo)是為社會提供相關(guān)的檔案信息，管理系統(tǒng)機(jī)構(gòu)必須依據(jù)這樣的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)置。在檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上的存儲與傳播，并保障其安全，是目前面臨的一個(gè)艱巨的任務(wù)。在保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)高速高效的前提下，大力開展檔案的安全保密工作研究可以有效地解決這一難題。

一、檔案管理安全保密與信息化檔案管理的必要性

檔案管理安全保密工作是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求、開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。

在信息化快速發(fā)展的今天，加快檔案管理的信息化進(jìn)程是必須的，只有這樣才能對檔案管理進(jìn)行充分的利用，從而促進(jìn)社會的進(jìn)步。而當(dāng)下的檔案信息保密工作對于處于信息社會的檔案管理工作人員來講，也是其工作中重要的一環(huán)。這對于檔案信息管理中的安全體系的完善與檔案管理事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展有著現(xiàn)實(shí)上的意義。檔案記錄國家或其服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要?dú)v史活動，它與一般信息不同，其內(nèi)容對于國家機(jī)密與國家安全的保護(hù)有著至關(guān)重要的意義。特別是在國家經(jīng)濟(jì)、軍事、科技以及政治方面的內(nèi)容，必須著重保護(hù)，一旦泄露被非法分子利用就會對國家及社會產(chǎn)生巨大危害與無法估計(jì)的損失。

二、現(xiàn)今在檔案管理安全保密與信息化檔案管理中存在的問題

（一）在檔案管理方面缺乏標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。我國從事檔案管理中的工作人員目前的現(xiàn)狀是：對檔案管理工作熟練的人，信息化技術(shù)方面卻比較薄弱；而精通信息化技術(shù)的人，對檔案管理工作卻知之甚少。具備檔案管理與信息技術(shù)兩方面知識的專業(yè)人才十分匱乏，這一現(xiàn)狀，尤其突出地表現(xiàn)在基層檔案管理部門。由于這類人才的缺乏，導(dǎo)致檔案查閱、管理、保密等方面存在不便和漏洞，管理信息軟件的運(yùn)用技術(shù)普及率低，更無法統(tǒng)一檔案信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，即便有一定標(biāo)準(zhǔn)也無法做到全面推廣，只可以在某一部分或某一專業(yè)應(yīng)用。但“無規(guī)矩不成方圓”，不管是做什么工作，都需要一整套完善的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能保證檔案管理工作健康有序的發(fā)展。同時(shí)也使得我國檔案管理、案卷管理的信息化的進(jìn)程受到了制約，有關(guān)部門亟待出臺相對較為統(tǒng)一的檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)兼容性較強(qiáng)、易于操作的相關(guān)軟件，不定期地組織相關(guān)人員培訓(xùn)，逐步完成檔案管理信息化的進(jìn)程。

（二）對檔案管理的重要性認(rèn)識不足。檔案是指在各項(xiàng)工作中形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對工作查考的憑證，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)的可靠資料。檔案管理是日常管理工作中的有機(jī)組成，其主要功能是為工作單位提供有關(guān)的資料管理服務(wù)。但現(xiàn)今的檔案管理工作伴隨社會的發(fā)展、市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，檔案管理人員大都存在著服務(wù)意識以及保密觀念不強(qiáng)的問題。究其原因，是那些能獲得直接經(jīng)濟(jì)利益且進(jìn)展快速、見效早的工作往往更被人們重視，如基礎(chǔ)建設(shè)，人們往往注重的是高樓大廈，而對建設(shè)高樓大廈的一些資料如圖紙、合同、各項(xiàng)政府批文等卻淡然處之，有關(guān)檔案工作就容易被人們忽略。

不少單位對于檔案管理工作的具體內(nèi)容、工作性質(zhì)以及工作內(nèi)容也較為陌生，把管理文件的工作思路妄加于檔案管理，這就導(dǎo)致了其按照統(tǒng)一原則與辦法管理檔案的不可能性，工作單位也會因此導(dǎo)致在資源充分開發(fā)及合理利用上的短板。

（三）檔案管理的信息化水平偏低。轉(zhuǎn)變檔案管理模式，引入計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，對管理資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，就是當(dāng)代檔案管理的信息化理念。目前，我國基層檔案管理的信息化程度普遍偏低，甚至有的還是許多年前的水平，給檔案的閱檔等帶來了極大的不便。當(dāng)然，檔案管理的信息化進(jìn)程不可能在朝夕之間完成，對于檔案管理信息化的建設(shè)是需要長期積累的，并且信息化的過程中也會面臨種種的難題挫折，不會一帆風(fēng)順。這方面表現(xiàn)突出的美國有一種類型為各地方政府、院校、企業(yè)、社會組織等自行設(shè)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，它們形成了一種分散的、多元的、無中心的管理體制，彼此之間可以通過協(xié)會來溝通和協(xié)作。

雖然我國在許多領(lǐng)域高度信息化，但是由于檔案的特殊性，檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變還處于剛起步階段，我國的檔案管理信息化水平與國外的相比較為落后，尤其是基層組織的檔案管理，更是如此。而且我國的檔案管理信息化水平的發(fā)展還不夠完善，導(dǎo)致我國的檔案管理軟件與很多工作機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)不適配，無法在檔案管理中體現(xiàn)出來，這種情況在一定程度上限制了檔案信息化在各工作單位的實(shí)行。

三、建議針對檔案管理中的這些問題應(yīng)采取的對策

（一）加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)是檔案安全保密工作與檔案管理信息化的重點(diǎn)。在進(jìn)行陪訓(xùn)時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對保密工作相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，并不斷提高檔案管理人員

的業(yè)務(wù)技能，使其檔案信息化管理中的實(shí)踐能力不斷提高，從而逐漸形成一支紀(jì)律嚴(yán)明、政治合格的檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)提高檔案信息化管理水平。通過培訓(xùn)，使檔案管理人員的安全保密意識得到加強(qiáng)，在加快信息化進(jìn)程的同時(shí)，逐步建立健全安全保密制度。加強(qiáng)對檔案人員的教育和管理，使檔案管理人員充分了解國家的相關(guān)管理規(guī)定，并努力提高檔案管理軟件的應(yīng)用水平，以滿足檔案管理現(xiàn)代化不斷發(fā)展的需要。

（二）加強(qiáng)檔案信息管理中的安全意識。相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案管理在其發(fā)展中的重要地位，深刻了解其工作性質(zhì)，并在檔案信息安全與保密工作方面，對檔案信息管理方面的從業(yè)人員加強(qiáng)部署，對于利用信息網(wǎng)絡(luò)偷取檔案信息的行為要保證高度警惕，做好在檔案信息管理中的安全工作。同時(shí)加快自身檔案管理的信息化進(jìn)程，在保證了其安全保密的前提上，對其檔案信息管理進(jìn)行科學(xué)管理，以達(dá)到對其資源進(jìn)行充分利用的目的。

(三)加快我國檔案管理信息化進(jìn)程。相關(guān)機(jī)構(gòu)也應(yīng)該提高自身的憂患意識，并對其行業(yè)改革的發(fā)展趨勢與市場競爭中的規(guī)律予以把握，加強(qiáng)在檔案管理信息化的發(fā)展環(huán)境下對檔案保密的規(guī)律性研究，憑借檔案管理技術(shù)與制度的創(chuàng)新來確保檔案信息的安全保密，并使自身的檔案管理?xiàng)l件更加與國家的檔案信息化管理軟件適配，加強(qiáng)檔案管理信息化的落實(shí)，不斷適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的新要求，從而減少我國信息化進(jìn)程中的難題，提高我國的檔案管理信息化進(jìn)程。

四、結(jié)論

雖然一直以來檔案管理并未受到人們的重視，但是隨著社會的發(fā)展，檔案作為具有巨大價(jià)值的信息資源在當(dāng)前所體現(xiàn)出來的價(jià)值也越來越重要。因此，在信息化快速發(fā)展的今天，對于檔案管理的安全保密工作就需要給予足夠的重視，在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理且提升工作質(zhì)量與效率的同時(shí)，也要保證檔案信息化管理的安全性，對檔案管理中的有效途徑與有效措施加強(qiáng)研究，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案管理工作安全保密的最終目標(biāo)。

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