高校檔案編研可持續(xù)發(fā)展研究

文/揚(yáng)州市職業(yè)大學(xué)　楊碧倩

高校檔案編研可持續(xù)發(fā)展研究

文/揚(yáng)州市職業(yè)大學(xué)楊碧倩

【摘要】高校檔案編研工作在高新技術(shù)蓬勃發(fā)展形勢(shì)下有了新的態(tài)勢(shì)，為實(shí)現(xiàn)檔案編研工作新突破，就必須改變思路和勇于創(chuàng)新。本文結(jié)合新時(shí)期高校檔案編研工作新特點(diǎn)，試從其現(xiàn)狀、內(nèi)涵、特點(diǎn)、意義、策略等幾方面進(jìn)行剖析，以期為促進(jìn)高校檔案編研的可持續(xù)發(fā)展提供有效建議和實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的合理開(kāi)發(fā)與利用。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案編研;現(xiàn)狀;策略

一、高校檔案編研的現(xiàn)狀特征

（一）高校檔案編研的內(nèi)涵。檔案編研這一學(xué)術(shù)用詞，最先出現(xiàn)開(kāi)始于1980年國(guó)家檔案局在關(guān)于全國(guó)檔案工作會(huì)議報(bào)告中，后經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)才被檔案工作與研究中合法的使用。高校檔案編研的主體對(duì)象為檔案事物，指的是遵循某類特定范圍的選題標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案資料信息進(jìn)行采編整理和編輯評(píng)價(jià)，通過(guò)不同形式以提供檔案服務(wù)工作。高校檔案編研工作為高?；蛘呱鐣?huì)提供了內(nèi)容豐富、適用范圍寬泛、服務(wù)方式主動(dòng)、檢尋時(shí)間節(jié)省的檔案服務(wù)工作，因此檔案資料的編研也越來(lái)越受到檔案部門的重視，同時(shí)有利于高校檔案管理工作朝著有序高層次方向發(fā)展。高校檔案編研類型基本可以歸類為三種：第一，采集編撰單位機(jī)關(guān)的檔案和史料；第二，以檔案具體內(nèi)容作為參考進(jìn)行匯編；第三，編撰相關(guān)的館藏檔案資料歷史和參與編史修志工作。高新技術(shù)迅猛發(fā)展為檔案編研工作除了紙質(zhì)編撰途徑外其他新的方式，即以電子媒介為代表的各新型類檔案編研方式。2003年高校檔案信息化建設(shè)高層論壇暨第五次學(xué)術(shù)研討會(huì)正式確立要建設(shè)數(shù)字電子檔案館，通過(guò)搭建檔案信息傳播網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和完善系統(tǒng)化的在線檔案編研方式，對(duì)高校檔案館職能進(jìn)行了全新的定位。

（二）高校檔案編研的特征。高校檔案編研工作是依托高校館藏檔案為主體，編研人員通過(guò)智力勞力努力從而編研出相關(guān)的檔案作品。高校檔案編研工作離不開(kāi)檔案自身本質(zhì)屬性，同時(shí)和編研工作者自身能力水平也息息相關(guān)。首先，高校檔案編研工作具有原始性的特點(diǎn)，這是由檔案資料本身的屬性所決定的。檔案排除了人為的有意干預(yù)，是客觀事實(shí)最為原始的歷史記錄。高校檔案編研范圍主要集中在針對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理、科研等常規(guī)活動(dòng)方面最為系統(tǒng)真實(shí)的記錄，正是源于其真實(shí)性與權(quán)威性的特點(diǎn)，檔案才具有更高的利用價(jià)值，也是區(qū)別于其他文獻(xiàn)作品最為突出特征。其次，高校檔案編研工作具有知識(shí)性的特點(diǎn)。檔案編研工作匯集了人類智慧與腦力的共同勞動(dòng)，工作人員在進(jìn)行檔案文字、圖片、符號(hào)、聲頻等內(nèi)容處理時(shí)，必然凝聚了人的文化知識(shí)價(jià)值。高校是作為高層次人才集中的區(qū)域，高校檔案則記錄了該校發(fā)展過(guò)程中由科技人才創(chuàng)造的成果與歷史文化知識(shí)，是高校文明進(jìn)步的見(jiàn)證者。高校檔案編研的資料內(nèi)容涉及到各類知識(shí)文化遺產(chǎn)，因此編研的作品本身也蘊(yùn)含了豐富知識(shí)性。最后，高校檔案編研工作具有信息性的特點(diǎn)。檔案作為歷史和文化信息的載體，檔案編研工作自然也具有信息的客觀性、時(shí)效性、價(jià)值性等等一般屬性。高校檔案信息的編研要注意客觀與公開(kāi)公正，同時(shí)要及時(shí)進(jìn)行信息的搜集與更新，不斷地提煉出有價(jià)值的信息，豐富檔案的編研內(nèi)容。

（三）高校檔案編研的不足。伴隨著高校自身的發(fā)展以及信息數(shù)字媒介平臺(tái)的搭建，新型高校檔案編研工作方式正在崛起。但是高校目前檔案編研發(fā)展極其不平衡，高校之間也存在著明顯的差距。差距不僅僅體現(xiàn)在思想觀念上，還表現(xiàn)在檔案編研的技術(shù)以及成果方面。由于專業(yè)檔案編研人員的缺失，組織機(jī)構(gòu)不完善，檔案信息管理水平滯后，檔案編研形式單一，成品層次不高以及檔案編研選題多從行政管理角度出發(fā)，缺少文化的反思等等，這些都與高校的科學(xué)可持續(xù)發(fā)展定位與文化理念相悖。檔案編研內(nèi)容絕大多數(shù)停留在史料匯編層面，大眾認(rèn)可度不高，編研技術(shù)落后，編研成果利用率不高，效益不明顯。剖析其不足的深層原因主要是高校對(duì)檔案編研工作缺乏重視，保障經(jīng)費(fèi)和專業(yè)檔案編研人員不足；檔案管理部門對(duì)檔案編研重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏長(zhǎng)期有效規(guī)劃和目標(biāo)規(guī)劃；檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不高，結(jié)構(gòu)有待調(diào)整，編研業(yè)務(wù)培訓(xùn)不足以及專業(yè)編研人員觀念落伍；最為關(guān)鍵的是在檔案編研操作上，信息化管理的程度不高，缺乏管理技術(shù)支撐，對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)、數(shù)碼攝像技術(shù)、媒體傳播技術(shù)等掌握度有限。從上可以歸納出，高校檔案編研不足主要體現(xiàn)在觀念以及人才技術(shù)兩大層面。

二、高校檔案編研可持續(xù)發(fā)展的意義

（一）高校檔案編研工作體現(xiàn)了檔案法律法規(guī)的相關(guān)要求。自1980年以來(lái)，我國(guó)先后頒布了《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等多部行政法律法規(guī)，地方政府也先后推出相關(guān)檔案管理?xiàng)l例，為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的法律保障。我國(guó)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中明確提出了“高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)編研工作,對(duì)檔案資料進(jìn)行研究整理,編輯出版”的要求，《中華人民共和國(guó)教育部令》也規(guī)定了高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“編研檢索工具、編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源”。做好高校檔案編研工作是貫徹落實(shí)好檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于我

國(guó)的檔案編研事業(yè)發(fā)展起著重要作用。

（二）高校檔案編研有利于促進(jìn)檔案的深層利用與服務(wù)。高校檔案匯集了教學(xué)、科研與管理建設(shè)等相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，是科學(xué)價(jià)值與文化價(jià)值相統(tǒng)一的實(shí)物載體。檔案內(nèi)容涵蓋面廣、更新速度快，它能為領(lǐng)導(dǎo)管理層決策做出重要依據(jù)。高校檔案編研工作具有服務(wù)的功能，因此它要求編研人員善于捕捉高校工作中的亮點(diǎn)與熱點(diǎn)，從繁瑣冗雜的檔案資源中采編出有關(guān)的專題進(jìn)行整合與提煉，從而為需求者提供便捷主動(dòng)的檔案開(kāi)發(fā)與服務(wù)。

（三）高校檔案編研有利于促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作的開(kāi)展。高校檔案編研工作的基礎(chǔ)是完善好高校檔案館藏，檔案館藏是開(kāi)展編研工作的本源與基礎(chǔ)。從檔案利用角度出發(fā)，對(duì)于檔案進(jìn)行完整與準(zhǔn)確地收集、整理等工作可以為檔案的后續(xù)監(jiān)督檢查夯實(shí)基礎(chǔ)，更有利于提高檔案的利用與開(kāi)發(fā)。高校檔案編研工作是提高檔案管理水平的重要途徑，對(duì)于檔案的處理要經(jīng)過(guò)收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與利用等環(huán)節(jié)，對(duì)檔案編研工作相關(guān)環(huán)節(jié)的效率加以提升，對(duì)于促進(jìn)高校的教學(xué)科研管理等工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。

三、高校檔案編研可持續(xù)發(fā)展的策略建議

（一）堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念。高校工作主要是以教學(xué)和科研為主，檔案工作是學(xué)校工作一部分，因此高校檔案編研工作中心也應(yīng)該圍繞此中心開(kāi)展。檔案編研工作要根據(jù)學(xué)校檔案實(shí)際需求趨勢(shì)，保證編研內(nèi)容能夠滿足學(xué)校的教學(xué)科研和管理需要。高校檔案編研的選題中心更要聯(lián)系師生實(shí)際生活學(xué)習(xí)問(wèn)題，同時(shí)突出教師科研成果或者師生榮譽(yù)情況為內(nèi)容的檔案編研選題。檔案資料編寫要注重內(nèi)容質(zhì)量和深度的提高，力求編研成果具研究性與服務(wù)性為一體，在實(shí)際應(yīng)用中有較強(qiáng)利用價(jià)值。開(kāi)展高校檔案編研工作首先要深入了解在校相關(guān)檔案資料內(nèi)容，只有確立在詳細(xì)了解基礎(chǔ)上才能編研出符合使用者實(shí)際需求的檔案信息內(nèi)容，做到編研工作有針對(duì)性和服務(wù)性。檔案編研工作要做到知己知彼，首先就找到檔案信息使用者的需求點(diǎn)，突出學(xué)校的熱點(diǎn)與重點(diǎn)問(wèn)題，編研對(duì)象面對(duì)全校的教學(xué)科研管理工作，最大限度挖掘出能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層做決策的信息內(nèi)容。檔案編研選題要凸顯出學(xué)校發(fā)展的特色，在穩(wěn)住編研質(zhì)量的基礎(chǔ)上做到突出學(xué)校的辦學(xué)特色，善于發(fā)揮檔案材料的宣傳與推廣利用功能。搭建高校內(nèi)外交流平臺(tái)，使辦學(xué)理念與經(jīng)驗(yàn)得到有效地交流，轉(zhuǎn)變高校檔案信息高層次服務(wù)功能。

（二）堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的突破創(chuàng)新理念。高校檔案編研工作者要樹(shù)立好主人翁的意識(shí)，以主動(dòng)的工作心態(tài)參與到檔案的編研工作中去。首先，必須先了解高校的辦學(xué)理念與發(fā)展歷程和規(guī)劃工作，及時(shí)做到掌握學(xué)校發(fā)展動(dòng)態(tài)，完整系統(tǒng)地收集重大活動(dòng)資料，與時(shí)俱進(jìn)，針對(duì)性地開(kāi)展檔案編研工作。其次，要增強(qiáng)改革開(kāi)放的思想意識(shí)，站在全局角度展開(kāi)編研工作的思路，必須具備發(fā)展性的眼光看待編研工作的選題。最后，高校檔案編研者要突破自身局限，加強(qiáng)檔案科室之間資源的交流與人員的合作。一方面要廣泛開(kāi)展檔案信息的基本資料收集工作，拓寬檔案編研的領(lǐng)域。另一方面要做到加強(qiáng)檔案科室與其他部門的緊密聯(lián)系，走聯(lián)合編寫合作道路，共同開(kāi)發(fā)編研產(chǎn)品。與此同時(shí)，檔案編研要及時(shí)更新原有的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用先進(jìn)的數(shù)字電子處理技術(shù)，運(yùn)用高新技術(shù)實(shí)現(xiàn)文字檔案記載像聲像圖片等新形式的轉(zhuǎn)變，從而提高檔案編研產(chǎn)品的質(zhì)量。檔案編研產(chǎn)品要擺脫純文字編輯的舊方式，擬用先進(jìn)的光盤技術(shù)，利用多媒體技術(shù)進(jìn)行文字處理，做到檔案編研產(chǎn)品集圖文聲像為一體。

（三）開(kāi)展檔案編研成果展示工作。高校檔案編研工作的最終目的是服務(wù)社會(huì)，因此相關(guān)的檔案編研部門要積極改變傳統(tǒng)工作模式，主動(dòng)與社會(huì)開(kāi)展合作交流，將檔案的編研成果通過(guò)各種形式渠道向外輸出。在于外界交流過(guò)程中更好地展示檔案編研成果，使人們?cè)谑褂脵n案服務(wù)的過(guò)程中更好地了解相關(guān)編研工作，同時(shí)用戶對(duì)檔案使用情況及時(shí)的反饋有利于快速便捷地做好編研內(nèi)容的調(diào)整。為了更好地促進(jìn)檔案編研成果的展示，高校可以搭建相對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)。用戶通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)等傳播媒介，登陸校園網(wǎng)或者外網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文獻(xiàn)的下載需求，便于用戶在第一時(shí)間可以從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搜尋到所需信息。檔案編研成果也可以經(jīng)過(guò)專業(yè)的技術(shù)處理，將檔案信息內(nèi)容編研成為電子光盤進(jìn)行成果展示，最大程度實(shí)現(xiàn)檔案編研的價(jià)值。

（四）建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍和管理機(jī)構(gòu)。高校檔案編研工作要得到順利開(kāi)展與取得重大成效，必須重視檔案機(jī)構(gòu)的組織管理工作。高校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層是檔案管理工作的核心保證，領(lǐng)導(dǎo)階層要在遵守國(guó)家出臺(tái)相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)前提下，設(shè)置好自己獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，以便開(kāi)展學(xué)校自主統(tǒng)一管理。加快對(duì)檔案管理的信息化進(jìn)程有利于對(duì)編研工作的規(guī)范化管理，同時(shí)加強(qiáng)高校檔案編研隊(duì)伍的建設(shè)，以便開(kāi)展自主性和創(chuàng)新性的檔案編研工作。高校檔案編研隊(duì)伍的建設(shè)與其工作人員的意識(shí)觀念、素質(zhì)等條件密不可分。為此，要實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，就要保證編研隊(duì)伍人員專業(yè)素質(zhì)的質(zhì)量。高校可以從建設(shè)一批年齡階層梯隊(duì)合理、結(jié)構(gòu)穩(wěn)定的人才隊(duì)伍，定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)編研業(yè)務(wù)培訓(xùn)。逐步增加新生編研人員的新鮮血液，多開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，有計(jì)劃、有步驟地推進(jìn)文化學(xué)術(shù)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流活動(dòng)。不斷更新檔案編研技術(shù)與更新行業(yè)觀念，樹(shù)立“大編研”理念，搭建網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，通過(guò)開(kāi)通微博、信箱留言等方式，依靠社會(huì)各界力量共同促進(jìn)高校檔案編研工作的發(fā)展。

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