探究檔案保密工作需要處理的幾種關(guān)系

文/深圳市公園管理中心 李娟

檔案是國家歷史的儲備，是國家信息資源的集合，其重要性可想而知。檔案不僅涉及國家機密，也涉及商業(yè)秘密和個人隱私等內(nèi)容。如何更好地管理檔案信息資源，保證其在保密的基礎(chǔ)上合理開發(fā)利用，是檔案工作者永恒的課題。從長期的實踐工作中分析總結(jié)，可知要做好檔案保密工作，需要處理好以下幾種關(guān)系。

一、處理好“安全保密”與“開放利用”的關(guān)系

檔案的安全保密工作，要緊緊圍繞改革開放和經(jīng)濟建設(shè)這兩個中心開展，必須正確處理好“安全保密”和“開放利用”的關(guān)系，“開放利用”不等于無密可保，涉密檔案必須嚴(yán)格保密措施并有條件的利用；“安全保密”也不是珍藏檔案，只單純地保密不利用，在一定程度上檔案就失去了保密的意義，也失去了檔案的價值?！鞍踩Ｃ堋迸c“開放利用”是矛盾的兩個方面，而不是一對矛盾，在實際工作中要做到“安全保密”與“開放利用”相結(jié)合，保而不死、放而不亂。在處理“安全保密”和“開放利用”的問題上，要嚴(yán)格按照國家《保密法》有關(guān)規(guī)定，對各類檔案資料，逐份清查，劃分密級，進行標(biāo)密，通過標(biāo)密，劃清秘密與非密、內(nèi)部資料與外部資料的界線，做到是密就要堅決保住，非密就要一定放開。

二、處理好制度和措施的關(guān)系

嚴(yán)格的管理制度和完善的管理措施是做好檔案保密和利用工作的必要保障。只有制度沒有措施，就不能將制度落到實處；只有措施沒有制度，就缺乏措施執(zhí)行的依據(jù)。只有將制度和措施有效地結(jié)合起來，才能相輔相成，取得最大實效。以筆者單位檔案工作為例，建立了檔案員崗位責(zé)任制、歸檔制度、檔案保管和保密制度、檔案借閱制度、檔案鑒定和銷毀制度、庫房管理制度等，使檔案各項工作有據(jù)可依、有章可循。在此基礎(chǔ)上，指定專人負(fù)責(zé)檔案收集、歸檔、裝盒、借閱、移交、銷毀等管理工作，并依照崗位責(zé)任制進行年度考核。同時，加強檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立了由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并定期檢查檔案工作。由于制度完善、措施得當(dāng)，確保了檔案各項工作有條不紊地開展，收到較好的效果。

三、處理好“死”與“活”的轉(zhuǎn)化關(guān)系

為了更充分地利用檔案，讓檔案在保密前提下發(fā)揮最大作用，也為檔案工作者保管涉密檔案提供法律依據(jù)，我國《保密法》將涉密檔案分為秘密、機密、絕密三個等級，同時規(guī)定涉密檔案除了一些特殊規(guī)定，秘密級檔案保密期限不超過10年，機密級檔案保密期限不超過20年，絕密級檔案保密期限不超過30年。涉密檔案一旦達(dá)到保密期限，就失去了保密價值，不再受《保密法》保護，也就可以解密了，這部分檔案便實現(xiàn)了“死”與“活”的轉(zhuǎn)化。在實際工作中，只定密不解密、“一密定終身”的現(xiàn)象十分普遍，不僅增加了檔案工作的成本，也嚴(yán)重防礙了檔案信息的開發(fā)利用。因此，檔案工作者要依法管理涉密檔案，嚴(yán)格保密期限，及時確定“死”與“活”的轉(zhuǎn)化。明確哪些檔案已經(jīng)解密可以充分開發(fā)利用，哪些檔案需要在一定范圍內(nèi)利用，哪些檔案還不能夠提供利用。使檔案充分發(fā)揮它的作用最大限度地利用。

四、處理好“重點”和“一般”的關(guān)系

好的制度和措施需要檔案工作者去遵守和執(zhí)行。在日常工作中，檔案安全保密工作要突出重點，有意識地注意抓重點問題。在市場經(jīng)濟和改革開放的新形勢下，檔案保密、檔案利用工作的領(lǐng)域拓寬了，尤其是外部交往的增多、檔案信息交流范圍的不斷擴大，部分檔案工作者對誰是“重點”，誰是“一般”辨別不清，在個別人員中出現(xiàn)了一抓安全保密，就出現(xiàn)“草木皆兵”的現(xiàn)象。所謂突出重點就是突出抓檔案利用者、要害部門、領(lǐng)導(dǎo)和涉密人員這些重點。檔案部門要正確處理好領(lǐng)導(dǎo)干部與一般檔案利用者、要害部門與一般部門、核心秘密與內(nèi)部非秘密資料的關(guān)系，對于接觸秘密多、接觸密級高的涉密人員、重要崗位工作人員要作為安全保密工作的重點保護對象，對于要害部門產(chǎn)生秘密多，密級集中的重要崗位重點進行保密教育。只有抓好這些部門、這些人員的安全保密工作，才能保障涉密檔案的安全利用，才能使涉密檔案更好地為改革開放和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

五、處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系

隨著辦公自動化的普及，計算機技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用，檔案載體也發(fā)生了變化，電子檔案作為后起之秀，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案并駕齊驅(qū)，檔案管理進入紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的“雙軌制”時代。電子檔案具有不可識別性、信息存儲高密度性、信息共享性、載體多樣性等特性，利用快捷方便，實現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，但其在真實性、可靠性方面存在風(fēng)險，紙質(zhì)檔案始終處于無可替代的重要地位。檔案工作者要與時俱進，在嚴(yán)格管理好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的同時，不斷提高計算機應(yīng)用水平，特別是提高計算機網(wǎng)絡(luò)保密技能，并完善與之相對應(yīng)的管理機制。重點加大涉密軟盤、光盤、U盤、移動硬盤等磁介質(zhì)以及涉密文件、資料等紙質(zhì)檔案的管理，認(rèn)真處理好這些載休的使用、保管、清理、歸檔、銷毀，確保不流失、不泄密，并定期監(jiān)督檢查。使紙質(zhì)檔案和電子檔案這兩種不同載體的檔案相輔相承、相互補充，在做好保密工作的同時共同為社會提供服務(wù)。

六、處理好政治保密與經(jīng)濟保密的關(guān)系

一提到安全保密，大部分人認(rèn)為是政治上的保密，對于經(jīng)濟信息的保密工作至今還未能引起足夠的重視。也有部分人認(rèn)為經(jīng)濟工作“無密可?！保蛘J(rèn)為“有密難?！?這種錯誤的認(rèn)識及其不利于新形勢下安全保密工作，更不利于經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展。事實上，安全保密與經(jīng)濟活動有著深刻而且廣泛的聯(lián)系，為了獲得更大的經(jīng)濟利益、在競爭中取得優(yōu)勢地位，各利益方想方設(shè)法爭奪各種經(jīng)濟資源尤其是稀缺資源，并設(shè)法獲取競爭對手的經(jīng)濟秘密。這樣，經(jīng)濟利益上的競爭和對立表現(xiàn)在對自己經(jīng)濟秘密的保護和對競爭對手經(jīng)濟秘密的竊取之間的斗爭。因此，必須在抓好政治上安全保密的同時抓好經(jīng)濟建設(shè)安全保密工作，才能適應(yīng)新形勢下市場經(jīng)濟建設(shè)的需要。

七、處理好檔案部門與業(yè)務(wù)部門的關(guān)系

要有效開展檔案保密和檔案利用工作需要依靠檔案部門與其它各業(yè)務(wù)部門的合作，通過多部門的協(xié)調(diào)配合提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，檔案部門要主動與各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，發(fā)揮各自的積極作用，實行全方位協(xié)作配合。一方面檔案部門要指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門積極開展安全保密工作，做好業(yè)務(wù)部門在利用保密文件時的教育工作。另一方面，對大量產(chǎn)生秘密文件材料的業(yè)務(wù)部門和保管這些材料的檔案管理部門，都要自覺接受上級保密部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。所以，檔案部門同其它業(yè)務(wù)部門接受保密部門的指導(dǎo)是搞好新時期安全保密工作的根本途徑。只有依靠檔案部門與業(yè)務(wù)部門的同力協(xié)作，并接受保密部門的指導(dǎo)，才能把新形勢下的安全保密工作做好。

八、結(jié)語

綜上所述，檔案保密工作一定要明確思想，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，樹立為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的思想，努力提高從業(yè)人員的政治素質(zhì)和綜合能力，認(rèn)真貫徹新時期保密工作的指導(dǎo)思想、工作方針、政策、法規(guī)和履行保守國家秘密的義務(wù)，涉密檔案在做好保密工作的同時為經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

[1]趙迎紅.淺談檔案的保密工作要處理好五方面的關(guān)系[J].蘭臺世界,2013(Z2).

[2]馬馳.檔案的保密工作要處理好哪幾方面的關(guān)系[J].農(nóng)村實用科技信息,2013(08).

[3]王蕾.淺談檔案工作與保密工作的關(guān)系[J].檔案天地,2011(08).