《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》對比淺析

文/中國交通建設(shè)集團有限公司辦公廳綜合處　朱明慧

《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》對比淺析

文/中國交通建設(shè)集團有限公司辦公廳綜合處朱明慧

【摘要】信息化時代電子文件數(shù)量呈爆炸式增長，國家檔案局和國資委于2014年分別下發(fā)了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》，用于指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)。本文對于兩份文件在電子文件方面做了宏觀和微觀比較，便于將文件要求落實到實際操作。

【關(guān)鍵詞】電子文件；檔案信息化；檔案管理系統(tǒng)；OAIS

檔案管理是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、風(fēng)險管控等方面發(fā)揮著重要的保障作用。2014年初國資委印發(fā)《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》（以下簡稱《指引》），用于指導(dǎo)中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)規(guī)范有序進行。國家檔案局于2014年8月份發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（以下簡稱《指南》），用于指導(dǎo)全國檔案機構(gòu)的信息化建設(shè)。中央企業(yè)檔案工作既要接受國家檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要接受國資委的行政指導(dǎo)。對于兩份文件對電子文件管理方式從微觀和宏觀做初步對比分析，方便把握今后企業(yè)檔案工作發(fā)展方向。

一、宏觀《指引》和《指南》的宏觀比較

對于電子文件管理整體構(gòu)架來說，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，無論是數(shù)字檔案室建設(shè)還是檔案信息化建設(shè)的框架，都是包括基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障體系建設(shè)四大塊。從宏觀來看，國資委和國家檔案局對電子文件的不同要求主要體現(xiàn)在研究視角、標準規(guī)范、管理思想和管理方式上。

（一）研究視角不同?！吨改稀肥且再Y源的角度看待檔案，注重體現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案實體管理向現(xiàn)代的檔案內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，從建設(shè)原則到實際操作，都體現(xiàn)以傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和電子文件歸檔管理的一體化為重點，以機關(guān)各類檔案信息資源（包括業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)）的規(guī)范管理和有效利用為目標。在四大板塊中，數(shù)字資源建設(shè)是核心，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和保障體系建設(shè)都是圍繞檔案信息資源建設(shè)展開，并以最大限度保證信息資源建設(shè)質(zhì)量為目標。而《指引》的出發(fā)點是為了解決電子文件的原始證據(jù)性留存問題，現(xiàn)代新型檔案載體使電子檔案信息具有易操作、易修改、系統(tǒng)依賴性等特點，為了保證檔案信息的真實性、可靠性、完整性和可讀性，相應(yīng)地提出對電子文件從生成到銷毀全生命周期的管理和技術(shù)要求，管理重于利用。

（二）對標準要求不同。兩者都強調(diào)標準、規(guī)范的重要性，但《指引》是意見指導(dǎo)性的，在某些板塊下給出可以參照的相關(guān)標準，而《指南》數(shù)字檔案室建設(shè)涉及了19項標準、規(guī)范，并將標準、規(guī)范的相關(guān)要求貫穿在指南條文中，便于貫徹執(zhí)行。值得指出的是，為和國際接軌，國資委《指引》中引用了國際標準化組織頒布的ISO15489文件管理標準,國家檔案局《指南》引用了ISO14721:2003《空間數(shù)據(jù)與信息移交系統(tǒng)——開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型》。對這兩個標準的解讀構(gòu)成支撐兩文的骨架。

（三）兩者體現(xiàn)的管理思想不同。雖然兩份文件都指出應(yīng)對電子文件管理進行前端控制和全程管理，但《指引》涉及到業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及末端的遷移和轉(zhuǎn)換，其跨度包含文件整個生命周期，力圖實現(xiàn)電子文件全程管理。《指南》重點是以O(shè)AIS模型指導(dǎo)下的檔案系統(tǒng)建設(shè)，其目的是要建設(shè)一個輸入、處理、輸出的，與外界進行資源交換的系統(tǒng)。與生命周期理論、連續(xù)體模型相比較而言，雖然OAIS的視閾較小，但具有更強的專指性，它注重對于長久保存信息的管理，更注重文件管理活動的后端。考慮到我國文檔分開管理的體制，從電子文件生成就開始控制目前來看尚未成熟，現(xiàn)實的做法是檔案部門在對電子文件歸檔時對于文件生成部門提出質(zhì)量與控制要求，在真實、完整接收電子文件后將其納入到ERMS的管理范疇進行長久保存、提供利用。

（四）對電子文件管理方式不同。從管理方式來看，《指南》和《指引》都主張采用集成管理原則，《指南》中對實物檔案和電子檔案進行集成管理，注重各類檔案信息資源集成，建設(shè)檔案信息采集、加工、存儲、管理，并提供利用的集成管理平臺。但《指引》對各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件集成管理，注重以綜合的、系統(tǒng)的、動態(tài)的手段和方法進行集成管理，如對電子文件從產(chǎn)生到銷毀或移交的各個環(huán)節(jié)進行全方位、多角度、多層次的動態(tài)管理。

二、電子文件管理業(yè)務(wù)流程微觀比較

電子文件管理流程是電子文件管理的重點研究對象，應(yīng)理順歸檔文件與檔案管理流程，實現(xiàn)文檔一體化管理。這一節(jié)通過從電子文件來源、類型、流程控制、前端管理、歸檔鑒定、元數(shù)據(jù)管理

等方面對國資委《指引》和國家檔案局《指南》進行對比分析。

（一）來源要求。國資委《指引》中提出建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)——檔案管理系統(tǒng)的無縫集成系統(tǒng)體系，接收各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件。國家檔案局《指南》要求，除明確要求對電子文件的收集來源來自于辦公自動化系統(tǒng)外，對其他門類的數(shù)字資源收集采用掛接和上傳等方式，不是原生電子文件。

（二）收集類型要求。國家檔案局《指南》要求，收集文書類、科技類、聲像類、照片類數(shù)字資源。如按照國資委《指引》要求，則各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)流程分析的基礎(chǔ)上，分析每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)必須產(chǎn)生并捕獲的產(chǎn)生的電子文件類型，確保歸檔文件的全面性。

（三）電子文件管理流程控制。國資委《指引》要求電子文件生命周期四階段的管理目標都必須遵照電子文件的“真實性、完整性、可靠性、可用性”要求，從文件產(chǎn)生源頭開始，對文件生成、文件捕獲、歸檔管理、長期保存四大文件生命周期階段分別進行有效控制，與電子文件對應(yīng)的元數(shù)據(jù)應(yīng)伴隨文件生命周期不斷生成，做到“齊全、完整”。國資委主張從業(yè)務(wù)系統(tǒng)開始管理，國家檔案局《指南》注重在電子文件接收時由檔案機關(guān)人員把關(guān)文件質(zhì)量。

（四）對于前端控制要求。國資委《指引》中建議，將電子文件管理模塊嵌入業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之中，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)支持電子文件形成或辦理部門、檔案部門開展電子文件捕獲、歸檔等業(yè)務(wù)活動，“具有對電子文件進行分類、鑒定、組卷、關(guān)聯(lián)，并賦予相關(guān)標識的功能”。這說明，國資委《指引》采用全文件生命周期式的管理，將相關(guān)檔案業(yè)務(wù)活動進行集成，如將捕獲與分類進行集成。國家檔案局《指南》的“4.2接收采集”，規(guī)定了將電子文件分類和組織作劃為數(shù)字檔案室的職能。其要求參考的《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》將文件登記、分類、劃分保管期限放在ERMS的功能中，“登記進入ERMS的文件應(yīng)根據(jù)既定的分類方案進行分類，確保捕獲的每一份文件都有類可歸；分類可以在捕獲之前或登記的同時完成?！笨梢钥闯?，國家檔案局和國資委都要求對文件管理進行前端控制，但國資委重點在業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行前端控制，而國家檔案局重點在電子文件管理系統(tǒng)開始進行前端控制。

（五）文件歸檔鑒定。國家檔案局要求參照的OAIS參考模型要求，對文件的接收和技術(shù)鑒定集中在電子文件移交階段。國資委對文件的鑒定則分散在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，從文件創(chuàng)建開始要歷經(jīng)多次價值鑒定和技術(shù)鑒定。國資委《指引》和檔案局《指南》都要求將保管期限表嵌入到系統(tǒng)中，并將其與檔案分類方案相關(guān)連。

（六）元數(shù)據(jù)采集和管理。對于電子文件管理的元數(shù)據(jù)管理方面，國資委《指引》建議，應(yīng)將元數(shù)據(jù)管理需求前移至業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計階段，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中嵌入元數(shù)據(jù)的捕獲要求，規(guī)定在哪些業(yè)務(wù)流程階段應(yīng)形成相應(yīng)元數(shù)據(jù)，以系統(tǒng)自動捕獲和業(yè)務(wù)人員人工添加的方式完善元數(shù)據(jù)。為了保證電子文件的真實、有效、可靠、可用，對元數(shù)據(jù)的收集和管理跨越整個文件生命周期。

國家檔案局《指南》對元數(shù)據(jù)的要求集中在檔案室接收階段對各種類型文件元數(shù)據(jù)的著錄方面。在《指南》中，對四大類接收文件的元數(shù)據(jù)類型進行分析，可以發(fā)現(xiàn)，對于文件形成階段產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)要求較少，而且大部分元數(shù)據(jù)屬于對文件接收后對內(nèi)容和形式描述再著錄的檔案信息內(nèi)容元數(shù)據(jù)類型。國家檔案局《指南》要求參照的《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》中指出，“ERMS應(yīng)支持多個授權(quán)用戶完成元數(shù)據(jù)的捕獲，如通過工作流機制分配元數(shù)據(jù)登錄任務(wù)”。如果參照此方案，業(yè)務(wù)系統(tǒng)在文件生成、流轉(zhuǎn)的各個階段應(yīng)嵌入對文件進行檔案化管理的元數(shù)據(jù)類型和著錄表單，采用系統(tǒng)捕獲和手工著錄的方式進行元數(shù)據(jù)采集。在文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后參照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》，將電子文件原文和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)封裝。國家檔案局要求參考的OAIS參考模型，通常是指文件生成者準備好文件及其元數(shù)據(jù)后，根據(jù)移交規(guī)范中的sip創(chuàng)建規(guī)范將其封裝為sip后集中移交。電子檔案室接收者對立檔單位移交的sip按照質(zhì)量要求（國家檔案局《指南》中列出的）進行接收和檢查。檔案室不負責(zé)參與形成和管理文件形成和流轉(zhuǎn)過程中的元數(shù)據(jù)。不管電子文件如何形成和管理，在移交到檔案室時，檔案人員的任務(wù)是按照之前提的要求對檔案進行質(zhì)量檢查，合格即入庫。

（七）檢索和利用。檢索方面，國資委《指引》指出，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)提供按類檢索、多視圖檢索、全文檢索等多種檢索途徑，其中，多視圖檢索屬于新型檢索方式。國家檔案局《指南》提供的檢索方式比較多，但都屬于常規(guī)檢索方式，包括簡單檢索、高級檢索、模糊檢索、精確檢索、跨檔案門類檢索、全文檢索等。利用方面，國資委《指引》和國家檔案局《指南》要求對電子文件利用者的權(quán)限進行嚴格控制，都要求具有利用統(tǒng)計功能、利用追蹤記錄功能等。在此基礎(chǔ)上，國資委要求能夠記錄“利用者的利用信息”。國家檔案局要求更細，應(yīng)對數(shù)字檔案資源的下載添加數(shù)字水印，應(yīng)支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。

（八）對于電子文件（數(shù)字資源）備份和保存要求。對于備份來說，國資委規(guī)定，應(yīng)對電子文件實行容災(zāi)備份和離線備份。國家檔案局規(guī)定應(yīng)該進行近線備份和離線備份。要求基本相同。對于文件長久保存來說，國資委要求，應(yīng)制定電子文件長久保存策略。國家檔案局指定參考的OAIS參考模型一個重要的著力點在于對文件的長期保存。

國資委《指引》和國家檔案局《指南》為今后企業(yè)檔案工作指明了方向，兩份文件以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進管理創(chuàng)新，通過分析兩份文件，可以進一步對比公司檔案信息化工作現(xiàn)狀，明確差距，對標升級檔案系統(tǒng)，建立一套完整的企業(yè)數(shù)字檔案收集、管理、存儲和利用的檔案管理體系，推動企業(yè)檔案工作再上新臺階。

參考文獻：

[1]李澤鋒.基于OAIS電子文件管理系統(tǒng)體系研究[M].北京:中國出版集團,2014.