對企業(yè)文書檔案工作的思考

文/新疆神新發(fā)展有限責(zé)任公司　韋曉黎

對企業(yè)文書檔案工作的思考

文/新疆神新發(fā)展有限責(zé)任公司韋曉黎

【摘要】企業(yè)文書檔案工作是企業(yè)行政管理工作的重要內(nèi)容，是企業(yè)下達(dá)指令、通知和公布重要事項的權(quán)威方式。文書檔案在規(guī)范企業(yè)現(xiàn)代化管理方面起著重要作用，因此加強(qiáng)文書檔案管理工作意義重大。本文對企業(yè)文書檔案日常工作中的一些普遍問題進(jìn)行剖析，就企業(yè)如何做好文書檔案工作提出自己的見解和思路，供檔案管理工作者借鑒。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；文書檔案；思考

結(jié)合目前企業(yè)文書檔案管理工作中的不規(guī)范現(xiàn)象，以及文檔管理人員自身素質(zhì)方面存在的問題，并綜合自己多年的工作經(jīng)驗，談幾點思考意見：

一、重視文書檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

檔案是由公文演變轉(zhuǎn)化而來的，最初的公文即是檔案的前身。而公文制發(fā)的水平既反映了公文自身的質(zhì)量，也是檔案綜合質(zhì)量的基礎(chǔ)和保證。企事業(yè)單位在公文制發(fā)時要重視標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為長期建立檔案工作的高效、標(biāo)準(zhǔn)管理打好堅實的基礎(chǔ)，為此要注意以下幾點：首先要做到公文格式規(guī)范統(tǒng)一，熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。其次要重視公文制發(fā)過程中的簽批手續(xù)，審核公文標(biāo)題的準(zhǔn)確性以及落款與公文的一致性，有無日期的錯誤和缺失等。然后是公文紙面的文字字跡要清晰，公文中所有報表、記錄、批注和簽字等必須使用合格筆墨，嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆以及紅色墨水筆等書寫、批閱和修改材料文件。要確保字跡清晰可見，有利于公文的長期保存和使用。最后是公文的格式必須規(guī)范，文種采用要合理，在行文過程中不得隨意使用簡稱，禁止使用不規(guī)范的文字。文件在閱批處理過程中要做到及時、準(zhǔn)確；做到收發(fā)文件登記及時，領(lǐng)導(dǎo)參加的會議記錄和講話要及時整理并按程序規(guī)范處理妥當(dāng)。日常工作中要重視各部門之間的協(xié)作與配合，檔案工作人員更是要積極主動了解其他業(yè)務(wù)部門當(dāng)前以及后續(xù)的工作動向，加強(qiáng)與各部門的聯(lián)絡(luò)，以便及時獲取準(zhǔn)確的檔案信息；檔案管理人員還要結(jié)合單位的工作特點，考慮檔案工作如何圍繞單位的中心工作進(jìn)行，以及怎樣做好檔案資料的收集和整理工作。在檔案資料收集過程中，要保障檔案資料收集的渠道順暢，重點收集能充分體現(xiàn)所在單位發(fā)展過程和當(dāng)前企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀態(tài)，同時還要收集對單位今后發(fā)展有推動促進(jìn)作用的資料，積極為企業(yè)發(fā)展提供信息服務(wù)。

二、加強(qiáng)文書檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

單位檔案專業(yè)人員培訓(xùn)是日常管理培訓(xùn)工作的一部分，是培養(yǎng)專業(yè)檔案人員的重要手段，很多未經(jīng)培訓(xùn)的企業(yè)文書檔案管理人員只是在工作移交過程中簡單地了解后就進(jìn)入崗位工作，對檔案的專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)知之甚少，專業(yè)水平遠(yuǎn)不能與現(xiàn)代化信息化的文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要求相適應(yīng)。文書檔案管理人員要熱愛本職工作，注重完善自我，發(fā)揮主觀能動性，通過各種形式學(xué)習(xí)、宣傳國家有關(guān)檔案工作制度、規(guī)定，努力提高知識水平和管理能力。往往基礎(chǔ)的材料收集決定和影響了整個卷宗檔案的價值，因此組卷、立卷的方法，案卷的裝訂質(zhì)量都會影響到檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在制度約束中把文書檔案材料的累積、分類、歸納、整理、匯交、統(tǒng)計、審定以及最終的有效使用都制定出明確的標(biāo)準(zhǔn)和程序，并將其列入檔案人員的崗位責(zé)任制中，同時構(gòu)建完整的領(lǐng)導(dǎo)組織系統(tǒng)，重點是進(jìn)行督查和落實，用強(qiáng)有力的制度來推動文檔管理工作不斷進(jìn)步。

現(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)營管理過程中文件和檔案正逐步向多樣化方向發(fā)展，企業(yè)管理的手段也在日益更新，因此要求文書檔案業(yè)務(wù)人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識，以適應(yīng)企業(yè)在生產(chǎn)相關(guān)技術(shù)和管理操作技能等方面不斷提高和創(chuàng)新的需要。固守傳統(tǒng)老舊的業(yè)務(wù)知識和工作方法，將被日新月異的新形勢所淘汰。因此不斷加強(qiáng)文書檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育，使文書檔案人員的知識面不斷拓展，業(yè)務(wù)水平不斷提高，才能適應(yīng)當(dāng)前文檔管理工作的新要求。

三、加快推進(jìn)文書檔案管理的信息化和現(xiàn)代化

檔案工作是一項看似簡單其實專業(yè)性很強(qiáng)的基礎(chǔ)管理工作，許多檔案管理人員對本職工作的認(rèn)識深度都不夠，思想觀念跟不上現(xiàn)代化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求，使得單位檔案管理水平不能適應(yīng)發(fā)展的需要。在檔案文件的數(shù)量逐漸加大的形勢下，文檔的保存及使用也顯得越來越被動，這都是自身素質(zhì)不夠、工作方法落后和管理手段簡單所造成的結(jié)果。作為綜合了各門類知識的檔案管理人員更應(yīng)該不斷更新專業(yè)知識，注重培訓(xùn)和素質(zhì)培養(yǎng)，讓自己成為專業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的先行者。

（一）加強(qiáng)人員素質(zhì)培養(yǎng)，提升專業(yè)管理技能。當(dāng)前檔案信息技術(shù)已在檔案管理領(lǐng)域得到有效應(yīng)用，信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)今信息社會環(huán)境下的必然趨勢，文檔管理人員必須結(jié)合本單位和行業(yè)的特性要求，讓自己成為全面的文檔管理綜合性人才。文件形成的全過程已能同檔案管理信息化系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，可以綜合完成文檔形成的全部工作，新技術(shù)的推廣應(yīng)用促使文檔管理人員要不斷地學(xué)習(xí)和掌握信息化的文檔處理系統(tǒng)，為推動企業(yè)快速發(fā)展發(fā)揮自己應(yīng)有的作用。

（二）運(yùn)用信息技術(shù)手段，提高文檔管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量繁瑣、細(xì)致、認(rèn)真的人工操作，工作量大，需要耗費(fèi)很多精力去做。而信息化的管理處理方法可以把諸多同類簡單而繁瑣的工作用計算機(jī)來完成，在提高工作效率方面作用明顯。傳統(tǒng)的文檔歸檔工作中，文檔人員按照自己的主觀判斷來對文件分類，即便有標(biāo)準(zhǔn)可以參照，但由于人為的主觀性存在，還是會難免出現(xiàn)分類不合理，標(biāo)準(zhǔn)尺度把握不準(zhǔn)確等問題，為標(biāo)準(zhǔn)化的文檔管理工作帶來先天缺陷。

四、總結(jié)

企業(yè)文書檔案工作是檔案管理工作的重要內(nèi)容，是現(xiàn)代企業(yè)管理制度不可或缺的組成部分，能從某種程度上反映企業(yè)規(guī)范管理和運(yùn)營的水平。抓好文書檔案管理工作，需要長期認(rèn)真細(xì)致的基礎(chǔ)工作的積累，而規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案管理也必將為企業(yè)樹立良好形象起到重要作用。