關(guān)于廈門理工學(xué)院二級學(xué)院檔案管理工作的調(diào)研報(bào)告

徐昭穎

摘要：本文通過問卷、訪談、文獻(xiàn)調(diào)查等方式，針對廈門理工學(xué)院二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，運(yùn)用SPSS17.0軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，得出目前大多數(shù)師生的檔案管理意識薄弱，二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀亟須改進(jìn)，相關(guān)檔案管理工作中仍存在問題等結(jié)論，提出應(yīng)提高檔案管理意識，做好二級學(xué)院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，出臺檔案制度規(guī)范等建議。

關(guān)鍵詞：廈門理工學(xué)院；二級學(xué)院；檔案管理；調(diào)研報(bào)告

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）15-0014-02

一、調(diào)研背景

1.調(diào)研目的。2004年，廈門理工學(xué)院經(jīng)教育部批準(zhǔn)升本。從此，廈門理工學(xué)院一路快速發(fā)展，無論從辦學(xué)規(guī)模、校園建設(shè)、硬件設(shè)備、學(xué)校名譽(yù)、軟實(shí)力等各方面都有了長足的進(jìn)步和提升。在學(xué)校的快速發(fā)展中，二級學(xué)院應(yīng)運(yùn)而生且快速發(fā)展，這無疑對二級學(xué)院各方面的管理工作提出挑戰(zhàn)。對檔案管理工作來說，由于二級學(xué)院的快速發(fā)展，學(xué)院的規(guī)章制度、組織分工、情況報(bào)告、工作總結(jié)、招生計(jì)劃、學(xué)籍登記、教師情況統(tǒng)計(jì)、校企合作、對外交流、學(xué)生參賽、組織大型學(xué)術(shù)會(huì)議等各方面的文檔資料日新月異，不斷變化。如果各學(xué)院能清晰、完整、系統(tǒng)化地保存記錄這些信息，不僅會(huì)大大提升組織的工作效率，更能有效地記錄歷史，幫助學(xué)院提升其綜合實(shí)力。但現(xiàn)狀是雖然學(xué)校層面的行政人員較為穩(wěn)定，且已成立檔案館，檔案收集工作有了質(zhì)的提升，但各學(xué)院的檔案管理工作卻較為滯后。就筆者所在的學(xué)院而言，目前仍停留在行政人員自行自主歸檔階段，缺乏相應(yīng)的檔案管理?xiàng)l例，缺乏相應(yīng)的檔案管理體系，特別是大多數(shù)人的檔案收集管理意識較為薄弱。這就造成每當(dāng)院領(lǐng)導(dǎo)、系主任、行政人員更換后，歷史資料容易丟失，或難以查找，使得二級學(xué)院檔案管理不完整、不連續(xù)。在工作經(jīng)歷中，筆者常常會(huì)遇到因找不到歷史資料只能重復(fù)收集，使工作效率低下的情況。這幾年，學(xué)院由于客觀原因，人事變動(dòng)較為頻繁，因?qū)W院人事的需要，筆者從專業(yè)教學(xué)秘書變更為公外教學(xué)秘書，又轉(zhuǎn)為行政秘書。在每次換崗時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題：由于學(xué)院沒有統(tǒng)一的歸檔規(guī)范和要求，有些材料沒有統(tǒng)一歸檔，使得一些寶貴材料就此缺失。而有些即使有歸檔，也因每位工作人員的歸檔習(xí)慣不同，使得檔案材料凌亂，難以查找。這使得我們每一次有新上任的同志時(shí)都要重新收集整理資料，不僅降低個(gè)人工作效率，更使得整個(gè)組織工作效率變低。因此，通過本次調(diào)研研究，試圖梳理思路，為提升二級學(xué)院檔案管理工作起到拋磚引玉的作用。

2.調(diào)研方式。運(yùn)用問卷調(diào)查、訪談?wù){(diào)研、文獻(xiàn)調(diào)研等形式具體開展，并運(yùn)用SPSS17.0軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。問卷調(diào)查方面，采用封閉式與開放式相結(jié)合的抽樣問卷調(diào)查方式。問卷設(shè)計(jì)共18題，第1～17題為封閉題，其中部分題目選項(xiàng)采取“其他”等開放式設(shè)計(jì)；第18題為主觀題。本次問卷共發(fā)放150份，回收127份，其中有效問卷為119份，回收率為84.7%，有效率為93.7%。進(jìn)行數(shù)據(jù)整理后，運(yùn)用SPSS17.0軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。訪談?wù){(diào)研方面，針對具體問題，與被調(diào)研者進(jìn)行深入交談、探討。文獻(xiàn)調(diào)研方面，通過圖書館、數(shù)據(jù)庫收集材料，查看書籍，研讀相關(guān)文獻(xiàn)。

二、調(diào)研分析

1.檔案管理意識薄弱。在填寫問卷的普通師生中，雖然有94.1%的被調(diào)查者認(rèn)為檔案是重要的，但有75.6%的被調(diào)查者表示從未查閱過檔案，更有96.6%的被調(diào)查者表示不了解學(xué)校檔案館的工作內(nèi)容和流程。在進(jìn)行訪談?wù){(diào)研時(shí)，有部分被調(diào)查者不知道學(xué)校檔案館的具體位置，不了解學(xué)院是否有檔案室，認(rèn)為檔案館（室）有點(diǎn)神秘等。不僅普通師生，就連領(lǐng)導(dǎo)、行政人員的檔案管理意識也相對薄弱。37.1%的被調(diào)查者認(rèn)為學(xué)院對檔案管理重視不夠。其原因：一是檔案管理過于依賴學(xué)校管理。學(xué)院作為教學(xué)部門，其主要工作是教學(xué)管理，許多材料最終交于學(xué)校行政部門，依靠學(xué)校行政部門歸檔。二是檔案的作用常常不在當(dāng)下而在未來，這使得大多數(shù)管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理的提升有助于學(xué)院綜合實(shí)力的提升。

2.檔案管理現(xiàn)狀亟須改進(jìn)。高達(dá)72.3%的師生表示自己曾在工作或生活中遇到重要問題卻找不到歷史資料的情況，亦有59.7%的師生表示擁有重要資料或有特殊意義的資料卻找不到妥善保管的方式，60.5%的師生對學(xué)院檔案的利用現(xiàn)狀不滿意。建立有效的檔案管理機(jī)制，是既滿足師生需要又滿足學(xué)院發(fā)展的一件好事情。各二級學(xué)院應(yīng)重視并加快檔案管理建設(shè)工作。

3.目前檔案管理工作存在的問題。調(diào)查顯示，45.3%的師生認(rèn)為目前檔案管理工作不夠完善的主要原因是資金投入不足，37.1%的師生認(rèn)為是學(xué)院重視不夠，22%的師生認(rèn)為是人手不夠。另外，53.8%的師生認(rèn)為學(xué)院沒有相應(yīng)的檔案管理隊(duì)伍，不知道將相應(yīng)材料交給誰；46.2%的師生認(rèn)為學(xué)院缺乏檔案管理規(guī)范，不了解哪些材料可以歸檔；33.6%的師生對學(xué)校、學(xué)院的保管能力不放心，擔(dān)心材料丟失。

以上數(shù)據(jù)顯示：（1）二級學(xué)院檔案管理制度不健全，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)嚴(yán)重滯后，缺乏相應(yīng)的檔案規(guī)范文件；（2）二級學(xué)院重視不夠，在精力和資金等方面投入不夠；（3）管理力量相對薄弱，管理水平不高，管理手段落后，以致師生質(zhì)疑學(xué)校、學(xué)院的保管能力。

另外，專任教師與希望能查到科研方面（包括科研項(xiàng)目、科研成果、科研獲獎(jiǎng)）檔案呈較高的正相關(guān)性，相關(guān)系數(shù)達(dá)到0.530。這說明，專任教師更希望學(xué)院健全科研方面的檔案資料。從服務(wù)角度來說，專任教師是學(xué)院檔案管理的主要服務(wù)對象，我們應(yīng)加強(qiáng)科研方面的歸檔管理。

還有一點(diǎn)就是高達(dá)89.1%的師生認(rèn)為二級學(xué)院應(yīng)成立自己的綜合檔案室，并非試卷檔案室。綜合檔案室的建立可實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理，無疑會(huì)大大提升檔案管理工作的水平。但成立綜合檔案室須滿足場地和資金等條件，目前學(xué)校無法實(shí)現(xiàn)所有二級學(xué)院具備檔案管理的硬件環(huán)境，但各二級學(xué)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件，待條件成熟后，予以實(shí)現(xiàn)。

三、相關(guān)建議endprint

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)和宣傳，提高檔案管理意識。通過細(xì)分培訓(xùn)對象，加強(qiáng)組織學(xué)習(xí)和相關(guān)宣傳工作，提高學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和專業(yè)教師的檔案意識，這是做好檔案管理的基本前提。充分調(diào)動(dòng)全院師生積累檔案、保護(hù)檔案的積極性和自覺性，形成人人關(guān)心、支持檔案工作的良好氛圍。針對檔案管理人員，可舉辦專題講座、系統(tǒng)學(xué)習(xí)課程等方式，以提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

特別應(yīng)不斷提高二級學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度。很多工作的開展離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和部署，不斷加強(qiáng)二級學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對提升二級學(xué)院的檔案管理工作至關(guān)重要。一方面，定期召開以各二級學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)為主要對象的研討、座談、講座等活動(dòng)，提升二級學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識；另一方面，爭取在二級學(xué)院年度考核中為檔案管理工作設(shè)置合理的分值，以評促建，促使領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視。

2.做好二級學(xué)院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。學(xué)院檔案管理隊(duì)伍一般是依附于行政管理隊(duì)伍的，其建設(shè)工作容易被忽略。事實(shí)上，兩者是有區(qū)別的，要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，設(shè)置相應(yīng)的崗位職責(zé)，組建一支符合學(xué)院檔案管理需要的隊(duì)伍。檔案管理工作要單獨(dú)核算工作量，在崗位培訓(xùn)、職稱評審、績效考核、評先評優(yōu)等方面給予考慮，提高隊(duì)伍積極性。此外，須提高二級學(xué)院檔案管理人員的協(xié)調(diào)合作能力，善于協(xié)調(diào)學(xué)院各系、各部門的關(guān)系，確保歸檔文件的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性，確保歸檔文件渠道的暢通性和收集的及時(shí)性。

3.出臺檔案制度規(guī)范，設(shè)計(jì)合理收集梯度，理順學(xué)院、學(xué)校兩級檔案管理關(guān)系。建立健全收集檔案資料的制度，特別是對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎(jiǎng)懲等做出明確規(guī)定，以確保收集的準(zhǔn)確、完整。理順內(nèi)部管理關(guān)系，建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，明確各檔案員的分工，實(shí)現(xiàn)文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責(zé)任到人。設(shè)計(jì)監(jiān)督檢查、總結(jié)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，及時(shí)了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況。建立規(guī)章，科學(xué)管理學(xué)院檔案，使學(xué)院檔案的建立和管理趨于制度化、規(guī)范化。

同時(shí)，理順學(xué)院、學(xué)校兩級檔案管理關(guān)系。將已立卷材料分為兩類，符合學(xué)校歸檔條件的一類材料交于學(xué)校檔案館保管，偏業(yè)務(wù)管理的另一類過程材料由學(xué)院保管。若學(xué)院條件成熟，可成立綜合檔案館，進(jìn)行集中管理。

4.二級學(xué)院檔案收集工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)常規(guī)化。將檔案管理工作滲透到其他日常工作中，使二級學(xué)院檔案收集工作實(shí)現(xiàn)常規(guī)化。二級學(xué)院可根據(jù)實(shí)際情況，在布置各項(xiàng)工作時(shí)規(guī)定好檔案的歸檔時(shí)限。歸檔時(shí)間截止，及時(shí)對歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，和其他工作一樣作為年底績效的依據(jù)之一。將檔案收集工作滲透到日常工作中來，既能保證檔案的質(zhì)量和完整性，又能從源頭上促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

四、結(jié)束語

“把簡單的事情做好，不簡單；把平凡的事情做好，不平凡?！边@句話深刻入微地描述了檔案工作的精髓。目前，學(xué)校的檔案工作正處于起步發(fā)展階段，特別是二級學(xué)院的檔案管理工作還有待完善，這需要我們每個(gè)人的一點(diǎn)一滴的努力，相信未來定能創(chuàng)建出“檔案促發(fā)展，發(fā)展促檔案”的新格局。

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