計算機基礎(chǔ)教程中Word2003郵件合并功能的應(yīng)用拓展研究

陳永新 王海燕 趙曉紅

摘要：郵件合并在現(xiàn)代無紙化辦公中是一項非常實用的功能。針對高等院校計算機基礎(chǔ)教程中Word2003郵件合并功能介紹過于簡單，學(xué)生不易掌握圖文混編的實際，系統(tǒng)闡述了郵件合并功能的定義、操作要點及實現(xiàn)的方法、步驟，并結(jié)合實例介紹了郵件合并功能的應(yīng)用及拓展。熟練使用郵件合并功能不僅可以減少重復(fù)勞動，提高工作效率，也有利于提高大學(xué)生辦公軟件運用能力，增強其就業(yè)的適應(yīng)性，具有重要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：高等院校；教程；郵件合并；應(yīng)用拓展

中圖分類號 TP317.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）06-0066-03

The Research of Applications and Development about the Mail Merge

CHEN Yong-xin1， WANG Hai-yan2， ZHAO Xiao-hong2

（1.Department of Personnel， Kunming University， Kunming 650214，China； 2.Agricultural College， Kunming University， Kunming 650214， China）

Abstract： The mail merge in Word2003 software is a very practical function in modern paperless office. In view of the fact that the introduction is too simple about mail merge in Computer Basis Tutorial， also Colleges and Universities students are difficult to grasp the drawing-text mixed content， So this article systematically states the connotation of Mail merge， operation essentials， implementation methods and steps. And combined with example， describes the applications and development. Mastering the advanced application methods and skills of mail merge not only reduce duplication of labor， improve working efficiency but also be beneficial to improving their practical ability for office software and college students employment， It has important practical significance.

Key words： colleges and universities；tutorial mail merge ； applications and development

在現(xiàn)代辦公中，經(jīng)常會遇到諸如此類工作：批量制作信函、準考證、工作證、工資條、職工工資審批表、成績單、各種各樣的調(diào)查表、獲獎證書、學(xué)生錄取通知書、成績報告單等[1]，通過分析，發(fā)現(xiàn)這些需要制作的文件具備以下兩個特點：一是文件內(nèi)容由固定部分和可變部分兩部分構(gòu)成，兩部分格式固定不變；二是文件制作的數(shù)量較大。過去對這些文件的處理方式一般是逐份手工錄入，編輯修改后打印輸出。由于數(shù)據(jù)量大，操作重復(fù)繁瑣，因而工作效率十分低下。如果用Word提供的郵件合并功能，可以輕松、準確、快速地完成這些工作，極大地提高了工作效率[2]。

1 郵件合并功能概述

1.1 釋義

隨科技的進步，辦公自動化的普及，微軟公司Office系列辦公軟件得到了廣泛的應(yīng)用，郵件合并功能是Office軟件Word的高級應(yīng)用。

“郵件合并”實際上就是將Word文檔和數(shù)據(jù)表有機地結(jié)合起來，把數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)根據(jù)需要處理后放在Word文檔相應(yīng)的位置，然后重新生成包含有多條數(shù)據(jù)記錄的Word文檔[3]。

這里的數(shù)據(jù)表指的是二維關(guān)系型數(shù)據(jù)表，表中要有相應(yīng)的字段和數(shù)據(jù)記錄。

重新生成的新文檔里的數(shù)據(jù)可以是數(shù)據(jù)表中的全部數(shù)據(jù)，也可以是經(jīng)過篩選或排序后的部分數(shù)據(jù)。

1.2 操作要點

由前述“郵件合并”功能釋義可看出，“郵件合并”的實現(xiàn)，關(guān)鍵在于兩個文件的建立：一是包含有固定內(nèi)容的Word主文檔的建立；二是在Excel或Word、Access 或 Outlook中的聯(lián)系人記錄表中包含可變內(nèi)容的數(shù)據(jù)表的建立[4]。

2 郵件合并功能的實現(xiàn)

2.1 信息收集和素材處理

這里的信息是指建立數(shù)據(jù)表所必需的字段和記錄，如制作職工工作證時要求有證件編號、發(fā)證日期、單位名稱、職工姓名、性別、年齡等字段信息和相關(guān)人員記錄，要求在郵件合并前收集準備好；素材主要是指郵件合并中用到的圖片，處理時應(yīng)將圖片存放在指定磁盤的文件夾內(nèi)，并統(tǒng)一進行命名，圖片名稱須保持唯一性，不能重名，以免郵件合并時發(fā)生錯亂。圖片應(yīng)大小合適，符合郵件合并要求，當圖片大小不一致時，可使用圖片處理軟件對圖片進行批量處理，調(diào)整大小。

2.2 創(chuàng)建Word主文檔

主文檔就是包含有固定不變內(nèi)容的Word文件，比如信封上郵寄人的地址、郵政編碼，準考證上的LOGO、考試標題 、考試注意事項等，都屬于主文檔中固定不變的內(nèi)容。主文檔可以新建，也可把其他Word文件作為主文檔。主文檔建立的目的，一是為郵件合并前期信息收集和素材處理提供依據(jù)，如：插入哪些字段、插入圖片要多大尺寸等。二是驗證郵件合并功能是否適用于當前正在處理的文檔。

2.3 建立數(shù)據(jù)表

根據(jù)實際情況確定郵件合并使用的數(shù)據(jù)源，建立數(shù)據(jù)表。

數(shù)據(jù)表一般用Excel生成，也可用Word、FoxPro、Microsoft Access創(chuàng)建，還可使用Microsoft Outlook聯(lián)系人列表[5]或SQL Server、Oracle服務(wù)器的數(shù)據(jù)表。。

當數(shù)據(jù)表使用Excel建立時，數(shù)據(jù)表中首行必須是有字段的標題行[6]，這些字段也就是郵件合并中用到的域名，如果首行中有空缺、重復(fù)、或包含有“*”、“？”等非法字符，將無法進行郵件合并操作。另外數(shù)據(jù)表中除有字段外還必須要有相應(yīng)的數(shù)據(jù)記錄。

2.4 插入合并域，完成郵件合并

域是一種代碼，要在文檔中插入各種對象可以通過使用域來實現(xiàn)[7]。主文檔和數(shù)據(jù)表準備好后，利用“郵件合并向?qū)А被颉班]件合并”工具欄將主文檔與數(shù)據(jù)表鏈接，并將數(shù)據(jù)表相關(guān)字段（合并域）插入到主文檔相應(yīng)位置，選擇需要合并的數(shù)據(jù)記錄，完成文本與數(shù)據(jù)的合并。合并后文檔可直接打印、傳真或E-mail。也可將合并文檔以Word文件的形式保存，以利于今后文檔的修改和打印。

3 實例操作，實現(xiàn)郵件合并功能的應(yīng)用拓展

3.1 批量制作帶照片的多行多列顯示的成績通知單

在每年中考結(jié)束，學(xué)校都要向?qū)W生本人及家長發(fā)放學(xué)生中考各科成績通知單，因為通知單上有照片，同時學(xué)校為節(jié)省紙張節(jié)約開支，要求在每頁A4紙上多行多列顯示多個學(xué)生的成績，用郵件合并功能的常規(guī)操作實現(xiàn)不了這樣的需求，需對郵件合并作進一步的功能拓展。

實現(xiàn)方法和步驟。

1）素材準備。主要是收集中考學(xué)生的電子照片，并以學(xué)生姓名命名，保存在指定的文件夾內(nèi)。為方便今后的使用，照片最好與主文檔、數(shù)據(jù)表保存在同一目錄下。如果照片大小不一致，可用諸如“iSee圖片專家”等軟件批量調(diào)整這些照片，使照片尺寸基本相同。

2）建立學(xué)生“中考成績通知單.doc”主文檔。啟動Word2003，設(shè)計如圖1所示的成績通知單樣式表，輸入通知單上的固定文本（如通知單名稱、備注事項等），并設(shè)計好字體、字號等格式。為使每個頁面多行多列顯示多份成績通知單，應(yīng)根據(jù)通知單的尺寸大小，設(shè)置頁面邊距和分欄數(shù)。

3）創(chuàng)建學(xué)生成績數(shù)據(jù)表“學(xué)生中考成績表.xls”。在Excel中建立如圖2所示的學(xué)生中考成績表，包含有考號、姓名、性別、各科成績、照片等信息，照片可以學(xué)生姓名或考號命名，應(yīng)保證照片名稱的唯一性。

4）插入文字合并域。在主文檔“中考成績通知單.doc”頁面上單擊菜單欄的“工具”--“信函與郵件”--“郵件合并”，這時窗口右邊彈出郵件合并向?qū)?，按提示操作直到出現(xiàn)“選取數(shù)據(jù)源”選擇框，選擇“學(xué)生中考成績表.xls”，選擇包含學(xué)生信息的工作表，如果學(xué)生信息不在默認的sheet1表中，可以選擇其他表。然后將光標定位到主文檔需要插入合并域的位置，鼠標單擊郵件合并工具條上的“插入域”圖標或單擊郵件合并任務(wù)窗格里的“其他項目”，在彈出的 “插入合并域”對話框中依次選擇各個字段插入到相應(yīng)的合并區(qū)域。

5）插入相片。將光標定位到需要插入照片的位置 ，按下Alt+F9進入域代碼編輯狀態(tài)，鼠標單擊窗口“插入”菜單，出現(xiàn)下拉菜單，選中 “域（F）…”選項 ，激活“域”對話框 ，在“域名”下拉列表中選擇“IncludePicture”，在對應(yīng)的“域?qū)傩浴蔽谋究蛑休斎肴我馕淖?，如輸入“cyx”， 單擊“確定”關(guān)閉“域”對話框，再次選中域代碼中“cyx”文本， 然后鼠標單擊郵件合并任務(wù)窗格里的“其他項目”或郵件合并工具條上的“插入域”圖標，激活“插入合并域”對話框[8]，選中“照片”域 ，單擊“確定”，按下 Alt+F9， 退出域代碼編輯狀態(tài)。

6）預(yù)覽信函，完成合并。合并完成后的主文檔僅能看到一個學(xué)生的中考成績及照片，根據(jù)照片顯示效果可在主文檔中反復(fù)調(diào)整照片區(qū)域大小，直至滿意為止。要在一個頁面上多行多列顯示多個學(xué)生的中考成績，可在主文檔處于撰寫信函狀態(tài)時復(fù)制調(diào)整好的通知單樣式表，并在樣式表的下一行插入下一記錄代碼“Next Record”，再重起一行把復(fù)制好的樣式表粘貼上去，如此重復(fù)，根據(jù)頁面大小反復(fù)復(fù)制粘貼。隨后，預(yù)覽信函，完成合并，單擊“編輯個人信函”，在彈出的“合并到新文檔”對話框中選中“全部”，也可根據(jù)需要選擇合并記錄數(shù)，單擊“確定”后系統(tǒng)生成一個新的word文件。生成的新文檔“中考成績通知單樣本.doc”如圖3所示。

有時，合并后新生成的文檔顯示不出照片或者顯示的是同一張照片，這是沒有對新文檔進行刷新之故。解決的辦法是先按“Ctrl+A”選中新文檔的全部內(nèi)容，再按F9鍵進行刷新，一般情況下問題都能迎刃而解。如果問題依然存在，這時可把新生成的文檔保存后關(guān)閉，然后再次打開，按以上方法進行刷新即可[5]。

3.2 批量制作不同內(nèi)容的中考成績通知單

接上例，要使中考分數(shù)在800分及以上的成績通知單上增加一條提示信息：“祝賀你，已順利通過學(xué)業(yè)水平考試！”，800分以下的成績通知單則無此信息。

實現(xiàn)方法和步驟與上例同，只是在第4步完成其他字段插入相應(yīng)的合并區(qū)域后，把光標定位到需要顯示提示信息的合并區(qū)域，鼠標單擊郵件合并工具條上的“插入Word域”，在彈出的下拉選項中選中“If…Then…Else（I）…”，激活“插入Word域：IF”對話框，輸入如圖4所示的信息，單擊“確定”按鈕[5]，合并后新生成的文檔如圖5所示。

3.3 對合并的數(shù)據(jù)進行篩選和排序

在實際應(yīng)用中，數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)記錄并不是每次都要全部或按在數(shù)據(jù)表中的順序合并到新文檔中，有時只需合并滿足某些條件的數(shù)據(jù)記錄或按一定的順序要求合并，利用郵件合并的過濾或排序功能先行對數(shù)據(jù)記錄進行處理[9]，然后再進行合并，生成符合要求的新文檔。

3.3.1 對合并的數(shù)據(jù)記錄進行篩選

接上例，我們現(xiàn)僅對總分800分以下的學(xué)生進行合并。

實現(xiàn)方法和步驟與3.1例同，只是在第6步照片調(diào)整完畢的基礎(chǔ)上增加以下幾個步驟：

1）預(yù)覽信函階段，單擊郵件合并任務(wù)窗格的“編輯收件人列表…”或單擊郵件合并工具條上的“收件人”圖標，激活“郵件合并收件人”對話框，單擊任意字段旁黑色下拉箭頭，選中“高級…”選項，激活“篩選和排序”對話框。

2）選擇“篩選記錄”選項卡，在對應(yīng)的“域”下拉列表中選擇“總分”，在“比較關(guān)系”下拉列表中選擇“小于”，在“比較對象”文本框中輸入“800”，單擊“確定”，數(shù)據(jù)篩選相關(guān)設(shè)置完畢

3）關(guān)閉“郵件合并收件人”對話框，單擊郵件合并工具條上的“合并到新文檔”圖標，系統(tǒng)自動生成一個新文檔，包含有總分在800分以下的所有學(xué)生的成績通知單。

3.3.2 對合并的數(shù)據(jù)記錄進行排序

如要對學(xué)生的成績通知單進行排序，實現(xiàn)方法和步驟與篩選記錄基本相同，只是第2步在“篩選和排序”對話框中，應(yīng)單擊“排序記錄”選項卡，選擇排序依據(jù)和順序，合并后生成的文檔中人成績單已按要求進行了排序。

4 結(jié)束語

在Office系列辦公軟件中，Word的郵件合并是一項非常實用的功能，由于能夠批量進行圖形與數(shù)據(jù)的混合編輯，因此郵件合并廣泛用于制作各種帶圖片的證件、卡片、信函等，具有運用操作簡單、設(shè)置圖文方便、合并結(jié)果靈活等優(yōu)勢，在現(xiàn)代辦公中能起到避免重復(fù)勞動、減輕勞動強度、提高辦公效率的作用，有較好的實用價值。

參考文獻：

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