對偏遠地區(qū)檔案信息化發(fā)展建設及管理應用的幾點認識

王 剛

（新疆維吾爾自治區(qū)塔里木河流域管理局 新疆 維吾爾自治區(qū) 841000）

對偏遠地區(qū)檔案信息化發(fā)展建設及管理應用的幾點認識

王 剛

（新疆維吾爾自治區(qū)塔里木河流域管理局 新疆 維吾爾自治區(qū) 841000）

本文介紹了檔案信息化建設與應用的一些工作，以及檔案信息化與塔里木河流域水利水管工作同步進行以提高檔案利用率的一些做法。

檔案；信息化；利用率；對策

計算機和網(wǎng)絡的產(chǎn)生將我們帶入網(wǎng)絡時代。檔案信息化是檔案部門運用現(xiàn)代化信息技術加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用的一個必然發(fā)展趨勢，它把分散的信息資源以信息化的形式儲存，以標準化的方法管理，以網(wǎng)絡化的方式連接，從而提高資源的利用率，實現(xiàn)資源共享。

一、檔案信息化的概念

檔案信息化是指在各級檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。檔案信息化建設是信息化建設的一個組成部分，它直接帶來檔案管理模式的革命便從以檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息為主要形式對社會提供服務為重心的轉(zhuǎn)變。

檔案信息化建設的內(nèi)涵。①檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用。②檔案信息化建設的階段性目標是提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與服務的基本框架。③在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。如檔案部門的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案職業(yè)走向問題、電子文件管理系統(tǒng)問題、電子檔案鑒定問題、數(shù)字檔案館問題等。④檔案信息化建設的最終目標是實現(xiàn)社會公眾滿意的檔案信息社會化服務。其目標是在建立良好信息基礎設施的前提下，逐步實現(xiàn)檔案信息公開，以提高檔案信息利用率。

二、檔案信息化必要性、重要性以及主要任務

隨著計算機技術的飛速發(fā)展及逐步推廣應用，對檔案進行信息化管理的條件也已日趨成熟，檔案管理信息化已成為發(fā)展的必然趨勢。

（一）必要性

1.檔案信息化管理不但能減少檔案管理人員手工操作的錯誤，同時也能提升檔案管理人員對其管理的各類檔案案卷屬性的掌握度與認知度；

2.檔案信息化管理可以提高檔案管理人員為客戶服務的效率，從而提高客戶的滿意度；

3.檔案信息化管理可以增加信息存儲量，合理利用館藏空間，大大減少不必要的空間浪費；

4.檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，可以讓機關內(nèi)部員工自行查詢所需信息，并且能和檔案管理人員及時溝通、聯(lián)系，提高本單位的工作效率。

（二）重要性

1、檔案信息化，可改善檔案管理工作。

2、檔案信息化，可用翔實的檔案信息支持決策和管理。

3、檔案信息化，可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。

4、檔案信息化，可避免出現(xiàn)“時空黑洞”。

5、檔案信息化，可拓展檔案工作的服務領域。

（三）主要任務

1、以研制和指引電子文件歸檔管理的標準為重點，加快檔案信息資源管理標準規(guī)范的制定和推行。

2、以檔案部門的內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)，黨政機關專網(wǎng)的建設為重點，加強檔案信息化的軟硬件基礎設施建設。

3、學習引進先進地區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，加強偏遠地區(qū)檔案管理應用系統(tǒng)的建設。

4、以館藏檔案的數(shù)字化為基礎，以電子文件的歸檔管理為重點，加強檔案信息資源的建設。

5、以檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才為基礎，以復合型人才為重點，加強檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。

三、偏遠地區(qū)檔案信息化建設中存在的問題

1、檔案信息化建設中缺少規(guī)劃。2、偏遠地區(qū)數(shù)字檔案資源短缺且結(jié)構(gòu)不合理。3、受到經(jīng)濟發(fā)展和基礎建設等制約，偏遠地區(qū)檔案信息化的重要地位與作用還未充分顯示出來。檔案信息化在偏遠地區(qū)各項建設過程中的作用不夠突出。4、檔案信息化人才匱乏。5、偏遠地區(qū)檔案信息化規(guī)范管理體系不夠健全。6、偏遠地區(qū)檔案信息化建設具有明顯的自發(fā)性、分散性特點。

四、針對檔案信息化的幾點認識與看法

1.檔案信息化包含宏觀、中觀、微觀三個層面的內(nèi)容。宏觀層主要應由各地區(qū)人民政府相關部門承擔，主要研究制定各地區(qū)對于檔案信息化建設的基本政策，如檔案信息化建設的目標定位、方針原則、發(fā)展規(guī)劃、工作體制、法律框架等，使檔案信息化建設明確基本走向和獲得基本保障；中觀層主要由各地區(qū)信息建設管理相關廳、局承擔，主要研究制定檔案信息化建設具體實施的制度，形成科學、配套、使用的制度體系，如檔案信息化建設中相關方面的管理制度、管理程序、技術標準，為檔案信息化建設提供適當?shù)募夹g環(huán)境支持；各地區(qū)信息管理具體應用單位及各單位檔案部門承擔微觀層，主要研究解決檔案信息化建設具體實施的項目與措施保障問題，包括重要項目規(guī)劃、項目實施中的管理措施和技術措施，立項項目主要涉及的電子文件管理系統(tǒng)和電子檔案資源建設，如“電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范建設”、“數(shù)字檔案建設布局和計劃”，微觀層的作用主要是推動檔案信息化建設技術應用不斷加快、全面實施和走向成熟。

2.檔案信息化組織原則和方法。將檔案信息化建設提升為各地區(qū)統(tǒng)籌發(fā)展戰(zhàn)略目標，目的是要改變各自為政的分散現(xiàn)狀，加強政府和各具體實施單位層面的統(tǒng)籌、規(guī)劃、研究和推廣，大力提高檔案信息化工作的組織程度，整合各類社會組織、機構(gòu)的工作優(yōu)勢和資源，自上而下地有序推進工作發(fā)展。

3.檔案信息化建設必須與社會的信息需求相協(xié)調(diào)。作為檔案職業(yè)生存發(fā)展依據(jù)的社會檔案需求，是檔案信息化建設的推動力。檔案信息化建設是社會對檔案信息需求不斷發(fā)展的結(jié)果。近年來，隨著我國政治經(jīng)濟體制的改革和科技文化的快速發(fā)展，社會對檔案信息的利用發(fā)生了新的變化。因此，與社會信息需求相協(xié)調(diào)，理應成為檔案信息化建設中應該注意的一個問題。設定檔案信息化建設中目標、方案時，必須立足于社會的檔案信息需求，關注這種需求的變化態(tài)勢。因此，其規(guī)劃建設必須立足于信息技術的現(xiàn)狀與發(fā)展，與信息技術的發(fā)展態(tài)勢相協(xié)調(diào)。在設計檔案信息網(wǎng)絡的體系結(jié)構(gòu)、選擇網(wǎng)絡的軟硬環(huán)境、確定相關的技術標準時，一方面，應盡可能采用已成熟的信息技術及其成果，確保其可行性和可靠性;另一方面，要考慮信息技術的發(fā)展，使檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)在技術上具有先進性、前瞻性和可擴展性。

4、檔案信息化建設必須注意前瞻性與安全性?，F(xiàn)代信息技術和社會信息需求都處在不斷發(fā)展變化之中，因此，設計建設檔案信息網(wǎng)絡時，必須充分考慮這種需求與技術的變化，在立足現(xiàn)實的基礎上把握未來發(fā)展，尤其是信息技術的發(fā)展，注意技術標準的更新。安全性是發(fā)揮檔案信息網(wǎng)絡功能的前提條件。信息網(wǎng)絡在帶來數(shù)據(jù)共享等優(yōu)越性的同時，也相應地帶來檔案信息利用方面的安全性問題，檔案信息化建設的安全性原則是一項綜合性的系統(tǒng)工程，信息網(wǎng)絡的基礎設施建設、上網(wǎng)檔案信息的準備、網(wǎng)上檔案信息管理服務及網(wǎng)絡環(huán)境的維護等各個環(huán)節(jié)安全問題都密切相關。

五、檔案信息化建設需注重檔案信息化資源建設

檔案信息化資源包括數(shù)字信息數(shù)據(jù)的構(gòu)成形式和來源兩個方面。數(shù)字信息數(shù)據(jù)的構(gòu)成形式主要有文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件及其他文件。數(shù)字信息數(shù)據(jù)的來源和采集范圍包括以下方面：

1、通過多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、網(wǎng)絡技術等手段，將現(xiàn)存各種載體檔案進行數(shù)字化處理，并整合到相應的檔案信息數(shù)據(jù)庫中。

2、收集和接收各種形式的電子文件。有兩種形式：①網(wǎng)絡在線移交接收，②介質(zhì)移交接收。

3、采集各種具有檔案性質(zhì)的政府和行業(yè)信息及專題資源庫，主要途徑有：①通過網(wǎng)絡在線采集網(wǎng)絡上現(xiàn)有的各種信息資源庫的信息，如國土信息資源庫、人口統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫等；②根據(jù)社會需求，采購一些全文光盤數(shù)據(jù)庫補充數(shù)字檔案館數(shù)字資源建設不足，如《中國科技文獻數(shù)據(jù)庫》等。

4、互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價值的信息。

六、檔案信息化建設必須堅持標準化

標準、規(guī)范建設是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標示、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程，建設內(nèi)容包括：

1、管理性標準。是對電子文件、檔案信息進行管理的一套規(guī)則，包括計算機安全法規(guī)與標準，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認等，標準由國家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定并推廣實施。相關法規(guī)與標準有《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》，《計算機信息網(wǎng)絡聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》，《計算機病毒防治的辦法》等。

2、業(yè)務性標準規(guī)范。是對電子文件，檔案業(yè)務處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件、檔案的術語標準及管理規(guī)范。它包括與檔案信息化建設相關的術語標準、資源的標示、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對象數(shù)據(jù)格式等標準。

3、技術性標準規(guī)范，包括電子文件、檔案的數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標準規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件技術標準等。標準化是網(wǎng)絡的生命，檔案信息化建設目標的實現(xiàn)，必須建立在統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標準的基礎之上。網(wǎng)絡建設的目的是實現(xiàn)網(wǎng)上信息的共享，而共享是以標準為前提的，在開放式的網(wǎng)絡體系中，缺乏標準化的任何信息或技術都會被拒之網(wǎng)外。檔案信息化建設必須自始至終地強調(diào)標準的制定和推行，否則無法實現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)、資源共享的目的，而且將造成巨大的資源浪費。網(wǎng)絡建設標準是一個龐大復雜的標準體系，包括網(wǎng)絡體系結(jié)構(gòu)方面的標準、網(wǎng)上數(shù)據(jù)方面的標準及網(wǎng)上信息管理與服務方面的規(guī)范等。檔案信息化建設的相關標準，不僅體系復雜，而且因信息技術的急速發(fā)展而處于相對的變動之中。

七、提升檔案人員素質(zhì),適應檔案信息化管理要求

檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它既需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術和網(wǎng)絡技術方面的復合型人才。

1、轉(zhuǎn)變觀念,改變角色。檔案工作者應從根本上轉(zhuǎn)變觀念,立足提高自身綜合素質(zhì),培養(yǎng)新的合理的知識結(jié)構(gòu)以適應檔案信息化的需要。檔案人員在信息化建設的過程中應由傳統(tǒng)向現(xiàn)代、由單一向多元化轉(zhuǎn)變,成為信息專家,憑借所掌握的專業(yè)知識,除了從事信息的收集、整理、編研、提供利用等工作外,還應幫助利用者建立其所需要的數(shù)據(jù)庫。檔案人員不僅成為信息的提供者,更是管理者對信息進行甄別和選擇,進行信息資源重組以方便快捷提供利用;還要成為系統(tǒng)專家,負責本部門系統(tǒng)與外部信息網(wǎng)的聯(lián)系與協(xié)調(diào),維護系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)與信息安全。

2、更新知識結(jié)構(gòu)適應工作需要。檔案工作者在信息化建設管理的今天,應該是具備多學科知識,掌握新技術,具有一定專業(yè)能力、技能的創(chuàng)新型、復合型人才,既要掌握檔案學、情報學知識,又要掌握計算機網(wǎng)絡知識、信息處理知識與經(jīng)營管理知識,同時還要具有一定的外語水平。使自己開拓視野,增加新知,與時俱進,全面提高技術水平和綜合素質(zhì),成為檔案管理現(xiàn)代化與科技進步的重要推動力。

3、檔案信息化人才必然是檔案信息化建設事業(yè)發(fā)展的核心。首先，在知識、技術方面，要求檔案管理人員有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作，還需要具備檔案軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護、檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立與維護等高一級的能力。如既懂現(xiàn)代檔案管理基本知識，深諳計算機技術及網(wǎng)絡知識，又能獨自開發(fā)、使用、維護檔案管理軟件，進行檔案信息的編輯、存儲、檢索、利用等工作的實用操作人才。其次，在思想政治方面，相應的要求則更嚴格些。因為檔案或多或少涉及到一些企事業(yè)單位乃至國家的機密，必須加強對檔案信息化人員的培養(yǎng)與選拔。

八、結(jié)束語

偏遠地區(qū)檔案信息化建設是一項時間長、內(nèi)容多、要求高的任務，是一項復雜的系統(tǒng)工程，必須本著“有計劃、按規(guī)范、先近后遠”的思路進行，同時堅持“兩條腿走路”的方針，即搞好傳統(tǒng)檔案建設的同時搞好數(shù)字檔案的建設。盡快形成檔案信息化建設的工作機制。隨著計算機及其網(wǎng)絡的普及應用和大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案信息化管理已成為提高檔案利用率的必由之路。檔案信息化不僅能使檔案檢索和使用便捷、存儲無限化，還為實現(xiàn)檔案信息資源共享提供了最便捷的平臺。要加強行業(yè)檔案信息化建設的交流力度，形成加快推進檔案信息化建設的壓力和氛圍，以上下聯(lián)動的創(chuàng)新機制，加快偏遠地區(qū)檔案信息化建設的進程。