淺談城市重點工程建設(shè)項目招投標檔案的規(guī)范管理

劉益慧

（廣州市城市基礎(chǔ)設(shè)施配套費征收中心 廣東 廣州 510120）

淺談城市重點工程建設(shè)項目招投標檔案的規(guī)范管理

劉益慧

（廣州市城市基礎(chǔ)設(shè)施配套費征收中心 廣東 廣州 510120）

不斷規(guī)范城市重點建設(shè)項目招投標檔案工作，為工程建設(shè)提供真實詳細的檔案資料，對加強建設(shè)單位的黨風(fēng)廉政建設(shè)，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。本文從城市重點工程建設(shè)項目招投標檔案的特點、存在問題及解決方案進行探討。

市重點工程建設(shè)項目；招投標；檔案管理

城市重點工程建設(shè)項目招投標檔案是指經(jīng)市人大會議審議通過，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點建設(shè)項目，在招標投標交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點工程建設(shè)項目招投標檔案是招標投標過程中的真實記錄，是招標投標管理工作的重要依據(jù)，重點工程建設(shè)項目因為規(guī)模大，既有勘察、設(shè)計、監(jiān)理等服務(wù)，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機械設(shè)備的采購安裝，形成周期長，招投標文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時間長的特點。作為檔案工作者，應(yīng)當建立健全市重點工程建設(shè)項目招投標檔案工作，認真研究思考，采取積極的措施，保證招投標檔案的真實、準確、完整，為建設(shè)項目中標后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)提供依據(jù)。

目前，城市重點工程建設(shè)項目招投標文件主要存在以下幾個問題：

首先，工程招投標檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設(shè)項目往往參加單位多，招投標文件數(shù)量龐大，沒有中標的單位招投標文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對工程招投標文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點建設(shè)項目往往工期長，查閱頻繁，招投標文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。

其次，招投標檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設(shè)單位沒有真正建立招投標檔案管理工作機制，與招標代理簽訂合同后，招標代理給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標文件隨意堆放，沒有分類標準，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。

再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享。現(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標檔案的目錄管理，不能與評標管理軟件實現(xiàn)對接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。

針對重點工程建設(shè)項目招投標檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責(zé)、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點改進建議：

1、明確招投標檔案管理分工協(xié)作機制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，進一步規(guī)范檔案管理，做到分級管理、職責(zé)明確。重大建設(shè)項目工程招標委托招標代理機構(gòu)進行的，由招標代理機構(gòu)負責(zé)招標投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負責(zé)立卷、歸檔、集中保管。招投標交易活動結(jié)束后，中標通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥代理費用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負責(zé)人。負責(zé)接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現(xiàn)集中管理。

2、建立健全招投標檔案管理規(guī)章制度。在實際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標法實施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標項目檔案，條例中并沒有對招投標檔案的管理做出詳細規(guī)定。因此，細化各地現(xiàn)行的工程招投標檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標檔案管理工作。另外，要與交易中心加強聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過程中，嚴格執(zhí)行標準和依據(jù)，對報送人的文件嚴格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。

3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細化資料收集清單，是精簡庫存數(shù)量的前提。重點建設(shè)項目招投標文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實際工作中，筆者認為，市重點項目招投標檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項批文復(fù)印件、招標代理協(xié)議、招標申請等。2、過程階段：招標公告、投標申請人匯總名單、投標資格預(yù)審、招標文件、招標答疑、工程量清單、預(yù)算控制價或投標限價、投標人標書，包括技術(shù)標、經(jīng)濟標等；3、簽約階段：評標委員會名單、開標記錄、符合要求的投標一覽表、廢標情況說明、評標標準、中標通知書、合同副本、未中標人投標文件等。其次，在精簡招投標檔案方面，招投標辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠信檔案和信用投標人，以后的投標項目資審文件和投標文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績、人員資歷材料等復(fù)印件。這樣，不但減少投標單位的重復(fù)工作量，同時也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標代理，中標單位投標文件一正三副，不中標單位一套正本就可以了，改變以往招標代理將所有招標過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復(fù)，庫存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點建設(shè)項目招投標文件劃分為永久、三十年、十年，中標單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標單位建議作為資料保管五年。

4、清晰招投標檔案的組卷。招標各階段的勘察設(shè)計、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等應(yīng)當分別組卷。招投標文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個項目分階段招標的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復(fù)歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。

5、提高招投標檔案信息化管理和服務(wù)水平。通過對檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標管理系統(tǒng)的接口連接，實現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實現(xiàn)招投標檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標項目匯編，包括錄入項目名稱、中標單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數(shù)據(jù)進行分類、匯總、分析，對各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進行整合，各類分析報表的進行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務(wù)，為投標單位和有關(guān)部門提供綜合性信息，實現(xiàn)檔案的精細化、科學(xué)化、信息化，充分發(fā)揮招投標檔案價值。

6、做好檔案的借閱、保管。由于招投標檔案的保密性，招標投標檔案只為工程的招標人、投標人、招標代理機構(gòu)以及紀檢監(jiān)察部門、司法機關(guān)等提供查詢服務(wù)。投標文件正副本須在封面上注明，正本每一頁均要求加蓋投標人公章，副本可以復(fù)印正本與正本具有同等法律效力。檔案的借閱和使用應(yīng)以副本為主。招標投標檔案應(yīng)在檔案室查閱，需復(fù)制或?qū)n案借出的，應(yīng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)。

總之，城市重點建設(shè)工程招投標檔案是工程招投標工作的記載，它在工程項目建設(shè)過程中起著重要作用。建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，不斷創(chuàng)新招投標檔案管理方法，是實現(xiàn)建設(shè)工程科學(xué)管理必不可少的技術(shù)基礎(chǔ)工作，更是保證重點建設(shè)工程質(zhì)量全面提高的有效措施。