檔案工作管理與運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新

李玉濱

（哈爾濱市新華書店 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案工作管理與運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新

李玉濱

（哈爾濱市新華書店 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著各企、事業(yè)單位的運(yùn)行機(jī)制的改變，檔案管理工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制也需要緊緊跟上時(shí)代的步伐，應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理與運(yùn)行機(jī)制，從而為促進(jìn)單位的發(fā)展做出更多的貢獻(xiàn)，使檔案管理工作越來越能在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)水平以及制度上更好的服務(wù)于社會(huì)和單位。本文就對(duì)檔案管理工作管理與運(yùn)行機(jī)制以及對(duì)其進(jìn)行改革的方法進(jìn)行介紹。

管理機(jī)制；檔案管理工作；科學(xué)方法；運(yùn)行機(jī)制

一、檔案工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制是相輔相成的

1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類，依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：單位設(shè)立專用文件庫保存檔案。

3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

二、檔案管理工作中存在的體制和運(yùn)行機(jī)制方面的問題

1、很多單位也對(duì)檔案管理工作不夠重視，就直接導(dǎo)致了檔案管理人員對(duì)于檔案的管理意識(shí)不是很強(qiáng)烈，造成了主要表現(xiàn)為檔案利用率低下的一系列的問題。事實(shí)上檔案工作對(duì)于本單位的各項(xiàng)活動(dòng)的進(jìn)行有著重大的意義。檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項(xiàng)功能，并積極探索和體現(xiàn)觀念、機(jī)制、管理的創(chuàng)新。檔案信息資源的有效利用可以為本單位帶來巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2、檔案管理制度上的不健全導(dǎo)致了很多的檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等工作做得不夠好，從而造成了流失，積壓，用的時(shí)候很難找尋等問題。很多單位雖有制度，但是監(jiān)管執(zhí)行的力度確不夠，從而使制度形同虛設(shè)，檔案管理工作效率也提高不上來。如檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，文件資料規(guī)程如山，整理不及時(shí)；檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不發(fā)行借閱手續(xù)，有借無還時(shí)而有之，時(shí)間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機(jī)會(huì)在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

3、在當(dāng)前的檔案管理當(dāng)中，新設(shè)備、新技術(shù)的運(yùn)用不夠推廣也是導(dǎo)致檔案管理工作效率低下的一個(gè)很重要的原因。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，管理的方式大多數(shù)以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用中得到了全方位的升級(jí)和改造。但是在檔案管理工作上，由于沒有足夠重視，其計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化水平跟不上，有些單位甚至為了節(jié)約管理成本而沿用傳統(tǒng)的手工收集管理的方式，從而大大影響了檔案管理工作的效率，有些時(shí)候也影響了效率。

三、檔案工作管理體制的分析及改革創(chuàng)新的意見

1、檔案管理工作的整體以及部分的宏微觀方面考慮。檔案工作的管理體制主要表現(xiàn)在宏觀管理體制和內(nèi)部的微觀管理體制方面。兩者之間是相互統(tǒng)一，相輔相成、相互促進(jìn)的不可侵害的一個(gè)整體。各單位間管理形態(tài)、經(jīng)營模式、產(chǎn)業(yè)規(guī)模也不盡相同，如果在采取“一刀切”的傳統(tǒng)行政管理的方式去管理檔案，顯然已經(jīng)無法滿足個(gè)性化的要求，不利于現(xiàn)代檔案管理工作的開展。在宏觀上要樹立管理模式多元化的觀念，建立以資產(chǎn)為紐帶的檔案管理模式，要形成以主管單位為主，以下屬單位為輔，主管和下屬各自的檔案自主管理，共同的重要檔案集中管理的模式來管理。如果單位在檔案管理的時(shí)候以引導(dǎo)、服務(wù)、咨詢?yōu)橹?，并且?qiáng)調(diào)檔案的服務(wù)性，那么在單位管理中就會(huì)自如的運(yùn)行起來一種高效率的檔案管理模式。

2、檔案管理體制的關(guān)鍵在于建立科學(xué)的管理責(zé)任制度

檔案管理人員方面,無論科技多么的發(fā)達(dá)，在檔案管理體制的創(chuàng)新當(dāng)中最主要的還是人員科學(xué)方法和責(zé)任感的培養(yǎng)。首先對(duì)于檔案管理要求上來講，檔案管理工作人員必須是知識(shí)型的高素質(zhì)人才。另一方面管理者應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理人才的培養(yǎng)和挖掘，努力的去發(fā)現(xiàn)，培養(yǎng)，知識(shí)水平高，技術(shù)水平好，工作責(zé)任感強(qiáng)的全方位的高素質(zhì)人才，并且能夠不斷的以一些激勵(lì)機(jī)制去激發(fā)他們的才干，從而做好檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。體制的規(guī)范是關(guān)鍵，規(guī)范檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段更新和管理水平的提高，必須明確各個(gè)部門的職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與工作同步考核、同步發(fā)展。

四、檔案工作運(yùn)行機(jī)制的分析和改革創(chuàng)新的意見

檔案工作的運(yùn)行機(jī)制是以管理體制為前提的。一個(gè)良好的檔案管理體制的形成，有利于運(yùn)行機(jī)制的優(yōu)化。所以，對(duì)于檔案工作運(yùn)行機(jī)制改革的前提就是必須要有一個(gè)科學(xué)的管理體制。

1、對(duì)于工作人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，吸納和培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作人員隊(duì)伍。檔案管理的現(xiàn)代電子化對(duì)管理人員提出了更高的要求，這就要求工作人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實(shí)和提高自己的檔案管理和計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平。除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發(fā)外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作，電子文件的歸檔方法以及在網(wǎng)上對(duì)電子文件操作者進(jìn)行可靠的身份識(shí)別、權(quán)限控制等。

2、監(jiān)督不能少。主要指的是內(nèi)部自身的監(jiān)督以及國家檔案管理行政部門的執(zhí)法監(jiān)督上。檔案行政管理部門主要是延續(xù)其集中管理的方式，將重要的檔案進(jìn)行不定期檢查，以防止重大的商業(yè)機(jī)密外泄。內(nèi)部則是在管理方面還要過于集權(quán)，防止主要管理人員監(jiān)守自盜，以及在檔案使用方面的一些不規(guī)范的行為。

3、對(duì)于檔案管理往服務(wù)性、標(biāo)準(zhǔn)化方面的引導(dǎo)。檔案管理的目的就是更好的為各種部門的信息進(jìn)行優(yōu)化管理，方便其使用和保存的一項(xiàng)工作。所以本質(zhì)上還是服務(wù)于各個(gè)單位的工作。在檔案管理的過程當(dāng)中，自身方面一定要本著以效率優(yōu)先，安全可靠的良好服務(wù)態(tài)度。

五、結(jié)束語

本文通過對(duì)檔案工作的介紹和解析，認(rèn)為當(dāng)前檔案工作存在各種根源的深層次原因是觀念的問題，以及解決其管理體制和運(yùn)行機(jī)制的方法要從觀念，技術(shù)，管理，執(zhí)行，監(jiān)督等方面來著手。隨著我國檔案管理工作進(jìn)一步的深化，檔案管理工作會(huì)逐步提高管理與運(yùn)行水平，使檔案工作更好的為社會(huì)企業(yè)服務(wù)。