試論信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響

萬雪蓮

（肇州縣民政局 黑龍江 大慶 166400）

試論信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響

萬雪蓮

（肇州縣民政局 黑龍江 大慶 166400）

民政檔案管理部門是民政部門的重要組成部分，民政部門也是國(guó)家與群眾之間聯(lián)系最為密切的機(jī)構(gòu)之一。民政工作是面對(duì)整個(gè)社會(huì)群體的，工作任務(wù)量很大，整理的資料也很多，也是民政行政業(yè)務(wù)工作的重要內(nèi)容。而信息時(shí)代的到來，提高了檔案管理工作的效率,民政工作是面對(duì)社會(huì)廣大群體的具體工作，負(fù)責(zé)著社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展，和人們的日常生活。本文就信息化對(duì)檔案管理工作的影響做如下討論。

檔案；群眾；管理；信息化

一、信息化對(duì)民政檔案管理工作的促進(jìn)作用

民政工作是面對(duì)社會(huì)廣大群體的具體工作，負(fù)責(zé)著社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展，和人們的日常生活。在時(shí)代的變遷下，民政工作已經(jīng)成為社會(huì)上為群眾服務(wù)的重要工作。而隨著社會(huì)的不斷穩(wěn)定發(fā)展，也給民政工作帶來一定的難題。民政工作中檔案管理工作是企業(yè)管理流程中一項(xiàng)重要的工作，檔案就是把民政單位的各個(gè)部門工作在檔案部門歸檔；民政工作是面對(duì)整個(gè)社會(huì)群體的，工作任務(wù)量很大，整理的資料也很多。比如，個(gè)人的戶口、婚姻狀況和考證等繁雜工作。現(xiàn)在，隨著國(guó)家制度的完善，社會(huì)的改革，雖然民政工作沒有地域的局限。但民政工作以遠(yuǎn)遠(yuǎn)不局限于原來的工作范圍，新的工作領(lǐng)域越大，工作的職責(zé)就越多。而信息技術(shù)可以有利的幫助民政企業(yè)在檔案管理時(shí)有效的分檔，讓所有歸檔的文件在檔案管理人員的歸檔下快速的完成。

1.信息化改變了檔案載體。傳統(tǒng)的民政檔案載體為紙質(zhì)載體，一切為手工操作，而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，存檔方式逐漸變?yōu)橐蕴摂M的數(shù)字化形式——電子文件形式存檔。建立檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)，使得常規(guī)的紙質(zhì)資源的檢索被電子化數(shù)據(jù)所代替，拋棄了傳統(tǒng)由手工進(jìn)行檔案管理的方式，數(shù)字化媒體得到了有效的廣泛的使用。

2.提高檔案的利用效能。民政部門是直接與群眾打交道的部門，而民政檔案工作，歸根結(jié)底也是為人民群眾提供便利。傳統(tǒng)的民政檔案從收集到整理、歸檔、利用的過程繁瑣，一份

檔案的形成通常需要很長(zhǎng)的周期，而信息化大大縮短了民政檔案從形成到提取利用的時(shí)間，為檔案管理效能的提升帶來了新的捷徑。

3.為檔案的功能從“重保存”到“重利用”提供了保障。傳統(tǒng)的民政檔案在利用過程中十分不便，而信息化的檔案管理，客戶端用戶只需要擁有一個(gè)賬號(hào)和口令，即可隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行操作，借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)人機(jī)對(duì)話，突破了時(shí)間與空間的瓶頸限制，為檔案使用者提供了便利條件。

二、信息化民政檔案管理的要求

現(xiàn)在的民政檔案管理工作中，還有需要處理的隱患?？烧宫F(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一點(diǎn)，民政檔案管理中的資料有的地方分1～3級(jí)別機(jī)構(gòu)的資料，而這3個(gè)級(jí)別中資料的完整度卻不一樣，主要是級(jí)別高的資料較為完善，低級(jí)別的資料很少，而級(jí)別低的機(jī)構(gòu)恰巧才能反映出我國(guó)現(xiàn)代機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀，這是最不滿意的地方。第二點(diǎn)，在民政檔案管理中大部分資料以文字?jǐn)⑹鰹橹?，沒有一些由圖案和數(shù)字表構(gòu)成的材料，這樣的檔案管理就會(huì)有局限性，存檔的檔案可以翻閱的記錄較少，較少的發(fā)揮了檔案管理的水平，局限了檔案管理的才能。

1.檔案的實(shí)時(shí)化。信息化的應(yīng)用使得檔案利用由傳統(tǒng)的“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的“面對(duì)面”的互動(dòng)方式，“數(shù)字民政”工程的實(shí)施，使得工作人員可以從網(wǎng)上查閱和分析民政業(yè)務(wù)信息，

實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)公辦，檔案利用者要求民政部門能夠及時(shí)提供檔案資料，對(duì)檔案的實(shí)時(shí)化要求更高。

2.檔案信息的多樣化。出于保密的考慮，傳統(tǒng)的民政檔案通常很少向公眾開放，而是由民政管理人員間接為公眾調(diào)取資料，而且實(shí)施信息化后，文件的存儲(chǔ)空間得到極大的拓展，方

便了文件形成者留存副本，檔案的使用者只需要擁有一個(gè)用戶名、一個(gè)口令就可以從客戶端訪問各種各樣的民政信息。

三、信息化對(duì)民政檔案管理資料的影響

信息化的出現(xiàn)將會(huì)完善民政檔案管理的統(tǒng)計(jì)，要增強(qiáng)民政檔案管理對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)。加大投資力度的同時(shí)需要領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)信息化有高度的重視，上級(jí)的重視才是問題的關(guān)鍵所在。民政檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)和了解，和管理部門要招聘相關(guān)專業(yè)的人才，能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)運(yùn)用自如，做到推動(dòng)信息化對(duì)民政工作管理的影響者。舊的檔案管理模式存檔已經(jīng)不能滿足我們現(xiàn)在多元化的社會(huì)國(guó)家。信息技術(shù)更是提高了檔案管理的工作，完善了檔案管理的性能。將繁瑣的檔案管理工作簡(jiǎn)便化。分類保存出很重要和不太重要的文件資料，給他人查閱時(shí)提供方便，也節(jié)省大部分時(shí)間。信息技術(shù)可以給重要的文件加以保密工程，不會(huì)輕易被人盜取和復(fù)制；還可以通過安全軟件，檢測(cè)文件安全情況，避免被不懷好意的黑客分子侵入。新時(shí)代下，信息化對(duì)民政檔案管理工作和國(guó)家的發(fā)展有著很大的關(guān)系。

四、信息化背景下民政檔案管理工作的措施

1.加強(qiáng)民政檔案信息平臺(tái)的更新和系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)。在信息開放的環(huán)境下，對(duì)民政檔案信息平臺(tái)的安全性提出了更高的要求。民政部門必須引入安全系數(shù)高、性能穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)管

理系統(tǒng)，對(duì)其安全性能進(jìn)行優(yōu)化，杜絕使用外來數(shù)據(jù)來源，不允許使用檔案信息化管理的電腦接收陌生郵件，進(jìn)行QQ聊天，不能使用不明U盤、光盤、硬盤等，要設(shè)立軟硬件防火墻，以防止網(wǎng)絡(luò)黑客、木馬、病毒的侵襲。做好數(shù)據(jù)的常規(guī)更新與維護(hù)，民政部門要指派專人負(fù)責(zé)信息平臺(tái)的管理，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份與保密制度，為信息化的實(shí)施提供有力保障。

2.通過云服務(wù)平臺(tái)，構(gòu)建更加開放的檔案利用格局。當(dāng)前SaaS云已成為未來大型數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展趨勢(shì)，而民政檔案信息覆蓋面廣，數(shù)據(jù)容量大，要更好的實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，就必須推廣SaaS云服務(wù)器。如，當(dāng)前我國(guó)的婚姻登記信息已于2012年7月實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，但是在異地登記信息查詢過程中還存在信息不準(zhǔn)確、查詢周期長(zhǎng)的問題，其主要原因就是現(xiàn)有的服務(wù)器平臺(tái)容量及速度滿足不了數(shù)據(jù)利用的需要。

3.探索實(shí)施民政檔案管理的“第三方”運(yùn)作模式。目前美國(guó)、日本等民政部門的管理由社會(huì)“第三方”行業(yè)組織運(yùn)作，90年代便實(shí)現(xiàn)了全國(guó)民政信息的聯(lián)網(wǎng)。而在我國(guó)，長(zhǎng)期以來，民政部門都是政府部門的重要組成部分，民政業(yè)務(wù)由政府部門負(fù)責(zé)。隨著信息化技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用，民政部門的業(yè)務(wù)量驟增，民政部門應(yīng)積極探索將不涉及保密性的檔案業(yè)務(wù)管理工作交由社會(huì)“第三方”部門運(yùn)作，將檔案管理業(yè)務(wù)外包，把傳統(tǒng)的信息采集、編目、使用、咨詢等業(yè)務(wù)擴(kuò)展到最廣泛的社會(huì)活動(dòng)中來，由“第三方”部門根據(jù)自己的行業(yè)咨詢優(yōu)勢(shì)，為檔案用戶提供更加周到的服務(wù)。

[1]王學(xué)德，顧巖.提高民政檔案管理的現(xiàn)代化水平[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2011(02)