電子檔案的管理和應(yīng)用

張 妍

（棗莊市中醫(yī)醫(yī)院 山東 棗莊 277100）

電子檔案的管理和應(yīng)用

張 妍

（棗莊市中醫(yī)醫(yī)院 山東 棗莊 277100）

計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)等現(xiàn)代媒介已經(jīng)深入到我們生活和工作的角角落落，紙質(zhì)檔案材料的存儲方式越來越多樣化，許多存檔單位將電子化儲存形式作為第一選擇。但是在傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理方式上各有所長，雖然電子檔案在管理和應(yīng)用上具有傳統(tǒng)形式不可比擬的優(yōu)勢，但是存在的風(fēng)險也是不可忽視的。尤其需要管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，做好電子檔案管理工作。

電子檔案；管理；應(yīng)用

計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)等現(xiàn)代媒介已經(jīng)深入到我們生活和工作的角角落落，紙質(zhì)檔案材料的存儲方式越來越多樣化，許多存檔單位將電子化儲存形式作為第一選擇。但是在傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理方式上各有所長，雖然電子檔案在管理和應(yīng)用上具有傳統(tǒng)形式不可比擬的優(yōu)勢，但是存在的風(fēng)險也是不可忽視的。尤其需要管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，做好電子檔案管理工作。

一、電子檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢

電子檔案是按照檔案管理規(guī)范有目的地保存起來的具有參考憑證價值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來的電子文件。與傳統(tǒng)檔案儲存形式相比較，主要有以下兩個特點(diǎn)：

（一）對設(shè)備和技術(shù)等材質(zhì)的依賴性。電子檔案主要是以某種電子設(shè)備作為載體，通過具體技術(shù)將紙質(zhì)檔案材料內(nèi)容轉(zhuǎn)換成一定的語音、視頻、音頻形式儲存在磁盤、光盤等存儲設(shè)備上，在需要使用時進(jìn)行相應(yīng)的操作轉(zhuǎn)化，輸出為需要的形式。電子檔案由于載體材質(zhì)的特定性，使得電子檔案的管理和利用基本依賴于計算機(jī)等電子設(shè)備，對計算機(jī)的配置要求以及操作人員的操作能力都提出了相當(dāng)?shù)囊蟆?/p>

（二）受時空限制小。由于電子檔案存儲所需的載體體積小、存量大，占用空間小，得電子檔案可以把所有信息一并存儲在一個載體上，只要保存得當(dāng)，電子檔案可以利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地傳輸，不受制于時空的限制，有利于實(shí)現(xiàn)資源共享，提高辦公效率。

（三）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高辦公效率。針對電子檔案易于存儲、攜帶便捷、易于編輯、傳輸迅速等優(yōu)點(diǎn)，提高電子檔案管理，可以節(jié)省很大的人力、物力、財力，大大提高辦公高效率。

（四）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于推動檔案信息化建設(shè)。電子檔案管理工作對管理者的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。

二、電子檔案管理和應(yīng)用中存在的問題

（一）安全性不能完全保證。由于電子形式材料的輸出和輸入方式簡單方便，可以重復(fù)利用，因此，電子文件的內(nèi)容可以被輕易的篡改，甚至被惡意盜取、銷毀，這使電子檔案的原始性和完整性受到嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

（二）載體材質(zhì)影響完整性。由于電子檔案的載體多數(shù)是光盤、移動硬盤、磁盤等，這類載體受人為因素影響表較大，因載體丟失、失誤操作等可能會造成電子檔案信息丟失并不可修復(fù)。

（三）電子檔案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，輕則導(dǎo)致信息被篡改和竊取，重則會使信息全部丟失，且由于病毒種類繁多，更新速度很快，因此必須時刻警惕這些潛在的威脅，保證電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全。

（四）電子設(shè)備配置、電子檔案管理者的能力都會影響電子檔案的管理和應(yīng)用。

三、電子檔案管理和應(yīng)用的措施

（一）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)。電子檔案管理部門要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)要求，制定科學(xué)完善的電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，使檔案工作者在收集、整理、歸檔、移交、利用和統(tǒng)計的時候有章可循，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，尤其是政治意識和責(zé)任心。

（二）加大硬件投入。電子技術(shù)日新月異，計算機(jī)、存儲設(shè)備等技術(shù)更新非常迅速，要保證資金和技術(shù)支持，以使電子檔案管理工作與時俱進(jìn)。另外，一定要做好安全保密工作，因?yàn)闄n案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丟失將會對個人和單位造成災(zāi)難性損失。

（三）做好安全工作，一方面要維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，防止電子檔案被非法竊取和篡改。另一方面要加強(qiáng)管理人員安全防范意識，特別是在目前形勢下，信息已經(jīng)成為個體之間最具價值的財富，個別集團(tuán)或國家以巨大的利益誘惑檔案管理者、竊取重要機(jī)密，因此，作為電子檔案的管理者，如意志不堅(jiān)定，很容易被利用，使個人或國家蒙受損失，必須從思想到行動上加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。

（四）做好電子檔案材料安全防護(hù)。要根據(jù)電子檔案的公開情況和保密級別，區(qū)別制定相應(yīng)的管理制度來保障材料的安全。比如對于已經(jīng)完全開放的電子檔案，可以在驗(yàn)證使用者身份后，允許其直接拷貝利用；而對于一些保密性較高的材料，一定要制定多重保密措施，嚴(yán)防電子檔案被隨意修改、復(fù)制。

五.結(jié)語

目前我國的電子檔案管理和應(yīng)用工作已經(jīng)取得了很大進(jìn)步，在不斷完善和進(jìn)步中，但是做好檔案管理工作仍是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)。電子檔案管理和應(yīng)用需要在嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度下，高水平地執(zhí)行每一步程序，只有不斷完善和創(chuàng)新，才能促進(jìn)方案事業(yè)的發(fā)展。

[1]陳兆祦，和寶榮，王英瑋：《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》，中國人民大學(xué)出版社，2009年，北京。

[2]徐建龍，《電子檔案特點(diǎn)淺談》，檔案天地，2001年第2期

[3]趙燦，淺談對于電子檔案管理工作的幾點(diǎn)思考，黑河學(xué)刊，2009年03期