基層檔案管理信息化建設(shè)在新形勢(shì)下的探討

崔小碧

廣東省茂名市電白區(qū)疾病預(yù)防控制中心 廣東茂名 525400

基層檔案管理信息化建設(shè)在新形勢(shì)下的探討

崔小碧

廣東省茂名市電白區(qū)疾病預(yù)防控制中心 廣東茂名 525400

經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展推動(dòng)著科技的進(jìn)步，近些年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷更新升級(jí)已經(jīng)促使其逐漸融入生活中的每一個(gè)領(lǐng)域。在新的科技背景下，推動(dòng)疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)是非常必要的。文章重點(diǎn)探討了基層疾控中心檔案管理的必要性，并根據(jù)其中存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決措施。

疾控中心檔案管理；信息化建設(shè)；必要性；措施

疾控中心的建檔和保存是其日常工作中的重點(diǎn)內(nèi)容和環(huán)節(jié)，通常情況下，疾控中心檔案中都記錄著疾控中心工作中的重點(diǎn)工作內(nèi)容和工作事項(xiàng)，對(duì)疾控中心各個(gè)發(fā)展階段的工作做出了完整的總結(jié)，因此對(duì)疾控中心接下來(lái)的工作方向和方針有著重要的指導(dǎo)作用?；鶎蛹部刂行臋n案管理的信息化建設(shè)，不僅在于科技的推動(dòng)，也來(lái)源于基層疾控中心不斷發(fā)展的內(nèi)部需要。

一、加強(qiáng)基層疾控中心檔案信息化建設(shè)的重要作用

作為疾控中心工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，基層疾控中心檔案的完整建設(shè)對(duì)疾控中心的整體工作有著非常重要的指導(dǎo)性作用。加快完善基層疾控中心檔案信息化建設(shè)的重要作用突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

首先，在傳統(tǒng)的基層疾控中心檔案管理中，紙質(zhì)檔案記錄是其主要形式，因此檔案的記錄和謄寫工作是非常復(fù)雜和困難的，在這種情況下，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的保存工作，很多檔案在形成之后就直接被保管起來(lái)，相關(guān)工作人員想要查看某些方面的檔案時(shí)需要事先提交申請(qǐng)，而申請(qǐng)被同意還需經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)一段時(shí)間，這使檔案的利用工作變得非常復(fù)雜。在信息化檔案管理的幫助下，工作人員可以借用掃描設(shè)備完成對(duì)檔案原件的掃描，這樣不僅有利于檔案原件的保存，也有效推動(dòng)了基層疾控中心檔案的利用工作。

其次，由于疾控中心工作內(nèi)容的復(fù)雜性，導(dǎo)致其整體的工作任務(wù)任務(wù)非常繁重，這使得檔案的記錄管理工作非常繁重，為了保證檔案資料的完整性，大部分疾控中心都會(huì)在檔案的建檔、保存的工作環(huán)節(jié)耗費(fèi)大量的人力和物力，這種做法不僅使工作效率低下，而且也在一定程度上影響了疾控中心醫(yī)療工作的服務(wù)質(zhì)量和水平。加強(qiáng)基層疾控中心的信息化檔案建設(shè)，可以為疾控中心避免過(guò)多人力和物力資源的消耗，有效縮短了工作時(shí)間達(dá)到提高檔案管理效率的目的，并且在計(jì)算機(jī)技術(shù)軟件的幫助下，相關(guān)負(fù)責(zé)人員在完成了檔案的錄入之后，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化的檔案整理歸類，這使得檔案的查閱和利用工作變得非常簡(jiǎn)單，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了疾控中心檔案的資源的共享和利用，有利于提升疾控中心的整體工作水平。

再次，加快完善和發(fā)展基層疾控中心檔案的信息化建設(shè)，不僅可以使原先的人力資源得到解放，也可以幫助疾控中心節(jié)約運(yùn)作成本，將這一部分的資金用于疾控中心發(fā)展的其它方面，有利于促進(jìn)基層疾控中心的全面發(fā)展。

二、影響基層疾控中心檔案信息化建設(shè)的不利性因素

首先，基層疾控中心的運(yùn)作經(jīng)費(fèi)比較少，因此基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)比較落后，這使得檔案的信息化建設(shè)和管理難以進(jìn)行。

其次，信息化檔案管理通常都需要借助一定的檔案管理軟件，這對(duì)檔案管理的人員的技術(shù)能力有著較高的要求，不熟練的操作很可能導(dǎo)致工作方面的失誤，為檔案管理和利用工作帶來(lái)極大的不便。

同時(shí)，經(jīng)費(fèi)的受限性以及人員掌握能力的有效性，導(dǎo)致基層疾控中心的工作檔案資料很難得到及時(shí)的更新與維護(hù)，相關(guān)工作人員想要進(jìn)行某些方面的資料查閱時(shí)，經(jīng)常會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間但是卻無(wú)法找到相關(guān)內(nèi)容，這使得基層疾控中心的檔案失去了其存在的價(jià)值。

三、關(guān)于推動(dòng)疾控中心檔案信息化建設(shè)的相關(guān)建議

針對(duì)上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為，想要加快基層疾控中心檔案的信息化建設(shè)，需要從以下幾個(gè)方面入手。

（一）提高基層疾控中心信息化建檔的意識(shí)

目前，很多基層疾控中心受到地域或是經(jīng)濟(jì)實(shí)力的限制，在檔案建設(shè)和管理的過(guò)程中依舊習(xí)慣于人力建檔和管理。對(duì)此，相關(guān)部門應(yīng)該通過(guò)加強(qiáng)宣傳的方式，改變基層疾控中心建檔管理的意識(shí)，讓相關(guān)工作人員意識(shí)到信息化管理檔案的必要性和便捷性，在此基礎(chǔ)上不斷完善信息管理的理念，完善信息化管理檔案的相關(guān)制度，為相關(guān)工作人員提供明確的工作指導(dǎo)。

（二）增加信息化建設(shè)檔案的資金投入

對(duì)于信息化管理檔案的工作而言，增加相關(guān)的資金和財(cái)政投入是非常必要的。這種資金投入主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是加大對(duì)相關(guān)技術(shù)的投入，為了保證信息化檔案建設(shè)工作的順暢和先進(jìn)性，疾控中心應(yīng)該對(duì)相關(guān)的信息化設(shè)備進(jìn)行全面的更新，比如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描設(shè)備等等，對(duì)于一些比較老舊的技術(shù)設(shè)備，疾控中心財(cái)政應(yīng)該給予及時(shí)的更換，同時(shí)也要注重購(gòu)買或是引進(jìn)相關(guān)的檔案管理軟件，這樣有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，進(jìn)一步提高疾控中心檔案的利用效率。另一方面疾控中心要注重招聘和納入更多的專業(yè)人才，新型人才對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的掌握程度更高，這對(duì)基層疾控中心的信息化檔案管理可以起到良好的促進(jìn)和推動(dòng)作用。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理流程

疾控中心進(jìn)行檔案管理的最主要目的就是為疾控中心的接下來(lái)的相關(guān)工作提供有力的指導(dǎo)，但是目前，很多基層疾控中心都面臨著“有檔難用”或是“無(wú)檔可用”的尷尬處境。為此，疾控中心應(yīng)該構(gòu)建完整的檔案管理和利用的系統(tǒng)流程，各個(gè)部門、科室之間應(yīng)該加強(qiáng)溝通與合作，以積極的態(tài)度對(duì)日常的工作進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)方面的交流，對(duì)于相關(guān)的檔案記錄和整理工作要分工明確，避免因?yàn)橹貜?fù)記錄導(dǎo)致工作效率低下的問(wèn)題。通過(guò)完善相關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建完整的檔案管理流程，可以進(jìn)一步的拓展基層疾控中心服務(wù)的范圍及服務(wù)質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基層疾控中心的檔案管理的信息化建設(shè)工作在其不斷發(fā)展的過(guò)程中具有非常重要的意義。但是目前由于相關(guān)工作人員缺乏信息化建檔的意識(shí)，在技術(shù)方法上也存在著很大的欠缺，導(dǎo)致基層疾控中心檔案的信息化建設(shè)進(jìn)步緩慢。為此，相關(guān)工作人員一定要針對(duì)其中存在的問(wèn)題制定有針對(duì)性的解決措施，全面提升我國(guó)基層疾控中心檔案的信息化建設(shè)水平。

[1]陳小莉.探析新形勢(shì)下疾控中心檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(03).

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[3]趙麗.新形勢(shì)下疾控中心檔案管理信息化建設(shè)研究[J].企業(yè)改革與管理,2015(08).

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崔小碧，出生年月：197701，性別：女，籍貫：漢，工作單位：電白區(qū)疾病預(yù)防控制中心，職務(wù)或職稱：助理館員，學(xué)歷：中專，研究方向：基層檔案管理。