醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理分析

劉佳唐山市婦幼保健院 河北唐山 063000

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醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理分析

劉佳
唐山市婦幼保健院 河北唐山 063000

[摘要]醫(yī)院作為我國(guó)治病防治，保障人民健康的社會(huì)主義事業(yè)單位，是我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的重要組成部分，它的基本功能就是治療那些身體健康出現(xiàn)問(wèn)題，需要幫助的人群，它的接觸人群廣泛復(fù)雜，所以醫(yī)院圖書檔案的建立和管理勢(shì)在必行，本文對(duì)醫(yī)院圖書檔案的建立和規(guī)范化管理作了仔細(xì)的探究和詳細(xì)的解答。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；圖書檔案；管理

醫(yī)院圖書檔案工作是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院圖書檔案的建立和規(guī)范化管理，使這些圖書檔案能夠被充分的利用，發(fā)揮這些圖書檔案的作用和價(jià)值，對(duì)于醫(yī)院做好醫(yī)療服務(wù)，發(fā)展我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)都有巨大幫助，但是據(jù)調(diào)查我國(guó)的醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理還存在著一定的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理面臨的問(wèn)題

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)體制的改革，促使醫(yī)院圖書檔案管理的改革，一方面現(xiàn)在醫(yī)院圖書檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題是歸檔資料不夠完整，歸檔資料的分門別類不夠系統(tǒng)，連續(xù)性差。致使醫(yī)院的許多珍貴的資料文件，遭到破壞。醫(yī)院圖書檔案的管理機(jī)構(gòu)不健全，這導(dǎo)致了醫(yī)院的圖書檔案和文件資料被分散到各個(gè)部門，科室，在需要用到時(shí)，查閱不便，甚至丟失，給醫(yī)院帶來(lái)了諸多不利，另一方面醫(yī)院的圖書檔案管理比較混亂，沒(méi)有明確的職能劃分，通常來(lái)說(shuō)醫(yī)院需要設(shè)立多個(gè)檔案管理部門，如綜合檔案室，用于保存管理文書檔案，科技檔案和音像檔案。而像醫(yī)療檔案，病理切片檔案，X線膠片檔案等都應(yīng)分別保存在各相關(guān)部門。還有一點(diǎn)是醫(yī)院過(guò)于重視病歷檔案而忽視了其他檔案的管理，現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院都已建立起病案室用于保存管理病歷檔案，但是其他的的檔案就沒(méi)有專門的部門來(lái)進(jìn)行保存管理，最后是由于醫(yī)院過(guò)于強(qiáng)調(diào)檔案的保密性，造成檔案的查詢與借閱困難，有些甚至僅局限于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)及職能科室，對(duì)檔案的管理造成自我封閉，這就使醫(yī)院的圖書檔案失去了其教育學(xué)習(xí)的價(jià)值[1]。

二、醫(yī)院圖書檔案管理工作的職能

1、搜集與醫(yī)院任務(wù)有關(guān)的各種書刊資料。利用多種手段和渠道采購(gòu)與醫(yī)院有關(guān)的相關(guān)書籍報(bào)刊等資料，充實(shí)醫(yī)院圖書檔案室，擴(kuò)大搜索范圍搜集國(guó)內(nèi)外有參考價(jià)值的資料，保證醫(yī)院圖書檔案室資料的多樣性和全面性，同時(shí)去掉那些無(wú)參考價(jià)值與醫(yī)院無(wú)關(guān)的資料，保證圖書檔案室的結(jié)構(gòu)合理，藏書豐富，適合醫(yī)院。2、妥善保存和管理醫(yī)院的圖書檔案資料。醫(yī)院的圖書檔案管理者需要根據(jù)圖書檔案的不同類別，進(jìn)行整理和分類，保證圖書檔案資料保存完善，分類有序，方便醫(yī)院工作者的借閱，查詢，能夠準(zhǔn)確的為醫(yī)務(wù)工作者提供多種文獻(xiàn)資料。3、開(kāi)展多種形式的文獻(xiàn)情報(bào)服務(wù)。深入科室、病房，了解臨床，科研和教學(xué)的需要，及時(shí)主動(dòng)的提供圖書檔案資料用于查閱，避免被動(dòng)式服務(wù)[2]。

三、醫(yī)院圖書檔案管理工作的重要性

建立圖書檔案管理最主要的就是能夠發(fā)揮醫(yī)院圖書檔案的作用，為醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員提供可靠的全面的借閱資料，提升醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)素質(zhì)和道德修養(yǎng)，建立醫(yī)院圖書檔案管理也能有效的維護(hù)醫(yī)院圖書的合法權(quán)益，為醫(yī)院臨床防病治病提供新的情報(bào)，促進(jìn)各專業(yè)技術(shù)的發(fā)展，還能為科研人員提供寶貴的文獻(xiàn)資料，提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)品質(zhì)，使醫(yī)院能夠真正成為一個(gè)治病救人的場(chǎng)所，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展也有重要作用，醫(yī)院圖書檔案管理工作的好壞，直接體現(xiàn)了醫(yī)院管理工作的水平，對(duì)醫(yī)院具有重要意義。所以，做好醫(yī)院的管理工作，先要做好醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理，打好基礎(chǔ)，從而進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。

四、醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理

1、建立圖書案檔案管理一體化機(jī)制。建立圖書檔案管理一體化，可以集中力量，減少不必要的人力物力的投入和浪費(fèi)，節(jié)約資金，便于圖書管理者的工作。設(shè)立專門的情報(bào)科室，為圖書檔案管理部門提供更多科學(xué)有效的文獻(xiàn)資料。建立圖書檔案管理一體化機(jī)制，能夠迅速有效的為醫(yī)院的管理服務(wù)，因此醫(yī)院有必要建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理，功能齊全，運(yùn)轉(zhuǎn)高效的信息中心，對(duì)醫(yī)院的圖書檔案等信息資源進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃、管理，從而為醫(yī)院圖書檔案的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好每項(xiàng)工作的前提，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于醫(yī)院圖書檔案的管理意識(shí)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠真正重視醫(yī)院圖書檔案管理工作，使領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到做好醫(yī)院圖書檔案管理工作是做好醫(yī)院現(xiàn)代化管理工作的基礎(chǔ)，它代表了醫(yī)院的管理水平和文明程度，它為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)，和科研教學(xué)提供了有力的依據(jù)，從而提升了醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，獲得人民的信任與認(rèn)可。領(lǐng)導(dǎo)真正重視起來(lái)，可以根據(jù)醫(yī)院圖書檔案提供的資料審時(shí)度勢(shì)，把握全局，從而提出正確的決策，更好的領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)醫(yī)院，使醫(yī)院快速發(fā)展。3、加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院圖書檔案建設(shè)的投入。加大資金投入加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院圖書檔案室軟硬件設(shè)備的引進(jìn)，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，這直接影響到醫(yī)院圖書檔案管理的成效，配備消防報(bào)警器、滅火器、自動(dòng)溫濕度控制設(shè)備，建立防火、防盜、防塵、防蟲的現(xiàn)代化圖書檔案庫(kù)房。4、建立健全的圖書檔案管理制度。由于醫(yī)院接觸的人群廣泛復(fù)雜，工作內(nèi)容復(fù)雜多變，部門眾多，技術(shù)性很強(qiáng)，所以對(duì)于圖書檔案的保密性比較高，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代化管理手段，結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際情況建立一個(gè)合理的圖書檔案管理制度，并在實(shí)際工作中不斷的發(fā)展和完善，完善檔案的搜集、歸檔，保管、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，明確責(zé)任，加強(qiáng)約束，保證圖書檔案的各項(xiàng)工作流程都有據(jù)可查，有章可循，按章辦事。建立單獨(dú)的監(jiān)督考核部門，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考察，避免圖書檔案管理工作者，在工作中懶散懈怠，敷衍了事，保證醫(yī)院圖書檔案的安全性。建立激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)圖書檔案管理工作者的工作熱情，激發(fā)管理工作者的積極性和創(chuàng)造性。建立醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)圖書檔案資料的收集和整理形成一個(gè)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)，便于借閱，學(xué)習(xí)。5、提高醫(yī)院圖書檔案管理工作者的素質(zhì)。隨著科技的發(fā)展，醫(yī)院的圖書檔案管理工作更加的現(xiàn)代化、科技化，提高醫(yī)院圖書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)是規(guī)范醫(yī)院圖書檔案管理的一項(xiàng)重要舉措，加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院圖書檔案管理工作者的教育和培訓(xùn)，強(qiáng)化管理工作者的服務(wù)意識(shí)，引進(jìn)高水平的專業(yè)管理人才，充實(shí)醫(yī)院圖書檔案管理的工作隊(duì)伍。一般來(lái)說(shuō)一家綜合性的醫(yī)院，圖書檔案管理工作者的人員編制比例應(yīng)為醫(yī)院工作人員總數(shù)的1%，床位數(shù)的1.2%以及每萬(wàn)冊(cè)藏書2名人員三者的平均數(shù)。另外除了人員的數(shù)量和素質(zhì)外，醫(yī)院必須根據(jù)圖書檔案管理工作人員的文化層次，年齡結(jié)構(gòu)，專業(yè)所長(zhǎng)來(lái)合理的分配這些管理工作人員，務(wù)必使這些工作人員能夠在自己適合的工作崗位上發(fā)揮自己專長(zhǎng)，這樣才能跳動(dòng)圖書管理工作者的積極性[3]。

結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理手段多樣，最主要的是與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化科技手段，在實(shí)踐工作中不斷發(fā)展和完善管理方式，做好醫(yī)院圖書檔案管理工作，不斷探索，做到醫(yī)院圖書檔案管理工作的規(guī)范化，制度化和現(xiàn)代化，為醫(yī)院的發(fā)展與壯大做好后勤工作，贏得人民的認(rèn)可與信任，從而為我國(guó)現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]羅瑩.醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理建設(shè)探討[J].東方企業(yè)文化,2012,15:244-245.

[2]羅瑩.醫(yī)院圖書檔案一體化管理分析探討[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用,2013,12:112-113.

[3]蔡麗潔,曾桃.試論醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理[J].中國(guó)醫(yī)藥指南,2009,11:24-26.