檔案利用現(xiàn)象的歸納與分析

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檔案利用現(xiàn)象的歸納與分析

郭仲陽(yáng)

吉林省四平市財(cái)政信息中心

[摘要]檔案利用問(wèn)題一直以來(lái)都是檔案工作者探討的問(wèn)題，現(xiàn)如今，檔案管理者都在研究如何能夠讓檔案利用價(jià)值發(fā)揮到最大，如何能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效合理利用等。本文主要從幾大方面探討了檔案利用存在的幾種現(xiàn)象，希望能夠?yàn)闄n案的合理、高效利用提供幫助。

[關(guān)鍵詞]檔案利用；現(xiàn)象；歸納分析

我國(guó)檔案利用現(xiàn)正處于改革時(shí)期，這種改革不僅包括設(shè)備方面的改革，也包括檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。早期人們認(rèn)為，檔案利用的次數(shù)越多，檔案利用價(jià)值就越高，但是實(shí)際上，并非如此，因?yàn)闄n案合理與不合理的利用，多用與少用、有用與無(wú)用等都會(huì)影響到檔案實(shí)際的利用率。

1、有用檔案與無(wú)用檔案

檔案利用的基礎(chǔ)性原則，就是檔案的有用性。一般情況下，評(píng)價(jià)一個(gè)檔案是否具備有用性，主要有兩點(diǎn)，一點(diǎn)為檔案所具備的價(jià)值；另一點(diǎn)檔案是不是已經(jīng)被使用。檔案的有用與無(wú)用是辯證的，站在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)講，如果檔案有價(jià)值，未來(lái)一定有機(jī)會(huì)被利用，但是能夠被利用的檔案，并不代表現(xiàn)在就能夠被應(yīng)用，兩者并不對(duì)等。也正是因?yàn)槿绱?，檔案利用現(xiàn)象需要進(jìn)行歸納以及整理。現(xiàn)如今，檔案利用越加頻繁，從這一角度來(lái)講，檔案的有用性成逐漸上升的趨勢(shì)，但是隨著檔案種類以及數(shù)量的增多，很多檔案幾乎沒(méi)有被利用的機(jī)會(huì)，這就使得檔案無(wú)用性增加。檔案利用過(guò)程中，某些管理者通常是將檔案的有用與無(wú)用絕對(duì)化，這顯然不利于發(fā)揮檔案的最大利用價(jià)值，而且很有可能會(huì)錯(cuò)過(guò)很多有價(jià)值的檔案。管理者在進(jìn)行檔案管理時(shí)，功利心強(qiáng)，只考慮短期的檔案價(jià)值，或者是看重當(dāng)下的利用情況，這對(duì)檔案管理的后續(xù)發(fā)展十分不利。為此，檔案管理者在對(duì)待檔案有用與無(wú)用的問(wèn)題上，一定要立足當(dāng)前的同時(shí)，考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。

2、多用檔案與少用檔案

現(xiàn)階段，檔案管理工作者都認(rèn)為檔案應(yīng)用率比較低，與十幾、二十幾年前相比利用率非常低，這會(huì)讓現(xiàn)代檔案管理工作者心理上產(chǎn)生比較大的落差。而十幾、二十幾年前的檔案之所以利用率比較大，主要是因?yàn)槲覈?guó)的檔案管理工作檔案起步，一切都百?gòu)U待興，再加之，改革開(kāi)放之后，要進(jìn)行撥亂反正，必定需要檔案，而現(xiàn)代處于正常時(shí)期，檔案利用率自然下降。

從上述闡釋中就可以看出，檔案管理者將檔案的利用情況作為評(píng)價(jià)檔案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社會(huì)檔案利用次數(shù)越多，利用率也就越高，所發(fā)揮的作用自然也就越大。但是這并不能作為檔案利用率高低的全部方面。實(shí)際上，檔案利用率高，并不代表檔案效益高。比如檔案館藏?cái)?shù)量少，也未做好收集整理工作，利用率也會(huì)提高，而且很多情況下，都是無(wú)效應(yīng)用，因此檔案利用效益卻很低。而隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，很多人都習(xí)慣通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)利用檔案，檔案利用率也會(huì)降低，但是檔案利用效益卻在提高。當(dāng)然以檔案利用率的高低來(lái)評(píng)價(jià)檔案利用效益也同樣具有一定的科學(xué)性，不能完全否則這一理論。

再加之，檔案利用往往伴隨著成本，利用越高，成本就會(huì)越高，而利用越低，成本則會(huì)降低，因此如何將檔案利用與成本保持平衡，也是檔案利用要考慮的一個(gè)問(wèn)題。

3、合理運(yùn)用檔案與不合理運(yùn)用檔案

檔案的用多與用少與檔案的利用價(jià)值并不完全有關(guān)，檔案用得多，但是應(yīng)用不合理，也會(huì)拉低檔案利用價(jià)值。不合理利用檔案，主要是指沒(méi)有任何正當(dāng)?shù)睦镁碗S便的利用應(yīng)用檔案，或者是檔案應(yīng)用結(jié)束之后，并沒(méi)有幫助利用者解決任何的問(wèn)題，或者是檔案應(yīng)用之后，反而對(duì)檔案管理造成了一定的損害。這樣的檔案利用都可以稱之為不合理運(yùn)用。一般情況下，檔案管理人員也將檔案合理運(yùn)用稱之為的檔案真用，而不合理運(yùn)用則稱之為檔案假用。

對(duì)檔案利用進(jìn)行優(yōu)化控制，以保證利用的質(zhì)量。首先，要對(duì)檔案需求狀態(tài)實(shí)行優(yōu)化控制。檔案需求是引發(fā)檔案利用行為的直接動(dòng)因，對(duì)檔案需求狀態(tài)的優(yōu)化控制是檔案利用優(yōu)化控制的邏輯起點(diǎn)，它包括三個(gè)方面：一是對(duì)檔案需求客觀狀態(tài)的優(yōu)化控制，這種控制的重點(diǎn)在于分析客觀的利用需求，找出檔案需求的規(guī)律；二是對(duì)檔案需求認(rèn)識(shí)狀態(tài)的優(yōu)化控制，這種控制的重點(diǎn)在于通過(guò)引導(dǎo)使利用者處于主觀愿望與客觀需求相一致的最佳的檔案需求的認(rèn)識(shí)狀態(tài)；三是對(duì)檔案需求表達(dá)的優(yōu)化控制，這種控制的重點(diǎn)在于規(guī)范利用者的需求表達(dá)，使其真正反映客觀的檔案需求。其次，要對(duì)檔案利用過(guò)程實(shí)行優(yōu)化控制。這是檔案利用優(yōu)化控制的核心所在，它也包括兩個(gè)方面：一是對(duì)檔案提供利用方式的優(yōu)化控制，這種控制的主要目的是提高檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息的傳播功能并防止檔案信息傳遞過(guò)程中的失真和量的損失；二是對(duì)供求雙方吻合程度的優(yōu)化控制，這種控制的主要目的是做到知己知彼，提高檔案利用的查準(zhǔn)率。

4、可用檔案與不可用檔案

多年前，業(yè)界曾有人提出要滿足利用者的需求，現(xiàn)在又倡導(dǎo)“以人為本”，好像人人都應(yīng)同等或平等地利用檔案。事實(shí)上，這是做不到的。檔案利用服務(wù)雖說(shuō)要面向社會(huì)，但同時(shí)又是分層次的。在檔案利用中，對(duì)不同的人，不同的檔案，有一個(gè)可用與不可用的界線問(wèn)題。有的檔案對(duì)有的人來(lái)說(shuō)從來(lái)都是可以用的；但對(duì)于另一些人來(lái)說(shuō)則不然：也許過(guò)去不可以用，現(xiàn)在才可以用；也許現(xiàn)在不可以用，將來(lái)才可以用。由于檔案利用有限制要求和保密規(guī)定，因此，利用檔案不可能做到一視同仁，必須區(qū)別對(duì)待。當(dāng)然，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，凡是檔案都是可以利用的，所以，可用與不可用的區(qū)別只是在一個(gè)相對(duì)的時(shí)間段上的區(qū)別。在一定的時(shí)間內(nèi)，不僅要分出什么人能用什么檔案，什么人不能用什么檔案來(lái)，還要分出誰(shuí)先用誰(shuí)后用的順序來(lái)。這不能被視為利用歧視，更不能受一般意義上平等信息權(quán)的干預(yù)，這是社會(huì)整體利益最大化的需要。

部分檔案涉及保密問(wèn)題，需要限制利用，這是一種世界通行的現(xiàn)象。但講到保密和限制利用，供求雙方總會(huì)存在一些矛盾，這只能通過(guò)建立和健全保密、解密制度來(lái)調(diào)節(jié)，以便做到有章可循，有法可依。對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)，既有保守檔案機(jī)密的權(quán)力，同時(shí)也有依法解密和向社會(huì)開(kāi)放檔案的義務(wù)；對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)，既有利用已開(kāi)放檔案的權(quán)利，同時(shí)也有遵守保密法律和規(guī)定的義務(wù)。保密，說(shuō)到底也是一種利用，只不過(guò)是一種限制了范圍的特殊形式的利用。保密原則與制度，要體現(xiàn)的是局部利益服從整體利益這樣一種關(guān)系。需要保密和限制利用的檔案，通常都是具有涉及國(guó)家安全和社會(huì)秩序的內(nèi)容。

5、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可知由于檔案管理者對(duì)檔案利用現(xiàn)象并沒(méi)有進(jìn)行深入的分析，也未進(jìn)行歸納總結(jié)，這使得我國(guó)這方面的研究文獻(xiàn)比較少見(jiàn)，正是基于此，筆者對(duì)檔案利用現(xiàn)象進(jìn)行了歸納與總結(jié)，同時(shí)還研究了現(xiàn)如今檔案利用過(guò)程中，存在的一些錯(cuò)誤的看法以及評(píng)價(jià)方法。本文是筆者對(duì)檔案利用現(xiàn)象研究經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，僅供參考借鑒。

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