人事檔案管理工作的探討

文/江蘇省泰興市教育局人才服務(wù)中心　雍正友

人事檔案管理工作的探討

文/江蘇省泰興市教育局人才服務(wù)中心雍正友

【摘要】大數(shù)據(jù)不同于現(xiàn)有的檔案信息化工作，大數(shù)據(jù)檔案的管理是檔案工作者面臨的新課題。檔案人員應(yīng)認清大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)與機遇，主動分析，為民服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；人事檔案；信息化

隨著信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代社會的檔案資料已經(jīng)實現(xiàn)了電子化和數(shù)據(jù)化，以數(shù)字形式存儲的檔案資料使用戶可以很方便進行檢索和查閱，但是隨著電子檔案存儲數(shù)據(jù)量的逐年增加，檔案數(shù)據(jù)資料具有大數(shù)據(jù)的特點，必須使用新的技術(shù)與結(jié)構(gòu)來實現(xiàn)檔案信息的管理。所謂“大數(shù)據(jù)”，指在多類別的樣本數(shù)據(jù)中，快速獲取用戶所需的信息，為用戶提供最方便、快捷的信息服務(wù)。事實上，利用各種新型數(shù)據(jù)分析方法和人工智能，來進行產(chǎn)品和服務(wù)決策，以及預(yù)測用戶的需求，乃是大勢所趨。

在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理主要建立在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，通過對人事檔案信息進行組織和加工，采用信息技術(shù)把獨立的人事檔案管理實體納入統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)中，并轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)檔案，形成相應(yīng)的現(xiàn)代化的人事檔案管理體系。人事檔案管理工作要體現(xiàn)人事檔案信息資源的原始性和共享性，更好地體現(xiàn)人事檔案工作服務(wù)單位發(fā)展的特點；要吸引管理人員的重視，促使人事檔案管理更加科學(xué)有序；這樣也節(jié)省檔案庫房，讓檔案利用與館藏形成良性循環(huán)。當(dāng)人事檔案信息通過計算機形成數(shù)字化檔案之后，人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要跟互聯(lián)網(wǎng)連接，并規(guī)范檔案信息資源管理行為。因此，要把人事檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)做檔案管理的重點內(nèi)容，加強技術(shù)服務(wù)和工作指導(dǎo)，制定大數(shù)據(jù)時代的人事檔案服務(wù)機制。

一、提高管理人員素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案利用的拓展與創(chuàng)新需要大量的信息處理人員、信息分析人員以及信息研究人員，還需要專業(yè)的數(shù)據(jù)庫更新人員、計算機設(shè)施維護人員等等，這些對新時期人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。為此，要不斷更新觀念，加強檔案人員隊伍建設(shè)，堅持“走出去，引進來”的原則，吸引優(yōu)秀人才，培養(yǎng)和留住現(xiàn)有優(yōu)秀人才。工作人員除具備基本的人事檔案管理知識，還應(yīng)具備應(yīng)用信息技術(shù)知識。人事檔案管理工作與職工切身利益息息相關(guān)，是保密性極強的工作，要重視建立檔案的文件密級數(shù)字化編制目錄或者相應(yīng)的卡片，建立文件統(tǒng)計的數(shù)字化臺賬等。

二、建好檔案數(shù)據(jù)庫

做好人事檔案管理工作，不但可以讓領(lǐng)導(dǎo)能夠及時了解每位員工在工作中的情況，為員工的發(fā)展提供有效參考，也為個人的選拔和任用提供了良好的依據(jù)。在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案信息的開發(fā)和利用需要建好檔案數(shù)據(jù)庫，這是進行數(shù)字化檔案信息開發(fā)與利用的關(guān)鍵所在。人事檔案數(shù)據(jù)與信息要堅持統(tǒng)一錄用的原則，具有相對統(tǒng)一的項目格式，規(guī)范人事檔案信息管理模式以及工作程序，實現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。使用先進的計算機檢索工具，建立相應(yīng)的檔案收藏目錄，對內(nèi)部影像資料、文字資料進行分類，編排目錄索引，節(jié)省數(shù)據(jù)查找時間，提高人事檔案的利用價值。

三、加強技術(shù)支持

目前，人事檔案數(shù)據(jù)量快速增長，需要在設(shè)計檔案管理系統(tǒng)時，能夠考慮到快速擴充的數(shù)據(jù)增長態(tài)勢，減少IT系統(tǒng)的投資以及后期的維護成本。制定系統(tǒng)安全保護制度，建立檔案防病毒系統(tǒng)和漏洞檢測系統(tǒng)，采用專業(yè)工具對檔案系統(tǒng)進行漏洞檢測，及時安裝補丁程序，還可建立防火墻技術(shù)，阻擋外部不安全因素影響內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，把系統(tǒng)中的安全隱患降低到最低，以確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

四、創(chuàng)建“大檔案”思維，掌握全方位、多維度大數(shù)據(jù)型

為了單位的發(fā)展，結(jié)合自身實際情況來組建“大檔案”體系是非常有必要的。“大檔案”體系指的就是“能夠快速、全面、準(zhǔn)確的通過端口來檢索以及統(tǒng)計個體的全部檔案信息資料”，主要包含個人基本信息、服務(wù)社會項目、科研成果、工作情況等多元素的、多方面的信息資料?！按髾n案”體系最主要的意義體現(xiàn)在有利于提高單位的統(tǒng)籌規(guī)劃、組建科研團隊、人才評估、提高各部門辦事效率等。在給單位帶來便利的同時，“大檔案”體系也伴隨著一定的風(fēng)險，主要體現(xiàn)在信息安全、用戶權(quán)限設(shè)定、密碼等級標(biāo)注、訪問權(quán)限限制以及下載資料收藏的安全，確保“大檔案”體系下老師的知識產(chǎn)權(quán)不受侵害、個人信息不受盜取。

五、組建“大檔案團隊”，數(shù)據(jù)化人事檔案信息，讓人事數(shù)據(jù)“發(fā)聲”

“大檔案”體系是一個信息量龐大、具有一定規(guī)模的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，它并不是大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下的關(guān)于人事檔案數(shù)據(jù)的最終要求。預(yù)測、發(fā)現(xiàn)信息和信息之間的關(guān)系及內(nèi)容是大數(shù)據(jù)的核心所在。因此不僅僅要把人事檔案信息數(shù)字化而是數(shù)據(jù)化。數(shù)據(jù)化與數(shù)字化之間存在明顯的差別。數(shù)據(jù)化是指將事件轉(zhuǎn)化成可以分析、量化的形式的過程。而數(shù)字化指的是將事件模擬成0和1表示的二維碼。紙質(zhì)書籍經(jīng)過掃描變成圖片格式，可以在網(wǎng)絡(luò)、計算機中瀏覽，這個過程就是數(shù)字化；而利用數(shù)字圖像光學(xué)識別技術(shù)繼續(xù)加工電子書中的字、詞、句、段這個過程就是數(shù)據(jù)化。因此要想將人事檔案系統(tǒng)中的信息檢索、統(tǒng)計、比較、重組，就需要將信息進行數(shù)據(jù)化處理，從而真正地發(fā)揮數(shù)據(jù)的價值。

五、結(jié)論

在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理工作的發(fā)展方向是知識管理和信息集約化服務(wù)。新形勢要求人事檔案管理人員樹立創(chuàng)新和開放的互聯(lián)網(wǎng)思維模式，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范檔案管理，積極運用新技術(shù)，努力向人事檔案事業(yè)的“數(shù)字崛起”目標(biāo)邁進。

參考文獻：

[1]樊偉紅,李晨暉,張興旺,秦曉珠,郭自寬.圖書館需要怎樣的“大數(shù)據(jù)”[J].圖書館雜志,2012(11).

[2]施永利.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案利用服務(wù)探討[J].商,2012(11).

[3]劉娟.試析人事檔案管理工作[J].工會論壇(山東省工會管理干部學(xué)院學(xué)報), 2011(03).