醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的思考

文/遼寧中醫(yī)藥大學(xué)附屬第四醫(yī)院　史躍華

醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的思考

文/遼寧中醫(yī)藥大學(xué)附屬第四醫(yī)院史躍華

【摘要】新世紀(jì)以來，伴隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅猛發(fā)展和不斷改革深入，現(xiàn)行醫(yī)療人事檔案管理方式的陋習(xí)和弊端日益顯現(xiàn)，具體表現(xiàn)在對人事檔案管理的局限性，和對醫(yī)院其他管理層面的負(fù)面影響。本文就此現(xiàn)象具體分析了醫(yī)療人事管理當(dāng)中所出現(xiàn)的種種弊端和相應(yīng)的應(yīng)對措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；管理

醫(yī)院人事檔案是以個體為單位進(jìn)行檔案保存的，主要反映了一個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)和工作表現(xiàn)等個人情況，載體包括文字或者表格等其他多種記錄方式。它是對作為個人參加的各種社會實踐活動的記錄表和為了反應(yīng)真實情況而設(shè)立的，是醫(yī)院上級領(lǐng)導(dǎo)全面了解下屬，判斷一個人的主要依據(jù)，同樣也是人事管理部門的重要構(gòu)成。所以，加強醫(yī)療事業(yè)人事改革，推動人事改革發(fā)展，提高人事部門工作效率和檔案的保管完好程度，對醫(yī)院能更好的選拔尖端醫(yī)療事業(yè)型人才起到了不可推卸的作用。

一、人事醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)管理模式的弊端。目前，國內(nèi)醫(yī)院的用人制度已非往日的人力資源調(diào)配制度，而是統(tǒng)一的合同聘任制，人員流動性大，人員情況復(fù)雜的現(xiàn)象日益普遍，人和檔案分離的現(xiàn)象日趨增加。伴隨著市場機制的刺激，大部分用人單位對于員工能否提供有效的檔案已經(jīng)不那么看重，人事檔案的作用正在逐漸弱化，而人事檔案管理機制也行將就木，似乎要退出歷史舞臺。尤其在市場經(jīng)濟的干擾下，基于以人為本，人才為先的用人理念和保留人才的需求，用人單位對于人事檔案是否全面、完好更是睜一只眼閉一只眼。只要人員簽訂勞務(wù)協(xié)議，醫(yī)院全部采用軟引進(jìn)政策，即雙方可在明確彼此權(quán)力和義務(wù)的前提下，確立勞務(wù)關(guān)系。而在某些醫(yī)院中，為了避免醫(yī)院內(nèi)部尖端人才的流失，更是采取強制留檔的措施，扣留人員檔案，直接導(dǎo)致對方拋棄檔案，久而久之，人事檔案管理部門成了棄檔成堆的“廢品站”。

（二）虛假檔案信息泛濫。人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。為此，確保提交檔案的真實性、有效性和嚴(yán)肅性就顯得尤為重要。就目前人事檔案管理部門普遍反應(yīng)的狀況來看，虛假檔案情況已然成風(fēng)，檔案遺失現(xiàn)象的比率也逐年增高。

（三）人事檔案利用率低下。醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展至今取得了不可忽視的成績，這歸功于廣大醫(yī)療檔案人事管理人員不懈的奮斗和努力。但就目前的形勢來看，大部分醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員檔案僅供翻看查閱這一最基本的利用方式，弱化了人事檔案的其他功能，直接導(dǎo)致了醫(yī)療人事檔案利用率低、使用范圍狹窄等種種問題。同時，查閱檔案帶來的問題也隨之而來：錯漏遺失的現(xiàn)象屢見不鮮，名字檔案顛倒混亂。這極大阻礙了人事工作的調(diào)配進(jìn)展，須盡快改善。

二、對于醫(yī)療檔案如今現(xiàn)狀的幾點反思

（一）現(xiàn)象成因分析。結(jié)合國內(nèi)現(xiàn)狀看來，醫(yī)院人事檔案管理工作并未形成統(tǒng)一有效的管理機制，缺乏本應(yīng)該有的生機和活力。這源于國內(nèi)醫(yī)院人事部門在工作上重管理、輕服務(wù)，工作方式陳舊，查閱操作復(fù)雜，現(xiàn)代化管理方式普及率低下，十分明顯的滯后于人事制度改革的進(jìn)程。雖然醫(yī)院的人事檔案管理部門也普遍認(rèn)識到人事檔案管理提升工作的重要性，但是就實際操作來看，阻力十分巨大。在日常工作中，不按要求傳遞人事檔案，不登記查閱人具體信息和手續(xù)，不及時回執(zhí)信息，隨意涂改、撤換檔案內(nèi)重要材料等現(xiàn)象屢見不鮮。同時，隨著醫(yī)務(wù)人員不斷增加，新舊人員更迭頻繁，人事部門很難做到及時有效的更新檔案信息和回執(zhí)情況。醫(yī)院人事檔案管理部門被認(rèn)為是不可或缺的重要組成部門，被看做是醫(yī)院的“管家”。但由于人事部門并沒有直接參與到醫(yī)療生產(chǎn)一線工作當(dāng)中，其存在的重要性普遍被人們看低甚至忽略。想要提高人事檔案管理水平，必須統(tǒng)一全體醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)務(wù)人員的思想認(rèn)識，使其充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，加強院方管理人員的思想建設(shè)和人事檔案的的基礎(chǔ)管理建設(shè)。與此同時，要提高檔案人員自身素質(zhì)及管理水平，使其從信息資源角度審視人事檔案管理，不斷深入人事檔案信息的綜合分析管理和利用程度，加深研究深入和廣度，用“主動服務(wù)”代替“被動管理”，拓展服務(wù)項目，加深服務(wù)理念。以積極的態(tài)度對待人事檔案管理事業(yè)，促進(jìn)人事檔案管理由單一的企業(yè)管理型服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)檠芯块_放型綜合服務(wù)，由“管家”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皡⒅\部”和“信息庫”，使人事管理成為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的潤滑劑，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)快速健康發(fā)展。

（二）醫(yī)院人事檔案管理工作存在問題的解決措施。面對當(dāng)今醫(yī)院人事檔案管理方面存在的問題，應(yīng)做好以下工作：一是強化人事管理部門人員的建設(shè)隊伍，完善管理制度。要加強醫(yī)院人事檔案人員的培訓(xùn)，不斷提高工作水平。同時，不斷完善、健全的醫(yī)院人事檔案材料收集、整理、保存等相關(guān)規(guī)章制度，為人事檔案管理工作提供制度保障。二是在扎實做好檔案管理日常工作的同時，積極創(chuàng)新工作形式和工作方法，及時更新檔案管理的方式方法，為適應(yīng)新時代中醫(yī)院人事檔案管理工作的新要求打下基礎(chǔ)。

三、總結(jié)

隨著醫(yī)療事業(yè)整體的改革進(jìn)步，醫(yī)院人事檔案管理也應(yīng)與時俱進(jìn)，工作人員更要不斷增強管理意識，及時更新服務(wù)理念，改善管理方式，積極運用現(xiàn)代技術(shù)，加快人事檔案管理信息化步伐，使人事檔案管理成為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的催化劑。