淺談人事檔案誠信缺失問題及對(duì)策

文/肇慶市第三人民醫(yī)院　嚴(yán)金瑜

淺談人事檔案誠信缺失問題及對(duì)策

文/肇慶市第三人民醫(yī)院嚴(yán)金瑜

【摘要】人事檔案管理是人事工作不可或缺的內(nèi)容，對(duì)培養(yǎng)、選拔和使用人員提供了重要的參考價(jià)值。但目前人事檔案誠信缺失問題日益突出，本文就此現(xiàn)象分析其存在的原因并探討相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；誠信；問題；對(duì)策

人事檔案系統(tǒng)全面地記錄了人員的歷史情況、工作經(jīng)歷、優(yōu)缺點(diǎn)及受過的獎(jiǎng)懲等，對(duì)人力資源管理發(fā)揮著重要作用。但隨著當(dāng)今高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)，人事檔案的誠信缺失問題日益突出，影響對(duì)職工特點(diǎn)及工作實(shí)績的評(píng)價(jià)。

一、人事檔案誠信缺失問題

（一）人事檔案造假嚴(yán)重。近年來，中組部及各地查處干部或干部幫助家屬履歷造假的案件層出不窮，這種行為任其蔓延，將會(huì)貽害無窮。這些虛假檔案無疑使檔案失去了應(yīng)有的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，檔案的信任度可想而知。究其原因，主要有如下幾方面：第一，有關(guān)人員受個(gè)人利益驅(qū)使，內(nèi)外相互串通，更改、造假人事檔案；第二，干部人事管理存在漏洞，制度剛性約束不強(qiáng)，監(jiān)管執(zhí)行不到位，懲戒力度不夠；第三，干部檔案管理部門對(duì)檔案材料甄別不仔細(xì)、查檔不認(rèn)真、管理不盡職責(zé)。

（二）人事檔案脫節(jié)現(xiàn)象普遍存在。人員流動(dòng)，檔案亦要同步調(diào)動(dòng)。若辭職人員為干部身份，檔案則由原單位調(diào)至人才交流中心托管，若此人員入職有檔案保管權(quán)的單位，那么可由新單位從人才服務(wù)中心調(diào)入；若此人員不再受聘于其他單位，而又不在人才服務(wù)中心辦理托管手續(xù)，那么此檔案就成為一“死檔”而無法反映檔案主人辭職后的社會(huì)活動(dòng)，其檔案資料就不可避免地存在失真現(xiàn)象。而工人身份者，則由勞動(dòng)局保管，有些人甚至自己保管檔案，更不能確保檔案的真實(shí)性。

（三）“再造檔案”層出不窮。人事檔案具有嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、唯一性。一般來說，一個(gè)人一生只能有一份人事檔案，只有在檔案遺失或損壞的情況下才能重建檔案。然而，在實(shí)際工作中，有檔案保留權(quán)的企事業(yè)單位為了留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關(guān)手續(xù)而扣留人事檔案。而接收人員的單位不積極與原單位協(xié)商，就違背法律，重新為新進(jìn)人才建立一份人事檔案，這種再造的檔案根本談不上什么信任度，其檔案的作用也毫無意義。

二、人事檔案堅(jiān)持誠信管理的對(duì)策

（一）以法律維護(hù)人事檔案的誠信化。首先，要積極普法，讓《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等法律法規(guī)在廣大干部和職工心中都根深蒂固，充分發(fā)揮法律的指引作用，任何人需要調(diào)動(dòng)和利用檔案都必須按規(guī)章辦事。其次，針對(duì)借口涂改、偽造檔案材料，私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料等情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為，不管是什么人，都要本著法律面前人人平等的原則，要毫不猶豫地繩之以法，予以堅(jiān)決打擊。最后，應(yīng)出臺(tái)相關(guān)法律法規(guī)要求有檔案保留權(quán)的單位要按政策辦事，對(duì)于辭職需調(diào)出人員應(yīng)按規(guī)定及時(shí)為其轉(zhuǎn)檔，杜絕為留人才而扣押人事檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）以求真務(wù)實(shí)的作風(fēng)做好檔案工作。人事檔案管理人員必須有求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，工作人員在平時(shí)的工作中必須嚴(yán)把“三關(guān)”。一是要把好材料的入口關(guān),對(duì)來路不明及有疑義的材料,要親自進(jìn)行調(diào)查核實(shí),驗(yàn)明正身,做好初步認(rèn)定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴(yán)把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關(guān),各部門平時(shí)在積累文件、材料時(shí),要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機(jī)。對(duì)新形成的檔案材料,一律嚴(yán)格執(zhí)行登記制度,并進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。在人事調(diào)動(dòng)時(shí),檔案人員接到調(diào)檔函,要將其人事檔案材料進(jìn)行收集,認(rèn)真核對(duì),并分類、編號(hào)、裝訂,填寫檔案回執(zhí)單,密封后加蓋公章,通過機(jī)要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴(yán)禁個(gè)人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。在日常工作中，人事檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集、整理個(gè)人可入檔的動(dòng)態(tài)信息，并逐一分類放入其人事檔案，以防出現(xiàn)人事與檔案脫節(jié)的現(xiàn)象。

（三）不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在人事檔案管理工作中，檔案管理人員的政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平、科學(xué)文化知識(shí)、職業(yè)道德修養(yǎng)等綜合素質(zhì)是確保檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，鼓勵(lì)積極自學(xué)，鼓勵(lì)積極與同行交流學(xué)習(xí)，提升自己的工作技能，提高工作質(zhì)量，把專業(yè)技術(shù)年度考核與工資待遇掛鉤，形成一定的激勵(lì)的機(jī)制，促進(jìn)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高。

（四）以信息化管理人事檔案。目前，人才流動(dòng)性加大，“單位”人漸趨為“社會(huì)”人。人才的社會(huì)市場化逐步提高，紙質(zhì)檔案已不能確保所提供的材料是真實(shí)可信的，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)融入人事檔案管理之中是確保人事檔案誠信化的重要手段。檔案管理部門可以建立一個(gè)權(quán)威、安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在此建立起個(gè)人網(wǎng)絡(luò)信息檔案，更靈活、更全面地記錄個(gè)人的人生軌跡，使檔案資料更具社會(huì)化，可以解決人檔脫節(jié)、檔案被扣留、“死檔”等諸多問題。

三、總結(jié)

隨著當(dāng)今高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)，各類人才的發(fā)展空間也越來越廣闊，對(duì)人事檔案的誠信化要求越來越高。人事檔案管理要沿著法制化、規(guī)范化、信息化的軌道前進(jìn)，才能確保人事檔案的誠信化。

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