基層醫(yī)療單位黨政檔案收集工作探究

文/三臺(tái)縣中醫(yī)院　資鵬

基層醫(yī)療單位黨政檔案收集工作探究

文/三臺(tái)縣中醫(yī)院資鵬

【摘要】醫(yī)療單位檔案，是國家檔案的重要組成，是深入和發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必要條件和依據(jù)。黨政檔案為本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌提供重要參考。本文結(jié)合工作實(shí)際，從黨政檔案收集存在的問題和對策兩方面談如何科學(xué)、規(guī)范、全面的形成和收集檔案。

【關(guān)鍵詞】黨政檔案；工作探究；醫(yī)療單位

《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》第三條規(guī)定，醫(yī)藥衛(wèi)生檔案，是國家檔案的重要組成部分，是深入和發(fā)展醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)及其他各項(xiàng)工作的必要條件和依據(jù)，是重要的信息資源，是國家的寶貴財(cái)富，必須遵守統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用。第十六條中表明，醫(yī)療單位文件材料的歸檔范圍包括黨政管理、醫(yī)療技術(shù)、衛(wèi)生防疫和衛(wèi)生監(jiān)督、婦幼衛(wèi)生等十二個(gè)方面。其中，黨政管理是指涉及到黨、政、工、團(tuán)，包括紀(jì)檢、人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)、基建、生產(chǎn)、科研、外事等部門形成的具有保存價(jià)值的文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、重要電話記錄、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)等文件材料以及工作活動(dòng)的影像材料。由此可見，黨政檔案管理在醫(yī)院檔案管理工作中的重要性，它集中、全面地反映了醫(yī)院的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。作為黨政管理檔案的形成者，黨政部門在檔案的收集、歸檔過程中發(fā)揮著重要的作用。

一、基層醫(yī)療單位黨政管理檔案工作現(xiàn)狀

（一）工作重視不夠，存在認(rèn)識(shí)偏差?；鶎俞t(yī)療單位更多關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了檔案管理工作，存在黨政工作屬于務(wù)虛工作，不會(huì)直接產(chǎn)生效益的認(rèn)識(shí)偏差，對黨政檔案具有反映醫(yī)院發(fā)展?fàn)顟B(tài)、成果的作用認(rèn)識(shí)不足，形成了工作誤區(qū)和盲區(qū)。

（二）人員配備不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平較低。按照《醫(yī)藥衛(wèi)生管理暫行辦法》的規(guī)定，醫(yī)院所設(shè)檔案科（室），應(yīng)配備工作人員3～6名。然而，在實(shí)際操作過程中，大多基層醫(yī)療單位雖設(shè)立了綜合檔案室，但未按規(guī)定配備專職工作人員，而是由其他職能科室——如黨政辦——工作人員兼任，他們沒有經(jīng)過系統(tǒng)地檔案管理工作培訓(xùn)，對檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，業(yè)務(wù)水平較差，在檔案資料收集方面缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)性和全面性，極不利于檔案管理工作的開展。

（三）收集資料不全，文件歸檔不規(guī)范。收集工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，文件的形成是歸檔的源頭，在基層醫(yī)療單位日常的黨政工作中，黨政工作人員由于缺乏一定的水平，容易出現(xiàn)某件檔案缺項(xiàng)、“有文必檔”或者檔案空白的現(xiàn)象。

二、規(guī)范收集黨政管理檔案的對策

《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十一條規(guī)定：機(jī)關(guān)應(yīng)建立健全文件材料的歸檔制度，凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)、以及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理、立卷、并定期向檔案部門歸檔。由此可見，檔案管理工作中所形成的文件是否規(guī)范、收集的資料是否齊全，直接影響著檔案的質(zhì)量。為切實(shí)提高檔案質(zhì)量，結(jié)合工作實(shí)際，現(xiàn)擬就簡要探討基層醫(yī)療單位檔案文件的收集方法與對策。

（一）注重黨政與檔案復(fù)合型人才培養(yǎng)。1.設(shè)立專門機(jī)構(gòu)。醫(yī)療單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)清檔案工作的重要意義，設(shè)立綜合檔案室，合理配備檔案管理專（兼）職人員，檔案專業(yè)技術(shù)人員與衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員享受同等待遇，做到檔案管理工作有場所、有人員、有保障。2.加強(qiáng)人才培養(yǎng)。根據(jù)實(shí)際情況，選派部分黨政干部參加不同方式、不同層次的繼續(xù)教育，通過學(xué)校進(jìn)修、培訓(xùn)輔導(dǎo)、參觀學(xué)習(xí)等方式培養(yǎng)一批黨政和檔案管理復(fù)合型人才，提高檔案管理專業(yè)技能。在“送出去”的基礎(chǔ)上，讓外出進(jìn)修人員在院內(nèi)進(jìn)行推廣宣傳，普及檔案管理工作基礎(chǔ)知識(shí)，提高檔案管理有關(guān)知識(shí)的知曉率，確保檔案收集的規(guī)范性和完整性。

（二）正確處理黨政檔案與黨政工作關(guān)系。黨政檔案是在日常黨政工作活動(dòng)中形成的，如工作制度、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、各種會(huì)議記錄等，這些既是醫(yī)院開展工作的具體措施和手段，同時(shí)也是對工作開展的詳細(xì)記錄，能夠全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映本單位的歷史活動(dòng)面貌，這些資料在管理活動(dòng)結(jié)束后，即可作為檔案資料進(jìn)行保存。

（三）加強(qiáng)黨政工作制度化建設(shè)。在黨政工作中，規(guī)范的文件資料是保證檔案質(zhì)量的前提。在實(shí)際工作中，一些醫(yī)療單位的文件存在諸多不夠規(guī)范的問題，如有文件，無發(fā)文稿紙、文件處理單，文件主體缺少附件、文件格式不統(tǒng)一、活動(dòng)無簡報(bào)、無影像、重要電話無登記等。面對問題，基層醫(yī)療單位務(wù)必要對黨政工作制度進(jìn)行完善，形成相應(yīng)的工作制度（如，電話記錄制度、會(huì)議或活動(dòng)記錄制度、文書書寫制度、文書處理流程等），用制度來規(guī)范黨政工作行為。同時(shí)，黨政工作人員，也要自覺遵守既定的規(guī)章制度，嚴(yán)格按照制度開展工作，避免出現(xiàn)工作失誤。

（四）提高檔案收集的有效性。1.正確界定文件的“處理完畢”。檔案是從文件轉(zhuǎn)化而來的，檔案與文件是同一事物的不同階段。文件是單位開展各項(xiàng)工作的辦事手段和溝通媒介，具有時(shí)效性，而檔案的主要作用是備考。所以，只有處理完畢的文件，才可以作為檔案保存。如何界定文件的“處理完畢”呢？《檔案管理基礎(chǔ)第三版》指出，文件的“處理完畢”是指完成了收文、發(fā)文等文書處理流程。但文件處理完畢與文件內(nèi)容所針對事務(wù)的辦結(jié)并非都能同步。在實(shí)際工作中，一些文件內(nèi)容的辦結(jié)與文書處理程序的完結(jié)可能同步，如《××醫(yī)院關(guān)于開展崗位知識(shí)競賽的通知》，這個(gè)競賽結(jié)束，該通知的內(nèi)容就辦結(jié)了。而一些文件，其內(nèi)容的辦結(jié)與文書處理程序不能同步，在完成文書處理程序后，其內(nèi)容依然處于生效的狀態(tài)，如制定的政策性文件，往往在很長一段時(shí)間內(nèi)有效，那么這些文件轉(zhuǎn)化為檔案的“結(jié)點(diǎn)”就是在其完成文書處理程序，而不是說文件完全喪失了現(xiàn)行效用。2.合理甄別檔案文件價(jià)值。黨政工作內(nèi)容繁雜，臨時(shí)性事務(wù)較多，這就要求從事黨政檔案管理的工作人員具有一定的鑒別能力，只有對今后工作具有查考利用價(jià)值的文件資料才能作為檔案。如醫(yī)院的正式文件、重大活動(dòng)記錄、上級部門的重要批復(fù)文件、獲獎(jiǎng)通知、會(huì)議記錄等，具有反映醫(yī)院主體功能，發(fā)展軌跡和成效的需要重點(diǎn)收集。而另外一些無查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，如臨時(shí)性通知、上級部門簽發(fā)的與本單位無關(guān)的文件材料等則不需要收集和歸檔。3.注重收集歸檔文件的完整性。歸檔文件以“件”為單位，這里“件”指的是因某一事由而直接形成的文件的計(jì)量單位。具體來說，文件的正本與定稿為一件、文件的正文和附件為一件、文件的原件與復(fù)印件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，會(huì)議中的會(huì)議材料為一件、會(huì)議記錄和介紹信存根應(yīng)為多件、報(bào)表、名冊按裝訂方式，一冊為一件。可見，一件文件中包含多種形態(tài)，故而在收集文件時(shí)，要確保每件文件的完整性。同時(shí)，要注意相關(guān)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，如××醫(yī)院××請示，應(yīng)該有上級部門的批復(fù)文件與之相關(guān)聯(lián)；再如××活動(dòng)，就應(yīng)該有組織機(jī)構(gòu)、方案、活動(dòng)簡報(bào)、活動(dòng)記錄、照片等相對獨(dú)立卻又相互關(guān)聯(lián)的文件相互呼應(yīng)，反映出某一事件的完整形態(tài)。

（五）合理利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。目前，基層醫(yī)療單位幾乎全部使用電腦辦公，有條件的單位也建立了OA系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為黨政工作帶來了很多便利。但是由于電子檔案管理的艱巨性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了傳統(tǒng)檔案的管理方式，因此在大多醫(yī)院，目前仍然以紙質(zhì)檔案歸檔為主。實(shí)行電子公文，可在電腦、網(wǎng)絡(luò)中直接實(shí)現(xiàn)文件起草、審簽、辦結(jié)、傳遞，故而忽視了電子公文紙質(zhì)化，造成檔案歸檔不完整?！峨娮庸臍w檔管理暫定辦法》規(guī)定：電子公文形成單位必須將具有永久和短期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。這種方法稱之為“雙套制歸檔”，因此有條件的醫(yī)療單位可采取雙套制歸檔，并特別注意電子公文紙質(zhì)化。

（六）加強(qiáng)影像資料的歸檔收集。黨政部門作為醫(yī)療單位的中樞科室，承辦、參與醫(yī)院各項(xiàng)重大活動(dòng)，在影像資料檔案的收集、歸檔中占據(jù)主導(dǎo)地位，然而在大多基層醫(yī)療單位都存在影像資料收集不全、整理凌亂等問題。如，照片檔案的收集應(yīng)該包括各種重要會(huì)議照片、上級部門視察工作照片、重大事件活動(dòng)（反映主要工作職能、工作成果）照片、各種榮譽(yù)照片、其他具有保存價(jià)值的照片。在這些影像資料的采集和收集、歸檔中，應(yīng)該做到關(guān)注畫面形象、留存原影原片（電子檔）、加注資料說明等，做到歸檔資料的齊全齊備。

三、結(jié)語

黨政部門是黨政檔案資料的形成者，部門工作人員應(yīng)該熟練掌握文書處理和檔案管理的相關(guān)知識(shí)，在日常工作中注重收集反映本單位基本歷史面貌、對單位工作發(fā)展具有價(jià)值的文件材料，為單位的健康發(fā)展、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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