對會計檔案管理中的問題及對策淺析

文/新疆兵團勘測設(shè)計院（集團）有限責任公司　張玉英

對會計檔案管理中的問題及對策淺析

文/新疆兵團勘測設(shè)計院（集團）有限責任公司張玉英

【摘要】在諸多檔案科學管理工作中，通過對比學習，發(fā)現(xiàn)把會計電算化應(yīng)用在會計檔案管理里，可以有效提高會計管理的效率。眾所周知，會計檔案不僅是一種非常重要經(jīng)濟檔案，更是國家重要檔案的組成部分，由此可知，科學管理會計檔案具有不可替代的作用，所以，如何科學管理會計檔案成為人們研究的重要焦點之一。為了充分發(fā)揮會計檔案管理在促進我國各項事業(yè)發(fā)展中的作用，本文將在闡述會計檔案的特點與作用的基礎(chǔ)上，分析我國會計檔案管理中存在的問題，進而探索出完善會計檔案管理的對策，進而充分發(fā)揮科學管理會計檔案的作用。

【關(guān)鍵詞】科學管理；會計檔案；財會部門

一、引言

會計檔案是各種經(jīng)濟實體中的會計人員或者財務(wù)部門在企業(yè)的經(jīng)濟活動中為了防止行私舞弊的事情發(fā)生而形成的會計憑證、賬薄與報表等核算材料，以及記錄與反映和企業(yè)相關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史材料與企業(yè)經(jīng)營的證據(jù)。所以，會計檔案管理不僅是企業(yè)的重要任務(wù)，更是企業(yè)中的會計人員的基本業(yè)務(wù)，以及開展會計工作的一項非常重要的工作內(nèi)容。因此，必須在意識上增強對會計檔案管理的重視程度，在行動上不斷提高科學管理會計檔案的技巧，提高會計人員科學管理會計檔案的水平，進而充分發(fā)揮會計檔案在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中的重要作用，促進我國各項事業(yè)的又好又快發(fā)展。

二、會計檔案的特點與作用

（一）會計檔案的特點。會計檔案不僅是一種非常重要經(jīng)濟檔案，還是國家重要檔案的組成部分，會計檔案是對企業(yè)經(jīng)濟信息的原始記錄，它具有一定的信息性與知識性，對企業(yè)而言有著無法代替的價值。在長期的工作經(jīng)驗中，本人總結(jié)的會計檔案的特點如下：

第一，會計檔案的信息來源非常廣泛。每一個具有獨立會計核算能力的企業(yè)單位中的會計人員記錄的企業(yè)經(jīng)濟活動的信息都可以納為會計檔案中的信息。所以，只要是具有獨立經(jīng)濟核算和財務(wù)收支的企業(yè)單位都會形成一定的會計檔案，因此，會計檔案的信息來源是廣泛的。

第二，會計檔案中的內(nèi)容具有專業(yè)性。目前，很多人認為會計檔案是財會檔案或財務(wù)檔案。嚴格說來，會計與財務(wù)雖然有密切的聯(lián)系，但又有明顯的區(qū)別。一方面，兩者具有不同的職能，其中財務(wù)的職能是籌集、分配、調(diào)節(jié)企業(yè)單位的資金，然而會計的職能是反映并監(jiān)督企業(yè)中的資金使用的過程；另一方面，兩者實現(xiàn)自身職能的方法不同，實現(xiàn)財務(wù)職能的方法是根據(jù)企業(yè)單位實際情況編制企業(yè)的財務(wù)預(yù)算計劃，然而實現(xiàn)會計職能的方法是經(jīng)過會計的核算。由于財務(wù)與會計的職能不同，所以它們在各自活動中產(chǎn)生的檔案性質(zhì)也不同。財務(wù)活動產(chǎn)生的計劃、制度、規(guī)定等材料，不構(gòu)成專門檔案的一個類別，而會計核算活動中產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等材料則具備專門檔案的性能。因此,會計檔案是通過會計核算的方法直接反映各單位的經(jīng)濟收支情況，這在一定程度上也表現(xiàn)出了會計檔案中的內(nèi)容的專業(yè)性。

第三，會計檔案的形成過程具有嚴密的特點。開展會計核算是指對會計單位進行從始到終的，具有連續(xù)性、系統(tǒng)性的記錄經(jīng)濟活動、反映經(jīng)濟狀況，并對經(jīng)濟的活動情況給予必要的監(jiān)督，為了保證會計核算精確有效，在此過程中會采用一系列防護措施，例如，在最初的時候會為企業(yè)單位開賬戶，對企業(yè)的經(jīng)濟活動采取復(fù)式記賬的辦法，記錄企業(yè)的經(jīng)濟活動，并依據(jù)經(jīng)濟活動的實際情況填寫審核憑證，并將其記錄在冊，對于有需要的企業(yè)需要開展成本核算，在年末的時候清查企業(yè)單位的財產(chǎn)和制作會計財務(wù)報表。這一切都體現(xiàn)著會計核算的精準與嚴密，這在很大程度上也決定了會計檔案形成過程具有嚴密性。

（二）會計檔案的作用。會計檔案作為一種非常重要經(jīng)濟檔案，以及國家重要檔案的重要組成部分，在經(jīng)濟的發(fā)展過程中起著非常重要的作用。第一，每一個上市公司都要對外界展現(xiàn)其精準的財務(wù)狀況，并且有關(guān)該上市公司的財務(wù)狀況都需要存于會計檔案里。第二，當國家統(tǒng)計部門統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)的時候，會計檔案可以向其提供一定的數(shù)據(jù)。第三，如果某單位想對外開展融資或投資，其需要把最近幾年的企業(yè)經(jīng)濟活動數(shù)據(jù)提交給向協(xié)作單位，而且所有的相關(guān)數(shù)據(jù)都被存在會計檔案中。第四，如果司法部門要檢查單位中是否存在亂紀或貪污等問題，都需要會計檔案提供財務(wù)方面的證據(jù)。與此同時，會計檔案記錄了企業(yè)一切經(jīng)濟活動，為以后清查提供依據(jù)。

三、會計檔案管理中存在的問題

（一）對會計檔案管理的重視程度較低。眾所周知，財務(wù)管理工作的最后一環(huán)是會計檔案管理，因此，最后一環(huán)也是最容易被人們忽視的，這也就形成了財務(wù)管理工作中的最薄弱的一環(huán)。大部分管理者認為只要出示了企業(yè)財務(wù)報告，并提出了財務(wù)管理的意見，并根據(jù)企業(yè)的實際情況做出來財務(wù)決定，其財務(wù)管理的活動就結(jié)束了，他們忽視了對財務(wù)數(shù)據(jù)材料的整理、分析以及歸納與總結(jié)，并且形成會計檔案。雖然大部分會計工作者熟知有關(guān)的會計的一切活動，但是他們并不了解會計檔案的重要性，遑論對會計檔案規(guī)范化整理標準的認識程度；一部分企業(yè)單位的會計檔案工作由出納會計來做，這在很大程度上是違反管理制度規(guī)定的，嚴重影響了企業(yè)單位財務(wù)管理的效果。

（二）缺乏健全的會計檔案管理制度。一部分企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)非常重視管理資金，但是忽視了對會計檔案的管理，因此很多企業(yè)單位缺乏健全的會計檔案管理制度，更缺乏與現(xiàn)代企業(yè)制度相比配的會計檔案的法律法規(guī)。

（三）會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。我院在60年代建檔初期都是把會計檔案分為三類:即會計憑證、會計帳簿、會計報表，并給定三個案卷流水號，編制三種相應(yīng)的案卷目錄。這種分類法，雖然整理歸檔來得簡便，但存在三個不可忽視的不利因素:1.利用查閱不方便；2.檔案到期銷毀時清理審核工作量大；3.繼續(xù)保存的卷冊要重新編號編目。通過多年來的總結(jié)，接下來本人將從六個方面闡述會計檔案的不規(guī)范之處。第一，一部分企業(yè)把會計的憑據(jù)放于辦公桌上，或者將其放于特定的盒子里，并沒有將其裝訂起來；第二，一些企業(yè)單位并沒有按相關(guān)規(guī)定裝訂憑證，要么是用訂書釘裝訂憑據(jù)，要么是用繩子將憑據(jù)穿起來；第三，對于企業(yè)單位中裝訂活頁賬簿時，并沒有按頁碼裝訂，也沒有按月裝訂，而且沒有封面，更沒有形成一個冊子；第四，一些企業(yè)單位的紙質(zhì)會計檔案不能同步于磁介質(zhì)檔案管理。有些企業(yè)單位雖然把會計數(shù)據(jù)存儲到磁介質(zhì)，但是并沒有很好管理磁盤與光盤中的會計數(shù)據(jù)，從而會損失會計數(shù)據(jù)；如果沒有將會計電算化軟件及時進行升級換代以及相關(guān)軟件系統(tǒng)很好的更新和保存，就會造成會計電算化檔案無法調(diào)閱；第五，會計檔案在立卷的時候，只是統(tǒng)一的放到了一個檔案盒里，并沒有按卷宗的保管期限分別歸檔；第六，會計檔案越來越多，為其銷毀帶來了困難。

（四）會計檔案管理者的綜合素質(zhì)有待提高。在會計檔案的管理工作中，會計檔案管理者違反職業(yè)道德，甚至經(jīng)常出現(xiàn)肆意偽造憑證、篡改經(jīng)濟活動記錄。這在很大程度上造成了會計數(shù)據(jù)失效，阻礙了國家征收稅收，進而導(dǎo)致國家宏觀調(diào)控決策的失誤，阻礙我國經(jīng)濟的又好又快發(fā)展。

四、完善會計檔案管理的對策

（一）統(tǒng)一會計檔案管理思想，加強領(lǐng)導(dǎo)管理，規(guī)范管理。在會計檔案管理過程中，一是要建立健全有關(guān)會計檔案規(guī)范立卷與歸檔制度，要有專業(yè)人士從事會計檔案管理的工作，并明確規(guī)定在會計檔案過程中，如何劃定每一類會計數(shù)據(jù)的歸檔范圍、怎樣劃定保管的期限、如何進行科學歸檔以及正確整理卷宗的方法和銷毀工作等。采取科學的手段與方法保存會計檔案，以保證會計檔案保密性和確保其完好無損。二是要建立健全有關(guān)對會計檔案保管、安全保密制度，加大會計檔案的監(jiān)管力度，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

（二）規(guī)范有關(guān)會計檔案的裝訂、立卷、整理、歸檔和銷毀工作。

規(guī)范會計檔案管理工作的四點要求：第一，會計憑證需要按照月份進行分類，并把每個月的憑證按照時間順序排列、裝訂，裝訂的時候需要使用會計憑證作為其封皮，需要注意的是，需要將封皮上的內(nèi)容填寫完整，并粘貼上裝訂線，還需要在粘貼處蓋上會計工作者的印章，最后按照月份的順序放入檔案盒中。第二，財務(wù)管理部門需要按規(guī)定辦理會計檔案移交手續(xù)，明確專人負責保管會計檔案工作，以有效保護會計檔案。第三，嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行會計檔案管理工作，當會計檔案的保管期滿且需要進行銷毀的時候，該單位的會計檔案管理部門需要提出銷毀的意見，并經(jīng)過嚴格審查后，列出會計檔案的銷毀清單，執(zhí)行銷毀工作。第四，計算機相關(guān)系統(tǒng)與會計檔案管理文件要根據(jù)現(xiàn)實情況的變化開展同步變更與升級。在進行管理系統(tǒng)升級時，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式。

（三）加強對會計檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理者的素質(zhì)。

會計檔案管理是一種藝術(shù)活，通過學習和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身綜合素質(zhì)。會計檔案管理者的素質(zhì)由從業(yè)人員的思想政治素質(zhì)、會計業(yè)務(wù)素質(zhì)以及職業(yè)道德素質(zhì)組成。作為一名會計檔案管理的人員，其肩上的責任要求其不僅要做到嚴格要求自己，堅持公平與獨立的原則，科學使用掌握在自己手中的實權(quán)；而且還要求從業(yè)人員具有一定的會計檔案管理學知識，同時熟練掌握了一定有關(guān)會計方面的知識，能夠科學解決實現(xiàn)問題。所以，不僅要加強對會計檔案管理人員的培訓(xùn)，還要根據(jù)時代的變化，適時更新學員的知識體系，使我國的會計檔案的管理與監(jiān)督工作能夠更好地與現(xiàn)代企業(yè)制度相匹配。

五、結(jié)語

會計檔案管理作為一種具有藝術(shù)技巧的工作，為我國經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。在實施會計檔案管理工作的過程中，如果在會計檔案管理思想統(tǒng)一化的基礎(chǔ)上，提高管理者的責任意識，增強管理者的科學管理水平，就很有可能有效防止并解決會計檔案管理工作中許多問題，進而有效提高會計檔案管理工作的質(zhì)量，促進我國社會主義市場經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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