芻議檔案安全保護(hù)工作

文/吉林建筑大學(xué)城建學(xué)院　姜曉波

芻議檔案安全保護(hù)工作

文/吉林建筑大學(xué)城建學(xué)院姜曉波

【摘要】檔案管理工作中需要注意安全保護(hù)工作，這對(duì)于確保檔案安全有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。在實(shí)際工作中，對(duì)于檔案的安全管理還存在一些問題及安全隱患，對(duì)于存在的這些問題需要找出針對(duì)性的解決措施，加以解決，以確保檔案管理的安全、有效。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；安全保護(hù)；措施

檔案資料可以反映歷史的發(fā)展進(jìn)程，表現(xiàn)著重要的知識(shí)積累和科技儲(chǔ)備，屬于重要的信息資源。所以，檔案資源的保護(hù)工作應(yīng)該得到有關(guān)部門的重視，要求檔案管理人員應(yīng)該具有一定的責(zé)任意識(shí)。隨著時(shí)代的進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理也不例外，進(jìn)一步發(fā)揮了檔案信息的作用，因此要求當(dāng)前的檔案管理人員一定要重視保護(hù)檔案資源。

一、檔案管理工作中存在的安全隱患

（一）檔案管理的安全保護(hù)工作沒有受到應(yīng)有的重視?，F(xiàn)在，我國各個(gè)領(lǐng)域都不重視檔案資料的安全保護(hù)工作，這在很大程度上阻礙了檔案保護(hù)工作的進(jìn)行。一方面很多單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案保護(hù)工作，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不重要，思想上非常懈怠，在檔案管理工作中不愿意投入更多的人力和物力、財(cái)力。由于這種思想的影響，使檔案安全保護(hù)工作進(jìn)度緩慢；另一方面，檔案工作人員本身也不重視檔案管理工作，在過去的很長時(shí)期內(nèi)，很多檔案工作人員沒有關(guān)注檔案的保護(hù)工作，都認(rèn)為檔案管理的重點(diǎn)就是收集和整理，這種認(rèn)識(shí)很明顯是錯(cuò)誤的。

（二）對(duì)檔案工作人員的教育培訓(xùn)不夠。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也得到了發(fā)展的機(jī)會(huì)，出現(xiàn)了多種多樣的檔案資源載體。為了順應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，則一定要加大現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度，提高工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。但因?yàn)楹芏囝I(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，由于缺少管理時(shí)間和管理資金，有的檔案人員根本就沒有參加檔案管理工作的培訓(xùn)。

（三）檔案管理缺乏必要的安全保護(hù)制度。因?yàn)闆]有完善的檔案安全保護(hù)制度，所以在檔案管理工作中存在大量的安全隱患，如有的檔案室允許人吸煙，不能做到有效防火。

（四）檔案庫房條件差，這是對(duì)檔案安全影響最大的因素。有的單位檔案室環(huán)境太差，都是將檔案室設(shè)在頂樓或底層，門窗陳舊破爛，沒有合格的防盜措施；有的單位根本不具備專門的檔案室，這些因素都不同程度地制約著安全工作的開展。

所以，目前我國檔案管理工作中存在著大量的安全隱患，一定要引起有關(guān)部門的高度重視，迅速給予解決。

二、加強(qiáng)檔案管理安全保護(hù)工作的措施

現(xiàn)在，我國檔案管理的安全保護(hù)工作還沒有做細(xì)做好，在檔案管理工作中存在著大量的安全隱患，阻礙了檔案安全保護(hù)工作的發(fā)展。所以，一定要多方籌措，應(yīng)用各種方法，促進(jìn)檔案管理安全保護(hù)工作的順利開展。

（一）健全檔案保護(hù)制度。在檔案安全保護(hù)過程中，首先應(yīng)該做好預(yù)防工作，其次是做好治理工作，應(yīng)該具有嚴(yán)密的檔案管理保護(hù)制度，防止丟失檔案資料。第一,建立嚴(yán)密的檔案保護(hù)制度，對(duì)存放檔案的庫房要嚴(yán)格管理，庫房應(yīng)該具有專門人員負(fù)責(zé)，應(yīng)用嚴(yán)格的管理辦法，沒有得到檔案管理人員的許可不能進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)該具有高度的職業(yè)道德，具備高度的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)格依據(jù)保密制度去做，遵守保密紀(jì)律，將保守國家秘密當(dāng)作自己的責(zé)任和義務(wù)；第二,建立嚴(yán)格的檔案材料接收制度，接收檔案管理材料過程中，要求雙方都要做好清點(diǎn)工作，最后填寫完整的交接單據(jù)，雙方管理人員同時(shí)在上面簽字認(rèn)可。在存放過程中首先要除塵，資料存放到庫房以后，要根據(jù)情況分別登記在總帳、分類帳、登記表、檢索工具上，應(yīng)用相同的數(shù)據(jù)，可以在應(yīng)用時(shí)迅速找到。第三,建立嚴(yán)格的檔案借閱制度，在人員需要借閱檔案資料時(shí)，借閱人員應(yīng)該認(rèn)真填寫借閱登記表，并且在使用完畢后迅速歸還，假如要求長時(shí)間借閱，還需填寫登記表，不但如此，續(xù)借手續(xù)也是不容忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案管理人員要每間隔一段時(shí)間就要提醒借閱人員歸還，保證檔案資料的完整性。

（二）加強(qiáng)電子檔案的保護(hù)。最近幾年，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了信息化管理，出現(xiàn)了大量的電子形式檔案，對(duì)檔案資料的保護(hù)提出了更高的要求，一定要重視資料的消磁、泄漏和病毒工作。第一個(gè)方面是對(duì)磁性物體做好保護(hù)工作。要求放置這些物品的場所不能存在磁場和震動(dòng)、塵土、腐蝕氣體、擁有適度的溫濕度，濕度達(dá)到40%-50%，溫度控制在14-24度之間。在檔案室內(nèi)每隔兩年要進(jìn)行一次轉(zhuǎn)儲(chǔ)工作，要把已損壞、破壞的存儲(chǔ)設(shè)備及時(shí)的更換。第二個(gè)方面是保護(hù)光盤。對(duì)于光盤來說，其存放的最佳環(huán)境溫度一般在14至24攝氏度之間，濕度要盡量控制在百分之四十至六十五之間。光盤存儲(chǔ)的時(shí)間較長，其轉(zhuǎn)儲(chǔ)時(shí)間一般為五年一次。相對(duì)于磁盤來說，光盤其抗干擾的能力較好，并它的結(jié)構(gòu)相對(duì)牢固，因此較適合長期性的保存一些電子文件。

（三）強(qiáng)化應(yīng)急管理制度建設(shè)。依據(jù)處理突發(fā)事件的法律法規(guī)，檔案館要根據(jù)自身實(shí)際情況，應(yīng)用有關(guān)應(yīng)急制度，積極處理各種突發(fā)事件。一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，那么完善的設(shè)施裝備、先進(jìn)的技術(shù)手段、科學(xué)的技術(shù)方法，則會(huì)對(duì)處理突發(fā)事件起到關(guān)鍵性作用。同時(shí)建設(shè)檔案異地存儲(chǔ)庫、盡快建立館藏檔案備份，早日應(yīng)用先進(jìn)運(yùn)輸和轉(zhuǎn)移設(shè)備，可以減輕突發(fā)事件的影響，將損失降到最小。另外，積極籌備危機(jī)后重建工作，促進(jìn)檔案管理工作正常化發(fā)展，使檔案管理工作服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于民生。

三、結(jié)束語

總之，在檔案管理工作中，一定要重視做好安全保護(hù)工作，安全保管在檔案管理工作中具有不可替代的作用。因此，檔案管理的安全保護(hù)是一個(gè)長期的話題，每一個(gè)檔案管理人員一定要認(rèn)真做好檔案的安全保護(hù)工作，保證我國檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展。

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