解析信息化模式在衛(wèi)生檔案管理工作中的應(yīng)用

文/泰安市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所　曹彥芬

解析信息化模式在衛(wèi)生檔案管理工作中的應(yīng)用

文/泰安市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所曹彥芬

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，信息化在衛(wèi)生檔案管理工作中的應(yīng)用也必將成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。本文簡(jiǎn)要論述了衛(wèi)生檔案信息化管理的必要性，分析了信息化在衛(wèi)生檔案管理中的應(yīng)用效果，并就如何推進(jìn)衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議，以促進(jìn)衛(wèi)生檔案管理工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息化；衛(wèi)生檔案；檔案管理

衛(wèi)生檔案指的是各級(jí)衛(wèi)生行政管理單位、醫(yī)療中心、疾病預(yù)防控制中心、科研機(jī)構(gòu)、衛(wèi)生監(jiān)督部門、婦幼保健站、中心血站及社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)等部門在工作過程中形成的，各種形式的，具有保存價(jià)值的原始記錄。在當(dāng)前社會(huì)形式下，衛(wèi)生檔案是一種不可再生的寶貴信息資源,是醫(yī)療單位以及國(guó)家的寶貴財(cái)富。衛(wèi)生檔案中含有的信息資源不僅能為衛(wèi)生部門的科研、教學(xué)、醫(yī)療、保健、預(yù)防等工作提供有效服務(wù),同時(shí)在重大疾病保險(xiǎn)、農(nóng)村合作醫(yī)療、醫(yī)療事故司法訴訟、社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)等方面也能夠提供重要的參考和憑證。所以，衛(wèi)生檔案管理是醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)及其管理的基礎(chǔ)，也是其十分重要的內(nèi)容之一。自20世紀(jì)90年代起，信息技術(shù)開始全面應(yīng)用到檔案資源信息的保存、傳送及應(yīng)用等活動(dòng)中，衛(wèi)生檔案也開始受到其深遠(yuǎn)的影響。當(dāng)前信息化環(huán)境下，如何做好衛(wèi)生檔案的管理工作不僅是各醫(yī)療衛(wèi)生組織及其行政管理部門的義務(wù)，同時(shí)更是責(zé)任。

一、當(dāng)前衛(wèi)生檔案管理的現(xiàn)狀

衛(wèi)生檔案材料的形成不是一朝一夕或是主觀臆造就能完成的，它是在特定的時(shí)間和環(huán)境下，對(duì)衛(wèi)生實(shí)踐中的原始材料經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間積累和整理才能完成的，具有非常強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值和真實(shí)性。它具有不受任何個(gè)人、單位和區(qū)域等限制的特征，其政策性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。衛(wèi)生檔案要想充分的發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，必須要隨時(shí)進(jìn)行更新。而目前我國(guó)的衛(wèi)生檔案管理中因機(jī)構(gòu)設(shè)置的職能分工等諸多原因，存在著一定的問題，難以起到其真正的作用。

（一）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平不齊。高素質(zhì)的管理人員才能完成高質(zhì)量的檔案管理工作，管理人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力直接決定了衛(wèi)生檔案管理的好壞。當(dāng)前，我國(guó)檔案管理方面的從業(yè)人員專職人員較少，大部分是兼職，缺乏系統(tǒng)的管理培訓(xùn)及專業(yè)化的知識(shí)體系。衛(wèi)生檔案與其他一般檔案資料的區(qū)別在于，它不僅要求資料的真實(shí)性，還具有一定的時(shí)效性和及時(shí)性，同時(shí)還必須具備信息的壓縮性、分享性及可傳輸性。以上這些特點(diǎn)也就要求檔案管理人員一定要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)衛(wèi)生檔案管理的專業(yè)知識(shí)，并且能夠熟練運(yùn)用各項(xiàng)知識(shí)及各種工作技能。所以，一名合格的衛(wèi)生檔案管理人員，不但需要完成相關(guān)資料的簡(jiǎn)單匯總、收集、上交等工作，同時(shí)還要繼續(xù)不斷進(jìn)行教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提高自身素質(zhì)，完成本專業(yè)相關(guān)知識(shí)的不斷更新。

（二）衛(wèi)生檔案管理制度不夠完善。近年來我國(guó)雖然相繼建立了很多衛(wèi)生檔案管理方面的相關(guān)規(guī)章制度，但仍然還不夠完善。而由于衛(wèi)生檔案的性質(zhì)，衛(wèi)生檔案材料的來源及所涉及的部門都是多個(gè)方面的，如果沒有好的管理制度，就不能保證衛(wèi)生檔案管理工作及時(shí)、完整、有序完成，同時(shí)也不能合理利用。目前，我國(guó)衛(wèi)生檔案管理制度方面仍然面臨的問題有：沒有完全做到責(zé)任到人，每個(gè)科室不能保證有專業(yè)人員負(fù)責(zé)收集整理及定期存儲(chǔ)檔案；人員的考核及培訓(xùn)制度不夠完善；沒有建立良好的獎(jiǎng)罰制度；沒有相關(guān)的檔案使用及借閱等相關(guān)制度等等。衛(wèi)生檔案管理方面相關(guān)制度的建立和完善，不僅對(duì)提高衛(wèi)生檔案管理的水平有所幫助，還能保證檔案收集的更全面、儲(chǔ)存及利用方式更合理。

（三）衛(wèi)生檔案的填寫內(nèi)容及裝訂不夠規(guī)范。提高衛(wèi)生檔案管理效率的必要條件就是能夠?qū)λ占男l(wèi)生檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范和完善。目前，從內(nèi)容上看,衛(wèi)生檔案的內(nèi)容存在著填寫不全、用語不統(tǒng)一及不規(guī)范的問題。同時(shí)，檔案的裝訂及裝盒工作也不夠規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，不利于檔案的長(zhǎng)久保存。這樣的問題會(huì)給日后檔案的共享及利用帶來不利影響，這就要求衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范性必須得到強(qiáng)化。

（四）衛(wèi)生檔案的及時(shí)性、有限性有待加強(qiáng)。當(dāng)今社會(huì)，科技發(fā)展日新月異，信息資源更新快、數(shù)量大，而衛(wèi)生檔案存在著管理分散，歸檔不及時(shí)等問題，這樣檔案的內(nèi)容不能及時(shí)更新，使得檔案成了死檔，不利于檔案的管理及應(yīng)用，更不利于檔案的分行業(yè)化管理。這也就要求衛(wèi)生檔案的內(nèi)容必須做到與時(shí)俱進(jìn)，保證內(nèi)容及時(shí)更新入檔，體現(xiàn)其時(shí)效性和及時(shí)性的特點(diǎn)。

二、信息化模式對(duì)衛(wèi)生檔案管理的重要影響

（一）信息化模式極大節(jié)省了資源。傳統(tǒng)衛(wèi)生檔案中的數(shù)據(jù)資料主要以紙質(zhì)載體的形式存在，檔案管理信息需要進(jìn)行分類、排序、裝訂、裝盒等繁雜的工序，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，經(jīng)年累月后檔案資料累積數(shù)量大，占用存儲(chǔ)空間大，后期的保存也需要投入大量人力物力。實(shí)行信息化后，衛(wèi)生檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變成電子文件的管理，數(shù)據(jù)只需一次錄入便可以多次利用，既優(yōu)化了環(huán)境，節(jié)省了存儲(chǔ)空間，又保證檔案安全備份，查閱方便快捷，極大的節(jié)省了資源。

（二）信息化模式有利于提高檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般采用手動(dòng)歸檔的形式，這種形式不僅容易浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，并且手工歸檔容易出錯(cuò)，不容易糾正，同時(shí)工作效率也較為低下。當(dāng)今社會(huì)，人們的健康意識(shí)越來越強(qiáng)烈，衛(wèi)生檔案數(shù)據(jù)也越來越龐大，如果單純的依靠手工來完成歸檔工作，那其中的難度可想而知，同時(shí)一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤,查找起來便十分麻煩。采用檔案信息化后，檔案一經(jīng)錄入后不僅可以多次利用，更可以進(jìn)行詳細(xì)、迅速的分類，更加便于隨時(shí)查詢和利用。檔案入檔后，管理人員可以通過年份、分類、名稱、內(nèi)容等不同的方法實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，在繁雜的檔案庫(kù)中找到需要的檔案信息，極大的提高工作效率。同時(shí)，在利用檔案數(shù)據(jù)信息時(shí)，能夠更快的利用網(wǎng)絡(luò)向全社會(huì)發(fā)布信息，更加符合現(xiàn)代衛(wèi)生管理工作高效便捷的原則。

（三）信息化模式有利于優(yōu)化醫(yī)療資源。近年來，SARS、禽流感等突發(fā)性醫(yī)療事件頻發(fā)，這些事件發(fā)生時(shí)，衛(wèi)生檔案管理信息化的重要性就更加的顯露無疑，這些事件都具有突發(fā)性和迅速性，傳統(tǒng)的檔案模式不利于及時(shí)、準(zhǔn)確的匯總相關(guān)數(shù)據(jù)，各相關(guān)機(jī)構(gòu)有可能錯(cuò)過了各自最佳應(yīng)對(duì)時(shí)機(jī)。衛(wèi)生檔案信息化，能使各部門第一時(shí)間掌握一手的數(shù)據(jù)，只有掌握完善的信息資料，研究機(jī)構(gòu)才能夠迅速總結(jié)出疾病規(guī)律，才能分析出疾病流行病學(xué)的資料和病情發(fā)展情況，找到控制及解決的方法，也只有及時(shí)準(zhǔn)確的掌握了這些數(shù)據(jù)，政府部門也才能夠高效的組織相關(guān)機(jī)構(gòu)，更加充分發(fā)揮各部門的優(yōu)勢(shì)，合理利用公共醫(yī)療資源，得以在最短的時(shí)間內(nèi)尋找到解決問題的最佳路徑。

（四）信息化模式加快了檔案資源的整合及共享。隨著社會(huì)進(jìn)步，科技的發(fā)展，在龐大的信息量面前，任何一個(gè)部門都不可能將所有的信息全部加以收集、整理、利用，因此，必須打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立一個(gè)完整的信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的整合及共享。信息化處理模式既可以綜合所有來源的各種數(shù)據(jù)，又可以在應(yīng)用中發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，在前期的檔案整理過程中還能夠去偽存真，確保資料的真實(shí)性。中國(guó)作為世界衛(wèi)生組織的核心成員國(guó)之一，在全球公共衛(wèi)生事業(yè)領(lǐng)域起著舉足輕重的作用，為了樹立大國(guó)形象，同時(shí)也為了維護(hù)我國(guó)的國(guó)際地位，更加需要做到數(shù)據(jù)處理的全面、高效、便捷，做到衛(wèi)生檔案的有效整合和共享，以便更好地與國(guó)際接軌。而想順利、更好的實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，就必須依靠信息化手段來完成。

三、推進(jìn)衛(wèi)生檔案信息化管理及建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)衛(wèi)生檔案信息化的技術(shù)人員隊(duì)伍建設(shè)。衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)不僅僅需要檔案方面的知識(shí)，同時(shí)涉及衛(wèi)生專業(yè)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理等方面的專業(yè)知識(shí)，這就要求衛(wèi)生檔案管理人員不僅要具備衛(wèi)生檔案專業(yè)知識(shí)，還需要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識(shí)，并且能夠進(jìn)行熟練操作與應(yīng)用。這就決定了人才將是衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)中最重要的資源，在信息化建設(shè)中處于主導(dǎo)地位。由此，通過各種形式的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，充實(shí)檔案管理人員隊(duì)伍，引進(jìn)檔案管理專業(yè)知識(shí)人才，培養(yǎng)檔案管理的業(yè)務(wù)骨干，建設(shè)一支既懂專業(yè)知識(shí)又熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的衛(wèi)生檔案管理隊(duì)伍，是衛(wèi)生檔案信息化管理中必不可少的一項(xiàng)重要舉措。

（二）加大衛(wèi)生檔案信息化過程中基礎(chǔ)設(shè)施的投入。人才是軟件，基礎(chǔ)設(shè)施便是硬件?；A(chǔ)設(shè)施不僅是推進(jìn)衛(wèi)生檔案信息化的重要保障，更是實(shí)現(xiàn)息化的基礎(chǔ)和前提。由于一系列的原因我國(guó)很多地方的檔案基礎(chǔ)設(shè)施還比較落后，尤其是有些基層衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施非常簡(jiǎn)陋，完全無法適應(yīng)衛(wèi)生檔案信息化工作。要想加快檔案信息化的發(fā)展建設(shè)，各衛(wèi)生單位一方面要高度重視，另一方面要結(jié)合自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際經(jīng)濟(jì)能力，配備與信息化檔案管理相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，有條件的單位更要積極開發(fā)適合衛(wèi)生行業(yè)使用的專門檔案管理軟件，提高衛(wèi)生檔案管理的水平。

（三）建立更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理體系。根據(jù)我國(guó)現(xiàn)有的各種檔案管理規(guī)定、規(guī)范，結(jié)合衛(wèi)生檔案管理實(shí)際情況，建立完善的衛(wèi)生檔案管理制度。檔案信息化建設(shè)過程中，不僅有業(yè)務(wù)部門的承辦人員，還有數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理人員、檔案綜合管理人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等，如此多的環(huán)節(jié)，必須靠制度來進(jìn)行約束。只有建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理體系，各司其職，職責(zé)明確，環(huán)環(huán)相扣，才能更好的推進(jìn)檔案信息化發(fā)展。同時(shí)，衛(wèi)生檔案的信息化建設(shè)過程中，為了保證各級(jí)衛(wèi)生管理行政單位、醫(yī)療系統(tǒng)以及檔案系統(tǒng)之間的信息存儲(chǔ)、檢索、交換的順利進(jìn)行，必須建立一個(gè)通用性強(qiáng)、兼容性強(qiáng)的文件信息存儲(chǔ)及交換格式標(biāo)準(zhǔn)，建立一套更加標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的管理體系。

（四）強(qiáng)化衛(wèi)生檔案信息電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。利用現(xiàn)代化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、光盤等，加強(qiáng)衛(wèi)生檔案的紙質(zhì)材料數(shù)字化工作及電子文件的收集、管理，強(qiáng)化檔案信息化的建設(shè)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)的高效功能，對(duì)電子化文檔進(jìn)行收集、整理和利用，形成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，充分實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合與共享。檔案信息化建設(shè)的真正利用價(jià)值在于檔案信息的充分利用。高質(zhì)而大量的信息資源是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，是網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的核心。檔案信息電子化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，不僅可以實(shí)現(xiàn)公共目錄查詢和光盤遠(yuǎn)程聯(lián)機(jī)檢索等服務(wù)，同時(shí)還可開展檔案信息咨詢的服務(wù)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行二次、三次加工，拓展衛(wèi)生檔案的綜合服務(wù)功能，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)論

總之，我國(guó)目前正在逐步對(duì)各項(xiàng)社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)及醫(yī)療衛(wèi)生體制進(jìn)行改革，衛(wèi)生檔案工作也應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。信息化建設(shè)是應(yīng)對(duì)全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢(shì)的必然選擇，也是當(dāng)前衛(wèi)生檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。伴隨著時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，必須要對(duì)信息環(huán)境下的檔案管理工作予以重視，全面發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而促進(jìn)衛(wèi)生檔案管理工作的全面發(fā)展，為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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