淺談高校院系辦公室文化氛圍建設(shè)與思考——以中山大學(xué)藥學(xué)院為例

文/中山大學(xué)藥學(xué)院 方綿

辦公室文化作為校園文化的亞文化，是高校辦公室系統(tǒng)人員在長(zhǎng)期工作中形成的一種獨(dú)具特色、相對(duì)穩(wěn)定的群體意識(shí)。良好的辦公室文化能夠提高辦公室人員的凝聚力和責(zé)任心，還能激發(fā)他們的創(chuàng)造力。本文以中山大學(xué)藥學(xué)院為例，探討高校院系辦公室開(kāi)展文化氛圍建設(shè)的探索實(shí)踐，并提出相關(guān)的思考與總結(jié)。

一、藥學(xué)院辦公室文化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）完善管理制度，推進(jìn)文化建設(shè)。制定、完善、健全、落實(shí)辦公室各項(xiàng)制度，是辦公室高效運(yùn)作的首要條件，同時(shí)也是建設(shè)積極向上的辦公室文化氛圍的重要內(nèi)容。而辦公室文化則是剛性管理的“潤(rùn)滑劑”，起著“春風(fēng)潛入夜，潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”的作用。學(xué)院在完善制度建設(shè)方面的相關(guān)工作具體如下：

1.明確辦公室各部門(mén)職責(zé)，建立嚴(yán)格的工作程序和責(zé)任體系，落實(shí)分工及負(fù)責(zé)人崗位責(zé)任制，確保各項(xiàng)工作有法可依、有章可循，嚴(yán)謹(jǐn)、有序、高效地進(jìn)行；

2.完善各部門(mén)例會(huì)、辦公室例會(huì)、項(xiàng)目會(huì)議、總結(jié)會(huì)議等會(huì)議制度，讓辦公室人員在不同的交流平臺(tái)中取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷進(jìn)步；

3.修訂、完善、規(guī)范辦公室各項(xiàng)工作相關(guān)的規(guī)章制度、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，梳理各項(xiàng)辦公流程并進(jìn)行公示，保證學(xué)院師生清楚各項(xiàng)工作流程，方便業(yè)務(wù)的辦理，大大提高工作效率，注重辦公室項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)并匯編成冊(cè)，可作為辦公室人員的學(xué)習(xí)總結(jié)材料。

（二）開(kāi)展多樣活動(dòng)，營(yíng)造良好氛圍。在高校院系的辦公室文化氛圍建設(shè)中，學(xué)校管理者要通過(guò)建立豐富的活動(dòng)載體，盡可能吸引和組織辦公室人員參與其中，推動(dòng)辦公室文化建設(shè)和員工專(zhuān)業(yè)發(fā)展的良心互動(dòng)。

1.教工水果餐會(huì)——交流互助。我院辦公室堅(jiān)持開(kāi)展每周一次的教師水果餐會(huì)，以此作為征集教師對(duì)我院行政發(fā)展的問(wèn)題、意見(jiàn)和建議的交流平臺(tái)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)始終堅(jiān)持開(kāi)門(mén)搞活動(dòng)、開(kāi)門(mén)聽(tīng)意見(jiàn)，只有敞開(kāi)大門(mén)、開(kāi)門(mén)納諫，才能聽(tīng)到真心話、找到真問(wèn)題，只有切切實(shí)實(shí)為群眾解決問(wèn)題，才是做到真正的以人為本。

2.愛(ài)心募捐——譜寫(xiě)大愛(ài)。天災(zāi)人禍固然可怕，但人間大愛(ài)更加讓人動(dòng)容。從雪災(zāi)到汶川地震，從玉樹(shù)地震到邵通地震。學(xué)院辦公室第一時(shí)間在全院范圍內(nèi)開(kāi)展募捐活動(dòng)，鼓勵(lì)全院師生大力發(fā)揚(yáng)“一方有難、八方支援”的精神。

注重了解教職工的困難，為教職工辦實(shí)事。組織教職工參加職工醫(yī)療互助（廣東省女職工安康互助保障計(jì)劃）等各項(xiàng)保險(xiǎn)，并定期組織教職工體檢。

二、推進(jìn)學(xué)院辦公室文化氛圍建設(shè)

文化是潛移默化、無(wú)所不在的，其不僅承載著學(xué)校的根本宗旨、服務(wù)價(jià)值觀等諸多內(nèi)容，而且也是學(xué)校與教師職工、社會(huì)公眾溝通的橋梁。當(dāng)前，隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們素質(zhì)的提高，院系辦公室對(duì)內(nèi)的思想政治工作、對(duì)外的服務(wù)，單純依靠過(guò)去傳統(tǒng)的做法已不合時(shí)宜。要依靠文化的力量，建立一套科學(xué)、完整的制度體系指導(dǎo)、規(guī)范各項(xiàng)工作，讓辦公室人員在日常工作中踐行辦公室文化。

（一）加強(qiáng)行政人員責(zé)任感教育。責(zé)任感的提升與辦公室人員職業(yè)道德緊密相連，爭(zhēng)取工作“不找借口，不講條件，不講索取”。對(duì)每一項(xiàng)工作、每一次任務(wù)都冠以負(fù)責(zé)、敬業(yè)的精神以及服從、守紀(jì)的態(tài)度，這也是辦公職能發(fā)揮的根本保障。

（二）建立和諧的辦公室人際關(guān)系。人際關(guān)系是人與人之間以思想上的共識(shí)和感情上的共鳴為基礎(chǔ)，在各種具體的社會(huì)領(lǐng)域中通過(guò)彼此直接或間接的交往而建立起來(lái)的心理聯(lián)系或心理距離。因此，辦公室人際關(guān)系是辦公室文化氛圍建設(shè)的重中之重。學(xué)院要求辦公室人員始終堅(jiān)持“服務(wù)老師，服務(wù)學(xué)生”的理念，工作要認(rèn)真細(xì)致，要能正確看待和接受辦事者的批評(píng)以及提出的意見(jiàn)，要加強(qiáng)各部門(mén)的合作和聯(lián)系，有事不能推諉。同時(shí)必須學(xué)習(xí)禮儀、講究禮儀，談話要有禮貌，態(tài)度要誠(chéng)懇親切，大家要處處維護(hù)這個(gè)“窗口形象”。

三、思考與建議

（一）建立科學(xué)合理的活動(dòng)評(píng)價(jià)機(jī)制。我院應(yīng)將積極探索活動(dòng)評(píng)價(jià)機(jī)制的建立，利用動(dòng)態(tài)多元的評(píng)價(jià)方式，廣泛收集師生員工的活動(dòng)反饋，開(kāi)展更多注重內(nèi)涵發(fā)展和文化熏陶的活動(dòng)，利用科學(xué)合理地評(píng)價(jià)激勵(lì)辦公室人員體悟來(lái)自文化的力量，傳承文化夢(mèng)想。

（二）加強(qiáng)精神文化建設(shè)。加強(qiáng)辦公室精神文化建設(shè)，能引導(dǎo)并不斷推動(dòng)辦公室人員的專(zhuān)業(yè)發(fā)展。一方面，建設(shè)先進(jìn)的辦公室文化理念。發(fā)揚(yáng)服務(wù)廣大師生的辦學(xué)宗旨，傳遞正能量，是促進(jìn)辦公室人員精神文化發(fā)展的導(dǎo)航。除了張貼相關(guān)名人名言和格言諺語(yǔ)外，還可以舉行一些分享交流活動(dòng)，通過(guò)活動(dòng)使得文化理念深入到辦公室人員的日常工作生活中。另一方面，開(kāi)展辦公室人員的精神文化建設(shè)。院系辦公室可以開(kāi)展“道德模范標(biāo)兵”“本月服務(wù)之星”和“辦公室明星”等評(píng)比活動(dòng)，讓各種“標(biāo)兵”現(xiàn)身說(shuō)法，激勵(lì)他人。

四、總結(jié)

總之，高校辦公室文化的建設(shè)要本著提高辦公室的整體素質(zhì)和工作效率，可以從制度規(guī)范、加強(qiáng)責(zé)任感教育以及和諧的辦公室人際關(guān)系等方面著手，因地制宜、動(dòng)態(tài)地進(jìn)行。

[1]張明.辦公室文化建設(shè)的著力點(diǎn)探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,11:6-7.

[2]高建偉,周長(zhǎng)會(huì),蘇安國(guó).高校辦公室文化建設(shè)的思考與實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,4:18-19.