公司財務(wù)審批系統(tǒng)的研究與分析

呂延芳

摘 要：由于財務(wù)審批工作的特殊性及流程的復(fù)雜性和獨(dú)特性，目前國內(nèi)許多企業(yè)由于缺乏專門的信息系統(tǒng)，相關(guān)財務(wù)審批工作仍采用手工方式來進(jìn)行，無法很好實(shí)現(xiàn)企業(yè)財務(wù)管理工作的信息化和智能化，影響到整個企業(yè)財務(wù)流程的處理效率，時有疏忽，還很難查漏補(bǔ)缺。本文主要對公司的財務(wù)審批系統(tǒng)進(jìn)行了研究分析。

關(guān)鍵詞：財務(wù)審批；財務(wù)管理

一、引言

隨著IT技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，越來越多的企業(yè)將如何更好的建設(shè)現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)作為提高企業(yè)辦事效率的手段、提高學(xué)企業(yè)外部管理及資源配置的優(yōu)化等方面的重要舉措，越來越多的企業(yè)也對這種觀點(diǎn)逐漸的認(rèn)同和重視。截止目前，國內(nèi)許多企業(yè)的行政及人事工作都已經(jīng)借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用來逐步替代以前的手工作業(yè)方式、進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了相關(guān)工作的自動化和智能化，從手工方式轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)操作的方式不僅可以降低相關(guān)工作人員的勞動強(qiáng)度，減少人力成本、節(jié)約相關(guān)費(fèi)用，更加重要的是還可以降低各種由于人為疏忽而引起的紕漏，使相關(guān)工作更加簡明、快捷、準(zhǔn)確和高效。

二、企業(yè)財務(wù)審批系統(tǒng)建設(shè)需求

隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的逐步發(fā)展，截止目前，國內(nèi)許多企業(yè)的行政、人事及財務(wù)工作都已經(jīng)借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用來逐步替代以前采用手工方式、進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了相關(guān)工作的自動化和智能化，從手工方式轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)操作的方式不僅可以降低相關(guān)工作人員的勞動強(qiáng)度，減少人力成本、節(jié)約相關(guān)費(fèi)用，更加重要的是還可以降低各種由于人為疏忽而引起的紕漏等，使相關(guān)工作更加簡明、快捷、準(zhǔn)確和高效。然而，由于財務(wù)審批工作的特殊性及流程的復(fù)雜性和獨(dú)特性，目前國內(nèi)許多企業(yè)由于缺乏專門的信息系統(tǒng)，相關(guān)財務(wù)審批工作仍采用手工方式來進(jìn)行，無法很好實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作的信息化和自動化，影響到整個企業(yè)財務(wù)流程的處理效率，時有疏忽，還很難查漏補(bǔ)缺。

三、公司財務(wù)審批系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求

基于協(xié)同辦公的財務(wù)審批系統(tǒng)目前的使用范圍是非常廣泛的，而它的市場前景也是相當(dāng)不錯的。國內(nèi)外大型企業(yè)由于經(jīng)營的特殊性，需要比較復(fù)雜及功能完善的財務(wù)審批系統(tǒng)，這時他們基本上會采購國內(nèi)外知名軟件服務(wù)提供商所提供的財務(wù)審批系統(tǒng)。這些系統(tǒng)由于研發(fā)周期長，軟件服務(wù)商投入的成本高，致使系統(tǒng)的售價及后期維護(hù)費(fèi)用普遍較高，使得眾多經(jīng)費(fèi)不夠充裕的中小企業(yè)及中小企事業(yè)單位無法承擔(dān)這些昂貴的費(fèi)用，從而對于眾多企業(yè)希望能夠使用到低成本的財務(wù)審批系統(tǒng)。

目前國內(nèi)的企業(yè)缺乏相關(guān)的信息系統(tǒng)或者信息軟件專門針對財務(wù)審批工作進(jìn)行處理，無法實(shí)現(xiàn)財務(wù)審批工作的信息化管理，信息化程度不足，致使關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作效率缺失、工作人員勞動強(qiáng)度大、效率低等問題，制約了信息化建設(shè)的整體發(fā)展。

針對企業(yè)信息化發(fā)展的整體目標(biāo)和整體目標(biāo)，各個企業(yè)亟需買通財務(wù)審批這一關(guān)鍵的信息化實(shí)現(xiàn)，從而提升全部企業(yè)管理的信息化程度和信息化程度，幫忙企業(yè)的范例管理，為其發(fā)展更好地服務(wù)。

四、公司財務(wù)審批中的相關(guān)問題

公司財務(wù)管理，由于其特殊性，每年需要處理的財務(wù)審批相關(guān)事宜較多，如何在較短的時間內(nèi)準(zhǔn)確、高效的完成財務(wù)審批相關(guān)工作是一項(xiàng)極具挑戰(zhàn)性事情，尤其是在目前在許多企業(yè)中財務(wù)申請、審批及核算等工作流程仍然采用手工方式來完成的現(xiàn)狀下，目前采用的手工操作方式具有以下幾個方面的問題：

1.現(xiàn)有財務(wù)審批流程陳舊，信息化水平低

目前許多企業(yè)所采用的財務(wù)審批流程已經(jīng)沿用了許多年，隨著時代的發(fā)展和變化，所沿用的方式?jīng)]能很好的跟著時代發(fā)展，從財務(wù)預(yù)算制定、財務(wù)報銷申請、財務(wù)報銷審核以及財務(wù)結(jié)算等流程的信息化采用程度不高，信息的傳達(dá)效率低下，亟需采用信息化的手段來優(yōu)化相關(guān)流程，改進(jìn)財務(wù)審批工作的效率。

2.手工方式效率低，出錯率高

由于財務(wù)工作的特殊性，對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性要求極高，而傳統(tǒng)的手工方式在處理的過程中，由于手動填寫單據(jù)、手工計(jì)算、手工審核、到最后手動復(fù)查，從而致使在這過程中不僅處理的效率較低，而且容易出錯，更致命的是，手工方式處理由于其局限性，使得相關(guān)數(shù)據(jù)的計(jì)算在出錯后還很難核查。

3.審批過程透明度低下

財務(wù)報銷由于其特殊性，從最開始的提單、到審核再到最后復(fù)核、出款等需要跨部門多人聯(lián)合處理，在傳統(tǒng)的財務(wù)審批工作流程中，在提單后的相關(guān)流程由于走的是線下流轉(zhuǎn)的方式，整個過程的透明度較低，無法直觀的查詢到所提交的單據(jù)目前的狀態(tài)，尤其是在審批駁回時，無法方便快速的了解到駁回原因，不利于修改完善。

4.獲得相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)較難

財務(wù)審批工作并不是獨(dú)立的，在財務(wù)審批結(jié)束之后，基于目前的模式和流程，統(tǒng)計(jì)相關(guān)的流程和數(shù)據(jù)是一件非常困難且非常容易出現(xiàn)差錯的事情，尤其是在每個月底或者年末需要拿出相關(guān)統(tǒng)計(jì)報表和數(shù)據(jù)分析時，統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)對于負(fù)責(zé)相關(guān)工作的員工來說是一件非常痛苦的事情。

5.沒法與其他已有系統(tǒng)進(jìn)行對接

財務(wù)審批是復(fù)合型任務(wù)，隨著近年來信息化的發(fā)展，企業(yè)相關(guān)的人事、財務(wù)工作已經(jīng)逐步采用信息化系統(tǒng)的方式來進(jìn)行處理，而傳統(tǒng)的手工處理的模式下的財務(wù)審批工作則無法很好的與這些已有的信息系統(tǒng)進(jìn)行對接，無法很好的實(shí)現(xiàn)整個企業(yè)的辦公自動化，影響到整個企業(yè)財務(wù)流程的處理效率，時有疏忽，還很難查漏補(bǔ)缺。

五、公司財務(wù)審批系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)原則

1.實(shí)用性

系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)的第一出發(fā)點(diǎn)是滿足相關(guān)的業(yè)務(wù)需求，通過各種設(shè)計(jì)與技術(shù)的采用，實(shí)現(xiàn)最終的業(yè)務(wù)需求，達(dá)到相關(guān)的要求。在技術(shù)的選擇方面，選擇目前行業(yè)內(nèi)成熟的解決方案，避免由于技術(shù)不夠成熟而引起的相關(guān)問題，保證系統(tǒng)能夠如期提供相關(guān)業(yè)務(wù)需求所約定的服務(wù)。

2.安全性

作為十分重要的一個環(huán)節(jié)，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)階段對安全性方面考慮較多，提供軟硬件隔離、機(jī)房網(wǎng)絡(luò)劃分等方式，來保證機(jī)房的安全；同時在數(shù)據(jù)存儲、傳輸過程中，充分采用相關(guān)的加密技術(shù)，保證信息在傳輸過程中的安全性。而在用戶管理、認(rèn)證和數(shù)據(jù)使用權(quán)限分配中，采用較為嚴(yán)格的認(rèn)證機(jī)制，防止各種形式的入侵以及信息泄露；也充分考慮系統(tǒng)的容災(zāi)性能，提供三份數(shù)據(jù)的冗余備份，這樣當(dāng)其中一份損壞時，可快速根據(jù)另外幾份恢復(fù)數(shù)據(jù)，即使災(zāi)難發(fā)生，系統(tǒng)也能快速恢復(fù)并啟動運(yùn)行。

六、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

1.用戶管理模塊設(shè)計(jì)

用戶管理模塊包括用戶登錄/注冊、用戶信息管理及用戶狀態(tài)管理等。用戶信息管理包含用戶信息修改、添加新用戶及刪除用戶等。

2.信息管理模塊設(shè)計(jì)

信息管理模塊主要用于管理相關(guān)公開資料如包含電子公告、電子刊物等。

3.預(yù)算管理模塊設(shè)計(jì)

預(yù)算管理用以實(shí)現(xiàn)每年企業(yè)各個部門的預(yù)算編制、申請、審核及預(yù)算到帳后的監(jiān)管等功能，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)預(yù)算的全流程管理。全面、科學(xué)的預(yù)算管理是企業(yè)財務(wù)管理的重要組成，同時，也是企業(yè)成熟財務(wù)管理的重要體現(xiàn)。借助互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)，有助于從根本上解決了以往預(yù)算管理中信息失真、管理失控的問題。主要包括預(yù)算編制、預(yù)算審核、預(yù)算統(tǒng)計(jì)及預(yù)算實(shí)際使用情況跟蹤等功能。

4.審核管理模塊設(shè)計(jì)

審核管理是財務(wù)管理的重要組成部分，主要用于對財務(wù)支出的申請、審核及后期統(tǒng)計(jì)、歸檔等流程進(jìn)行管理，將之前通過線下進(jìn)行的財務(wù)審批功能通過信息化手段遷移到線上來進(jìn)行，從而借助線上應(yīng)用的快捷、方便來實(shí)現(xiàn)財務(wù)審核管理的信息化，在方便相關(guān)干系人使用的同時，也便于相關(guān)數(shù)據(jù)的沉淀和歸檔，方便統(tǒng)計(jì)使用，便于通過相關(guān)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為最終決策提供數(shù)據(jù)支撐。審核管理模塊主要包含審核申請、領(lǐng)導(dǎo)審核、進(jìn)度查詢等功能子模塊。

5.收支管理模塊設(shè)計(jì)

收支管理用于對企業(yè)各個部門的總體財政收入和財政支出情況進(jìn)行管理，其中，支出管理是對所有支出預(yù)算進(jìn)行整體規(guī)劃和管理，從而通過加強(qiáng)支出管理來保證事業(yè)經(jīng)費(fèi)使用的計(jì)劃性，減少盲目性，從而保證事業(yè)計(jì)劃的有序開展。支出管理主要包含支出監(jiān)控與分析、支出計(jì)劃與支付及購買者管理等功能。

6.系統(tǒng)管理模塊設(shè)計(jì)

系統(tǒng)管理模塊是作為系統(tǒng)、配置系統(tǒng)各個模塊及相關(guān)參數(shù)被管理域管理的工作平臺。其包含三個功能模塊：系統(tǒng)設(shè)置、版塊管理和密碼管理。該模塊幫助管理員管理整個系統(tǒng)及實(shí)現(xiàn)員工重置密碼等。

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