信息資源共享的高校檔案管理模式探究

王林娜

摘要：高校檔案信息資源是社會信息資源的重要組成部分，在社會信息化日趨完善的大環(huán)境下，信息資源共享業(yè)已成為充分發(fā)揮高校檔案信息資源效用的理想形式。我們要立足信息資源共享這一高校檔案管理新趨勢，深刻領(lǐng)會社會對高校檔案信息資源的共享需求，認(rèn)識目前高校檔案信息共享的制約因素，研究信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理模式改革創(chuàng)新的有效策略。以期強化高校檔案管理工作，為高校的教學(xué)、科研、管理和社會用戶提供更豐富、翔實、便捷的檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式;信息資源共享;問題;策略

中圖分類號：G647 ? ? 文獻標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2015）19-0016-02

人類社會已經(jīng)進入了信息化時代，信息資源共享是信息社會的最明顯特征。高校是先進文化、先進技術(shù)的聚集地，高校檔案作為高校在教學(xué)、科研和行政管理中直接形成的、具有保存價值的原始記錄，蘊含有豐富而珍貴的資源和信息，并以其真實性、知識性和多元性得到高校內(nèi)外不同群體的廣泛關(guān)注和應(yīng)用。高校檔案管理工作者要以教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》為指南，以實現(xiàn)檔案信息資源共享為目標(biāo)，對高校檔案信息資源的社會共享需求、目前高校檔案信息共享的制約因素以及信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理模式改革創(chuàng)新的有效策略展開積極的研究。推動高校檔案信息資源由潛在價值向現(xiàn)實價值的轉(zhuǎn)化，激發(fā)高校檔案事業(yè)發(fā)展的活力。

一、社會對高校檔案信息資源的共享需求

檔案信息資源共享是高校檔案館（室）適應(yīng)社會需求、提高檔案信息服務(wù)水平、構(gòu)建開放式高校檔案館（室）的必然選擇。從目前的情況看，社會對高校檔案信息資源的共享需求主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.對高校校史、校情了解和研究的需求。高校檔案是歷史的真實記錄，收藏著高校不同歷史時期發(fā)生的重大事件、重要活動、重大工程、重要組織等文獻資料，以文字、圖片、影像、實物等形式展現(xiàn)著學(xué)校的成長、發(fā)展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構(gòu)成了高校在特定歷史條件下的真實場景。無論是專業(yè)人士對校史的研究，還是社會各界對校史、校情的了解，都離不開對高校檔案的查閱，自然離不開對高校檔案信息資源的共享。

2.高校相關(guān)資料甄別鑒定、查證咨詢的需求。對高校相關(guān)資料進行甄別鑒定、回復(fù)查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。有了檔案信息資源共享，社會用人單位可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺核實畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位、在校成績與獲獎等資料的真?zhèn)?，了解欲聘用人員的真實學(xué)業(yè)水平，辦理證實材料。在校生、畢業(yè)生因考研、出國、找工作需學(xué)校提供學(xué)習(xí)成績、學(xué)歷學(xué)位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。

3.高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研合作的需求。高校既是傳播科學(xué)知識的殿堂，也是科學(xué)研究的基地，每年都會產(chǎn)生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過檔案信息資源共享，社會生產(chǎn)企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)所需要的科研成果，促進了高校科研成果有效轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。同時，企業(yè)為了開發(fā)新產(chǎn)品、提高勞動生產(chǎn)率，也需要通過檔案信息資源共享了解高校的科研優(yōu)勢，與高校展開科研合作，實現(xiàn)企業(yè)與高校的互惠共贏。

4.高校宣傳推介、擴大社會影響的需求。宣傳推介、擴大社會影響是高校發(fā)展進程中不可或缺的經(jīng)營舉措。在信息時代，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)了解社會、認(rèn)識社會。高校必須立足這一現(xiàn)實，通過檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優(yōu)美環(huán)境、特色文化、教學(xué)科研實力和成果，讓社會全面地掌握學(xué)校的各方面信息，吸引更多的優(yōu)秀學(xué)子，獲得更多的社會支持。

二、目前高校檔案信息共享的制約因素

高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合。目前，一些制約著高校檔案信息共享的客觀因素不能不引起我們的高度注意。

1.傳統(tǒng)檔案管理意識的束縛。長期以來，高校檔案管理處于一個相對封閉的狀態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理理念根深蒂固，具體表現(xiàn)在：①對檔案資料重保管、輕利用，缺乏以用戶為中心、以利用為靈魂的現(xiàn)代檔案管理意識。②工作視野狹小，局限于檔案館（室）的小天地，對社會經(jīng)濟發(fā)展的巨大變化關(guān)注不夠。③坐等用戶上門咨詢查閱檔案，少有對外服務(wù)的主動性。落后的管理意識制約著高校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮，造成了檔案信息資源的巨大浪費。

2.高校檔案信息資源不完備。高校檔案信息資源共享需要有完備的檔案信息資源做支撐。由于歷史的原因，高校檔案管理體系呈現(xiàn)一種隨意、松散的狀態(tài)，管理部門職責(zé)分工不明，管理失范。比如：學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績或?qū)W歷證明資料，有的學(xué)校是在檔案館（室）存檔，有的學(xué)校是教務(wù)處存檔。這就造成了檔案信息資源的靈散化、條塊化，用戶難以在一個部門查詢到所需的全部信息，影響了高校檔案信息資源的社會共享。

3.檔案的數(shù)字化水平不高。受客觀條件的限制，高校檔案信息載體比較單一，以不易保存、不易查詢、不易傳遞的紙質(zhì)文檔為主，能夠提供海量存儲、便于網(wǎng)上傳輸和查詢的數(shù)字光盤、微縮膠片、錄音磁帶、移動硬盤等先進信息載體檔案所占比例較低，難以構(gòu)建起檔案信息資源共享需要的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺。雖然一些高校檔案館（室）建立了自己的網(wǎng)站，但缺乏對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)與整合，內(nèi)容不夠豐富，數(shù)據(jù)存量少，制作粗糙。

4.檔案管理人員信息化知識欠缺。高校檔案管理人員大都畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，對于檔案的形成、收集、整理程序以及檔案的歸檔范圍、保存期限，檔案分類編號、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個工作環(huán)節(jié)嫻熟于心，但對于數(shù)字檔案的開發(fā)、計算機程序的維護、數(shù)據(jù)庫信息導(dǎo)航等信息化知識相對欠缺。直接導(dǎo)致了高校檔案信息資源共享系統(tǒng)完善和運行中出現(xiàn)的問題不能得到及時、有效的處理，從而影響了高校檔案信息資源共享的進程和質(zhì)量。

三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式改革創(chuàng)新策略

高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的系統(tǒng)工程，是踐行“檔案信息服務(wù)于社會”理念的有效途徑。我們要以改革和創(chuàng)新為主旨，潛心探索有效策略，構(gòu)建起信息資源共享條件下高校檔案管理新模式。endprint

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識，樹立信息資源共享服務(wù)理念。思想與觀念引導(dǎo)著行動的方向，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識，樹立信息資源共享服務(wù)理念是構(gòu)建與檔案信息資源共享相適應(yīng)的高校檔案管理模式的決定性要素。首先，高校檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理論，明確新的歷史條件下高校檔案資源的含義和作用，將信息共享理論與檔案信息特殊性有機結(jié)合起來。第二，要關(guān)注社會發(fā)展對檔案信息的需求，改變檔案館（室）在公眾中的封閉形象，主動為社會各領(lǐng)域和普通民眾提供全方位的高校檔案信息服務(wù)。第三，要健全規(guī)章制度，簡化高校檔案查閱、咨詢程序，以熱情的態(tài)度、靈活的方式、規(guī)范的操作營造高校檔案信息資源共享服務(wù)軟環(huán)境。

2.加強高校檔案信息資源建設(shè)，夯實資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)。巧婦難為無米之炊，高校檔案信息資源共享離不開豐富、真實、全面的檔案數(shù)據(jù)資源。因此，加強高校檔案信息資源建設(shè)，夯實資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)變顯得尤為必要。①做好檔案信息資源建設(shè)的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)校內(nèi)外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優(yōu)化和信息管理的最佳化。②把好檔案采集關(guān)，既要擴大檔案信息采集范圍，實現(xiàn)檔案信息的完整、全面，又要注意對檔案信息的核實與甄別，保證其真實性和客觀性。③定期通過不同渠道開展社會對高校檔案資源服務(wù)需求的調(diào)研，根據(jù)調(diào)研結(jié)果有針對、有重點地征集、開發(fā)專題特色檔案。如：以高?？蒲许椖繎?yīng)用者為服務(wù)對象，建立高校科研成果專題檔案信息卷宗，架設(shè)高校科研成果轉(zhuǎn)化和科研項目合作的直通橋。

3.提高檔案信息數(shù)字化水平，創(chuàng)設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺。實現(xiàn)高校檔案資源共享最緊迫的任務(wù)是高校檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，其中檔案資源的數(shù)字化是關(guān)鍵與核心。高校檔案管理部門要依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，在做好紙質(zhì)檔案資料征集、歸類、建檔、保護的同時，及時采用電子計算機、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)手段對正在采集、整理存檔的檔案資料進行數(shù)字化處理，有計劃、有步驟地將以往存檔的歷史檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，編制出電子版的全宗目錄、分類目錄和目錄索引。在數(shù)字化檔案資料管理中，要按著《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》和《CAD電子文件管理》等國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實現(xiàn)高校檔案資源的自動編目、自動統(tǒng)計和自動檢索。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺，以關(guān)聯(lián)和鏈接的方式，構(gòu)建不同高校間的檔案資源共享系統(tǒng)，提高檔案信息共享的自動化程度，推動高校檔案資源的社會共享。

4.加強檔案人才隊伍建設(shè)，提升檔案管理隊伍整體素質(zhì)。高校檔案管理人員的信息技術(shù)水平，直接影響著檔案信息資源的開發(fā)與共享。高校要加強檔案人才隊伍建設(shè)，使檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)得到不斷的優(yōu)化。通過學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，培養(yǎng)一大批既有檔案專業(yè)知識、有掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案信息資源管理人才，有效克服高校檔案資源共享的技術(shù)障礙。要把檔案管理工作人員的信息技術(shù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力提高與獎懲機制有機融合，激勵每個高校檔案管理人員都能擅長檔案（特別是數(shù)字檔案）的編研、開發(fā)和推廣工作，以檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提升促進高校檔案資源的高度共享和增值服務(wù)。

在社會日益開放的今天，檔案信息資源共享已成為高校檔案信息資源建設(shè)的必然趨勢。只有強化信息資源共享，才能使高校檔案信息資源發(fā)揮出服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研與行政管理和向社會開展全方位檔案信息服務(wù)的雙重功效，讓高校檔案信息資源的潛在價值得到超值的體現(xiàn)。

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