非生產(chǎn)性輔助材料采購管理優(yōu)化研究

李 磊，孫志偉

Li Lei，Sun Zhiwei

（北京汽車研究總院有限公司，北京 101300）

0 引 言

非生產(chǎn)性輔助材料（以下簡稱“輔料”）主要用于企業(yè)日常運(yùn)營工作中，具有低值、易損、易耗等特點(diǎn)。對(duì)企業(yè)各部門及項(xiàng)目工作需求而言，輔料需求具有次數(shù)多、種類多、規(guī)格不統(tǒng)一、數(shù)量不定等特點(diǎn)。對(duì)于輔料采購，存在質(zhì)量、品牌等選擇的問題，造成需求部門一時(shí)難以確定技術(shù)要求，同時(shí)給采購工作帶來選擇難的問題?；诖?，對(duì)輔料采購管理模式進(jìn)行分析與探討，針對(duì)現(xiàn)階段采購管理模式存在的問題提出優(yōu)化策略，以提升企業(yè)采購管理水平。

1 輔料采購方式管理

企業(yè)為了獲取外部資源，同時(shí)防范采購風(fēng)險(xiǎn)和規(guī)范資金使用效率，需要結(jié)合自身實(shí)際情況，制定一系列相關(guān)采購管理辦法、審批制度規(guī)范和采購流程及交易規(guī)則。特別是國家出臺(tái)了《招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)實(shí)施條例》及《政府采購法》，相關(guān)國有企業(yè)或國有資金占主導(dǎo)地位的企業(yè)根據(jù)國家制定的法律、法規(guī)及規(guī)章制定相應(yīng)的內(nèi)控管理辦法指導(dǎo)采購工作。

輔料是企業(yè)運(yùn)營過程中需要且必備的物資，要獲取外部資源，建立一套采購管理模式進(jìn)行規(guī)范采購是十分必要的。采購管理模式依據(jù)企業(yè)內(nèi)控管理辦法建立，由采購管理辦法、采購預(yù)算審批制度、合同審批制度、供應(yīng)商管理、驗(yàn)收與結(jié)算制度組成采購管理結(jié)構(gòu)體系。采購管理結(jié)構(gòu)體系涉及請(qǐng)購、采購、財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢、法務(wù)等部門，各部門之間責(zé)任分工明確，既相互合作又相互獨(dú)立、監(jiān)督，在協(xié)同監(jiān)督模式下能夠規(guī)范采購。某企業(yè)典型采購方式的招標(biāo)流程如圖1所示。

企業(yè)招標(biāo)流程分為 3個(gè)階段，請(qǐng)購、采購和合同執(zhí)行。執(zhí)行招標(biāo)流程中，往往需要多部門之間配合及審批，從招標(biāo)立項(xiàng)至驗(yàn)收付款每個(gè)環(huán)節(jié)都相互關(guān)聯(lián)，每個(gè)步驟都是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，缺乏其中任一個(gè)環(huán)節(jié)就可能面臨內(nèi)部審計(jì)及監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)。

通過內(nèi)部招標(biāo)方式采購輔料，可以改善采購風(fēng)險(xiǎn)、成本、資金和規(guī)范采購流程。如果面臨多產(chǎn)品、多次、多數(shù)量、多時(shí)間段需求時(shí)，每次都采用招標(biāo)方式，不僅工作艱巨、繁瑣、重復(fù)，同時(shí)無法滿足企業(yè)需求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。執(zhí)行多次任務(wù)后，各次需求中肯定會(huì)存在相同產(chǎn)品或類似產(chǎn)品，招標(biāo)工作往往會(huì)陷入重復(fù)性，無法衡量價(jià)格、供應(yīng)來源的穩(wěn)定性，同時(shí)也會(huì)增加管理成本和供應(yīng)商管理的難度。

2 輔料采購價(jià)格管理

輔料種類多、質(zhì)量參差不齊，進(jìn)而價(jià)格也會(huì)有很大差別。企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營過程中，既要控制成本又要保證質(zhì)量，在成本、質(zhì)量兩者之間存在選擇困難。隨著電子商務(wù)的發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)工具可以查詢到相關(guān)產(chǎn)品的價(jià)格、質(zhì)量等信息，給企業(yè)采購提供了一定的參考信息。

3 供應(yīng)商管理問題

輔料往往用于日常工作中，一般是技術(shù)含量不高的產(chǎn)品，對(duì)其采購?fù)钍軅鹘y(tǒng)交易模式的影響，采購工作重點(diǎn)放在采購價(jià)格上，忽略了供應(yīng)商管理，特別是對(duì)供應(yīng)商的供貨能力、質(zhì)量要求、交貨及時(shí)性、付款周期等重要指標(biāo)，供需雙方容易出現(xiàn)敵對(duì)關(guān)系或一次性采購特點(diǎn)。

對(duì)輔料供應(yīng)商的評(píng)價(jià)體系或方法有待完善。隨著企業(yè)的發(fā)展，需求會(huì)呈現(xiàn)多量、多次、多類的趨勢，供應(yīng)商數(shù)量也會(huì)隨之增加。供應(yīng)商管理體系不完善，會(huì)增加采購進(jìn)展不確定性等風(fēng)險(xiǎn)，表現(xiàn)如下：1）供應(yīng)商數(shù)量增加，企業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫容量會(huì)逐步增加，難以控制和建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)；2）供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系不完善，企業(yè)無法全面了解和甄別供應(yīng)商優(yōu)劣；3）對(duì)于出現(xiàn)敵對(duì)關(guān)系或一次性采購模式，企業(yè)面臨交貨、付款、售后服務(wù)等風(fēng)險(xiǎn)。

4 輔料采購管理模式優(yōu)化策略

企業(yè)生產(chǎn)或研發(fā)都是依據(jù)市場需求而安排的行為，所以企業(yè)內(nèi)部需求具有時(shí)效性、效益性的特點(diǎn)，否則影響生產(chǎn)或研發(fā)進(jìn)展，從而給企業(yè)帶來更大更深層次的損失。沒有一套完善的采購管理模式，則企業(yè)物資物料供應(yīng)會(huì)存在斷料缺料的風(fēng)險(xiǎn)，化解這一矛盾可以從如下 3個(gè)方面入手。

1）加強(qiáng)輔料采購方式管理。采購招標(biāo)方式是采購業(yè)務(wù)中常用的工作方法，但是在處理輔料采購方面可以引進(jìn)年度框架協(xié)議管理方法。在需求量能夠預(yù)測情況下，盡量采用年度性一次招標(biāo)簽訂年度框架協(xié)議，在協(xié)議中約定采購范圍、采購單價(jià)、供貨周期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款條件等條款，管理好雙方的權(quán)利與義務(wù)。對(duì)于某些輔料不在協(xié)議內(nèi)可按照雙方認(rèn)可價(jià)格執(zhí)行采購，此情形累計(jì)發(fā)生額可在協(xié)議中進(jìn)行約定。此方案與一次一招標(biāo)方案相比，效率大大提高，同時(shí)也提高了供應(yīng)商積極性和服務(wù)水平。

2）強(qiáng)化輔料價(jià)格管控力度。建立目標(biāo)預(yù)算與采購價(jià)格之間的模型關(guān)系，分析兩者之間合理程度與趨勢關(guān)系，提升價(jià)格管控力度。

輔料價(jià)格具有一定的波動(dòng)性，采購量、采購質(zhì)量也會(huì)影響其價(jià)格。在保障產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，保障物資采購價(jià)格的合理化，更好地降低采購成本。在目標(biāo)預(yù)算下，采購價(jià)格模型如式（1）。

式中，Q為目標(biāo)預(yù)算；X1為成本因子；X2為質(zhì)量因子；X3為運(yùn)輸費(fèi)因子；X4為保險(xiǎn)費(fèi)因子；X5為利潤因子；Xn為其他因子。

一般而言，企業(yè)實(shí)際支付價(jià)格不高于目標(biāo)預(yù)算，因此要控制目標(biāo)預(yù)算就得從各個(gè)影響采購價(jià)格的因子進(jìn)行控制。式（1）目標(biāo)預(yù)算與采購價(jià)格之間的曲線關(guān)系如圖2所示。

圖2中，橫軸為采購價(jià)格f；縱軸為目標(biāo)預(yù)算Q；f1為采購價(jià)格變化曲線 1；f2為采購價(jià)格變化曲線2；f3為采購價(jià)格變化曲線3；A為目標(biāo)預(yù)算與采購價(jià)格平衡點(diǎn)；圖中f1、f2、f3這3條曲線由各項(xiàng)因子決定，文中不進(jìn)行具體討論。

（1）如果 f小于 Q0，可以認(rèn)為該狀態(tài)下采購價(jià)格符合初期目標(biāo)預(yù)算，具有一定降低成本的空間；當(dāng)f過度低于Q0時(shí)，需要考慮此時(shí)產(chǎn)品價(jià)格是否能真實(shí)反映價(jià)值及Q0的合理性；當(dāng)f逐漸趨于 Q0時(shí)，可以認(rèn)為 f的漲幅、降幅的彈性是可控的，能夠比較真實(shí)地反映采購價(jià)格的合理程度。

（2）如果f等于Q0，認(rèn)為采購價(jià)格與目標(biāo)預(yù)算達(dá)到平衡，在采購業(yè)務(wù)上基本不具備降價(jià)的彈性，平衡點(diǎn)也是供需雙方交易的平衡點(diǎn)。

（3）如果f大于Q0，可以認(rèn)為在該狀態(tài)下采購價(jià)格超過初期目標(biāo)預(yù)算，當(dāng)f過度高于Q0時(shí)，需要考慮此時(shí)產(chǎn)品價(jià)值是否存在夸大的不合理因子及 Q0的合理性；對(duì)于需求方來說，可以進(jìn)一步剔除不合理因子將采購價(jià)格降至 Q0或 Q0以下；對(duì)于供求方來說，綜合各方面因素可能會(huì)為滿足Q0而下調(diào)價(jià)格促成交易或不會(huì)因Q0存在而下調(diào)。

根據(jù)上述分析，企業(yè)可分析目標(biāo)預(yù)算與采購價(jià)格的合理程度及降低成本的空間幅度，為采購價(jià)格提供有力的分析工具。

3）整合供應(yīng)資源，優(yōu)化供應(yīng)服務(wù)水平。企業(yè)采購不是一般買賣關(guān)系，雙方的關(guān)系定位是合作共贏的關(guān)系。面對(duì)多家供應(yīng)商時(shí)，既要引入競爭與淘汰機(jī)制又要強(qiáng)化伙伴合作機(jī)制，重點(diǎn)在于整合資源與優(yōu)供優(yōu)選?；诂F(xiàn)行的供應(yīng)商管理與評(píng)價(jià)細(xì)則，應(yīng)進(jìn)一步完善和細(xì)化供應(yīng)商管理和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)企業(yè)技術(shù)、商務(wù)、財(cái)務(wù)等各方面的要求，多維度全面細(xì)化管理與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，提升供應(yīng)商管理水平。

5 結(jié)束語

文中詳細(xì)地闡述和分析了輔料采購過程中存在的采購方式、價(jià)格管理及供應(yīng)商管理等問題，在實(shí)際工作中需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，避免獲取外部資源時(shí)出現(xiàn)不可控采購風(fēng)險(xiǎn)，基于現(xiàn)存問題提出了輔料采購管理模式優(yōu)化對(duì)策，重點(diǎn)分析了價(jià)格管控的方法，同時(shí)也強(qiáng)調(diào)了采購方式及供應(yīng)商管理優(yōu)化對(duì)策，對(duì)整個(gè)輔料采購管理模式水平的提升起到了一定作用。

[1]王海陽.企業(yè)物資采購管理模式探討[J].經(jīng)營管理，2014（09）：94.

[2]王麗萍.皖儀公司采購管理研究[J].云南社會(huì)主義學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（2）：354-355.

[3]馬英斌，余游，畢明智.基于價(jià)值工程對(duì)采購招標(biāo)的優(yōu)化研究[J].價(jià)值工程，2015（04）：2.