新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究

文/國家新聞出版廣電總局2024 臺 王玲玲

事業(yè)單位檔案是對事業(yè)單位歷史發(fā)展與現(xiàn)實情況進行真實全面反映的信息資源，屬于事業(yè)單位重要的無形資產(chǎn)。新形勢下，隨著信息化時代的快速發(fā)展，原有事業(yè)單位檔案管理體系與制度已不能適應(yīng)時代發(fā)展要求，應(yīng)加強對其管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的創(chuàng)新，尤其是事業(yè)單位檔案管理信息化改革。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題

當前，事業(yè)單位檔案管理中存在著諸多問題，具體表現(xiàn)有：

（一）在對事業(yè)單位檔案管理工作方面。在檔案收集、整理、存檔等工作中常常處于被動狀態(tài)，還未充分認識到對隨時隨地搜集資料的重要性，并且在檔案監(jiān)管機制中不到位，使得檔案資料在整理收集過程中，出現(xiàn)收集跟蹤不到位，造成了資料收集零散且不及時等問題。

（二）在檔案管理技術(shù)方面。雖然絕大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)引進和利用了電子檔案管理模式，但是仍然存在電子檔案利用率偏低和查詢效率偏低等問題。這主要是由于電子檔案管理模式作為一項新生事物，使得事業(yè)單位原有的檔案管理人員無法一時接受和掌握，并且對于年輕檔案管理人員其缺乏較為專業(yè)的培訓，在對電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用方面缺乏熟練性。因此，總體上來看部分事業(yè)單位在檔案管理技術(shù)水平仍處于偏低狀態(tài)。

（三）部分事業(yè)單位檔案管理工作沒有專門的負責部門或者負責人員。而是由其他部門人員兼職管理。這種兼職管理檔案情況，一方面由于兼職人員忙于其工作，而忽視了對檔案管理的相應(yīng)工作，檔案工作效果難以立竿見影，常被其他工作擠掉；另一方面，由于缺乏檔案管理專業(yè)技能，這直接影響著檔案工作質(zhì)量。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理特點及信息化管理改革的必要性

新形勢下，隨著數(shù)字化信息化社會進程的不斷加速，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點：一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進檔案管理工作成本費用的降低，而且對于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理工作的開展，有利于與其他相關(guān)部門溝通與交流，在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。

事業(yè)單位檔案管理信息化指的是在事業(yè)單位檔案管理中，在建立信息技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進其服務(wù)職能的履行更加深入高效。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：

首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應(yīng)用于各個行業(yè)領(lǐng)域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)時代社會技術(shù)發(fā)展的必然要求。

其次，當前，事業(yè)單位體制改革正處于關(guān)鍵時期，其中一個改革關(guān)鍵點即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過程中離不開信息化平臺與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)事業(yè)單位改革的必然選擇；

第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對歷史信息或資料查詢時，常常遇到信息不全及資料缺失等問題。而事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可有效的解決這一問題。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢需要。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容

事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循一定的制度建設(shè)原則，即明確職責、強化靈活化與規(guī)范化建設(shè)、注重動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合等。而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容則主要包括以下幾方面，具體有：

（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。當前，具有較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實現(xiàn)信息資料的更新、整合及補充等。作為事業(yè)單位的一個重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會效益的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

（二）自動化檔案管理模式的建設(shè)。檔案管理工作的自動化實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項重要組成。典型的自動化技術(shù)代表包含數(shù)碼掃描識別、電子標簽以及OCR 識別等。以自動化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動化包含信息數(shù)據(jù)的自動收集、自動篩選、自動檢索以及關(guān)鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效的實現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動處理功能。

（三）體系化檔案管理模式的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個體系化過程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內(nèi)部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫機械、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。

（四）互動化檔案管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理中，各個檔案信息僅對應(yīng)一份信息，缺乏互動性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，對于提升服務(wù)質(zhì)量和增強系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。

四、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施

面對當前信息化社會發(fā)展需求與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題，應(yīng)加強事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革，可通過以下幾方面開展，具體有：

（一）加強檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力培訓，強化檔案管理人員對檔案管理工作的責任意識。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量與效率，對檔案管理工作開展具有重要基礎(chǔ)性作用。檔案管理人員對檔案管理工作責任意識的提升，對檔案工作科學化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。

（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務(wù)水平，增強服務(wù)意識和樹立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率。

（三）通過對事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化和業(yè)務(wù)標準進行制度化。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)；通過不斷的拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)功能范圍和服務(wù)內(nèi)容形式等，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的拓展；通過不斷加強事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設(shè)和各類信息資源的整合，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺的建設(shè)；通過強化事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進性和活力的新生力量，促進事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的重組。

此外，針對事業(yè)單位流動人員檔案管理，應(yīng)針對指定信息統(tǒng)計，進行適應(yīng)性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡化單位流動人員管理模式，制定與單位相適應(yīng)流動人員檔案管理方案，以促進流動人員檔案管理質(zhì)量與效率。

五、小結(jié)

總而言之，作為事業(yè)單位管理工作的一項重要組成，事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展關(guān)系到事業(yè)單位能否健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。針對當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及新形勢下數(shù)字化信息化社會發(fā)展需求，加強事業(yè)單位檔案管理信息化改革勢在必行。

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