企業(yè)財務(wù)檔案管理的問題與應(yīng)對措施

文/中鐵大橋局集團一公司檔案室 何玉紅

目前，隨著企業(yè)對財務(wù)檔案管理認識的深入，財務(wù)管理理念也在不斷發(fā)展，國家在法律法規(guī)上對檔案管理也提出了更為嚴格的要求。例如，在《會計法》中詳細規(guī)定了企業(yè)財務(wù)檔案的分類和范圍，明確企業(yè)財務(wù)檔案管理的監(jiān)督執(zhí)法主體，并要求企業(yè)依法對財務(wù)檔案進行管理，切實提高管理水平。但是，部分企業(yè)仍然沒有認識到財務(wù)檔案管理的重要性，在進行日常工作中，經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，不僅破壞了整個企業(yè)管理的正常秩序，也影響了財務(wù)檔案的管理。因此，解決財務(wù)檔案管理中存在的諸多問題，對企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。

一、企業(yè)財務(wù)檔案管理中存在的問題

企業(yè)的財務(wù)檔案管理中雖然存在眾多問題，但是，通過研究，還是有跡可循的。從對企業(yè)影響的角度來看，主要存在以下各方面的問題：

（一）企業(yè)財務(wù)檔案管理機制不完善。雖然相關(guān)的法律法規(guī)對企業(yè)的財務(wù)檔案管理作出了明確的規(guī)定，在一定程度上規(guī)范了企業(yè)的財務(wù)檔案管理，但在實踐的過程中，受限于企業(yè)規(guī)模程度以及企業(yè)負責(zé)人對財務(wù)檔案管理的認識，在管理水平上存在較大的差異。一般規(guī)模較大的企業(yè)能依靠自身完善的體制和充足的管理人員專門設(shè)置財務(wù)檔案管理部門，配備專業(yè)的人才對財務(wù)檔案進行管理，基本上能實現(xiàn)對財務(wù)檔案的有效管理。但是，對于規(guī)模程度相對較小的企業(yè)來說，囿于自身實力的限制，普遍缺少財務(wù)檔案管理部門，也缺乏相應(yīng)的管理人員，甚至有的企業(yè)存在無檔案、無檔案管理制度等現(xiàn)象，管理相對混亂。

（二）企業(yè)的負責(zé)人對財務(wù)檔案管理的建設(shè)不重視。由于多數(shù)企業(yè)沒有建立完善的機制，缺乏制度的保障。雖然能在一定條件下展開企業(yè)財務(wù)活動，但是財務(wù)檔案經(jīng)常出現(xiàn)丟失、錯漏、損壞等問題，不符合法律法規(guī)的規(guī)范，也不能滿足企業(yè)日益發(fā)展的需求。

（三）人員素質(zhì)不高。由于企業(yè)的財務(wù)檔案一般需要企業(yè)中懂得會計財務(wù)方面的人員進行管理，但是，在實際的管理實踐中，雖然部分企業(yè)的會計人員具備相對完整的會計知識體系，但是在財務(wù)檔案管理方面卻顯不足，使得其工作難以有效地展開。

（四）財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力不夠。只有管理人員貫徹相應(yīng)的管理制度才能有效地發(fā)揮制度的作用，而在很多企業(yè)，雖然財務(wù)檔案管理制度設(shè)計很完美，但由于存在應(yīng)付思想，對該項工作走過場，表面主義嚴重，使得該歸檔的材料、該立卷的材料都沒有按規(guī)定進行整理，導(dǎo)致企業(yè)的財務(wù)檔案管理制度“名存實亡”，對企業(yè)的財務(wù)活動造成了嚴重影響。

（五）企業(yè)財務(wù)管理達不到安全管理和合理利用的要求。保證財務(wù)信息的安全和完整性、合理地利用財務(wù)檔案是財務(wù)企業(yè)財務(wù)檔案管理的兩個主要目的。根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，除了相關(guān)的調(diào)查監(jiān)督部門，其他無關(guān)人員一般不能對財務(wù)檔案進行調(diào)閱。但實際管理中，企業(yè)的部分領(lǐng)導(dǎo)利用人事行政權(quán)對檔案進行強制借閱、復(fù)制等違規(guī)操作。此外，很多企業(yè)的財務(wù)檔案與其他檔案混合，不進行分類管理，造成使用的混亂，導(dǎo)致財務(wù)檔案不能切實有效地為企業(yè)經(jīng)營管理提供服務(wù)。

二、對企業(yè)財務(wù)檔案管理存在問題的建議

（一）提高對財務(wù)檔案管理的認識，完善管理制度。在企業(yè)財務(wù)檔案管理存在的問題中，在一定程度上是檔案管理者的認識不足和領(lǐng)導(dǎo)的不重視而引起的。因此，企業(yè)在以后的發(fā)展過程中，一方面，企業(yè)負責(zé)人要加深財務(wù)檔案管理對企業(yè)重要性的認識，在管理制度上給予足夠的支持。另一方面，企業(yè)通過組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)財務(wù)檔案管理相關(guān)的法律，如《會計法》《檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等等，提高管理人員對檔案管理的認識。此外，企業(yè)要不斷完善財務(wù)檔案管理制度，并制定相應(yīng)的獎懲措施保障制度的有效貫徹，為全面實施財務(wù)檔案管理創(chuàng)造良好的條件。

（二）組織檔案管理的相關(guān)人員進行培訓(xùn)，提高管理技能。企業(yè)對財務(wù)管理人員進行定期培訓(xùn)，使其掌握財務(wù)、管理的相關(guān)專業(yè)技能，對培訓(xùn)的人員需要經(jīng)過考核合格才能上崗，并將其納入績效考核，提高管理人員的綜合素質(zhì)。

（三）明確責(zé)任，切實有效地貫徹財務(wù)檔案管理制度。企業(yè)可以通過以下幾個措施來督促管理人員對制度進行落實：一是加強監(jiān)督，明確制度的獎懲措施，明確管理人員的責(zé)任，定期檢查檔案的管理工作，如對檔案的歸檔、立卷進行檢查。二是將對財務(wù)檔案管理的檢查納入績效考核，促使管理人員自覺遵守規(guī)章制度。三是企業(yè)負責(zé)人要率先垂范，遵守財務(wù)檔案管理制度，防止人事行政性權(quán)利的干涉。

（四）規(guī)范程序，嚴格執(zhí)行財務(wù)檔案管理的安全和使用規(guī)定。由于企業(yè)的財務(wù)檔案涉及的信息較為廣泛，一般為企業(yè)的商業(yè)秘密，在進行管理時既要保證財務(wù)信息的安全性和完整性，又要在企業(yè)經(jīng)營管理中合理地應(yīng)用財務(wù)檔案，為企業(yè)的經(jīng)營和財務(wù)活動提供支持。因此，企業(yè)應(yīng)該嚴格規(guī)定并執(zhí)行財務(wù)檔案的使用，做好借閱登記，規(guī)范程序。此外，管理人員應(yīng)對財務(wù)檔案進行科學(xué)的分類存放，并制作備忘錄，以方便企業(yè)財務(wù)審查時查閱。

[1]朱旗，石利軍.淺談企業(yè)財務(wù)檔案管理中存在的問題及對策[J].各界，2010（10）：95～96.

[2]趙艷敏.當(dāng)前企業(yè)財務(wù)會計檔案管理問題及對策[J].金融與財務(wù)，2013：25.

[3]王淼.淺談企業(yè)內(nèi)部技術(shù)檔案的管理[J].黑龍江科技信息，2011(20).