加強(qiáng)城市展示館檔案管理的思考及建議

文/濟(jì)寧城市展示館 李田田

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加強(qiáng)城市展示館檔案管理的思考及建議

文/濟(jì)寧城市展示館 李田田

【摘要】當(dāng)前我國(guó)的城市展示館管理，特別是檔案管理方面還存在著很多問題，嚴(yán)重阻礙了我國(guó)城市展示館的發(fā)展，不利于城市社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。本文從我國(guó)當(dāng)前城市展示館檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題出發(fā)，詳細(xì)分析了加強(qiáng)檔案管理對(duì)于城市展示館管理的重要作用，闡述了一些改善我國(guó)城市展示館檔案管理的建議，旨在促進(jìn)我國(guó)城市展示館的持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】城市展示館；檔案管理；管理機(jī)制

檔案是指組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的、清晰的、確定的、具有完整記錄作用的各種固化的原始信息。在企事業(yè)單位中，檔案是工作考察的重要憑據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的主要依據(jù)，也是科學(xué)研究開展、設(shè)備建設(shè)發(fā)展以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的可靠資料來源。檔案管理是城市展示館管理的重要組成部分，直接影響著城市展示館管理的成效，因此，了解我國(guó)當(dāng)前城市展示館檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的各種問題，提高我國(guó)城市展示館檔案管理的水平，以促進(jìn)我國(guó)城市展示館發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。檔案具有原始記錄性，但檔案管理中檔案資源積累過程緩慢，檔案管理活動(dòng)對(duì)形成檔案的當(dāng)事人有著很強(qiáng)的依附性，如果檔案當(dāng)事人對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足的話，會(huì)對(duì)檔案創(chuàng)建和檔案質(zhì)量以及其管理帶來很大的不利性。目前我國(guó)有很多城市展示館的工作人員對(duì)館內(nèi)的檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，雖然很多工作人員說起來都知道其重要，但是在實(shí)際工作中往往是說一套做一套，抱著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的態(tài)度，經(jīng)常對(duì)于很多已經(jīng)完成的工作沒有及時(shí)建檔保存，無法為日后工作的總結(jié)和必要的改進(jìn)提供所需的資料依據(jù)。

（二）檔案管理機(jī)制落后，操作性不強(qiáng)。檔案管理是一套涉及面很廣，信息量很大，牽扯的人員很多的龐大的信息控制系統(tǒng)，所以一套合理科學(xué)的管理機(jī)制是檔案管理的前提條件。但當(dāng)前很多城市檔案管理的機(jī)制較為落后，實(shí)際的操作性不強(qiáng)，不方便檔案的建立、保管和利用以及管理，增加了工作人員的工作難度，造成檔案管理多是重藏輕用，實(shí)際價(jià)值不大，致使很多工作人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理對(duì)日常工作的重要意義，甚至于認(rèn)為是額外工作，對(duì)檔案工作采取消極態(tài)度。

二、檔案管理對(duì)于城市展示館管理的重要性

城市展示館檔案的建立需要展示館各種有關(guān)材料的匯集，城市展示館檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，承擔(dān)著展示館檔案收集、保管、傳播、開發(fā)和利用的重要職責(zé)，是展示館實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，提升展示館社會(huì)地位的必要途徑。同時(shí)，檔案管理是展示館管理的重要組成部分，同時(shí)又顯示和作用于整個(gè)展示館管理當(dāng)中，通過對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)，有利于改進(jìn)展示館工作，提升展示館管理水平的重要作用。

三、加強(qiáng)城市展示館檔案管理的一些建議

檔案管理對(duì)于城市展示館管理有著非常重要的作用，展示館要想強(qiáng)化檔案管理工作，就必須積極主動(dòng)地分析展示館檔案管理發(fā)展的過程中出現(xiàn)的新情況、面臨的新問題，用全新的觀念，不同的視角，科學(xué)的模式，創(chuàng)新的技術(shù)以及合理的手段來促進(jìn)展示館檔案管理水平的提高，加快展示館現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，對(duì)于加強(qiáng)城市展示館檔案管理提幾點(diǎn)建議：

（一）健全檔案管理機(jī)制，促進(jìn)有關(guān)科室的溝通交流。做好各科室間的協(xié)調(diào)工作，取得檔案管理方面的主動(dòng)權(quán)。在檔案管理機(jī)制方面，應(yīng)理順管理機(jī)制，實(shí)行檔案管理的“提前介入”，與各科室溝通協(xié)商好，由展示館派出具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員到各科室，采用“提前介入”方式，促進(jìn)各科室檔案建立的水平，保證各科室所建立的檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以符合展示館檔案管理的要求。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的宣傳，嚴(yán)格檔案管理各項(xiàng)工作要求，改變展示館工作人員對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)不足的問題。

（二）制定合理科學(xué)的業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范。根據(jù)國(guó)家的檔案整理規(guī)定、分類標(biāo)準(zhǔn)以及科技檔案管理規(guī)定等，結(jié)合展示館自身的分類大綱與檔案整理規(guī)定制定出合理科學(xué)且便于實(shí)際操作的業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范，例如：在立卷方法上按照“事由”的原則，創(chuàng)新立卷方法；在確立檔案歸檔內(nèi)容時(shí)，按照“組小卷的”原則，并且適當(dāng)調(diào)整分類大綱和著錄內(nèi)容等；對(duì)于檔案實(shí)體上架的問題，應(yīng)按照屬類的不同上架，保持展示館庫(kù)房?jī)?nèi)館藏檔案實(shí)體管理的一致性和有序性。

（三）加快電子檔案管理規(guī)范的制定，推進(jìn)電子檔案管理進(jìn)程。隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，人們對(duì)于信息化的要求也越來越高。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)普及以后，城市展示館亟須加快對(duì)電子檔案管理規(guī)范的制定和完善，以適應(yīng)新形勢(shì)下工作的需要。

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