淺談檔案收集工作

文/青州市城市環(huán)境衛(wèi)生管理局 李慧芳

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淺談檔案收集工作

文/青州市城市環(huán)境衛(wèi)生管理局 李慧芳

【摘要】筆者在對(duì)基層文書(shū)立卷的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，文件材料收集不完整的現(xiàn)象仍然存在著，并且直接影響到了文書(shū)立卷的質(zhì)量問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)引起檔案工作者的足夠重視。而要解決好這個(gè)問(wèn)題，首要的問(wèn)題是分析造成文件材料收集不全的原因，接下來(lái)才能對(duì)癥下藥，把問(wèn)題處理好。

【關(guān)鍵詞】基層檔案； 檔案收集

一、單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

由于一些單位的領(lǐng)導(dǎo)只注重抓經(jīng)濟(jì)工作，對(duì)檔案工作重視程度不夠，造成了檔案缺失的嚴(yán)重后果。如開(kāi)會(huì)帶回的文件材料不及時(shí)交文書(shū)保管，而是把經(jīng)常需要參考的文件帶在自己身邊，不注意對(duì)其進(jìn)行妥善保管，如果稍不注意，就會(huì)損壞文件或?qū)⑵鋪G失。一個(gè)年度如果缺了文件材料，立卷之后案卷中就存在遺漏問(wèn)題。到基層調(diào)研時(shí)，聽(tīng)說(shuō)一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在打掃自己的房間時(shí)，將一些重要的文件也當(dāng)廢品買(mǎi)了，這是典型的檔案意識(shí)不強(qiáng)問(wèn)題。這樣的單位領(lǐng)導(dǎo)連起碼的歸檔意識(shí)都沒(méi)有，試想一下，他們的檔案能齊全嗎？針對(duì)這些問(wèn)題，文檔人員有必要從對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的角度出發(fā)，向領(lǐng)導(dǎo)講明道理，給他們上一堂文書(shū)立卷常識(shí)課，講明立卷歸檔范圍及檔案的作用和意義。而對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常用的文件材料可提供復(fù)印件給他們，這樣用起來(lái)放心大膽，用舊了可以再?gòu)?fù)印，丟失了可以再補(bǔ)。

二、內(nèi)部機(jī)構(gòu)各自為政

在一些基層單位，有些歸檔的文件材料只有復(fù)印件而沒(méi)有原件。問(wèn)明情況才知道，是內(nèi)部科室將文件的原件留存了下來(lái)。他們認(rèn)為，這類(lèi)文件與本科室關(guān)系密切，自己保存原件放心，而沒(méi)有認(rèn)識(shí)到原件交到檔案室集中統(tǒng)一管理才是最安全的。在這種情況下, 文檔人員應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)好科室與科室之間的關(guān)系，講明集中統(tǒng)一管理檔案的好處，并把有關(guān)檔案管理的規(guī)定反復(fù)說(shuō)給他們聽(tīng)，讓他們引起足夠的重視。在配合檔案部門(mén)進(jìn)行年度文書(shū)立卷之前，本單位要下好通知，讓各科室把已經(jīng)形成的或已閱辦的文件材料（原件）及時(shí)送交檔案室集中立卷，以確保文件材料的完整與齊全。

三、文檔人員配備不合理

有些新上崗的文檔人員，由于對(duì)文書(shū)立卷的基礎(chǔ)知識(shí)掌握不牢，平時(shí)的收集工作就不可能做好。如請(qǐng)示、批復(fù)不在一起，底稿與正稿分家，尤其注意不要把一些跨年度的文件材料如年度工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等歸入文件，形成年度文件。這不但造成了有些年度文件收集不全的問(wèn)題，還會(huì)給日后的提供利用工作帶來(lái)后患。再就是，在檔案指導(dǎo)鑒定工作中，出現(xiàn)跨年度文件或上年度遺漏文件的問(wèn)題時(shí)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員往往會(huì)將其剔出，讓文檔人員帶回去歸入相應(yīng)的年度，但如果遇上不負(fù)責(zé)任的文檔管理人員，在這些文件材料剔出不能及時(shí)歸檔的情況下，就會(huì)隨著時(shí)間的推移而將其丟失，人為地造成立卷工作中的“脫節(jié)”現(xiàn)象。解決這個(gè)問(wèn)題的辦法，除了檔案行政管理部門(mén)在文檔人員上崗之前加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員還應(yīng)該在立卷鑒定工作中，注意向文檔人員講明跨年度文件材料應(yīng)歸入相應(yīng)年度，并及時(shí)督促，指導(dǎo)他們認(rèn)真做好這項(xiàng)工作。

總之，基層檔案收集工作存在諸多問(wèn)題，需要我們廣大檔案工作者共同努力，這項(xiàng)工作既需要檔案行政管理部門(mén)的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督，更需要各單位文檔人員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力，把可能在立卷過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，消滅在平時(shí)的工作中。這樣，定能提高工作效率，有效地保證立卷工作的質(zhì)量。

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