人物類紀(jì)念館完善文書檔案歸檔條目表的思考

文/陳云紀(jì)念館 李冰

完善歸檔條目，是檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，是開展歸檔工作的重要依據(jù)，對歷史印跡再現(xiàn)的完整系統(tǒng)保存、有效充分利用具有現(xiàn)實(shí)意義，對提高國家檔案資源質(zhì)量具有重要意義，具有巨大作用。

一、深入調(diào)查，系統(tǒng)概括歸檔范圍

歸檔，用以判定文件有無保存價(jià)值。歸檔范圍，是決定文件能否歸檔的依據(jù)，是指在一個(gè)機(jī)關(guān)（或單位）產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔的部分，即凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的、各種形式和各種載體的文件。

提高思想認(rèn)識(shí)，凸顯業(yè)務(wù)特點(diǎn)。人物類紀(jì)念館會(huì)著重收集與研究、宣傳偉人的生平業(yè)績及光輝思想密切相關(guān)的陳列展覽、研究編輯、宣傳教育、文物保管等材料。檔案人員對本單位各部門業(yè)務(wù)工作的了解畢竟是有限的，分析問題的能力也是有限的，因此應(yīng)積極爭取本單位領(lǐng)導(dǎo)對此項(xiàng)工作的大力支持，并廣泛發(fā)動(dòng)各部門共同參與編制工作。這樣確定的歸檔范圍條款更詳細(xì)具體，操作性更強(qiáng)，更適合各部門實(shí)際情況,能夠有效避免各部門之間重復(fù)歸檔。作為人物類紀(jì)念館的檔案工作人員，更應(yīng)時(shí)刻以偉人的崇高思想為指導(dǎo)，開拓思路，將著眼點(diǎn)放在檔案質(zhì)量上，樹立優(yōu)化意識(shí)。

充分有效溝通，重視相關(guān)文件。與各職能部門充分溝通，在全面掌握本單位業(yè)務(wù)職能的基礎(chǔ)上詳細(xì)列出各部門的工作職責(zé)與范圍，共同討論修改。要重視與業(yè)務(wù)密切相關(guān)的文件材料的收集，特別是在容易引起忽視的輔助性工作中所產(chǎn)生的文件材料，做好反映同一類問題文件的歸納概括并使之系統(tǒng)化的基礎(chǔ)上，確保歸檔范圍的齊全完整、系統(tǒng)有序。如以陳列展覽為例，除陳列設(shè)計(jì)定稿需要保存外，根據(jù)實(shí)際情況作出調(diào)整而形成的設(shè)計(jì)更換修改材料、施工協(xié)議書也應(yīng)歸檔。再如為確保室藏檔案有效反映單位工作歷史面貌，要求解決重紅頭文件、輕白頭文件，重行政文件、輕業(yè)務(wù)文件，重結(jié)論性文件、輕過程性文件的現(xiàn)象，力求從源頭上處理好文件材料歸檔的主體地位問題。另外，對于職能工作中可能會(huì)產(chǎn)生的其他文件材料，也要盡可能地納入歸檔范圍，在具體操作中可靈活掌握，保障歸檔范圍系統(tǒng)全面。

提煉歸檔條目，明確類別條款。歸檔條目的擬定應(yīng)當(dāng)是對本單位同一類問題的歸納、概括與提煉，并通過條款先后順序的組織反映出單位主要職能。但并非越細(xì)越好，在實(shí)際工作過程中也不可能做到面面俱到，增加條目的可操作性即可，有助于提高劃分保管期限的工作效率。紀(jì)念館業(yè)務(wù)工作中史料征集、研究工作必不可少，如果歸檔條目將其描述為“本館史料征集、研究等過程中形成的有價(jià)值的材料”則顯得很不明確，此時(shí)需要與業(yè)務(wù)部門有效溝通，或查閱歷年檔案，以提煉出“有價(jià)值的材料”到目前為止具體包括哪些。

二、結(jié)合實(shí)際，科學(xué)確定保管期限

確定保管期限是歸檔工作的重要環(huán)節(jié)，也為歸檔范圍提供有力依托。規(guī)范、健全的保管期限表可以有效維護(hù)本單位乃至國家檔案資源的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，在歸檔工作中發(fā)揮重要參考作用。

堅(jiān)持“以我為主”的原則。歸檔范圍的系統(tǒng)概括注重本單位、業(yè)務(wù)職能的主體地位，那么“以我為主”的鑒定原則和思想對于科學(xué)確定保管期限的效用尤為顯著?！耙晕覟橹鳌奔础耙员炯?jí)為主”“以本機(jī)關(guān)為主”，是將反映本單位的歷史面貌，主要職能活動(dòng)，維護(hù)國家、機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長遠(yuǎn)的利用價(jià)值和憑證價(jià)值的文件作為各單位歸檔和永久保存的重點(diǎn)。人物類紀(jì)念館從所肩負(fù)的歷史使命的角度出發(fā)，主要以傳播偉人生平業(yè)績、弘揚(yáng)偉人精神風(fēng)范的相關(guān)事件為歸檔內(nèi)容。從各部門實(shí)際出發(fā)?？茖W(xué)確定檔案的保管期限要從實(shí)際出發(fā)。在與各部門對歸檔范圍逐項(xiàng)對照、深入探討，全面了解本單位主要職責(zé)范圍的同時(shí)，還應(yīng)積極詢問歸檔條目的重要程度，以此確定保管期限，即總的依據(jù)是今后對檔案的利用程度。在具體的工作中，隸屬本單位主要職能的文件材料應(yīng)歸入永久保管期限，如綜合部門中的黨總支工作年度計(jì)劃、總結(jié)，本單位年度工作計(jì)劃、總結(jié)、重要規(guī)劃，本單位召開的重大紀(jì)念活動(dòng)等相關(guān)材料，大事記，機(jī)構(gòu)設(shè)置、年檢等材料；業(yè)務(wù)部門中的參觀人數(shù)統(tǒng)計(jì)表，重要講解詞，本單位組織的專題學(xué)術(shù)研討會(huì)、交流會(huì)，館刊、書記等出版物的原定稿、樣稿、樣品，館藏文物目錄、重要文物征集清單等；后勤部門中的重要設(shè)備配置更新、技術(shù)改造項(xiàng)目等相關(guān)材料，財(cái)務(wù)年度決算、審計(jì)等材料。屬于輔助職能部門開展工作、需要留待日后查考利用的檔案，則應(yīng)該確定為30 年或10 年保管，如各類規(guī)章制度、合同等。

從文件自身抓要點(diǎn)。首先，歸檔文件的責(zé)任者不同。在內(nèi)容相同、文種相同的條件下，本單位責(zé)任者形成的文件材料相對外單位責(zé)任者形成的文件材料保管期限要長。同時(shí)，外單位形成的屬于本單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件材料，一般應(yīng)歸為短期保管。其次，歸檔文件的內(nèi)容不同?！爸匾摹蔽募牧媳９芷谙抟碎L。那么所謂“重要的”包括文件內(nèi)容是否本單位的主要職能、是否反映本單位的主要工作活動(dòng)、是否具有代表性；文件內(nèi)容是否反映了本單位的工作基本面貌；文件內(nèi)容是否反映涉及利益關(guān)系等方面。第三，歸檔文件的形式不同。前面提到歸檔應(yīng)分析文件的權(quán)威性、規(guī)范性、珍貴性等形式。人物類紀(jì)念館主要包括：一般本館年度工作計(jì)劃、總結(jié)、重要規(guī)劃或套紅文件、批復(fù)、館長辦公會(huì)紀(jì)要等指定由本單位執(zhí)行的，則比日常事務(wù)的通知、簡報(bào)等保管期限長；一般正本比副本、草稿的保管期限長，但是要注意的是，編制本館“十二五”規(guī)劃等重要文件需經(jīng)反復(fù)修改，其過程性的草稿、征求意見稿、送審稿都很重要，一般都要附在正本的后面；一般有重要領(lǐng)導(dǎo)、著名人士來館參觀的題詞、簽字等歸檔文件，具有珍貴性與紀(jì)念價(jià)值的，可做永久或長期保存。

三、善于創(chuàng)新，便于各類材料保管利用

系統(tǒng)概括歸檔范圍，盡量使每份文件都能做到對號(hào)入座、有條可歸，科學(xué)確定保管期限，要求期限分明、方便實(shí)用、可操作性強(qiáng)。檔案工作的目標(biāo)就是使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，便于保管和利用。那么在歸檔范圍和保管期限明確、具體的前提下，要根據(jù)實(shí)際的工作需求，積極地與各部門溝通，善于創(chuàng)新，及時(shí)調(diào)整歸檔范圍、保管期限、歸檔時(shí)間、保管責(zé)任人等。

適時(shí)把握歸檔時(shí)間。如果歸檔過早，文件尚處于運(yùn)行和辦理狀態(tài)中，有些文件甚至還未生成，這樣就會(huì)干擾和影響部門日常工作，既得不到相關(guān)部門的配合，又不利文件材料收集得齊全完整。如紀(jì)念館文物保管工作中需統(tǒng)計(jì)年度文物征集數(shù)量，因征集是一個(gè)過程且時(shí)間長短不一，此時(shí)檔案人員最好待年底再向該部門詢問。宣傳教育工作中進(jìn)行巡展亦如此，即使巡展結(jié)束，觀眾調(diào)查反饋等材料也需一段時(shí)間才可形成。但如果歸檔過晚，文件材料就會(huì)長時(shí)間地停留在相關(guān)部門，由于其可能缺乏歸檔意識(shí)與保管條件，容易造成有保存價(jià)值的文件材料丟失或損毀，極大地影響到檔案的完整和質(zhì)量。人物類紀(jì)念館為宣傳和弘揚(yáng)偉人精神，會(huì)經(jīng)常舉辦各級(jí)各類學(xué)術(shù)研討會(huì)。會(huì)務(wù)材料的準(zhǔn)備往往會(huì)涉及各部門，待會(huì)議結(jié)束后檔案人員的及時(shí)歸檔對保障文件材料的齊全和完整至關(guān)重要。

文件材料“隨遇而安”。此項(xiàng)便于各類材料保管利用的效用尤為凸顯。在與各部門有效溝通的基礎(chǔ)上，不必嚴(yán)格按照歸檔范圍內(nèi)的條目將文件材料全部收入檔案部門，以便于檔案利用為原則，根據(jù)文件材料的載體、形式、來源等因素，檔案的存放地點(diǎn)要不拘泥于檔案形成部門，保存于利于利用的職能部門，當(dāng)然檔案人員要在與各部門溝通確認(rèn)的基礎(chǔ)上認(rèn)真做好相關(guān)標(biāo)識(shí)，以便日后有據(jù)可查。紀(jì)念館工作中撰寫大綱、制作展覽屬常規(guī)工作，那么對其材料的保管問題，筆者認(rèn)為存放于形成部門更為便捷。特別是展覽小樣稿包括大量圖片、立面設(shè)計(jì)圖等，這些都會(huì)以電子版本的形式出現(xiàn)并保存于形成部門。同時(shí)，在制作展覽、征集文物等工作中還會(huì)涉及用款、簽訂合同，那么為便于今后審計(jì)的需要，亦可直接作為憑證保存于財(cái)務(wù)部門。如果檔案人員再勉強(qiáng)作拷貝保存，也會(huì)造成資源浪費(fèi)及重復(fù)歸檔。