努力提高管理水平 創(chuàng)建一流辦公室

文/中國(guó)原子能科學(xué)研究院 于政

?

努力提高管理水平 創(chuàng)建一流辦公室

文/中國(guó)原子能科學(xué)研究院 于政

【摘要】中國(guó)原子能科學(xué)研究院辦公室按照活動(dòng)目標(biāo)，分步驟、分階段切實(shí)落實(shí)辦公室工作，通過(guò)活動(dòng)的開(kāi)展，院辦公室在文化理念、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、管理體系等方面取得了較大的進(jìn)步，基本形成了制度健全、管理有序、協(xié)調(diào)高效的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，工作效率和工作質(zhì)量有了顯著提高。

【關(guān)鍵詞】管理；辦公室；工作

一、深化文化理念

“顧全大局、周到服務(wù)、勤學(xué)善思”一直是院辦公室的文化理念。在文化理念的指引下，院辦公室全體人員在開(kāi)展辦公室工作時(shí)，能夠從大局利益出發(fā)，在細(xì)微處見(jiàn)精神，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系，統(tǒng)籌兼顧各種情況，做好聯(lián)系的紐帶和溝通的橋梁。在服務(wù)各級(jí)單位和領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，能夠適時(shí)出謀劃策，做到熱情周到服務(wù)，充分發(fā)揮了參謀助手的作用。為了更好地履行辦公室崗位指責(zé)，更好地開(kāi)展各方面工作，院辦公室采用推薦讀書(shū)或提供培訓(xùn)條件的方式為全體人員充電，全體人員利用業(yè)余時(shí)間努力涉獵各方面知識(shí)，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素養(yǎng)。院辦公室成員能夠在日常工作中不斷思考，突破固有形式的束縛，不斷探索工作的新思路、新方法。院辦公室注重對(duì)工作的總結(jié)提煉，為進(jìn)一步規(guī)范辦公室工作行為，制定了“禮貌相迎，笑顏詢(xún)問(wèn)；認(rèn)真傾聽(tīng)，仔細(xì)記錄；能辦速辦，高效迅速；若不能辦，出謀相助；推心置腹，換位思考；熱情相送，周到服務(wù)；團(tuán)結(jié)配合，溝通協(xié)作”共計(jì)56字的辦公室工作規(guī)范。辦公室工作行為規(guī)范是辦公室文化理念的重要支撐和保證，通過(guò)行為規(guī)范的倡導(dǎo)和推行，約束了全體人員的工作行為，提升了工作水平，進(jìn)一步提高了團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

二、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

院辦公室在平時(shí)的工作中不斷增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的歸屬感，在日常工作中充分發(fā)揚(yáng)民主，讓團(tuán)隊(duì)成員積極參與決策，鼓勵(lì)成員加強(qiáng)彼此的溝通交流，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映問(wèn)題，互通信息，化解矛盾。在重大活動(dòng)和重大接待的過(guò)程中，注重培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員的合作意識(shí)，以共同的目標(biāo)激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員互相依存，同舟共濟(jì)。在業(yè)余時(shí)間，根據(jù)團(tuán)隊(duì)年輕的特點(diǎn)，不定期組織交流活動(dòng)，提供團(tuán)隊(duì)成員彼此溝通了解的機(jī)會(huì)，營(yíng)造了團(tuán)結(jié)和諧的氣氛。

三、維護(hù)公共關(guān)系

院辦公室通過(guò)業(yè)務(wù)往來(lái)、接待活動(dòng)、對(duì)標(biāo)交流等方式，積極與地方政府、集團(tuán)公司以及兄弟單位建立良好的合作關(guān)系。近年來(lái)，先后與中核集團(tuán)福清核電有限公司、核工業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究所等多家兄弟單位開(kāi)展了對(duì)標(biāo)交流，在提高自身業(yè)務(wù)的同時(shí)，更增進(jìn)了兄弟單位間的溝通聯(lián)系。近年來(lái)，院辦公室接待了張德江、王岐山、劉延?xùn)|等多位黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人，直觀展示了原子能院形象，取得了良好的效果。利用原子能院接待活動(dòng)多，重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)院頻繁的工作特點(diǎn)，建立了公共關(guān)系資源數(shù)據(jù)庫(kù)。每次接待活動(dòng)結(jié)束后，都會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新完善，對(duì)接待工作進(jìn)行總結(jié)，保證接待水平不斷完善和提高。

四、優(yōu)化工作環(huán)境

院辦公室內(nèi)部氛圍和諧，全體人員互相幫助，積極協(xié)作，形成了精誠(chéng)合作、團(tuán)結(jié)向上的良好氛圍。在辦公環(huán)境方面，院辦公室重視軟硬件設(shè)施的配備和辦公環(huán)境的完善。各種存檔文件、規(guī)章制度定期整理更新，便于工作時(shí)查詢(xún)學(xué)習(xí)。對(duì)講機(jī)、桌簽、裝訂工具等接待用品存放在固定地點(diǎn)，便于接待時(shí)隨取隨用，保證了接待工作的效率和質(zhì)量。組織開(kāi)展了科技綜合樓辦公室6S管理，較大幅度地提高了辦公環(huán)境的整齊規(guī)范程度，營(yíng)造了整潔、和諧的辦公環(huán)境。

五、完善管理體系

院辦公室實(shí)行崗位責(zé)任制，在每一個(gè)崗位設(shè)置了崗位職責(zé)。院辦公室制定并定期完善會(huì)務(wù)、督辦、公文處理、用印等管理制度。目前，制定的管理制度已達(dá)20余項(xiàng)。在平時(shí)工作中注意工作流程梳理，把各種規(guī)范性要求貫穿于辦文、辦事、辦會(huì)各項(xiàng)工作之中。對(duì)重大會(huì)議、重大活動(dòng)、重大事項(xiàng)、公務(wù)接待等綜合協(xié)調(diào)的每一個(gè)細(xì)節(jié)都全面權(quán)衡、仔細(xì)斟酌、準(zhǔn)確把握，保證工作規(guī)范有序。

公文智能交換系統(tǒng)的引用是對(duì)公文管理體系的有效完善，其取代了原有文件人工簽收手段，實(shí)現(xiàn)了文件流轉(zhuǎn)實(shí)時(shí)查詢(xún)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)文件交換全過(guò)程自動(dòng)監(jiān)控管理，大大提高了文件流轉(zhuǎn)效率，確保文件交換過(guò)程的安全、保密、準(zhǔn)確、及時(shí)。在上級(jí)單位檢查中，這套系統(tǒng)的應(yīng)用多次得到好評(píng)。

為提高工作執(zhí)行力，優(yōu)化工作流程，推動(dòng)經(jīng)驗(yàn)積累，院辦公室創(chuàng)建了辦公室SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程），用于推動(dòng)工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前已經(jīng)編制了包括職能部門(mén)工作計(jì)劃管理等9項(xiàng)SOP，待SOP體系完善后，預(yù)計(jì)將建立近20項(xiàng)SOP。同時(shí)，還創(chuàng)建了辦公室行動(dòng)事項(xiàng)表，用于指導(dǎo)工作人員分步驟實(shí)現(xiàn)既定的任務(wù)目標(biāo)。行動(dòng)事項(xiàng)表的完成情況納入院辦公室對(duì)于個(gè)人的績(jī)效考核。此外，院辦公室年度工作計(jì)劃中，每一項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)都定責(zé)到人，每項(xiàng)工作的完成情況同樣納入個(gè)人績(jī)效考核。目前，院辦公室已建立了完善的考核程序和辦法，對(duì)各個(gè)崗位起到了考核激勵(lì)的積極效果。

提高辦公室管理水平是一個(gè)永恒的話(huà)題。新的形勢(shì)對(duì)辦公室參謀助手、管理規(guī)范、服務(wù)水平等都提出了新的要求。辦公室要不斷提高全員素質(zhì)，努力建設(shè)一支“來(lái)之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝”的工作隊(duì)伍，規(guī)范各項(xiàng)規(guī)章制度，切實(shí)改進(jìn)工作作風(fēng)，全面提升辦公室管理水平。