淺談公文審核需要注意的一些問題

文/中石油煤層氣有限責(zé)任公司 劉衛(wèi)青

公文作為傳達(dá)政令、交流信息的工具，為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位運行提供了有力保障，對提高辦公效率發(fā)揮了重要的作用。公文審核環(huán)節(jié)是制發(fā)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、高質(zhì)量公文的重要保障。本文嘗試從文種、內(nèi)容、格式行文規(guī)則幾個方面對公文審核時需要注意的一些問題進行探討。

一、注意文種使用是否正確

一般最常用的公文文種有9 個，分別為：請示、報告、意見、函、通知、批復(fù)、決定、通報、紀(jì)要。這9 個文種中，“請示”和“報告”的混用可以說是出現(xiàn)的頻率最高的。

在內(nèi)容上，報告中不可夾帶請示，如有請示事項應(yīng)另起文?！昂薄罢埵尽薄芭鷱?fù)”不能混用?！罢埵尽笔巧闲形模魉蛻?yīng)是擬稿單位的上級，“批復(fù)”是下行文，主送為擬稿單位的下級單位。“函”與前兩者不同，用于不相隸屬關(guān)系單位征詢溝通等，“請示”“批復(fù)”適用于有上下級隸屬關(guān)系的情況。

二、注意公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確、合規(guī)

在審核公文內(nèi)容的時候需要注意的問題很多，總結(jié)下來可以從以下幾個方面把握：

（一）內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。公文是傳達(dá)政令的工具，無論是哪個單位制發(fā)什么樣的公文，文稿內(nèi)容必須要符合黨和國家的路線方針政策，必須要符合國家的法律法規(guī)。這是內(nèi)容審核的重點，是公文制發(fā)最重要的原則。另外，審核時需要注意文稿是否與上級機關(guān)、本機關(guān)或其他部門制發(fā)的文件相抵觸、矛盾。

（二）主旨是否清晰，是否符合單一、鮮明、確切。主旨不清晰的情況在審核文稿的時候確實時有發(fā)生，甚至有跑題的情況。有些文稿的主旨表達(dá)雖然沒有跑題，但是含混不清，如果這樣的文稿聽之任之，制發(fā)后會造成無法執(zhí)行的后果。因此在審核文稿的時候，建議通讀一遍，從宏觀整體上把握文稿。

（三）邏輯關(guān)系是否合理、條理是否清晰。有時一篇公文會給人不知所云、說不清楚的感覺，縱觀全文，確是圍繞主旨表述，但為什么總覺得云里霧里呢？很大程度上是文稿篇章結(jié)構(gòu)布局不合理，顛倒了事項的主次關(guān)系、因果關(guān)系，造成上下文邏輯混亂。如此“云里霧里”的公文顯然不利于執(zhí)行，核稿人員應(yīng)統(tǒng)觀全篇，重新梳理內(nèi)容，理順層次和因果關(guān)系，把握重點，分清主次，去掉多余繁冗的內(nèi)容，做到主旨清晰，突出重點，條理清楚。

（四）語言文字是否規(guī)范，語氣措辭是否得體。根據(jù)公文的特點，核稿人員應(yīng)把握好文稿的語言文字和語氣措辭，保證公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。在文稿的文字使用上，不能出現(xiàn)錯別字、簡化字、異體字，除特殊情況外，一般不使用繁體字。在文稿的語言組織上，文字使用要規(guī)范、精煉，表達(dá)言簡意賅，讓人一看知道在說什么。遣詞造句要斟酌，避免出現(xiàn)用詞重復(fù)、概念交叉，但也不能隨意簡化，隨意編造詞語。在文稿的語氣風(fēng)格上，表述恰當(dāng)，措辭嚴(yán)謹(jǐn)周密，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅、莊重、平實的風(fēng)格。

（五）標(biāo)題擬寫是否規(guī)范。完整的標(biāo)題應(yīng)由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成。事由和文種是必不可少的，核稿人員根據(jù)文稿內(nèi)容檢查標(biāo)題與內(nèi)容是否相符，標(biāo)題各部分是否齊全。

（六）內(nèi)容表述是否屬實，是否切實可行。核稿人員應(yīng)對公文的內(nèi)容進行核實，包括辦文依據(jù)、人名、職務(wù)、單位名稱、地名、時間、引文、數(shù)據(jù)等是否準(zhǔn)確無誤。另外內(nèi)容切忌空泛，建議或意見應(yīng)切實可行，符合實際。

（七）文字前后表述是否一致。有的公文同一事項前后表述不一致，甚至自相矛盾，這種情況核實清楚后，修改即可。

（八）文中標(biāo)點符號、計量單位使用是否規(guī)范。公文的標(biāo)點符號使用可參照新修訂《標(biāo)點符號用法》（GB/T15834—2011）。需要注意的是六角符號的使用，很多人將圓括號（）、方括號[ ]、六角符號〔〕混淆，常常把引用其他公文的發(fā)文代字中的六角符號變?yōu)榉嚼ㄌ柣驁A括號，規(guī)范的書寫應(yīng)是六角符。計量單位應(yīng)注意全文是否統(tǒng)一和大小寫。

總得來說，在公文內(nèi)容的審核上，是一個從全盤到局部，從整體結(jié)構(gòu)到細(xì)枝末節(jié)的過程，核稿人員既要從宏觀上把好政策、層次機構(gòu)、語言風(fēng)格關(guān)，也要核查文字、標(biāo)點計量單位等內(nèi)容的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，可以說既要注重大的方面，也要考慮小的地方，因此核稿人員要“粗中有細(xì)”、兼顧“大小”，把好公文的內(nèi)容關(guān)。

三、注意公文格式是否規(guī)范

公文分為版頭、主體、版記三大部分，為便于把握，核稿人員可從前至后，依次對此三部分進行審核，第一，審核要素是否齊全；第二，依照《國家行政機關(guān)公文格式》（GB-T9704-2012），審核格式是否規(guī)范。

（一）版頭。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，包含的要素有發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號和簽發(fā)人、份數(shù)序號、秘密等級、保密期限、緊急程度。1.密級和保密期限、緊急程度、份號。當(dāng)份號、密級和保密期限、緊急程度需同時標(biāo)注時，則份號居左編排在版心第一行，密級和保密期限標(biāo)在第二行，緊急程度標(biāo)在第三行。需要強調(diào)的是涉密文件必須標(biāo)注份號，密級和保密期限一定排在版心左上角第二行。非涉密文件，如發(fā)文機關(guān)有需要也可編號，此時緊急程度可編排在版心左上角第二行，若只有緊急程度，則編排在版心左上角第一行。2.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號和簽發(fā)人。三者需要強調(diào)的是發(fā)文字號，發(fā)文代字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年份應(yīng)標(biāo)全稱，如“X 發(fā)〔2014〕11 號”，而“X 發(fā)〔14〕”、“X 發(fā)〔2014〕十一號”就是錯誤的，年份用六角括號“〔〕”括入，如“X 發(fā)[2014]11 號”年份用方括號括起來同樣是錯誤的；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1 不編為01），如“X 發(fā)〔2014〕第06 號”是錯誤的，應(yīng)是“X 發(fā)〔2014〕6 號”。

（二）主體。公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體。1.公文標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。事由和文種是必備要素不可缺少，標(biāo)題回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題中一般不使用標(biāo)點符號，如逗號、句號標(biāo)題中就不可使用，特殊情況下可使用書名號、括號、引號。2.主送機關(guān)。主送單位應(yīng)編排標(biāo)題下空一行位置，居左頂格。如，主送單位與正文標(biāo)題不空行，或多空行都是錯誤的。主送單位應(yīng)使用全稱，如名稱較長可使用規(guī)范化簡稱，普發(fā)性公文，有多個主送可寫同類型統(tǒng)稱。3.公文正文。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)可依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注。一般第一層用3 號黑體字、第二層用3 號楷體字、第三層和第四層用3 號仿宋體字標(biāo)注。4.附件及附件說明。公文附件是附屬于公文的文件，如圖表、材料等，公文如有附件，應(yīng)在正文中標(biāo)注附件說明，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后依次標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.×××”），與之相對應(yīng)的，附件正文也應(yīng)在版心左上角相應(yīng)“附件1、附件2”等。便于公文的整理、立卷和歸檔。5.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章。需要注意的是新標(biāo)準(zhǔn)實施后，成文日期由“漢字標(biāo)識”改為“阿拉伯?dāng)?shù)字”。年月日要寫全，不編虛位，如：2013 年1 月2 日。如公文排版后不能容下發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章，可以通過調(diào)整行距、字句的方法解決，不可放在空白頁。6.附注。指公文印發(fā)傳達(dá)范圍、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等需要說明的事項。上行文、平行文可以附注形式表明聯(lián)系人及聯(lián)系方式，便于溝通聯(lián)系。位置通常編排在成文日期下一行。

（三）版記。公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。通常包括印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、抄送機關(guān)。審核人員應(yīng)核實抄送單位，公文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、辦理情況，確定知悉范圍，準(zhǔn)確判斷抄送單位，不能濫發(fā)也不能少發(fā)。

四、是否符合行文規(guī)則

很多單位根據(jù)實際情況制定了本單位的行文規(guī)則，這里就普遍的情況如基本請問規(guī)則、上行文的一般行文規(guī)則進行探討：

（一）是否有發(fā)文的必要。核稿人員應(yīng)把握好發(fā)文的基本原則，即“發(fā)文應(yīng)本著確有必要，注重實效的原則”，如有些沒有實質(zhì)性內(nèi)容的公文沒有制發(fā)的必要，內(nèi)容相似的公文經(jīng)核實后可合并為一篇公文，避免出現(xiàn)重復(fù)發(fā)文的情況。

（二）是否越級行文。除特殊情況外，不允許下級單位越過上級單位向更高一級單位報送公文。

（三）上行文主送是否規(guī)范。上行文原則上只主送一個單位，一般不多頭主送。請示件不可報上級單位領(lǐng)導(dǎo)同志個人。如同一請示性公文寫多個主送單位，“關(guān)于XXX 的請示”抬頭是某領(lǐng)導(dǎo)，都是錯誤的。

（四）請示件是否“一事一報”。請示件應(yīng)一事一報，若請示件涉及兩件或兩件以上事情的，后面領(lǐng)導(dǎo)就無法批示辦理。當(dāng)文稿出現(xiàn)請示多件事的時候，應(yīng)按一事一報原則，分為多個請示上報，以提高辦事效率。

五、流程是否符合規(guī)定

核稿人員應(yīng)根據(jù)所在單位的辦文流程，審核公文流轉(zhuǎn)程序是否規(guī)范，如涉及會簽的，是否有會簽流程。另外，公文處理流程不可倒流，如應(yīng)先審核后簽發(fā)，程序不可倒走。

[1]徐成華、孫維、房慶、魏宏、李玲.黨政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南[M]，中國質(zhì)檢出版社、中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2012