文秘語言藝術(shù)的基本原則

文|劉敬

文秘語言藝術(shù)的基本原則

文|劉敬

文秘工作人員無論是在政府行政部門還是在企事業(yè)單位，都發(fā)揮著舉足輕重的作用，這是因為文秘工作在整個工作系統(tǒng)中起著承上啟下的作用，其主要任務(wù)就是上傳和下達(dá)，這就對文秘工作人員的綜合素質(zhì)提出了很高的要求，其中語言素質(zhì)極其重要。文秘人員工作過程中在語言藝術(shù)方面必須遵循一定的原則，做到善于說話，會說話，才能充分體現(xiàn)文秘工作的藝術(shù)性。

隨著改革開放的深入和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的“謹(jǐn)言慎行”觀念受到挑戰(zhàn)，“善言敏行”的意識逐漸在人們頭腦中形成。尤其在文秘工作中，書部門素有“門面”、“窗口”之稱，秘書人員要與組織內(nèi)外、上下、左右的人員互相傳遞信息、交流思想、協(xié)調(diào)關(guān)系；群眾來訪、洽談工作等大都要由秘書部門出面協(xié)調(diào)，人們從一個單位文秘人員說話的態(tài)度、方式等方面可以衡量這個單位的工作水平，文秘人員的語言在一定程度上影響著一個單位在公眾心目中的形象。由此可見，文秘人員掌握一定的說話藝術(shù)顯然是非常重要的。然而，說話并不如想象的那樣簡單，說話是一門科學(xué)，有其規(guī)律和要求；說話也是一門藝術(shù)，要把話說得有水平，還要遵循如下原則。

口語表達(dá)要規(guī)范

秘書在口語表達(dá)時如果用自然、和諧、穩(wěn)重的語調(diào)，必將給人留下美好的印象，切忌拿腔作調(diào)、盛氣凌人、嘩眾取寵。有的文秘人員喜歡讓別人看到自己的長處，了解自己的優(yōu)點，在這種心理支配下口若懸河，毫無節(jié)制地自我賣弄，這樣輕重倒置，既引起別人的反感，又直接影響了工作的順利開展。

因此，文秘工作人員必須要養(yǎng)成良好的表達(dá)習(xí)慣，在表達(dá)時要注意語言通順、流暢，避免語言障礙。要做到規(guī)范表達(dá)，首先必須注意詞語的積累，做詞語的“富翁”，要注意防止出現(xiàn)詞語搭配不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。其次，要講普通話，普通話是全民語言，能消除地域障礙，還要做到言簡意達(dá)，同時必須去掉口頭上的語病，一些不良的語言習(xí)慣往往不同程度地影響語意的表達(dá)。最后，還要掌握好語速，如果忽快忽慢，快慢錯位，自然會影響表達(dá)效果，適當(dāng)?shù)恼Z速表達(dá)更容易讓人接受，留下良好的印象。秘書在說話時遵循以上口語表達(dá)技巧，無疑會增加說話的吸引力，給人穩(wěn)重、自信、聰穎之感，從而推進(jìn)工作的順利進(jìn)行。

表達(dá)內(nèi)容要真實，杜絕虛假奉承

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手，工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，無論是提供信息、協(xié)調(diào)矛盾，還是處理日常事務(wù)、輔助決策，必須以辯證唯物主義為思想武器，嚴(yán)格講求真實杜絕虛偽。不論情況是好是壞、是喜是憂，都應(yīng)如實地向組織和領(lǐng)導(dǎo)反映，有時候，壞的信息對領(lǐng)導(dǎo)的決策更為重要，它能幫助領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)清形勢，及時采取應(yīng)對措施。

例如美國前總統(tǒng)卡特在競選總統(tǒng)時，他的高級參謀就曾提醒他：每三個選民中幾乎有兩個拒絕他當(dāng)總統(tǒng)，卡特在了解了真實的情況之后及時采取措施，最終當(dāng)選了美國第三十九屆總統(tǒng)。事實證明，秘書只有處理好報喜與報憂的關(guān)系，如實反映情況，才能保證領(lǐng)導(dǎo)決策的正確。另外，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)工作中出現(xiàn)失誤與缺點時，如何規(guī)勸和提醒領(lǐng)導(dǎo)更需講究藝術(shù)。這方面古代的幕僚謀士有許多成功的經(jīng)驗可供借鑒。漢成帝的老師張禹倚仗皇帝的庇護(hù)，飛揚跋扈、貪贓枉法，朝廷無人敢彈劾他。諫官朱云冒死向皇上列舉了張禹的幾大罪狀，要求皇上依法處斬，漢成帝不僅沒有責(zé)備張禹，反而下令將朱云斬首。朱云手抓殿中的欄桿面對成帝寧死不屈，慷慨陳辭：“我死不足惜，但你圣明的君主為何竟讓這樣的貪官做老師？”漢成帝終于認(rèn)錯并處斬了張禹。可見，秘書不僅要“敢言”，還要“巧諫”。而在現(xiàn)實生活中有的秘書卻不從實際出發(fā)，擅長于說假話，一味地在領(lǐng)導(dǎo)耳邊吹噓奉承，這樣做必然引起群眾反感，不僅沒能給領(lǐng)導(dǎo)減輕負(fù)擔(dān)，反而給領(lǐng)導(dǎo)幫了倒忙。因此，文秘工作人員必須恪守職責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)提供最真實有用的信息。

注重效率，表達(dá)要簡明

時間就是金錢，效率就是生命?，F(xiàn)代社會生活節(jié)奏越來越快，秘書工作比任何時候都講究效率，要提高工作效率必須做到說話簡潔明確。秘書要順應(yīng)時代潮流講“短話”，把話說得簡潔明確一些，盡可能以少量的話語傳達(dá)更豐富的信息，文秘說話要為聽者著想，不能浪費對方的時間。周總理就要求他的秘書在向他口頭匯報工作時，用兩三句話講清一個問題，這樣，一來可為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省寶貴的時間，二來不至于讓廢話淹沒主要問題，影響匯報工作的效果。因此，為了提高說話的效率，秘書在說話時還應(yīng)注意少用修飾語、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句， 不帶“ 這個” 、“那個” 、“然后”等口頭禪，做到通俗易懂、直抒胸臆?？旃?jié)奏的現(xiàn)代社會生活要求文秘做到長話短說，說話時分清主次詳略。要做到長話短說、簡明表達(dá)并非易事，秘書可以通過限制說話時間、創(chuàng)造說短話的語言環(huán)境等方法，提高簡明表達(dá)的能力，從而提高說話效率和工作水平。

隨機(jī)應(yīng)變

應(yīng)變能力是文秘人員必備的基本能力，體現(xiàn)在語言表達(dá)上即為靈活多變。但是這里的意思絕不是見風(fēng)使舵、投機(jī)取巧、八面玲瓏，而是在特定的語境中，使語言處于優(yōu)化狀態(tài)。文秘工作的被動性和隨機(jī)性，決定了文秘說話語境的千變?nèi)f化，且經(jīng)常出現(xiàn)始料未及的情況，這就需要文秘人員能夠根據(jù)不同的場合、對象調(diào)整自己的說話內(nèi)容、說話方式，能機(jī)敏、靈活、巧妙地應(yīng)付出現(xiàn)的意外情況。無論在何種情況下，秘書說話時一定注意遵循以下原則：要把握分寸、注重措詞，對重要問題的說明，特別是對人和事的定性，用語一定要慎重；要委婉含蓄、文明禮貌，注意增強(qiáng)語言的親和力，切忌武斷、生硬，以免影響人際關(guān)系；要運用恰當(dāng)?shù)恼Z言，看準(zhǔn)語境，當(dāng)講時必須講，不當(dāng)講時一定不講。另外，秘書在工作中有時難免會遇到一些修養(yǎng)差、偏激執(zhí)拗或有意刁難、出言不遜，或自以為是、無事生非、故意添亂的人，接待這些人的時候，文秘工作人員不能自亂陣腳，而應(yīng)力求做到處變不驚、鎮(zhèn)定自若、沉著，用語言藝術(shù)征服對方。

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