淺談電算化會計檔案的利用服務(wù)

文/深圳第二高級技工學(xué)校 朱艷梅

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會由原來的手工會計階段逐漸向電算化會計階段轉(zhuǎn)變，電算化會計檔案資料隨之出現(xiàn)，“電算化會計檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括了存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤上存儲的會計數(shù)據(jù)。”這表明會計檔案管理工作的管理對象發(fā)生了變化，手工會計檔案的管理制度與方法已經(jīng)不再適用，這對電算化會計檔案的利用也提出了新的要求。因此，如何做好新環(huán)境下電算化會計檔案的利用服務(wù)工作，是一個值得深入探討與研究的問題。

一、加強(qiáng)電算化會計檔案利用服務(wù)的意義

加強(qiáng)電算化會計檔案的利用服務(wù)工作有利于企事業(yè)單位實現(xiàn)持續(xù)經(jīng)營的目標(biāo)，促進(jìn)單位會計職能的實現(xiàn)和轉(zhuǎn)變，檢驗本單位電算化會計檔案的管理質(zhì)量，維持單位正常經(jīng)濟(jì)秩序，以及推動單位管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（一）實現(xiàn)單位持續(xù)經(jīng)營目標(biāo)的重要途徑。通過加強(qiáng)電算化會計檔案的利用服務(wù)工作，能夠迅速匯總、分析、傳送大量準(zhǔn)確又及時的經(jīng)濟(jì)信息?！皬奈⒂^上看，可利用機(jī)讀檔案對某一企業(yè)進(jìn)行歷史經(jīng)濟(jì)資料的比較與分析，從而制定出本企業(yè)經(jīng)營與決策方案；從宏觀上看可得出某一行業(yè)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與趨勢，使企業(yè)的決策者從市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律中制定出本企業(yè)當(dāng)前的企業(yè)行為規(guī)范，回避風(fēng)險，展望未來”。相關(guān)部門可以對電算化檔案進(jìn)行會計年度對比和趨勢分析等，預(yù)測未來的經(jīng)營發(fā)展趨勢，為單位決策者作出正確的經(jīng)營決策提供及時依據(jù)，實現(xiàn)自身持續(xù)經(jīng)營的目標(biāo)。

（二）促進(jìn)單位會計職能實現(xiàn)和轉(zhuǎn)變的重要措施。在電算化環(huán)境下，“方便快捷的查詢功能可以減少財務(wù)人員翻閱紙質(zhì)檔案的勞累，提高工作效率，網(wǎng)上對賬等功能的實現(xiàn)，降低了財務(wù)人員查詢工作壓力，減少了外出對賬時旅途的勞累”同時，由于計算機(jī)的精確性和確定性，手工操作下可能會產(chǎn)生的誤差也會大量減少，有利于提高單位工作效率，解放勞動生產(chǎn)力，有助于會計檔案的相關(guān)管理人員能夠融入到單位決策管理，為提高單位的現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，促進(jìn)職能的轉(zhuǎn)變。

（三）檢驗單位電算化會計檔案管理質(zhì)量的重要尺度。實踐是檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。通過開展會計檔案信息的利用服務(wù)工作，有助于管理當(dāng)局有針對性地安排工作計劃，逐步改變現(xiàn)行會計檔案管理制度和規(guī)范中不適應(yīng)會計檔案管理的部分，逐步完善單位制度。同樣，要了解電算化會計檔案的管理質(zhì)量如何，存在哪些不足和需要改進(jìn)的地方，就可以通過電算化會計檔案信息的利用服務(wù)工作來進(jìn)行檢驗。通過對電算化會計檔案信息的利用服務(wù)實踐，管理當(dāng)局可以發(fā)現(xiàn)電算化會計檔案管理質(zhì)量中存在的問題，并予以解決。

（四）維護(hù)單位正常經(jīng)濟(jì)工作秩序的重要數(shù)據(jù)源。電算化會計檔案為打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的各種不法現(xiàn)象提供了有力證據(jù)，可以在很大程度上保護(hù)單位財產(chǎn)不受侵犯。通過利用會計軟件的多種功能，可以從不同角度、不同層次去考察單位的電算化會計檔案數(shù)據(jù)信息，從而掌握許多重要的數(shù)據(jù)指標(biāo)，客觀評價單位已實現(xiàn)的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否合法，是否遵守單位財務(wù)紀(jì)律，有助于打擊單位經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的違法犯罪行為，揪出隱藏的經(jīng)濟(jì)蛀蟲，維護(hù)單位正常的經(jīng)濟(jì)工作秩序。

（五）推動單位管理現(xiàn)代化實現(xiàn)的重要方式。我國各企業(yè)單位如果要與國際接軌，緊跟時代潮流，就必須學(xué)會對會計電算化系統(tǒng)加以利用，使用現(xiàn)代化方法去管理單位財務(wù)工作，不斷提高單位的整體效益。加強(qiáng)電算化會計檔案的利用服務(wù)工作可以有效地完善單位會計電算化系統(tǒng)在利用過程中的不足，推動單位財務(wù)工作的現(xiàn)代化。

二、當(dāng)前電算化會計檔案的利用服務(wù)過程中存在的問題

作為一種新型的經(jīng)濟(jì)檔案，在電算化會計檔案的利用服務(wù)過程中還存在不少問題，具體來說主要包括以下幾方面：

（一）制度體系不夠健全。一方面，國家在會計檔案信息資源尤其是電算化會計檔案信息資源利用服務(wù)方面的相關(guān)制度體系尚不完善，對電算化會計檔案信息的開發(fā)利用尚缺乏具體的可操作的法律制度依據(jù)。另一方面，企事業(yè)單位在電算化會計檔案的利用與服務(wù)方面也缺少切實可行的管理制度。一是向信息需求者提供電算化會計檔案信息利用服務(wù)的業(yè)務(wù)制度不完善。二是電算會計檔案的歸檔和保管制度不健全。并且“沒有制定相應(yīng)的電算化會計檔案保管人員職責(zé)、電算化會計檔案管理任務(wù)以及電算化會計檔案的庫房管理要求，從而造成電算化會計檔案人為和自然損壞”。三是用戶反饋機(jī)制不完善。

（二）領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識存在不足。許多單位雖然建立了會計檔案的收集、整理等工作規(guī)范，但是這些單位的部分領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到電算化會計檔案利用的重要性，片面地認(rèn)為電算化會計檔案只能夠用來應(yīng)付各種檢查，這種片面的認(rèn)識直接導(dǎo)致了單位管理者對電算會計檔案利用事業(yè)的不重視。管理者的不重視，容易造成單位在撥付給電算會計檔案利用方面的資金等方面不夠重視。一旦資金等其他要求投入較少時，在一定程度上將直接導(dǎo)致電算會計檔案信息資源利用事業(yè)的經(jīng)費不足，嚴(yán)重地限制電算會計檔案的充分利用。

（三）人員素質(zhì)普遍不高。首先，工作人員業(yè)務(wù)能力偏低。很多單位會計檔案管理人員“對電算化會計檔案的組成內(nèi)容不甚清楚，缺乏對電算化會計檔案的管理經(jīng)驗，造成存有會計數(shù)據(jù)、會計軟件的磁盤介質(zhì)會計檔案和其他會計文檔資料不能及時歸檔”，導(dǎo)致單位不能夠充分利用電算會計檔案來為單位的發(fā)展服務(wù)。其次，工作人員綜合素質(zhì)不高。比如，很多會計檔案管理人員對計算機(jī)操作的相關(guān)知識比較匱乏。再次，工作人員積極性較低。

（四）安全性能不盡完善。第一，數(shù)據(jù)內(nèi)容的安全問題。一是在電算化環(huán)境下，不法分子可能利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來竊取、變造、偽造一些至關(guān)重要的數(shù)據(jù)，會計信息的安全性因此受到威脅。二是在拷貝過程中，多數(shù)單位很少有系統(tǒng)拷貝收回意識，加之拷貝用的軟盤很可能攜帶計算機(jī)病毒，這也是威脅數(shù)據(jù)安全的一個重要因素。三是在軟件升級過程中，很多單位沒有把曾經(jīng)使用過的會計軟件系統(tǒng)完整保存，沒有注意保持電算化會計文檔與對應(yīng)的會計軟件的一致性，從而造成檔案數(shù)據(jù)在某種形式下丟失。第二，數(shù)據(jù)載體的安全問題。目前一些單位條件受限制，沒有按照國家規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)建立專門的電算化會計檔案存儲庫房，磁介質(zhì)只是隨意堆放在普通庫房里，沒有專門保管存儲載體，存在極大的安全隱患，使得會計信息存在毀壞的威脅。

三、促進(jìn)電算化會計檔案利用服務(wù)工作的合理舉措

當(dāng)前電算化會計檔案的利用服務(wù)過程中存在諸多問題，極大限制了會計檔案的利用價值發(fā)揮，促進(jìn)電算化會計檔案利用服務(wù)工作的合理舉措，有利于改善電算化會計檔案利用服務(wù)工作。

（一）健全電算化會計檔案利用服務(wù)的制度體系。第一，國家有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前電算化會計事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，逐步完善涉及電算化會計檔案管理的法律法規(guī)，建立和完善與電算化會計檔案資源利用服務(wù)有關(guān)的配套制度，增強(qiáng)已有法規(guī)制度的實際可操作性，建立起電算化會計檔案信息利用服務(wù)在法規(guī)制度方面的保障。第二，各單位應(yīng)當(dāng)逐步建立起有關(guān)于電算會計檔案利用的業(yè)務(wù)制度，比如建立嚴(yán)格的電算化會計檔案使用權(quán)限制度和利用手續(xù)等。同時還應(yīng)當(dāng)建立起電算化會計檔案的歸檔以及保管制度。比如明確規(guī)定電算化會計檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等，確認(rèn)合法的會計檔案內(nèi)容，認(rèn)真界定會計檔案范圍，并將歸檔工作落實到人，保證相關(guān)會計檔案資料能夠及時、完整、合理歸檔，同時明確規(guī)定保管人員的職責(zé)和保管任務(wù)，并明確磁性介質(zhì)會計檔案的保管要求，要求保管人員對打印輸出的會計檔案和磁介質(zhì)檔案按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分門別類的專業(yè)保管，并進(jìn)行按期、按程序銷毀。

（二）構(gòu)建電算化會計檔案利用服務(wù)的評價機(jī)制。電算化會計檔案利用服務(wù)評價體系的構(gòu)建主要包括三方面的內(nèi)容。第一，工作人員的自我評價。這是工作人員認(rèn)識自我、分析自我進(jìn)而提高自我的促進(jìn)自身發(fā)展的內(nèi)在機(jī)制，檔案工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識到自己服務(wù)工作做得好與不好之處，不斷發(fā)揚優(yōu)點，改正缺點。第二，檔案使用者使用反饋的評價。一是要健全利用服務(wù)制度，加強(qiáng)制度的可操作性。二是確保利用服務(wù)程序清晰明了，工作人員服務(wù)態(tài)度良好。三是確保利用服務(wù)途徑充足，能充分滿足需求。四是確保利用服務(wù)工作設(shè)備先進(jìn)，成本合理，檢索工具多樣化、檢索路徑專業(yè)等。第三，有關(guān)評價的獎懲規(guī)則。應(yīng)該將職工的自我評價和檔案利用者的使用評價分值化，達(dá)到一定分值予以獎勵，未達(dá)到規(guī)定最低分值則予以懲罰。

（三）更新電算化會計檔案利用服務(wù)的思想觀念。首先，單位管理者應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變以往完全依賴于利用手工會計檔案的作法，充分理解并推動電算化會計檔案的科學(xué)化利用服務(wù)，積極推動單位相關(guān)制度的建立，加強(qiáng)財務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，著力解決電算化會計檔案為單位利用服務(wù)過程中所遇到的問題，如資金問題、硬件軟件配套問題、部門間的協(xié)調(diào)與合作問題等，促進(jìn)本單位電算化會計檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。其次，單位各部門職員應(yīng)充分明確檔案用戶在信息利用服務(wù)過程中的主體地位，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)樹立起“服務(wù)”的理念，改變以往不正確的工作服務(wù)理念，樹立起正確的服務(wù)價值觀和良好的服務(wù)精神，以檔案使用者為中心，以其需求為導(dǎo)向，圍繞解決用戶的實際問題來開展工作。

（四）加強(qiáng)電算化會計檔案利用服務(wù)的人才培訓(xùn)。首先，要加強(qiáng)相關(guān)工作人員思想品德素質(zhì)的培訓(xùn)。教育培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該包括法制教育與職業(yè)道德教育，以培養(yǎng)他們依法管理電算化會計檔案的觀念和遵守國家經(jīng)濟(jì)法律的意識，督促相關(guān)工作人員忠于職守，愛崗敬業(yè)，遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密，博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)，依法行使自身的權(quán)力和履行相關(guān)的義務(wù)。其次，要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)技能素質(zhì)培訓(xùn)。應(yīng)該要求電算化會計檔案工作人員要熟練掌握會計、檔案兩門專業(yè)知識，同時還要對相關(guān)工作人員進(jìn)行計算機(jī)基礎(chǔ)的培訓(xùn)，促使他們掌握一些基礎(chǔ)又實用的現(xiàn)代化技術(shù)，增強(qiáng)其在電算化會計系統(tǒng)環(huán)境下的適應(yīng)能力，從而更好地對電算化會計信息以及最終形成的檔案資源進(jìn)行專業(yè)化處理，保證電算化會計檔案的利用服務(wù)工作能夠正常開展。最后，要加強(qiáng)工作人員的服務(wù)能力培訓(xùn)。這主要包括加強(qiáng)相關(guān)工作人員的咨詢接待服務(wù)能力、業(yè)務(wù)服務(wù)能力、管理服務(wù)能力等能力，使其適應(yīng)單位各部門對會計信息開發(fā)、利用的需求。

（五）完善電算化會計檔案的安全保護(hù)。首先，從載體的安全來說，為了保證新型載體的安全，單位應(yīng)該根據(jù)國家《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的規(guī)定，提供溫濕度均穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫，存放地點要注意防止灰塵，保持庫房和載體的清潔衛(wèi)生，還應(yīng)防止外來磁場的作用，防止機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動。另外，要注意防光和有害氣體。在日常的管理維護(hù)中要注意將光盤磁盤等新型載體進(jìn)行垂直放置，嚴(yán)防重物擠壓和變形，還要定期對磁帶進(jìn)行倒帶，避免磁帶出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象，如果對盤片進(jìn)行清潔，要用干凈的藥棉和高純度酒精擦洗，不能隨意擦拭，避免劃傷盤片。其次，從信息內(nèi)容的安全來說，保存在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上的會計檔案信息主要通過以下的方式來進(jìn)行保護(hù)。一是建立信息安全規(guī)范；二是采用信息加密技術(shù)；三是采取信息認(rèn)證技術(shù)；四是防治計算機(jī)病毒。

[1] 王英瑋.會計檔案管理的原理與應(yīng)用[M].中國檔案出版社，2003: 313

[2] 王必戰(zhàn)，王向陽.會計電算化會計檔案研究[J].會計研究，1998(7):21

[3] 林贊聲.電算化會計檔案利用研究[D].廣西民族大學(xué)，2008

[4] 朱慶華.企業(yè)電算化會計檔案的管理[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2006(4)

[5] 黃宏杰.電算化會計檔案管理的現(xiàn)狀和對策[J].南京醫(yī)科大學(xué)學(xué)報，2002(6).

[6] 張海秋.電算化會計檔案管理中存在的問題與對策[J].黑龍江檔案，2011(4).