解決企業(yè)電子文件管理問題的方案探討

文/深圳市世紀(jì)科怡科技發(fā)展有限公司 周娟

在不斷發(fā)展的現(xiàn)代化科技中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)涉及到了各個(gè)方面，它是解決生產(chǎn)問題與管理問題迫切需要的一項(xiàng)技術(shù)。在不斷加快的企業(yè)信息化進(jìn)程中，企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)以及管理活動(dòng)中紙質(zhì)文件在逐漸減少，大量的電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件。而電子文件的大量涌現(xiàn)使得企業(yè)電子文件管理的形態(tài)與數(shù)量都在急劇變化，這極大地沖擊了以往的企業(yè)檔案管理工作，而這也說明企業(yè)檔案工作已經(jīng)進(jìn)入了新的時(shí)代——數(shù)字時(shí)代。

一、存在問題

（一）收集缺陷。在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行建設(shè)的過程中，一些企業(yè)很少會(huì)去顧及對(duì)電子文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖占瘹w檔，卻往往把重點(diǎn)放在了數(shù)字化的館藏檔案上。而這樣的結(jié)果一般會(huì)形成機(jī)構(gòu)處置電子文件的隨意性與檔案館重復(fù)數(shù)字化文件。再者，企業(yè)人才的頻繁流動(dòng)，使得崗位文件會(huì)因此而流失。還有，在收集電子文件的時(shí)候，沒有將文件的讀取軟件與流轉(zhuǎn)信息以及操作系統(tǒng)統(tǒng)一收集，以致造成后來讀取文件的失敗。

（二）鑒定不足。在越來越復(fù)雜的現(xiàn)代企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)中，電子文件相較于紙質(zhì)文件更容易被復(fù)制與記錄，而這造成了電子文件的數(shù)量也在急劇性的增加；一些有用的信息也被雜亂無章的無用信息埋沒；文獻(xiàn)數(shù)量增加，但質(zhì)量卻在下降。

（三）資源匱乏。很多企業(yè)開始推進(jìn)屬于自己的信息化，這也就形成了多個(gè)不同的信息系統(tǒng)，比如科研管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，企業(yè)資源計(jì)劃等。每個(gè)部門的文件都有屬于自己的系統(tǒng)，且每個(gè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)都不同，這樣就很難做到知識(shí)與信息資源的交換與共享，也就出現(xiàn)了“信息孤島”的局面。

二、解決策略

電子文件的數(shù)量多、知識(shí)含量高以及來源廣的特點(diǎn)使電子文件必須以較為先進(jìn)的理念作為導(dǎo)向，以一定的制度建設(shè)來做保障，并以完善的管理做依靠，與檔案隊(duì)伍的高素質(zhì)并行才能實(shí)現(xiàn)。所以，建立一定的檔案保障機(jī)制才能使檔案工作走可持續(xù)發(fā)展道路；只有將管理手段更加完善，才能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)給使用者；只有優(yōu)質(zhì)的使用服務(wù)，才能獲取更多支持，理解。

（一）檔案工作保障體系的創(chuàng)建。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，保障檔案工作關(guān)乎到企業(yè)檔案工作是否可以持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵，所以，建立一個(gè)相對(duì)的檔案工作保障體系，是十分有必要的。相比較紙質(zhì)文件，電子文件歸檔具有廣泛與受制約因素，單單是靠檔案管理部門很難完成，需結(jié)合電子文件的形成部門與檔案部門以及信息管理部門這三個(gè)部門來共同完成。這三個(gè)部門都有它自己的職能，三部門結(jié)合可以相互滲透，展現(xiàn)自己的優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，形成一體化，使電子文件的質(zhì)量有所提升。

（二）重視檔案收集工作。對(duì)于檔案管理工作來說，收集是至關(guān)重要的，檔案管理工作要生存，收集的檔案數(shù)量和檔案質(zhì)量是前提。所以，在檔案的收集工作中，一定要做到豐富的數(shù)量，充實(shí)的成分，合理的結(jié)構(gòu)以及優(yōu)化的質(zhì)量。

（三）電子文件的鑒定工作要加強(qiáng)。在不斷發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息與文獻(xiàn)的數(shù)量正在大幅度地快速增加，形成信息的供過于求，這就要求人們?cè)诒Ｗo(hù)文件方面需要投入大量人力，物力以及時(shí)間等資源。所以，檔案工作人員要加強(qiáng)對(duì)文件的鑒定工作，去粗取精，保證文件質(zhì)量。為確保電子文件真實(shí)完整性，內(nèi)容與技術(shù)的鑒定必須同時(shí)進(jìn)行，缺一不可。

（四）合理選擇歸檔途徑。與紙質(zhì)檔案相比，電子文件的載體沒有紙質(zhì)文件那么穩(wěn)定安全，所以在歸檔的選擇方面是比較重要的。而一般的磁盤很容易造成數(shù)據(jù)的丟失，如果是質(zhì)量比較差的磁盤，還可能會(huì)影響到文件的可讀性；為了防止數(shù)據(jù)的丟失，很多人選用存多份備份的方式，這不僅加大了檔案管理的工作量，還增加了磁盤數(shù)量，極為不便。而采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔的方式，利用光盤存貯不僅簡(jiǎn)便還安全。具體方案是開通一個(gè)文件歸檔專線，在文件的形成部門與檔案的管理部門之間進(jìn)行電子文件的傳遞，并和檔案管理系統(tǒng)之間形成無縫鏈接，建立起一個(gè)歸檔專用的文件收集系統(tǒng)。

（五）合理保管電子文件。從理論上來講，儲(chǔ)存電子文件的載體可以長(zhǎng)期保存文件，因?yàn)槠湫畔⒆x出的方式是無接觸式的，不會(huì)出現(xiàn)磨損狀況。文件信息被密封保護(hù)在塑料層內(nèi)，不會(huì)受外界磁場(chǎng)影響，也不會(huì)遭受到空氣中水分與一些有害氣體以及灰塵的侵害。但是對(duì)于一些長(zhǎng)期儲(chǔ)存的電子文件來說，磁盤等的儲(chǔ)存還是有一定的不穩(wěn)定性的，所以要嚴(yán)格控制儲(chǔ)存專用庫(kù)房的溫度，且配置防塵，防磁場(chǎng)等的設(shè)施，而使用的設(shè)備也必須要注意對(duì)計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行防范；適時(shí)地檢查檔案，以確保檔案的無刪減與短缺現(xiàn)象發(fā)生。

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