事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思考

文/廣西河池公路管理局 韋珉

隨著我國各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作也提出了更新的要求，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮出檔案材料的實(shí)際價值，將人事檔案管理融入到事業(yè)單位日常管理的各個環(huán)節(jié)中，具有非常重要的意義。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）不重視人事檔案管理工作。目前大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部，通常存在重視人事工作而忽略檔案工作的問題，從而造成檔案管理部門職能弱化，久而久之，人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)。檔案資料的管理屬于一項(xiàng)長期性的工作，很難在短時間內(nèi)做出成績，因此檔案管理部門工作人員也容易在認(rèn)識上出現(xiàn)偏差，認(rèn)為檔案管理即是單純的整理和保管檔案材料，不能給單位提供經(jīng)濟(jì)效益，只要保證檔案材料不丟失就算是做好了工作。其實(shí)這種觀念是極端錯誤的，直接導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理工作無法有效開展，對事業(yè)單位的發(fā)展也產(chǎn)生了影響。

（二）人事檔案信息質(zhì)量不高。人事檔案材料信息質(zhì)量普遍不高，這一問題主要體現(xiàn)在檔案材料收集歸檔機(jī)制的不健全，檔案收集整理工作比較被動，而這些現(xiàn)象在沒有設(shè)置專門檔案管理部門的單位中更加明顯。第二，人事檔案信息材料的收集不完善，檔案材料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性有待進(jìn)一步的考證。人事檔案是記錄事業(yè)單位員工個人基本情況的唯一性資料，但往往在人事檔案的管理過程中，年齡、工齡、黨齡以及學(xué)歷等信息存在虛假填報(bào)的問題。比如職工檔案年齡和身份證年齡不一致的，如何確定出生日期的問題，審檔案時是依照檔案中所記載的最早出生日期為準(zhǔn)。另外，部分檔案材料中對干部員工工齡記錄與實(shí)際情況存在偏差，沒有及時進(jìn)行核對糾錯，不能夠反映出員工的真實(shí)情況。

（三）人事檔案信息利用率較低。事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要目的在于通過收集、鑒別以及保存員工個人信息，為干部員工服務(wù)。從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，國內(nèi)大部分事業(yè)單位對于人事檔案的保密工作做得很好，但是檔案材料的利用率較低，沒有樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識。即使是部分單位利用了檔案材料，但開發(fā)利用的深度與廣度也有限，查閱檔案材料的內(nèi)容一般都是員工簡歷等情況，加之檔案材料開發(fā)利用途徑單一化，讓人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)，最終造成了檔案管理部門職能弱化。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）建立完善的檔案材料清收網(wǎng)絡(luò)。事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在檔案收集上下功夫，對于需要進(jìn)行重點(diǎn)審核的內(nèi)容與環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格核查，同時要堅(jiān)持特殊收集和普通收集相結(jié)合的原則。普通收集指得是鑒定類、考核類、黨團(tuán)類以及任免類材料的收集，比如說干部職工的履歷表、年度考核表、調(diào)資晉級表等；特殊收集即是對工作調(diào)配、干部任免、職務(wù)職稱評聘等工作中反映出的干部員工個人德、能、勤、績等內(nèi)容的檔案材料進(jìn)行收集。對于不屬于歸檔范圍的檔案材料不得盲目進(jìn)行歸檔，經(jīng)過仔細(xì)鑒別之后再結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行處理。在整理裝訂人事檔案材料的過程中，對于不需要?dú)w檔的材料應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫好《處理人事檔案材料清單》，同時上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)并由專人進(jìn)行監(jiān)毀。通過上述手段建立事業(yè)單位人事檔案材料清收網(wǎng)絡(luò)，確保檔案材料清收工作有序進(jìn)行，只有這樣才能夠真正保證人事檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）確保整理工作高標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量。在人事檔案的審核整理過程中，必須要建立規(guī)范的工作程序。應(yīng)定期組織人事檔案管理工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)中央組織部信息管理中心下發(fā)的《干部人事檔案審核整理規(guī)范》，并將其落實(shí)于實(shí)際的工作中，確保檔案材料審核整理工作的規(guī)范性。在對檔案材料進(jìn)行整理時必須要確保相關(guān)檔案材料的真實(shí)性，收集工作要注重全面性，分類時必須要注重準(zhǔn)確性，編排工作要有序，裝訂要整齊等，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的工作原則。同時，貫徹落實(shí)一次核對，二次檢查的基本制度，對于收集到的人事檔案材料應(yīng)當(dāng)仔細(xì)鑒別，需要經(jīng)過組織審查蓋章或者本人簽字時，必須要確保簽章清晰明確后才能歸檔，組織上產(chǎn)生的材料應(yīng)當(dāng)有具體形成時間。層層把好質(zhì)量管控，發(fā)現(xiàn)工作中的問題要第一時間進(jìn)行糾正，努力做到鑒別仔細(xì)、分類明確、目錄清晰，進(jìn)一步提高檔案材料的真實(shí)性與全面性，唯有如此才能夠確保事業(yè)單位人事檔案材料的整體質(zhì)量得以提高。

（三）建立完善檔案管理規(guī)章制度。中央組織部印發(fā)的關(guān)于《干部檔案整理工作細(xì)則》以及《人事檔案管理?xiàng)l例》對事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的職責(zé)、檔案材料收集鑒別、材料核對檢查以及傳遞查閱等工作給出了明確的規(guī)定，要求檔案管理人員在工作過程中必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)守工作紀(jì)律。另外，事業(yè)單位還應(yīng)就人事檔案管理工作制定更加完善的管理制度，如建立完善檔案材料登記統(tǒng)計(jì)制度，完善各類檔案名冊；定期對人事檔案材料進(jìn)行檢查，確保檔案號和檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)偏差第一時間進(jìn)行糾正；建立健全保密制度，保證人事檔案材料的安全和準(zhǔn)確，禁止任何私人保存單位內(nèi)部人事檔案材料，也嚴(yán)禁通過其他一切未經(jīng)授權(quán)的方式進(jìn)行查檔，如需借閱檔案必須要認(rèn)真仔細(xì)填寫《借閱人事檔案審批表》，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查閱，禁止私人銷毀人事檔案或者私自帶離檔案；另外，檔案的卷皮、目錄以及檔案袋的樣式等都必須要參照相關(guān)規(guī)格進(jìn)行制作。

（四）電子文件的整理與歸檔。信息技術(shù)的發(fā)展在很大程度上促進(jìn)了事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，同時也是人事檔案管理工作的革新與變革。電子檔案的應(yīng)用打破了檔案工作一直以來的狀態(tài)，讓文檔一體化管理的進(jìn)程明顯提升，檔案從形成到歸檔都能夠借助于計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，在很大程度上提升了事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。一直以來，我們都習(xí)慣于選擇可視化的檔案材料記錄模式，以這樣的習(xí)慣為基礎(chǔ)的檔案管理理念在很長一段時間之內(nèi)都有可能會對檔案管理信息化建設(shè)工作造成影響?，F(xiàn)階段，我們要做的是加快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理人員的思想觀念，充分認(rèn)識到信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代化檔案管理工具所發(fā)揮出的重要作用，將計(jì)算機(jī)當(dāng)成是提升人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的得力助手，努力做好電子文件的收集整理、歸檔編制等工作，進(jìn)一步增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案服務(wù)能力。

三、結(jié)語

總而言之，隨著干部人事制度改革的深入推進(jìn)，不僅給人事檔案管理工作提出了新的要求，同時也在改革過程中提供了發(fā)展的機(jī)遇。我們必須要牢牢抓住時機(jī)，從制度上完善、理念上創(chuàng)新、方法上突破，采取科學(xué)手段，不斷探索現(xiàn)代化的人事檔案管理工作模式，從而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展。

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